Le guide facile de la planification des ressources humaines avec des outils et des modèles

Ce n’est un secret pour personne que la clé du bon fonctionnement d’une organisation réside dans ses employés, c’est-à-dire dans des employés compétents qui font bien leur travail. Et le moyen de faire travailler ce type d’employés dans votre organisation n’est possible que par une planification adéquate des ressources humaines.

Dans ce guide, nous avons simplifié pour vous le processus des ressources humaines en vous guidant à travers chacune de ses étapes. Utilisez les modèles fournis pour rationaliser encore davantage votre processus de planification.

Qu’est-ce que la planification des ressources humaines ?

La planification des ressources humaines est le processus par lequel les organisations évaluent les ressources humaines actuelles, prévoient les exigences ou les besoins futurs, identifient les lacunes et élaborent un plan pour les combler.

Fondamentalement, la planification des ressources humaines, également connue sous le nom de planification des effectifs et de planification de la main-d’œuvre, vous permet de vous assurer que vous disposez du bon nombre de personnes possédant les compétences appropriées pour occuper le bon type de poste au bon moment.

Importance de la planification des ressources humaines

La planification des ressources humaines joue un rôle majeur en veillant à ce que les compétences nécessaires soient mises à la disposition de l’organisation chaque fois que cela est nécessaire pour atteindre ses objectifs stratégiques. En outre, il existe plusieurs autres raisons importantes pour lesquelles la planification des ressources humaines est cruciale pour une organisation :

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  • Elle permet de s’assurer que la main-d’œuvre existante est utilisée de manière optimale
  • Elle contribue à la réalisation des buts et objectifs stratégiques de l’organisation en garantissant l’embauche du bon type de personnes pour répondre à la demande de main-d’œuvre en temps voulu
  • Elle fournit les informations nécessaires à la réalisation d’autres fonctions RH telles que le recrutement, la sélection, la promotion, la formation et le développement, etc. et définit les Politiques RH
  • Elle aide l’organisation à s’adapter aux changements de l’environnement causés par la concurrence, la technologie, les politiques gouvernementales, etc. qui peuvent entraîner un besoin de nouveaux employés, de nouvelles compétences, etc.
  • Elle permet d’identifier les besoins en main-d’œuvre nécessaires à la mise en œuvre réussie des plans d’expansion et de diversification
  • Elle permet également d’anticiper les déficits ou les excédents de main-d’œuvre et de prendre les mesures nécessaires pour gérer la situation
  • Elle aide à élaborer des plans de carrière pour chaque employé et à déterminer la formation et le développement dont ils ont besoin

Les 4 étapes du processus de planification des ressources humaines

Le processus de planification des ressources humaines comporte quatre grandes étapes.

Étape 1 : Identifier l’offre actuelle de ressources humaines

Le processus de planification commence par l’analyse du bassin d’emploi actuel. Identifiez les forces et les faiblesses de votre organisation en ce qui concerne le nombre d’employés, leurs compétences, expériences, qualifications, postes, niveaux de performance, âge, avantages sociaux, niveaux de salaire, langues parlées, emplois antérieurs, etc.

Il existe plusieurs façons de procéder à cette étape :

  • Se référer aux évaluations des performances passées
  • Recueillir les données de votre système d’information sur les ressources humaines
  • Parlez aux chefs de service pour vous faire une idée des employés qui travaillent sous leurs ordres
  • Demandez aux employés eux-mêmes à l’aide d’un questionnaire
  • Faites en sorte que les employés s’auto-évaluent à l’aide d’une analyse SWOT

Une fois que vous avez recueilli une multitude d’informations sur les employés actuels, transférez-les dans un rapport d’inventaire des compétences. Un modèle visuel d’inventaire des compétences, plus facile à consulter et à comprendre, est présenté ci-dessous.

Modèle d'inventaire des compétences
Modèle d’inventaire des compétences (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Étape 2 : Prévoir la demande future de ressources humaines

Cette étape exige que vous compreniez d’abord les objectifs futurs de l’organisation, car ils auront un impact important sur les futures demandes de ressources humaines.

Avant de déterminer les besoins futurs, vous devez également tenir compte de facteurs tels que le taux de rotation du personnel, les tendances du marché ou du secteur, les avancées technologiques qui permettront d’automatiser les processus, les départs à la retraite, les promotions, les licenciements, etc.

Étape 3 : Analyser l’écart entre l’offre et la demande de main-d’œuvre

Maintenant que vous avez clarifié les compétences disponibles dans votre inventaire et celles dont vous aurez besoin à l’avenir, vous pouvez clairement voir les lacunes qui existent.

L’offre actuelle d’employés dans l’organisation peut-elle contribuer à répondre aux besoins futurs ?

Devrez-vous offrir des programmes de formation et de développement pour mettre à niveau les employés actuels afin qu’ils atteignent les objectifs de l’entreprise ?

Si cela ne suffit pas, vous devrez alors recruter de nouveaux employés possédant les compétences requises pour répondre à la demande de main-d’œuvre à l’avenir.

Il est important que vous mainteniez l’équilibre entre la demande et l’offre dans la planification des ressources humaines.

Étape 4 : Développer et mettre en œuvre le plan pour combler les lacunes

Vient ensuite l’élaboration d’un plan d’action.

S’il y a un déficit d’employés, vous pouvez consacrer vos efforts à l’embauche de nouveaux employés, à la formation de ceux qui existent déjà, à l’externalisation ou aux transferts interdépartementaux.

