Category Archives for : Projektmanagement

Eines haben alle leistungsstarken Teams gemeinsam: eine effektive Kommunikation.

Effektive Teamkommunikation ist der Schlüssel zur Produktivität, zur Vermeidung von Konflikten, zum Aufbau von Vertrauen und letztlich zur rechtzeitigen Erreichung der Unternehmensziele.

Ein Team, das nicht effektiv miteinander kommuniziert, schafft die Voraussetzungen für Chaos, Stress, Verzögerungen und unwillkommene Konflikte.

Das bringt uns zur nächsten Frage. Wie kann man die Kommunikation im Team verbessern? Es gibt viele Strategien der Teamkommunikation, aber wir werden uns heute nicht auf eine davon konzentrieren. Stattdessen werden wir über visuelle Zusammenarbeit sprechen und darüber, wie sie Ihnen helfen kann, besser mit Ihrem Team zu kommunizieren, unabhängig davon, ob es sich um ein Team vor Ort, ein Remote-Team oder eine Mischung aus beidem handelt.

Sie werden sich vielleicht zuerst am Kopf kratzen, aber haben Sie Geduld mit uns. Am Ende dieses Blogbeitrags werden Sie zustimmend nicken.

Schauen wir es uns einmal genauer an.

Was ist visuelle Zusammenarbeit?

Bei der visuellen Zusammenarbeit werden visuelle Mittel wie eine Leinwand oder ein Whiteboard, Videokonferenzen, Diagramme, Symbole, Bilder, Skizzen usw. eingesetzt.

Es wird sowohl von ortsansässigen als auch von Remote-Teams für verschiedene Zwecke genutzt, darunter Meeting-Management, Projektplanung, Prototyping, Brainstorming, Design Thinking und Sprint-Planung.

Warum visuelle Zusammenarbeit

Miteinander zu reden scheint einfach genug zu sein, und doch scheitern Projekte, es passieren Fehler, und die Menschen kommen nicht mit und sind oft verwirrt – alles wegen ineffizienter Kommunikation.

Da viele Teams inzwischen aus der Ferne miteinander arbeiten und hauptsächlich schriftlich statt mündlich kommunizieren, haben sich die Kommunikationsprobleme vervielfacht.

Eine wirksame Lösung zur Überwindung dieser häufigen Herausforderungen ist der Einsatz von Bildmaterial in Ihren Kommunikationsunterlagen und bei der Zusammenarbeit. Anstatt nur mit Worten (in mündlicher oder schriftlicher Form) miteinander zu kommunizieren, sollten Sie die Kommunikation mit visuellen Mitteln vertiefen.

Der Einsatz von Bildmaterial verbessert nachweislich das Verständnis und hilft, Informationen besser und schneller zu verarbeiten. Forschungen haben ergeben, dass der Mensch Bildmaterial 60.000 Mal schneller verarbeiten kann als Text und dass er sich zu 80 % an das erinnert, was er sieht, während er sich nur 20 % von dem, was er liest, und 10 % von dem, was er hört, merken kann. Wenn Sie Ihre Botschaft mit einer visuellen Darstellung begleiten, bleibt weniger Raum für Verwirrung und die Botschaft wird schneller vermittelt.

Wenn Sie z. B. die Funktionsweise eines Prozesses erläutern wollen, verwenden Sie ein Flussdiagramm, um es für den Empfänger leichter verständlich zu machen.

Beispiel für visuelle Zusammenarbeit

Versuchen wir anhand eines Beispiels zu verstehen, wie die visuelle Zusammenarbeit zur Verbesserung der Kommunikation beitragen kann.

Gruppen-Brainstorming. Diese kreative Technik eignet sich hervorragend, um mit Ihrem Team Lösungen für ein Problem zu finden oder neue, innovative Ideen für Projekte zu entwickeln.

Eine der Hürden für eine effektive Brainstorming-Sitzung besteht darin, den Schwung aufrechtzuerhalten und alle Beteiligten gleichermaßen zu Wort kommen zu lassen. Wenn viele Ideen gleichzeitig in den Raum geworfen werden, kann es sein, dass einige nicht in die endgültige Liste aufgenommen werden.

