Jak usprawnić komunikację w zespole dzięki wykorzystaniu współpracy wizualnej

Jedną z cech wspólnych wszystkich zespołów osiągających dobre wyniki jest skuteczna komunikacja.

Efektywna komunikacja w zespole jest kluczem do utrzymania produktywności, unikania konfliktów, budowania zaufania, a w końcu osiągania celów organizacyjnych w sposób terminowy.

Zespół, który nie komunikuje się ze sobą efektywnie, tworzy scenę dla chaosu, stresu, opóźnień i niepożądanych konfliktów.

Co prowadzi nas do kolejnego pytania. Jak poprawić komunikację w zespole? Strategii komunikacji w zespole jest wiele, ale nie będziemy się dziś skupiać na żadnej z nich. Zamiast tego porozmawiamy o współpracy wizualnej i o tym, jak może ona pomóc w lepszej komunikacji z zespołem, niezależnie od tego, czy jest on obecny na miejscu, zdalny, czy jest mieszanką tych dwóch czynników.

Na początku możesz podrapać się po głowie, ale wytrzymaj. Pod koniec tego wpisu na, będziesz kiwać głową w zgodzie.

Zaczynajmy.

Co to jest współpraca wizualna?

Współpraca wizualna polega na wspólnej pracy z wykorzystaniem środków wizualnych, takich jak tablica online, wideokonferencje, diagramy, symbole, obrazy, szkice itp.

Jest ona wykorzystywany zarówno przez zespoły stacjonarne, jak i zdalne do różnych celów, w tym do zarządzania spotkaniami, planowania projektów, prototypowania, burzy mózgów, myślenia projektowego i planowania sprintów.

Dlaczego współpraca wizualna

Rozmawianie ze sobą wydaje się dość proste, a jednak projekty kończą się niepowodzeniem, zdarzają się błędy, a ludzie pozostają w tyle i często się mylą – wszystko z powodu nieskutecznej komunikacji.

Ponieważ wiele zespołów przestawiło się na pracę zdalną, gdzie zespoły komunikują się głównie za pomocą pisania, a nie mówienia, wyzwania związane z komunikacją zwielokrotniły się.

Skutecznym rozwiązaniem pozwalającym przezwyciężyć te powszechne wyzwania jest wykorzystanie wizualizacji w materiałach komunikacyjnych oraz podczas współpracy. Zamiast po prostu komunikować się ze sobą za pomocą słów (w formie mówionej lub pisanej), dołącz wizualizacje, aby bardziej to rozwinąć.

Udowodniono, że stosowanie wizualizacji poprawia zrozumienie i pomaga w lepszym i szybszym przetwarzaniu informacji. Badania pokazują, że ludzie potrafią przetwarzać obrazy 60 000 razy szybciej niż tekst i że mają tendencję do zapamiętywania 80% tego, co widzą, podczas gdy tylko 20% tego, co czytają i 10% tego, co słyszą. Dlatego właśnie towarzyszenie przekazowi za pomocą wizualizacji pozostawi mniej miejsca na nieporozumienia i pozwoli szybciej dotrzeć z przekazem do odbiorcy.

Na przykład, jeśli chcesz wyjaśnić, jak działa jakiś proces, użyj schematu blokowego, aby ułatwić odbiorcy zrozumienie.

Szablon diagramu przepływu informacji dla efektywnej komunikacji w zespole
Schemat wyjaśniający proces zdalnego zatrudniania (kliknij na szablon, aby edytować go online)

Przykład współpracy wizualnej

Spróbujmy zrozumieć, jak współpraca wizualna może pomóc w usprawnieniu komunikacji.

Grupowa burza mózgów. Ta kreatywna technika jest świetna do zbierania rozwiązań dla problemu lub generowania nowych, innowacyjnych pomysłów na projekty, wraz z zespołem.

Jedną z przeszkód w efektywnej sesji burzy mózgów jest utrzymanie tempa i umożliwienie każdemu wniesienia równego wkładu. Ponadto, gdy wiele pomysłów jest rzucanych w tym samym czasie, niektóre z nich mogą nigdy nie trafić na listę końcową.

Rozwiązanie: burza mózgów z wykorzystaniem mapy myśli, wizualnego narzędzia do przechwytywania pomysłów i ich organizowania. Jeśli używasz tablicy online, która może dać wszystkim (nawet tym, którzy dołączają zdalnie) dostęp do tej samej przestrzeni do współpracy wokół mapy myśli, wszystkie osoby mogą w równym stopniu przyczyniać się do jej budowania, dodając swoje pomysły. Mogą również używać obrazów lub symboli zamiast słów. Najlepsze jest to, że nikt nie musi mówić, wszystkie pomysły zostaną przekazane i zapisane.

Końcowa mapa myśli będzie jasno określać wszystkie większe i mniejsze pomysły, jak są one powiązane ze sobą i jak pomagają w rozwiązaniu danego problemu. Możesz również udostępnić tablicę swoim interesariuszom, kiedy nadejdzie czas, aby uzyskać ich wkład.

