Der einfache Leitfaden zur Personalplanung mit Tools & Vorlagen

Es ist kein Geheimnis, dass der Schlüssel zum reibungslosen Funktionieren eines Unternehmens in den Mitarbeitern liegt – in der richtigen Auswahl von qualifizierten Mitarbeitern, die ihre Arbeit gut machen. Und der Weg, diese Art von Mitarbeitern für Ihr Unternehmen zu gewinnen, kann nur durch eine angemessene Personalplanung ermöglicht werden.

In diesem Beitrag haben wir den Prozess der Personalverwaltung für Sie vereinfacht, indem wir Sie durch die einzelnen Schritte führen. Nutzen Sie die bereitgestellten Vorlagen, um Ihren Planungsprozess noch weiter zu straffen.

Was ist Personalplanung?

Die Personalplanung ist der Prozess, bei dem Organisationen die aktuellen Humanressourcen bewerten, zukünftige Anforderungen oder Notwendigkeiten prognostizieren, die Lücken identifizieren und einen Plan entwickeln, um diese zu füllen.

Grundsätzlich hilft Ihnen die Personalplanung, die auch als Personaleinsatzplanung bezeichnet wird, sicherzustellen, dass Sie die richtige Anzahl von Mitarbeitern mit den entsprechenden Fähigkeiten zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle einsetzen.

Bedeutung der Personalplanung

Die Personalplanung spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass dem Unternehmen jederzeit die erforderlichen Fähigkeiten zur Verfügung stehen, um die strategischen Ziele zu erreichen. Darüber hinaus gibt es eine Reihe weiterer wichtiger Gründe, warum die Personalplanung für eine Organisation von entscheidender Bedeutung ist.

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  • Sie trägt dazu bei, dass die vorhandenen Arbeitskräfte optimal eingesetzt werden
  • Sie unterstützt das Erreichen der strategischen Ziele des Unternehmens, indem sie sicherstellt, dass die richtigen Mitarbeiter eingestellt werden, um den Bedarf an Arbeitskräften rechtzeitig zu decken
  • Sie enthält Informationen, die für die Ausführung anderer HR-Funktionen wie Einstellung, Auswahl, Beförderung, Schulung und Entwicklung usw. sowie für die Festlegung der HR-Politik wichtig sind
  • Sie hilft dem Unternehmen, sich an die Veränderungen im Umfeld anzupassen, die durch Wettbewerb, Technologie, Politik usw. verursacht werden und zu einem Bedarf an neuen Mitarbeitern, neuen Fähigkeiten usw. führen können.
  • Sie hilft bei der Ermittlung des Personalbedarfs, der für die erfolgreiche Umsetzung von Expansions- und Diversifizierungsplänen erforderlich ist
  • Sie hilft auch dabei, einen Mangel oder Überschuss an Arbeitskräften vorherzusehen und die notwendigen Schritte zu unternehmen, um die Situation zu bewältigen
  • Sie hilft bei der Entwicklung von Karriereplänen für die einzelnen Mitarbeiter und bei der Ermittlung des Ausbildungs- und Entwicklungsbedarfs

4 Schritte im Prozess der Personalplanung

Der Prozess der Personalplanung besteht aus 4 großen Schritten.

Schritt 1: Ermittlung des aktuellen Angebots an Humanressourcen

Der Planungsprozess beginnt mit einer Analyse des aktuellen Personalbestands. Ermitteln Sie die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens im Hinblick auf die Anzahl der Mitarbeiter, ihre Fähigkeiten, Erfahrungen, Qualifikationen, Positionen, Leistungsniveaus, Alter, Sozialleistungen, Gehaltsniveaus, gesprochene Sprachen, frühere Beschäftigung usw.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, diesen Schritt zu tun.

  • Beziehen Sie sich auf die vergangenen Leistungsbewertungen
  • Sammeln Sie Daten aus Ihrem Personalinformationssystem
  • Sprechen Sie mit den Abteilungsleitern, um sich ein Bild von den Mitarbeitern zu machen, die unter ihnen arbeiten
  • Befragen Sie die Mitarbeiter selbst mit einem Fragebogen
  • Bringen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, sich selbst mit einer SWOT-Analyse einzuschätzen

Sobald Sie eine Fülle von Informationen über die derzeitigen Mitarbeiter gesammelt haben, übertragen Sie diese in einen Bericht über das Kompetenzinventar. Nachfolgend finden Sie eine Vorlage für ein Kompetenzinventar, das leicht zu verstehen und anzuwenden ist.

