Cómo mejorar la comunicación en equipo con colaboración visual

Una cosa que tienen en común los equipos de alto rendimiento es la comunicación efectiva.

La comunicación efectiva del equipo es la clave para mantener la productividad, evitar conflictos, crear confianza y, en última instancia, alcanzar los objetivos de la organización en el momento oportuno.

Un equipo que no se comunica eficazmente entre sí prepara el terreno para el caos, el estrés, los retrasos y los conflictos no deseados.

Lo que nos lleva a la siguiente pregunta. ¿Cómo mejorar la comunicación en equipo? Las estrategias de comunicación en equipo son muchas, pero hoy no vamos a centrarnos en ninguna de ellas. En su lugar, hablaremos de la colaboración visual y de cómo puede ayudarle a comunicarse mejor con su equipo, tanto presencial como remotamente , o una mezcla de ambos.

Puede que al principio haya cierta confusión , pero tenga paciencia al final de esta entrada del blog, entenderá todo..

¿Qué es la colaboración visual?

La colaboración visual implica trabajar juntos utilizando medios visuales tales como un lienzo o una pizarra, videoconferencias, diagramas, símbolos, imágenes, bocetos, etc.

Lo aprovechan tanto los equipos que trabajan en un mismo lugar como los que lo hacen de forma remota para diversos fines, como la gestión de reuniones, la planificación de proyectos, la creación de prototipos, el brainstorming, el design thinking y la planificación de sprints.

¿Por qué la colaboración visual?

Hablar con los demás parece fácil, pero los proyectos fracasan, se cometen errores y la gente se retrasa y a menudo se confunde, todo por culpa de una comunicación ineficaz.

Dado que muchos equipos han pasado a trabajar a distancia, y que los equipos se comunican principalmente por escrito en lugar de hablar, los retos de comunicación se han multiplicado.

Una solución eficaz para superar estos retos comunes es el uso de elementos visuales, en su material de comunicación y durante la colaboración. En lugar de limitarse a comunicarse mediante palabras (en formato oral o escrito), apoyose de  elementos visuales para elaborarlo más.

Se ha demostrado que el uso de elementos visuales mejora la comprensión y ayuda a procesar la información mejor y más rápidamente. Las investigaciones demuestran que los seres humanos pueden procesar lo visual 60.000 veces más rápido que el texto y que tienden a recordar el 80% de lo que ven, mientras que sólo el 20% de lo que leen y el 10% de lo que escuchan. Por eso, acompañar su mensaje con un elemento visual dejará menos espacio para la confusión y hará que el mensaje llegue más rápido a su destino.

Por ejemplo, si quiere explicar cómo funciona un proceso, utilice un diagrama de flujo para que el destinatario lo entienda más fácilmente.

Plantilla de diagrama de flujo para una comunicación eficaz en equipo
Diagrama de flujo que explica el proceso de contratación a distancia (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Ejemplo de colaboración visual

Intentemos entender cómo la colaboración visual puede ayudar a mejorar la comunicación con un ejemplo.

Lluvia de ideas en grupo. Esta técnica creativa es ideal para reunir soluciones para un problema o generar ideas nuevas e innovadoras para proyectos, con su equipo.

Uno de los obstáculos para una sesión de brainstorming eficaz es mantener el impulso y dejar que todos contribuyan por igual. Además, cuando se lanzan muchas ideas en la sala al mismo tiempo, algunas pueden no llegar a la lista final.

Solución: hacer una lluvia de ideas utilizando un mapa mental, una herramienta visual para captarlas y organizarlas. Si utiliza un lienzo en línea que pueda dar a todos (incluso a los que se unen a distancia) acceso al mismo espacio para colaborar en torno al mapa mental, todos los individuos podrán contribuir por igual a construirlo a medida que añadan sus ideas. También pueden utilizar imágenes o símbolos en lugar de palabras. Lo mejor es que nadie tiene que hablar necesariamente; todas las ideas se comunicarán y registrarán de igual forma.

El mapa mental final definirá claramente todas las ideas y sub-ideas, cómo se relacionan entre sí y cómo ayudan a resolver el problema en cuestión. También puede compartir el lienzo con los interesados cuando llegue el momento de obtener su opinión.

