So verbessern Sie die Teamkommunikation mit visueller Zusammenarbeit

Eines haben alle leistungsstarken Teams gemeinsam: eine effektive Kommunikation.

Effektive Teamkommunikation ist der Schlüssel zur Produktivität, zur Vermeidung von Konflikten, zum Aufbau von Vertrauen und letztlich zur rechtzeitigen Erreichung der Unternehmensziele.

Ein Team, das nicht effektiv miteinander kommuniziert, schafft die Voraussetzungen für Chaos, Stress, Verzögerungen und unwillkommene Konflikte.

Das bringt uns zur nächsten Frage. Wie kann man die Kommunikation im Team verbessern? Es gibt viele Strategien der Teamkommunikation, aber wir werden uns heute nicht auf eine davon konzentrieren. Stattdessen werden wir über visuelle Zusammenarbeit sprechen und darüber, wie sie Ihnen helfen kann, besser mit Ihrem Team zu kommunizieren, unabhängig davon, ob es sich um ein Team vor Ort, ein Remote-Team oder eine Mischung aus beidem handelt.

Sie werden sich vielleicht zuerst am Kopf kratzen, aber haben Sie Geduld mit uns. Am Ende dieses Blogbeitrags werden Sie zustimmend nicken.

Schauen wir es uns einmal genauer an.

Was ist visuelle Zusammenarbeit?

Bei der visuellen Zusammenarbeit werden visuelle Mittel wie eine Leinwand oder ein Whiteboard, Videokonferenzen, Diagramme, Symbole, Bilder, Skizzen usw. eingesetzt.

Es wird sowohl von ortsansässigen als auch von Remote-Teams für verschiedene Zwecke genutzt, darunter Meeting-Management, Projektplanung, Prototyping, Brainstorming, Design Thinking und Sprint-Planung.

Warum visuelle Zusammenarbeit

Miteinander zu reden scheint einfach genug zu sein, und doch scheitern Projekte, es passieren Fehler, und die Menschen kommen nicht mit und sind oft verwirrt – alles wegen ineffizienter Kommunikation.

Da viele Teams inzwischen aus der Ferne miteinander arbeiten und hauptsächlich schriftlich statt mündlich kommunizieren, haben sich die Kommunikationsprobleme vervielfacht.

Eine wirksame Lösung zur Überwindung dieser häufigen Herausforderungen ist der Einsatz von Bildmaterial in Ihren Kommunikationsunterlagen und bei der Zusammenarbeit. Anstatt nur mit Worten (in mündlicher oder schriftlicher Form) miteinander zu kommunizieren, sollten Sie die Kommunikation mit visuellen Mitteln vertiefen.

Der Einsatz von Bildmaterial verbessert nachweislich das Verständnis und hilft, Informationen besser und schneller zu verarbeiten. Forschungen haben ergeben, dass der Mensch Bildmaterial 60.000 Mal schneller verarbeiten kann als Text und dass er sich zu 80 % an das erinnert, was er sieht, während er sich nur 20 % von dem, was er liest, und 10 % von dem, was er hört, merken kann. Wenn Sie Ihre Botschaft mit einer visuellen Darstellung begleiten, bleibt weniger Raum für Verwirrung und die Botschaft wird schneller vermittelt.

Wenn Sie z. B. die Funktionsweise eines Prozesses erläutern wollen, verwenden Sie ein Flussdiagramm, um es für den Empfänger leichter verständlich zu machen.

Flussdiagramm-Vorlage für effektive Teamkommunikation
Flussdiagramm zur Erläuterung des Prozesses der Einstellung von Fernkräften (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Beispiel für visuelle Zusammenarbeit

Versuchen wir anhand eines Beispiels zu verstehen, wie die visuelle Zusammenarbeit zur Verbesserung der Kommunikation beitragen kann.

Gruppen-Brainstorming. Diese kreative Technik eignet sich hervorragend, um mit Ihrem Team Lösungen für ein Problem zu finden oder neue, innovative Ideen für Projekte zu entwickeln.

Eine der Hürden für eine effektive Brainstorming-Sitzung besteht darin, den Schwung aufrechtzuerhalten und alle Beteiligten gleichermaßen zu Wort kommen zu lassen. Wenn viele Ideen gleichzeitig in den Raum geworfen werden, kann es sein, dass einige nicht in die endgültige Liste aufgenommen werden.

Lösung: Machen Sie ein Brainstorming mit Hilfe einer Mind Map, einem visuellen Hilfsmittel zum Erfassen und Organisieren von Ideen. Wenn Sie eine Online-Canvas verwenden, die allen Teilnehmern (auch denjenigen, die aus der Ferne teilnehmen) Zugang zum gleichen Raum für die Zusammenarbeit an der Mind Map bietet, können alle Teilnehmer gleichermaßen zum Aufbau der Mind Map beitragen, während sie ihre Ideen hinzufügen. Sie können auch Bilder oder Symbole anstelle von Worten verwenden. Das Beste daran ist, dass niemand unbedingt sprechen muss; alle Ideen werden trotzdem mitgeteilt und aufgezeichnet.

