Guide visuel pour améliorer la performance organisationnelle

L’objectif de toute organisation est d’atteindre efficacement son niveau de performance maximal. Si vous disposez des outils et des techniques nécessaires pour identifier les problèmes de performance; isoler les causes profondes; améliorer les performances organisationnelles et fournir les interventions appropriées en matière de performance des employés, cela peut être fait de manière rentable.

C’est ce que nous visons dans cet article en essayant de vous présenter plusieurs techniques visuelles. Chacune de ces techniques peuvent être utilisées pour améliorer la performance organisationnelle.

Outils de résolution de problèmes

Résoudre des problèmes dans un environnement d’entreprise prend plus de temps que dans toute autre situation.En effet, de la découverte du problème à la mise en œuvre de la solution et au suivi des résultats, vous pouvez avoir besoin d’une approche systématique. Les techniques visuelles suivantes vous aideront à simplifier ce processus d’enroulement.

Diagrammes d’interrelations

Qu’est-ce que c’est ?

Un diagramme d’interrelations est un outil qui permet d’améliorer les performances organisationnelles. En effet, il sert à visualiser les relations de cause à effet qui existent au sein d’un ensemble de questions. Alors, si vous essayez de déterminer la relation de cause à effet derrière un problème, cet outil peut vous aider.

Comment s’y prendre ?

Étape 1 : La première étape consiste à identifier le problème qui ralentit la progression de votre organisation, de vos processus, etc. Cependant, le problème doit figurer en haut du diagramme ; pour le mettre en évidence. Ainsi, vous pouvez l’afficher dans une couleur différente ou dans une taille plus grande.

Étape 2 : Faites un brainstorming sur les raisons qui, selon vous, pourraient être à l’origine du problème que vous avez identifié précédemment.

Étape 3 : Analysez les causes que vous avez identifiées et déterminez la relation de cause à effet entre elles. Ensuite, reliez les causes et les effets à l’aide de flèches. Si l’influence de la cause sur l’effet est plus forte, mettez-la en évidence en rendant la flèche plus foncée. Par contre, si la relation est plus faible, vous pouvez la représenter par une ligne en pointillés.

Étape 4 : Il s’agit ensuite d’analyser quelles sont les causes profondes. Si plusieurs flèches pointent vers une cause particulière, vous pouvez considérer qu’il s’agit de la raison principale de votre problème. Néanmoins, si de nombreuses flèches pointent vers un élément, il s’agit d’un résultat clé. En conséquence, une fois que vous connaissez ces détails, il vous sera beaucoup plus facile de trouver une solution.

Modèle de diagramme des interrelations
Modèle de diagramme des interrelations (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Analyse des causes profondes

Qu’est-ce que c’est ?

L’analyse des causes profondes est un autre outil utilisé pour identifier la cause profonde d’un problème. Puisse qu’en identifiant la cause du problème vous pouvez facilement améliorer les performances organisationnelles de votre entreprise. Car, il vous aide à aller au fond des choses et à trouver des solutions permanentes.

Comment s’y prendre ?

Il existe un certain nombre d’outils disponibles pour effectuer une analyse des causes profondes, à savoir :

Les 5 Pourquoi ?

L’analyse des 5 pourquoi est assez facile à faire. Une fois que vous avez défini votre problème, demandez à votre équipe pourquoi cela se produit. Ensuite, faites-leur donner des raisons. Demandez pourquoi quatre fois de plus en creusant et en analysant la cause. Toutefois, vous pouvez utiliser un modèle de diagramme des 5 pourquoi, comme celui ci-dessous, pour enregistrer les informations à des fins de référence rapide.

Modèle des 5 raisons
Modèle des 5 raisons (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Diagramme en arête de poisson (diagramme Ishikawa/ diagramme des causes et des effets)

Consultez notre Guide ultime des diagrammes en arête de poisson pour apprendre tout ce que vous devez savoir sur ce type de diagramme. Une fois que vous êtes prêt, vous pouvez utiliser un modèle de diagramme en arête de poisson comme celui ci-dessous pour effectuer votre analyse des causes profondes. Car cela peut vous aider à améliorer les performances organisationnelles.