Plantilla de mapa mental
Plantilla de mapa mental (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Espacio de trabajo visual en línea

Hoy en día, la mayoría de los equipos trabajan a distancia, o al menos tienen algunos miembros que lo hacen. Para que todos puedan participar por igual en la colaboración y la comunicación de ideas de forma visual, se necesita un espacio de trabajo en línea que admita la edición sincrónica, videoconferencias, comentarios, seguimiento del ratón en tiempo real y las vistas previas de los cambios.

Aquí es donde una herramienta como Creately puede ayudar. Proporciona un lienzo online infinito que los equipos pueden utilizar para comunicarse y colaborar en torno a sus planes, proyectos, estrategias e ideas. Ofrece funciones de colaboración en tiempo real que permiten a los equipos trabajar juntos como si estuvieran en la misma sala.

Métodos de colaboración visual para una comunicación eficaz en equipo

Ahora que está preparado para pensar, trabajar y comunicar visualmente, es el momento de considerar por dónde empezar. Con un lienzo infinito, hay un sinfín de posibilidades, también confusión sobre por dónde empezar. Para ayudarle a reducirlo y generar los mejores resultados, hemos enumerado a continuación algunos métodos junto con plantillas.

Planificación estratégica

La planificación estratégica requiere que evalúe dónde está y dónde quiere estar y establezca la dirección de su negocio en consecuencia. Sin duda, el proceso consiste en una gran comunicación de ida y vuelta entre los miembros del equipo y las partes interesadas.

Al reunir todo y a todos en un mismo lienzo, se puede evitar mucha de la confusión que generalmente se produce con los métodos de comunicación y colaboración no visuales, como los hilos de correo electrónico, las interminables conferencias telefónicas, los hilos de chat, etc.

Lienzo de planificación estratégica para una comunicación eficaz en equipo
Lienzo de planificación estratégica (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Mapa del recorrido del cliente

El mapeo del recorrido del cliente implica el trazado y el análisis del recorrido de su cliente cuando interactúa con su marca. Revela las acciones, emociones, puntos débiles y expectativas de los clientes a lo largo de su viaje.

Puede simplificar eficazmente la comunicación en torno a este proceso colaborando visualmente en él con su equipo.

Lienzo de mapeo del viaje del cliente
Customer Journey Mapping Canvas (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Reuniones de trabajo

Las reuniones implican muchas discusiones, y para hacer algo productivo de todo lo que se comunica, hay que organizar y registrar adecuadamente las ideas compartidas, priorizarlas y crear planes de acción.

Este lienzo se crea en torno a los componentes básicos de una reunión, como el brainstorming, la priorización de ideas, la planificación de acciones, etc. Edite o añada otros elementos al lienzo según sea necesario para que la reunión se desarrolle con eficacia.

Plantilla de lienzo de reuniones para una comunicación eficaz en equipo
Plantilla del lienzo de la reunión (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Consulte nuestra guía para organizar reuniones eficaces para obtener más información.

Cómo mejorar la comunicación en equipo con la colaboración visual

Planificación del sprint

La planificación del Sprint también implica muchas discusiones destinadas a definir lo que se puede hacer durante el Sprint y cómo se realizará el trabajo elegido. Al reunir todos estos elementos en un solo lienzo, puede mirarlos uno al lado del otro y obtener una rápida visión general de todo.

Lienzo de planificación de sprints para equipos
Lienzo de planificación del sprint (haga clic en la plantilla para editarla en línea)

¿Listo para probar la colaboración visual para una comunicación eficaz en equipo?

Una imagen vale más que mil palabras. En lugar de decir mil palabras para explicar las ideas únicas que tiene en la cabeza, puede convertirlas en algo visual y tangible con un simple diagrama o boceto, para ayudar a los demás a entenderlas mejor y más rápido.

Puede conseguir una comunicación eficaz del equipo incorporando un lienzo en sus reuniones diarias, donde los participantes pueden compartir y desarrollar sus ideas de forma visual (es decir, diagrama de flujo, mapa mental, infografía, etc.) para explicarlas mejor a los demás.

¿Tiene algún consejo para mejorar la comunicación en equipo? Háganoslo saber en la sección de comentarios más abajo. 

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