In der schlussendlichen Mind Map werden alle Ideen und Unterideen klar definiert, wie sie zueinander in Beziehung stehen und wie sie zur Lösung des Problems beitragen. Sie können den Plan auch an Ihre Stakeholder weitergeben, wenn es an der Zeit ist, deren Meinung einzuholen.

Mindmap-Vorlage
Mind Map-Vorlage (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Visueller Online-Arbeitsbereich

Die meisten Teams arbeiten heute aus der Ferne oder haben zumindest einige Mitglieder, die dies tun. Damit alle Beteiligten gleichermaßen an der Zusammenarbeit und der visuellen Kommunikation von Ideen teilnehmen können, benötigen Sie einen Online-Arbeitsbereich, der synchrone Bearbeitung, Videokonferenzen, Kommentare, Mausverfolgung in Echtzeit und Änderungsvorschauen unterstützt.

Hier kann ein Tool wie Creately helfen. Es bietet eine unendliche Online-Leinwand, die Teams zur Kommunikation und Zusammenarbeit bei ihren Plänen, Projekten, Strategien und Ideen nutzen können. Es bietet Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit, die es Teams ermöglichen, so zusammenzuarbeiten, als ob sie sich im selben Raum befänden.

Methoden der visuellen Zusammenarbeit für eine effektive Teamkommunikation

Jetzt, wo Sie bereit sind, visuell zu denken, zu arbeiten und zu kommunizieren, ist es an der Zeit zu überlegen, wo Sie anfangen sollen. Mit einer unendlichen Leinwand gibt es endlose Möglichkeiten, aber auch Verwirrung darüber, wo man anfangen soll. Um die Auswahl einzugrenzen und die besten Ergebnisse zu erzielen, haben wir im Folgenden einige Methoden und Vorlagen aufgeführt.

Strategische Planung

Bei der strategischen Planung müssen Sie beurteilen, wo Sie stehen und wo Sie hinwollen, und die Richtung Ihres Unternehmens entsprechend festlegen. Zweifellos besteht der Prozess aus viel Hin- und Her-Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und allenBeteiligten.

Indem Sie alles und jeden auf eine Leinwand bringen, können Sie eine Menge Verwirrung vermeiden, die im Allgemeinen mit nicht-visuellen Kommunikations- und Kollaborationsmethoden wie E-Mail-Threads, endlosen Telefonkonferenzen, Chat-Threads usw. einhergeht.

Strategische Planungsmatrix für effektive Teamkommunikation
Strategic Planning Canvas (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Customer Journey Mapping

Beim Customer Journey Mapping wird die Reise Ihrer Kunden bei der Interaktion mit Ihrer Marke skizziert und analysiert. Es zeigt die Handlungen, Emotionen, Schmerzpunkte und Erwartungen der Kunden entlang ihrer Reise.

Sie können die Kommunikation rund um diesen Prozess effektiv vereinfachen, indem Sie ihn gemeinsam mit Ihrem Team visuell gestalten.

Customer Journey Mapping-Leinwand
Customer Journey Mapping Canvas (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Laufende Meetings

In Sitzungen wird viel diskutiert, und um aus all dem, was mitgeteilt wird, etwas Produktives zu machen, müssen Sie die ausgetauschten Ideen organisieren und aufzeichnen, sie nach Prioritäten ordnen und Aktionspläne erstellen.

Diese Leinwand wird um die grundlegenden Komponenten eines Meetings herum erstellt, wie z. B. Brainstorming, Priorisierung von Ideen, Aktionsplanung usw. Bearbeiten Sie die Leinwand oder fügen Sie weitere Elemente hinzu, um Ihre Besprechung effektiv durchzuführen.

Meeting Canvas-Vorlage für effektive Teamkommunikation
Meeting Canvas-Vorlage (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur Durchführung effektiver Meetings.

Sprint-Planung

Die Sprint-Planung beinhaltet auch viele Diskussionen, die darauf abzielen, zu definieren, was während des Sprints getan werden kann und wie die ausgewählte Arbeit erledigt werden soll. Indem Sie all diese Elemente auf einer Leinwand zusammenführen, können Sie sie nebeneinander betrachten und erhalten einen schnellen Überblick über alles.

Sprint Planning Canvas für Teams
Sprint Planning Canvas (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Sind Sie bereit, die visuelle Zusammenarbeit für eine effektive Teamkommunikation auszuprobieren?

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Anstatt tausend Worte zu sprechen, um einzigartige Ideen in Ihrem Kopf zu erklären, können Sie sie mit einem einfachen Diagramm oder einer Skizze in etwas Visuelles und Greifbares umwandeln, um anderen zu helfen, sie besser und schneller zu verstehen.

Sie können eine effektive Teamkommunikation erreichen, indem Sie eine Leinwand in Ihre täglichen Besprechungen einbeziehen, auf der die Teilnehmer ihre Ideen in visueller Form (z. B. Flussdiagramm, Mind Map, Infografik usw.) austauschen und vertiefen können, um sie anderen besser zu erklären.

Haben Sie Tipps zur Verbesserung der Kommunikation im Team? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen.

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