Modèle de diagramme en arête de poisson (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Diagrammes d’affinité

Qu’est-ce que c’est ?

Un diagramme d’affinité est une technique de brainstorming utilisée pour organiser un grand nombre d’informations/données en regroupant des idées similaires ou connexes sous un même thème. En fait, c’est un excellent moyen d’explorer un problème en collaboration avec une équipe.

Comment s’y prendre ?

Étape 1 : Définissez le problème auquel vous devez trouver une solution. Si l’énoncé du problème est clair (par exemple, comment pouvons-nous accélérer nos projets), il sera plus facile pour votre équipe de proposer des idées.

Étape 2 : Amenez votre équipe à réfléchir et à proposer des idées pour résoudre le problème. De cette façon, ils peuvent présenter leurs propres idées ou discuter entre eux et présenter des idées en tant que groupe.

Étape 3 : Classez ou regroupez vos idées pour faciliter l’analyse. Vous pouvez utiliser un diagramme d’interrelations, un diagramme en arête de poisson ou l’analyse des 5 pourquoi pour trouver les causes profondes du problème que vous analysez ici.

Diagramme d'affinité
Modèle de diagramme d’affinité (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Outils d’amélioration des processus

Lorsqu’il s’agit de réduire les coûts, d’améliorer le service, d’accroître la productivité et d’améliorer la qualité, l’amélioration des processus est la clé. Les outils visuels suivants, que nous allons examiner, vous aideront dans vos projets qui vous permettront d’améliorer les performances organisationnelles.

Diagrammes de la tortue

Qu’est-ce que c’est ?

Le diagramme en tortue est un outil de qualité qui permet de visualiser les éléments d’un processus. Parlant de ces éléments nous pouvons citer : 

  • les personnes impliquées, 
  • les entrées, 
  • les sorties, 
  • les ressources, etc. 

En effet, il permet de comprendre le processus du point de vue de la direction et de la main-d’œuvre.

Comment s’y prendre ?

Voici comment remplir chaque case du diagramme de la tortue :

Entrée – Ici vous devez mentionner  toutes les entrées ou ressources tels que les documents, les informations, le matériel dont vous aurez besoin pour réaliser le processus.

Résultats – Quels sont les résultats finaux de votre processus ? Cela peut inclure le produit final, les documents et les enregistrements.

Qui est impliqué – Dans cette section, vous devez mentionner les propriétaires du processus, ainsi que les ressources humaines nécessaires pour mener à bien le processus.

Avec quoi – Il s’agit ici d’énumérer les ressources non humaines nécessaires à la réalisation du processus

Processus / Comment est-ce fait ? – C’est ici que vous ajoutez des références à des documents qui indiquent aux gens comment effectuer chaque étape.

Mesures – Mentionnez les indicateurs de performance qui vous aideront à déterminer si le processus est un succès ou un échec.

Modèle de diagramme de tortue
Modèle de diagramme de tortue (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Pour une liste complète des techniques d’amélioration des processus couvrant les outils Lean et Six Sigma, consultez notreGuide facile des méthodologies d’amélioration des processus

Outils de planification stratégique

La planification stratégique est votre meilleur atout pour obtenir un avantage concurrentiel et de meilleures performances organisationnelles. Les outils de planification stratégique suivants adoptent une approche visuelle. En outre, ils aident à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies de manière efficace.

Scénario de planification

Modèle de planification de scénarios
Modèle de planification de scénario (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Qu’est-ce que c’est ?