Lösung: Machen Sie ein Brainstorming mit Hilfe einer Mind Map, einem visuellen Hilfsmittel zum Erfassen und Organisieren von Ideen. Wenn Sie eine Online-Canvas verwenden, die allen Teilnehmern (auch denjenigen, die aus der Ferne teilnehmen) Zugang zum gleichen Raum für die Zusammenarbeit an der Mind Map bietet, können alle Teilnehmer gleichermaßen zum Aufbau der Mind Map beitragen, während sie ihre Ideen hinzufügen. Sie können auch Bilder oder Symbole anstelle von Worten verwenden. Das Beste daran ist, dass niemand unbedingt sprechen muss; alle Ideen werden trotzdem mitgeteilt und aufgezeichnet.

In der schlussendlichen Mind Map werden alle Ideen und Unterideen klar definiert, wie sie zueinander in Beziehung stehen und wie sie zur Lösung des Problems beitragen. Sie können den Plan auch an Ihre Stakeholder weitergeben, wenn es an der Zeit ist, deren Meinung einzuholen.

Visueller Online-Arbeitsbereich

Die meisten Teams arbeiten heute aus der Ferne oder haben zumindest einige Mitglieder, die dies tun. Damit alle Beteiligten gleichermaßen an der Zusammenarbeit und der visuellen Kommunikation von Ideen teilnehmen können, benötigen Sie einen Online-Arbeitsbereich, der synchrone Bearbeitung, Videokonferenzen, Kommentare, Mausverfolgung in Echtzeit und Änderungsvorschauen unterstützt.

Hier kann ein Tool wie Creately helfen. Es bietet eine unendliche Online-Leinwand, die Teams zur Kommunikation und Zusammenarbeit bei ihren Plänen, Projekten, Strategien und Ideen nutzen können. Es bietet Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit, die es Teams ermöglichen, so zusammenzuarbeiten, als ob sie sich im selben Raum befänden.

Methoden der visuellen Zusammenarbeit für eine effektive Teamkommunikation

Jetzt, wo Sie bereit sind, visuell zu denken, zu arbeiten und zu kommunizieren, ist es an der Zeit zu überlegen, wo Sie anfangen sollen. Mit einer unendlichen Leinwand gibt es endlose Möglichkeiten, aber auch Verwirrung darüber, wo man anfangen soll. Um die Auswahl einzugrenzen und die besten Ergebnisse zu erzielen, haben wir im Folgenden einige Methoden und Vorlagen aufgeführt.

Strategische Planung

Bei der strategischen Planung müssen Sie beurteilen, wo Sie stehen und wo Sie hinwollen, und die Richtung Ihres Unternehmens entsprechend festlegen. Zweifellos besteht der Prozess aus viel Hin- und Her-Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und allenBeteiligten.

Indem Sie alles und jeden auf eine Leinwand bringen, können Sie eine Menge Verwirrung vermeiden, die im Allgemeinen mit nicht-visuellen Kommunikations- und Kollaborationsmethoden wie E-Mail-Threads, endlosen Telefonkonferenzen, Chat-Threads usw. einhergeht.

Customer Journey Mapping

Beim Customer Journey Mapping wird die Reise Ihrer Kunden bei der Interaktion mit Ihrer Marke skizziert und analysiert. Es zeigt die Handlungen, Emotionen, Schmerzpunkte und Erwartungen der Kunden entlang ihrer Reise.

Sie können die Kommunikation rund um diesen Prozess effektiv vereinfachen, indem Sie ihn gemeinsam mit Ihrem Team visuell gestalten.

Laufende Meetings

In Sitzungen wird viel diskutiert, und um aus all dem, was mitgeteilt wird, etwas Produktives zu machen, müssen Sie die ausgetauschten Ideen organisieren und aufzeichnen, sie nach Prioritäten ordnen und Aktionspläne erstellen.

Diese Leinwand wird um die grundlegenden Komponenten eines Meetings herum erstellt, wie z. B. Brainstorming, Priorisierung von Ideen, Aktionsplanung usw. Bearbeiten Sie die Leinwand oder fügen Sie weitere Elemente hinzu, um Ihre Besprechung effektiv durchzuführen.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur Durchführung effektiver Meetings.