En revanche, s’il y a un surplus d’employés, vous devrez peut-être envisager des licenciements, des régimes de retraite volontaire, des transferts, etc.

Une fois le plan conçu, il doit être intégré à la stratégie globale de l’organisation. Et il est important de surveiller le plan et d’évaluer son efficacité au fil du temps.

Outils de planification des ressources humaines

Vous pouvez utiliser ces outils tout au long des différentes étapes du processus de planification des effectifs. Ils peuvent vous aider à analyser les capacités de votre personnel actuel et à déterminer vos besoins futurs. Les modèles fournis sont modifiables en ligne ; il suffit de cliquer sur le modèle pour le modifier en ligne.

Analyse SWOT

SWOT signifie forces, faiblesses, opportunités et menaces. Il peut être utilisé comme un outil d’auto-évaluation par les employés individuels, ou comme un outil stratégique pour évaluer l’état actuel de l’organisation.

Les forces et les faiblesses sont les facteurs qui sont internes. Par exemple, une force de votre organisation pourrait être la présence d’employés qualifiés, mais une faiblesse pourrait être le nombre insuffisant d’employés qualifiés.

Les opportunités et les menaces sont des facteurs externes. Par exemple, la disponibilité d’employés qualifiés sur le marché pourrait être une grande opportunité pour vous si vous recrutez. D’autre part, votre concurrent qui débauche vos employés en leur offrant de meilleurs salaires pourrait constituer une menace pour vous.

L’analyse SWOT est l’un des outils les plus populaires utilisés lors d’une analyse de situation. D’autres outils d’analyse de la situation que vous pouvez utiliser pour la planification de la main-d’œuvre sont décrits dans notre guide de l’analyse de la situation.

Analyse SWOT pour la planification des ressources humaines
Modèle d’analyse SWOT (Cliquez sur le modèle pour l’éditer en ligne)

Organigramme

Un organigramme est une représentation visuelle de la hiérarchie/structure d’une organisation. Il met également en évidence les rapports hiérarchiques entre les employés, leurs rôles et leurs responsabilités. Dans la planification des ressources humaines, elle peut être utilisée de plusieurs façons :

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  • Pour enregistrer des informations sur les rôles, les responsabilités, les compétences, les expériences, etc. des employés actuels. Vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires telles que leurs diplômes et des données démographiques. Cela vous aidera à identifier rapidement le personnel adéquat pour le poste.
  • Créer une feuille de route des besoins en personnel. Vous pouvez également marquer les déficiences et les excédents de main-d’œuvre sur l’organigramme de votre entreprise.
Organigramme pour la planification des RH
Organigramme pour la planification des RH (Cliquez sur le modèle pour l’éditer en ligne)

Matrice RACI

Il s’agit d’un tableau que les gestionnaires de projet utilisent pour attribuer des rôles et des responsabilités aux tâches d’un projet. Il met en évidence qui doit être responsable, redevable, consulté et informé au cours d’un projet.

Modèle de matrice RACI
Modèle de matrice RACI (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Grille de 9 boîtes

La grille à 9 cases, également connue sous le nom de matrice performance-potentiel, est largement utilisée dans le développement des employés et la planification de la succession. Il permet d’évaluer vos employés actuels par rapport à leurs performances actuelles et à leurs performances potentielles futures.

L’évaluation de vos employés à l’aide de la grille à 9 cases vous permet d’identifier les employés forts et ceux qui sont à la traîne.

Modèle de grille à 9 cases pour la planification des ressources humaines
Modèle de grille à 9 cases (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Scénario de planification

De nombreux scénarios, comme les avancées technologiques, les catastrophes naturelles, les changements politiques ou économiques, peuvent modifier radicalement l’orientation future de votre entreprise. D’ordinaire, vous ne les voyez pas venir et ne les prévoyez pas.

En intégrant la planification de scénarios dans votre processus de planification stratégique, vous pouvez identifier ces différents scénarios futurs, discuter de la manière dont ils affecteront votre organisation et prendre des mesures de précaution.

Vous pouvez intégrer la planification de scénarios à la planification des ressources humaines en examinant des scénarios qui impliquent l’évolution de vos besoins futurs en main-d’œuvre.

Reportez-vous à notre ressource sur le scenario planning pour en savoir plus sur cet outil.

Modèle de matrice de planification des scénarios
Modèle de matrice de planification de scénarios (Cliquez sur le modèle pour l’éditer en ligne)

Tableau de remplacement

Il s’agit d’un diagramme similaire à l’organigramme. Elle permet d’identifier les candidats potentiels susceptibles de remplacer un employé qui part à la retraite, qui est muté, etc. Des tableaux de remplacement individuels peuvent être élaborés pour chaque poste important dans une entreprise, ainsi que pour les remplaçants potentiels.

Modèle de tableau de remplacement pour la planification des ressources humaines
Modèle de tableau de remplacement (Cliquez sur le modèle pour l’éditer en ligne)

Des conseils pour améliorer la planification de la main-d’œuvre ?

Dans cet article, nous avons couvert l’essentiel de ce que vous devez savoir sur la planification des ressources humaines, surtout si vous êtes un débutant. Et nous pensons que les modèles fournis vous aideront à donner le coup d’envoi de votre projet.

Êtes-vous déjà un expert en planification des effectifs ? Partagez vos conseils sur les outils et les processus que vous suivez dans la section des commentaires ci-dessous.

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