Le  scénario de planification est un outil que vous pouvez utiliser pour formuler des hypothèses sur l’avenir et sur la manière dont votre environnement organisationnel va évoluer en conséquence. Ceci vous permettra d’améliorer les performances organisationnelles.  Fondamentalement, avec la planification de scénarios, vous pouvez imaginer différentes réalités auxquelles votre entreprise peut être confrontée à l’avenir. Alors,cela vous aidera à trouver des réponses pour affronter avec succès chaque réalité alternative.

Comment s’y prendre ?

Pour un guide détaillé sur la façon de réaliser un exercice de planification de scénario, consultez cet article.

Étape 1 : Identifiez les forces motrices de votre entreprise, telles que l’évolution de l’économie, de la technologie, etc. Cependant, soyez attentif aux changements internes qui peuvent avoir un impact sur votre entreprise. Surtout, prenez en considération tous les facteurs, y compris ceux qui, selon vous, pourraient affecter la croissance de votre entreprise, et dressez-en la liste.

Étape 2 :Quelles sont les incertitudes qui ont le plus d’impact sur votre entreprise ? Dans ce cas, choisissez deux incertitudes qui, selon vous, auront l’impact le plus grave sur votre entreprise.

Étape 3 : Formez une matrice avec les 2 incertitudes comme axe et les moteurs de l’entreprise. Grâce à cette matrice, vous pouvez élaborer quatre scénarios plausibles qui vous aideront à prendre des décisions concernant l’avenir de votre entreprise.

Étape 4 : Enfin, vous et votre équipe pouvez discuter de la manière dont vous devez réagir à chacun de ces scénarios.

Analyse SOAR

Qu’est-ce que c’est ?

SOAR est l’abréviation de Strengths, Opportunities, Aspirations, and Results (forces, opportunités, aspirations et résultats). Il s’agit d’un cadre de planification stratégique qui aide une organisation à se concentrer sur ce qu’elle fait bien; sur ce qui doit être amélioré et sur ce qui intéresse le plus les parties prenantes.

Comment s’y prendre

Étape 1 : Lorsque vous choisissez les membres de votre équipe pour la session de brainstorming, assurez-vous qu’ils viennent de différents départements. De plus, vérifier s’ils ont des compétences et des expériences différentes, afin que vous puissiez prendre en compte un éventail de perspectives.

Étape 2 : Créez un questionnaire ou un guide auquel vous pourrez vous référer pour interroger les participants pendant la session.

Étape 3 : Avec l’équipe, essayez de déterminer les conditions positives qui ont contribué au succès de votre entreprise dans le passé. De plus, identifier les aspirations et les résultats souhaités pour un avenir réussi.

Étape 4 : Identifiez les domaines d’opportunité et rédigez des déclarations d’objectifs pour chacun d’entre eux. En outre, déterminez les mesures qui permettront de suivre le succès de l’organisation.

Modèle d'analyse SOAR
Modèle d’analyse SOAR (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Analyse PESTLE

Qu’est-ce que c’est ?

L’analyse PESTLE permet d’identifier et d’analyser les facteurs externes clés ou les forces macro qui affectent une organisation. En effet, au cours d’une analyse PESTLE, vous devez examiner et identifier les changements dans chacun des domaines suivants :

Facteurs politiques

L’impact du gouvernement ou des politiques gouvernementales sur votre entreprise ou votre industrie.

Facteurs économiques

Comment l’économie et ses performances peuvent-elles avoir un impact sur votre organisation ou votre secteur ? Les détails que vous devrez peut-être examiner sont les taux d’emploi, le coût des matières premières, les taux d’intérêt, etc.

Facteurs sociaux

L’examen des facteurs sociaux vous permet de mieux comprendre les besoins et les désirs de vos clients. Par exemple, les changements d’attitude, les changements culturels, les niveaux d’éducation, etc.

Facteurs juridiques

Vous devez être conscient des territoires légaux dans lesquels vous opérez. Et gardez un œil sur tout changement de législation et sur l’impact qu’il pourrait avoir sur les activités de votre entreprise.