Szablon mapy myśli
Szablon mapy myśli (kliknij na szablon, aby edytować go online)

Wizualna przestrzeń robocza online

W dzisiejszych czasach większość zespołów pracuje zdalnie lub przynajmniej ma kilku członków, którzy to robią. Aby umożliwić wszystkim równy udział we współpracy i wizualnym przekazywaniu pomysłów, potrzebujesz przestrzeni roboczej online, która obsługuje synchroniczną edycję, wideokonferencje, komentowanie, śledzenie myszy w czasie rzeczywistym i podglądy zmian.

W tym miejscu może pomóc narzędzie takie jak Creately. Zapewnia nieskończoną przestrzeń online, którą zespoły mogą wykorzystać do komunikacji i współpracy nad swoimi planami, projektami, strategiami i pomysłami. Oferuje on możliwości współpracy w czasie rzeczywistym, które pozwalają zespołom pracować razem tak, jakby znajdowały się w tym samym pomieszczeniu.

Metody współpracy wizualnej dla efektywnej komunikacji w zespole

Teraz, gdy jesteś gotowy myśleć, pracować i komunikować się wizualnie, czas zastanowić się, od czego zacząć. Z nieskończoną przestrzenią, istnieją nieskończone możliwości, a także zamieszanie co do tego, od czego zacząć. Aby pomóc Ci je zawęzić i wygenerować najlepsze pomysły, poniżej wymieniliśmy kilka metod wraz z szablonami.

Planowanie strategiczne

Planowanie strategiczne wymaga oceny, gdzie jesteś i gdzie chcesz być, a następnie ustalenia kierunku rozwoju Twojej firmy. Niewątpliwie proces ten składa się z dużej ilości komunikacji tam i z powrotem pomiędzy członkami zespołu i interesariuszami.

Dzięki sprowadzeniu wszystkiego i wszystkich na jedną tablicę, można uniknąć wielu nieporozumień, które zazwyczaj pojawiają się w przypadku nie wizualnych metod komunikacji i współpracy, takich jak wątki e-mail, niekończące się rozmowy konferencyjne, wątki czatu itp.

Planowanie strategiczne Canvas dla efektywnej komunikacji w zespole
Szablon planowania strategicznego (Kliknij na szablon, aby edytować go online)

Customer Journey Map

Customer Journey Map polega na nakreśleniu i przeanalizowaniu podróży klienta w trakcie interakcji z Twoją marką. Pokazuje działania, emocje, punkty bólu i oczekiwania klientów w trakcie ich podróży.

Możesz skutecznie uprościć komunikację wokół tego procesu, współpracując nad nim wizualnie ze swoim zespołem.

Kanwa mapowania podróży klienta (Customer Journey Mapping Canvas)
Szablon Customer Journey Map (Kliknij na szablon, aby edytować go online)

Spotkania bieżące

Spotkania wiążą się z wieloma dyskusjami, a żeby z tego wszystkiego, co jest przekazywane, uczynić coś produktywnego, trzeba odpowiednio zorganizować i zapisać powstające pomysły, nadać im priorytety i stworzyć plan działania.

Tablica ta jest tworzona wokół podstawowych elementów spotkania, takich jak burza mózgów, priorytetyzacja pomysłów, planowanie działań itp. Edytuj lub dodawaj inne elementy do tablicy w zależności od potrzeb, aby efektywnie prowadzić spotkanie.

Spotkanie Canvas Szablon dla efektywnej komunikacji w zespole
Szablon spotkania na tablicy (kliknij na szablon, aby edytować go online)

Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z naszym przewodnikiem do skutecznego prowadzenia spotkań.

Planowanie sprintu

Planowanie Sprintu to także wiele dyskusji mających na celu określenie, co można zrobić w trakcie sprintu i w jaki sposób działania zostaną wykonane. Dzięki zebraniu wszystkich tych elementów na jednej tablicy, możesz spojrzeć na nie w każdej chwili i uzyskać szybki przegląd wszystkiego.

Kanwa Planowania Sprintu dla zespołów
Tablica planowania sprintu (kliknij na szablon, aby edytować go online)

Gotowy, aby wypróbować współpracę wizualną w celu skutecznej komunikacji w zespole?

Obraz jest wart tysiąca słów. Zamiast wypowiadać tysiące słów, aby wyjaśnić unikalne pomysły w Twojej głowie, możesz przekształcić je w coś wizualnego i namacalnego za pomocą prostego diagramu lub szkicu, aby pomóc innym zrozumieć je lepiej i szybciej.

Możesz po prostu osiągnąć efektywną komunikację w zespole poprzez włączenie do codziennych spotkań tablice, gdzie uczestnicy mogą dzielić się i rozwijać swoje pomysły w formie wizualnej (np. flowchart, mapa myśli, infografika, itp.), aby lepiej wyjaśnić je innym.

Masz jakieś wskazówki dotyczące poprawy komunikacji w zespole? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej. 

Leave a comment

*
*

trzy + 7 =

Powrót do góry