Skills Inventory Vorlage
Skills Inventory Template (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Schritt 2: Prognose des künftigen Bedarfs an Humanressourcen

Für diesen Schritt müssen Sie zunächst die künftigen Ziele des Unternehmens kennen, da diese einen erheblichen Einfluss auf den künftigen Personalbedarf haben.

Bevor Sie den künftigen Bedarf ermitteln, müssen Sie auch Faktoren wie die Fluktuationsrate, Markt- oder Branchentrends, technologische Fortschritte, die zur Automatisierung von Prozessen beitragen, Pensionierungen, Beförderungen, Entlassungen usw. berücksichtigen.

Schritt 3: Analysieren Sie die Kluft zwischen Angebot und Nachfrage nach Arbeitskräften

Nachdem Sie nun geklärt haben, welche Fähigkeiten in Ihrem Bestand vorhanden sind und welche Sie in Zukunft brauchen werden, können Sie die vorhandenen Lücken klar erkennen.

Kann das derzeitige Angebot an Mitarbeitern im Unternehmen dazu beitragen, künftige Anforderungen zu erfüllen?

Müssen Sie Schulungs- und Entwicklungsprogramme anbieten, um die derzeitigen Mitarbeiter auf die Unternehmensziele vorzubereiten?

Wenn dies nicht ausreicht, müssen Sie neue Mitarbeiter mit entsprechenden Qualifikationen einstellen, um den künftigen Bedarf an Arbeitskräften zu decken.

Es ist wichtig, dass Sie bei der Personalplanung das Gleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage stets im Blick haben.

Schritt 4: Entwicklung und Umsetzung des Plans zur Beseitigung der Lücken

Dann folgt die Entwicklung eines Aktionsplans.

Wenn es an Mitarbeitern mangelt, können Sie Ihre Bemühungen auf die Einstellung neuer Mitarbeiter, die Schulung vorhandener Mitarbeiter, Outsourcing oder Versetzungen zwischen Abteilungen richten.

Gibt es hingegen einen Überschuss an Mitarbeitern, müssen Sie möglicherweise Entlassungen, freiwillige Ruhestandsregelungen, Versetzungen usw. in Betracht ziehen.

Sobald ein Plan ausgearbeitet ist, sollte er in die Gesamtstrategie der Organisation integriert werden. Und es ist wichtig, den Plan zu überwachen und seine Wirksamkeit im Laufe der Zeit zu bewerten.

Tools für die Personalplanung

Sie können diese Instrumente während der verschiedenen Schritte des Personalplanungsprozesses einsetzen. Sie können Ihnen dabei helfen, die Fähigkeiten Ihrer derzeitigen Mitarbeiter zu analysieren und den künftigen Bedarf zu ermitteln. Die bereitgestellten Vorlagen können online bearbeitet werden; klicken Sie einfach auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten.

SWOT-Analyse

SWOT steht für Strengths, Weaknesses, Opportunities und Threats. Sie kann als Instrument zur Selbsteinschätzung einzelner Mitarbeiter oder als strategisches Instrument zur Bewertung des aktuellen Zustands der Organisation verwendet werden.

Stärken und Schwächen sind die internen Faktoren. Eine Stärke Ihres Unternehmens könnte beispielsweise das Vorhandensein von qualifizierten Mitarbeitern sein, eine Schwäche hingegen die unzureichende Anzahl von qualifizierten Mitarbeitern.

Chancen und Bedrohungen sind externe Faktoren. So könnte beispielsweise die Verfügbarkeit von Fachkräften auf dem Markt eine große Chance für Sie sein, wenn Sie Mitarbeiter einstellen wollen. Andererseits könnte Ihr Konkurrent, der Ihre Mitarbeiter mit besseren Gehältern abwirbt, eine Bedrohung für Sie darstellen.