Facteurs juridiques

Vous devez être conscient des territoires légaux dans lesquels vous opérez. Et gardez un œil sur tout changement de législation et sur l’impact qu’il pourrait avoir sur les activités de votre entreprise.

Facteurs environnementaux

Dans cette section, vous devez énumérer comment les changements dans l’environnement tels que le changement climatique, la pollution, etc… pourraient affecter la croissance de votre entreprise.

Modèle d'analyse PESTLE
Modèle d’analyse PESTLE (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Pour d’autres outils de planification stratégique du marketing, consultez notreListe ultime des outils de planification de la stratégie marketing.

Outils d’amélioration de la performance des employés

Une organisation ne peut aller de l’avant que si elle s’appuie sur une équipe solide d’employés performants. Alors, voici quelques outils que vous pouvez utiliser pour développer votre équipe et encadrer vos employés afin de les aider à améliorer leur productivité et leurs performances.

Modèle à 9 cases

Qu’est-ce que c’est ?

Le modèle à 9 cases est un excellent outil pour la planification et le développement de la relève. En effet, c’est un outil qui vous permet d’améliorer les performances organisationnelles de votre entreprise. L’idée derrière la matrice est qu’en déterminant comment tous les employés s’intègrent dans la grille, l’entreprise peut comprendre la place de chaque employé et comment il doit être positionné lors des changements organisationnels qui auront lieu à l’avenir.

L’axe X de la grille suit les performances globales actuelles et l’axe Y illustre le potentiel des employés.

9 modèle de boîte
9 modèles de boîtes ( Cliquez sur le modèle pour l’éditer en ligne)

Comment l’utiliser

Étape 1 : Commencez par définir les critères et la norme pour chaque boîte. Si vous les avez clarifiés, il est plus facile de catégoriser chaque employé.

Étape 2 : Placez chaque employé dans sa boîte respective. Alors, pour vous aider dans cet exercice, munissez-vous des profils de vos employés.

Étape 3 : Réunissez-vous et planifiez la progression de votre employé à intervalles réguliers. Cela vous aidera à voir comment ils ont évolué et quelles actions vous devez entreprendre pour développer davantage votre équipe.

Modèle GROW

Qu’est-ce que c’est ?

Le Modèle GROW est un outil utile pour structurer les sessions de coaching ou de mentorat de vos employés. En effet, il aide une personne à clarifier ce qu’elle veut atteindre et comment elle va le faire.

Comment l’utiliser

Étape 1 : (Objectif) La première étape consiste à définir l’objectif que vous souhaitez atteindre à la fin de la séance de coaching. Les objectifs peuvent être des cibles, des résultats de performance, etc. Mais, lorsque vous fixez des objectifs, il est important d’adhérer aux critères SMART.

Étape 2 : (Réalité) L’étape suivante consiste à analyser et à se faire une idée de l’état actuel du stagiaire. Ainsi, le coach peut aider son client à faire une auto-évaluation avec une analyse SWOT personnelle, et à identifier ses forces, ses faiblesses ainsi que les menaces et les opportunités. A la fin de cette étape, les obstacles doivent être listés.

Étape 3 : (Options) Quelles sont les solutions disponibles pour surmonter les obstacles que vous avez identifiés précédemment ? Réfléchissez à toutes les possibilités avec le stagiaire.

Étape 4 : (Will) Dans cette étape, l’une des solutions est sélectionnée et un plan d’action est défini. La responsabilité du coach est désormais de motiver son client à suivre le plan jusqu’à ce que l’objectif soit atteint.

Modèle de croissance
Modèle de modèle de croissance ( Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Quelles techniques utilisez-vous pour améliorer les performances organisationnelles ?

Dans ce guide, nous avons adopté une approche différente – une approche visuelle – pour améliorer les performances organisationnelles. Nous espérons qu’elle vous aidera à accroître l’efficacité de votre organisation et la productivité de vos employés.

N’oubliez pas de le partager avec vos collègues et faites-nous part de vos impressions sur ce guide dans la section des commentaires ci-dessous.

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