Sprint-Planung

Die Sprint-Planung beinhaltet auch viele Diskussionen, die darauf abzielen, zu definieren, was während des Sprints getan werden kann und wie die ausgewählte Arbeit erledigt werden soll. Indem Sie all diese Elemente auf einer Leinwand zusammenführen, können Sie sie nebeneinander betrachten und erhalten einen schnellen Überblick über alles.

Sind Sie bereit, die visuelle Zusammenarbeit für eine effektive Teamkommunikation auszuprobieren?

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Anstatt tausend Worte zu sprechen, um einzigartige Ideen in Ihrem Kopf zu erklären, können Sie sie mit einem einfachen Diagramm oder einer Skizze in etwas Visuelles und Greifbares umwandeln, um anderen zu helfen, sie besser und schneller zu verstehen.

Sie können eine effektive Teamkommunikation erreichen, indem Sie eine Leinwand in Ihre täglichen Besprechungen einbeziehen, auf der die Teilnehmer ihre Ideen in visueller Form (z. B. Flussdiagramm, Mind Map, Infografik usw.) austauschen und vertiefen können, um sie anderen besser zu erklären.

Haben Sie Tipps zur Verbesserung der Kommunikation im Team? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen.

Wenn es um die Planung eines Projekts geht, ist der Projektstrukturplan eines der ersten Dinge, an denen ein Projektmanager arbeiten muss.

In diesem Leitfaden erklären wir, was Projektstrukturplan (WBS) ist, wie man einen solchen erstellt und geben Ihnen Zugriff auf WBS Vorlagen für verschiedene Szenarien. Sie können sie bearbeiten und als SVGs und Bilder exportieren oder sie für die Zusammenarbeit mit Kollegen freigeben.

Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan ist ein beliebtes Projektmanagement-Werkzeug. Es ist ein Diagramm, das dabei hilft, große Projekte in kleinere und überschaubarere Teile zu zerlegen, die die Projektleistungen oder -ergebnisse enthalten, die es abschließen wird.

Es ist eine ergebnisorientierte Gliederung eines Projekts, die die Projektleistungen in Teilleistungen und Arbeitspakete unterteilt, die den Aufwand, die Dauer und die Kosten für die durchzuführenden Aufgaben definieren.

Es hat eine hierarchische Struktur. Normalerweise ist es besser, drei Ebenen der Dekomposition in einem Projektstrukturplan zu haben. Im Falle eines komplexeren Projekts können Sie eine vierte und eine fünfte Ebene hinzufügen.

Vorteile von Projektstrukturplänen

• Visualisiert den Umfang des Projekts und erleichtert so die Planung
• Erleichtert die genaue Zuweisung von Verantwortlichkeiten an das Projektteam
• Hilft bei der Identifizierung der Projektmeilensteine und Kontrollpunkte
• Hilft bei der Abschätzung von Zeit und Kosten für das Projekt und bei der Zuweisung von Ressourcen
• Visualisiert wichtige Teile eines Projekts und hilft, Risikobereiche zu identifizieren
• Hilft dabei, klare Zeitpläne für das Projekt festzulegen und sicherzustellen, dass keine Arbeiten doppelt ausgeführt oder übersehen werden

Komponenten eines Projektstrukturplans

Nachfolgend finden Sie die Elemente eines Projektstrukturplans und die gebräuchlichen Begriffe, auf die Sie bei der Erstellung eines Projektstrukturplans stoßen können.

Arbeitspakete: Dies sind die untersten Teile in einem Projektstrukturplan. Sie definieren den Aufwand, die Dauer und die Kosten für die Aufgaben, die zur Fertigstellung der Deliverables durchgeführt werden müssen. Sie sollten nicht von anderen Arbeitspaketen abhängig sein und deren Fertigstellung sollte nicht mehr als 10 Tage in Anspruch nehmen.

Leistungen: Ergebnisse der Aktivitäten bzw. die Produkte oder messbaren Ergebnisse, die Sie am Ende jedes Meilensteins geschaffen haben werden.

Regeln, die Sie bei der Erstellung eines Projektstrukturplans einhalten müssen

Im Folgenden finden Sie die Grundsätze, die Sie bei der Gestaltung eines Projektstrukturplans beachten müssen.