Die SWOT-Analyse ist eines der am häufigsten verwendeten Instrumente für eine Situationsanalyse. Einige weitere Instrumente zur Situationsanalyse, die Sie bei der Personalplanung einsetzen können, sind in unserem Leitfaden zur Situationsanalyse beschrieben.

SWOT-Analyse für die Personalplanung
SWOT-Analyse-Vorlage (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Organigramm

Ein Organigramm ist eine visuelle Darstellung der Hierarchie/Struktur einer Organisation. Außerdem werden die Berichtsbeziehungen zwischen den Mitarbeitern, ihre Aufgaben und Zuständigkeiten hervorgehoben. In der Personalplanung kann sie auf verschiedene Weise eingesetzt werden,

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  • Zur Erfassung von Informationen über die aktuellen Aufgaben, Zuständigkeiten, Fähigkeiten, Erfahrungen usw. der Mitarbeiter. Sie können auch zusätzliche Informationen wie Bildungsabschlüsse und demografische Daten hinzufügen. So können Sie schnell das richtige Personal für die Stelle finden.
  • Zur Erstellung eines Fahrplans für den Personalbedarf. Sie können Arbeitsmängel und -überschüsse auch in Ihrem Unternehmensorganigramm markieren.
Organigramm für die Personalplanung
Organigramm für die Personalplanung (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

RACI Matrix

Dies ist ein Diagramm, das Projektmanager verwenden, um den Aufgaben in einem Projekt Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Es zeigt auf, wer während eines Projekts verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert sein sollte.

RACI-Matrix-Vorlage
RACI-Matrix-Vorlage (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

9 Box Raster

Das 9-Box-Raster, auch bekannt als Leistungs-Potenzial-Matrix, wird häufig in der Mitarbeiterentwicklung und Nachfolgeplanung eingesetzt. Es hilft Ihnen, Ihre bestehenden Mitarbeiter anhand ihrer aktuellen Leistung und ihres zukünftigen Leistungspotenzials zu bewerten.

Die Bewertung Ihrer Mitarbeiter mit Hilfe des 9-Box-Rasters hilft Ihnen, starke und schwache Mitarbeiter zu identifizieren.

9 Box-Grid-Vorlage für die Personalplanung
9 Box Grid Template (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Szenario-Planung

Es gibt viele Szenarien, wie z. B. technologische Fortschritte, Naturkatastrophen, politische oder wirtschaftliche Veränderungen, die die zukünftige Ausrichtung Ihres Unternehmens drastisch verändern können. Normalerweise sieht man sie vielleicht nicht kommen oder plant sie nicht ein.

Durch die Einbeziehung der Szenarioplanung in Ihren strategischen Planungsprozess können Sie diese verschiedenen Zukunftsszenarien ermitteln, deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen erörtern und Vorsichtsmaßnahmen ergreifen.

Sie können die Szenarioplanung in die Personalplanung einbeziehen, indem Sie Szenarien untersuchen, in denen sich Ihr zukünftiger Personalbedarf ändert.

In unserer Ressource zur Szenarioplanung finden Sie weitere Informationen zu diesem Instrument.

Szenario-Planungsmatrix-Vorlage
Szenario-Planungsmatrix-Vorlage (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Ersetzungstabelle

Dies ist ein Diagramm, das dem Organigramm ähnlich ist. Es dient dazu, potenzielle Kandidaten zu ermitteln, die einen Mitarbeiter ersetzen können, der in den Ruhestand geht, versetzt wird usw. Für jede wichtige Position in einem Unternehmen können individuelle Besetzungspläne mit potenziellen Nachfolgern erstellt werden.

Ersetzungsdiagramm-Vorlage für die Personalplanung
Vorlage für Ersetzungstabelle (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Haben Sie Tipps zur Verbesserung der Personalplanung?

In diesem Beitrag haben wir im Grunde alles behandelt, was Sie über Personalplanung wissen müssen, insbesondere wenn Sie ein Neuling sind. Und wir glauben, dass die bereitgestellten Vorlagen Ihnen helfen werden, Ihr Projekt in Gang zu bringen.

Sind Sie bereits ein Experte für Personalplanung? Teilen Sie Ihre Tipps zu Tools und Prozessen, auf die Sie schwören, in den Kommentaren unten mit.

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