• Die 100 %-Regel: Diese Regel hilft dem Manager, sicherzustellen, dass alle Projektaufwände erfasst werden und nichts Unzusammenhängendes in der Struktur enthalten ist. Demnach muss die Summe der “Child”-Tasks (auf jeder Ebene) gleich 100% der Parent-Tasks sein.

• Alle Deliverables und Sub-Deliverables müssen sich gegenseitig ausschließen, d.h. sie sollten nicht zweimal im Projektstrukturplan vorkommen. Dies hilft, Fehlkommunikation und doppelte Aufgaben zu vermeiden.

• Die 8/80-Regel: Nach dieser Regel sollten die Arbeitspakete bzw. der Arbeitsaufwand für die Erstellung der Deliverables nicht weniger als acht Stunden und nicht mehr als achtzig Stunden betragen.

• Der Projektstrukturplan muss sich auf die Ergebnisse oder Deliverables konzentrieren und nicht auf die Aktivitäten, die Sie erledigen müssen, um dorthin zu gelangen. Konzentrieren Sie sich auf das Was und nicht auf das Wie.

Wie so erstellen Sie einen Projektstrukturplan

Im Folgenden haben wir die Schritte aufgelistet, die Sie durchführen müssen, um einen Projektstrukturplan von Grund auf zu erstellen.

Schritt 1: Setzen Sie Ihr Team zusammen, um die Ergebnisse und Teilergebnisse des Projekts zu ermitteln. Dazu gehören die Projektleiter und die Fachexperten.

Schritt 2: Sammeln Sie die notwendigen Dokumente wie die Projektcharta, Projektumfangserklärung und Projektumfangsmanagementplan.

Schritt 3: Identifizieren Sie die wichtigsten Ergebnisse des Projekts. Diese sollten auf der zweiten Ebene Ihres Projektstrukturplans stehen. Die wichtigsten Ergebnisse sind für die Fertigstellung des Projekts unerlässlich und werden von unabhängigen Teams durchgeführt – das heißt, dass das gleiche Team nicht an der Fertigstellung eines anderen Ergebnisses arbeitet.

Schritt 4: Brechen Sie mit Hilfe der Fachexperten die wichtigsten Deliverables in kleinere Arbeitsteile (Arbeitspakete) auf, oder anders gesagt, identifizieren Sie die Arbeit, die zur Fertigstellung jedes Deliverables erforderlich ist.

Schritt 5: Erstellen Sie ein Projektstrukturplan-Wörterbuch, ein Dokument, das die Definition und den Umfang der verschiedenen Elemente in Ihrem Projektstrukturplan enthält. Das Projektstrukturplan-Wörterbuch würde Informationen wie den Namen und die ID des Arbeitspakets, den Namen der Person, der es zugewiesen ist, das Fälligkeitsdatum, die geschätzten Kosten usw. enthalten. Dies wird dem Team helfen, Arbeitspakete besser zu verstehen.

Schritt 6: Sie können einen Projektstrukturplan in verschiedenen Formaten erstellen, z. B. in textbasierten Projektstrukturplänen, tabellarischen Strukturen oder eher visuellen Strukturen wie Flussdiagrammen. Sobald es vollständig ist, teilen Sie es mit dem Team. Ein Creately Projektstrukturplan kann über einen sicheren Freigabelink schnell mit dem Rest Ihres Teams geteilt werden – einmal geteilt, können Sie in Echtzeit daran zusammenarbeiten.

Vorlagen für Projektstrukturpläne

Projektstrukturplan für die Konstruktion

Projektstrukturplan für die Projektverwaltung

Projektstrukturplan-Vorlage

Beispiel für einen Projektstrukturplan

Jede kommentare zu unserem Leitfaden zu Projektstrukturplänen

Das Erstellen eines Projektstrukturplans kann eine schwierige Aufgabe sein. Folgen Sie den Schritten in diesem Handbuch und verwenden Sie die Vorlagen, um Ihren WBS-Prozess zu vereinfachen.

Haben Sie etwas zu teilen? Bitte teilen Sie uns Ihre Meinung im Kommentarbereich unten mit.