Como melhorar a comunicação da equipe com elementos visuais

Uma coisa que todas as equipas de alto desempenho têm em comum é a comunicação eficaz.

A comunicação eficaz da equipe é fundamental para manter a produtividade, evitar conflitos, construir confiança e, em última instância, atingir os objetivos organizacionais de forma oportuna.

Uma equipa que não comunica de forma eficaz entre si é a receita para o caos, o estresse, os atrasos e os conflitos indesejados.

O que nos leva à próxima pergunta. Como melhorar a comunicação da equipe? As estratégias de comunicação de equipe são muitas, mas hoje não vamos nos concentrar em nenhuma delas. Em vez disso, vamos falar sobre trabalho em equipe visual e como ele pode ajudá-lo a se comunicar melhor com sua equipe, sejam eles no local, remotos ou uma mistura dos dois.

Pode parecer complicado no início, mas tenha paciência. Ao final deste post, você entenderá o porquê e concordará conosco.

Vamos investigar.

O que é Trabalho em Equipe Visual

O trabalho em equipe visual implica trabalhar em conjunto utilizando meios visuais como uma tela ou quadro branco, videoconferência, diagramação, símbolos, imagens, esboços, etc.

É muito usada por equipes presenciais e remotas para vários fins, incluindo gerenciamento de reuniões, planejamento de projetos, prototipagem, brainstorming,  design thinking e planejamento de sprint.

Porquê o trabalho em equipe visual

Falar uns com os outros parece fácil, mas os projetos falham, os erros acontecem e as pessoas ficam para trás e muitas vezes ficam confusas – tudo por causa da comunicação ineficaz.

Com muitas equipes tendo mudado para o trabalho remoto, onde as equipes escrevem ao invés de falarem para se comunicar, os desafios de comunicação se multiplicaram.

Uma solução eficaz para superar estes desafios comuns é o uso de visuais no seu material de comunicação e durante o trabalho em equipe. Ao invés de simplesmente comunicarem-se uns com os outros usando palavras (em formato falado ou escrito), anexe visuais para elaborá-lo mais.

Está provado que o uso de recursos visuais melhora a compreensão e ajuda a processar a informação melhor e mais rapidamente. Pesquisas mostram que os humanos podem processar imagens 60.000 vezes mais rápido que o texto e que eles tendem a lembrar 80% do que vêem, enquanto apenas 20% do que lêem e 10% do que ouvem. É por isso que acompanhar a sua mensagem com um visual vai deixar menos espaço para confusão e conduzir a mensagem mais rapidamente.

Por exemplo, se você quiser explicar como um processo funciona, use um fluxograma para facilitar a compreensão do destinatário.

Modelo de fluxograma para uma comunicação eficaz da equipe
Fluxograma Explicando o Processo de Contratação Remota (Clique no modelo para editá-lo online)

Exemplo de trabalho em equipe visual

Vamos tentar entender como o trabalho em equipe visual pode ajudar a melhorar a comunicação com um exemplo.

Grupo de brainstorming. Esta técnica criativa é ótima para reunir soluções para um problema ou gerar ideias novas e inovadoras para projetos com a sua equipe.

Uma das barreiras para uma sessão de brainstorming eficaz é manter a dinâmica e deixar que todos contribuam igualmente. Além disso, quando muitas ideias são lançadas pela sala ao mesmo tempo, algumas talvez nunca cheguem à lista final.

Solução: brainstorming usando um mapa mental, uma ferramenta visual para capturar ideias, e organizá-las. Se você usar uma tela online que pode dar a todos (mesmo aqueles que estão se juntando remotamente) acesso ao mesmo espaço para colaborar em torno do mapa mental, todos os indivíduos podem igualmente contribuir para a construção do mesmo à medida que adicionam suas ideias. Eles também podem usar imagens ou símbolos em vez de palavras. A melhor parte é que ninguém tem necessariamente que falar e ainda assim todas as ideias serão comunicadas e registradas.

O mapa mental final irá definir claramente todas as ideias e sub-ideias, como elas estão relacionadas entre si e como elas ajudam a resolver o problema em questão. Você também pode compartilhar a tela com seus interessados quando chegar a hora de receber suas opiniões.

Modelo de mapa mental
Modelo de Mapa Mental (Clique no modelo para editá-lo online)

Espaço de Trabalho Visual Online

A maioria das equipes está trabalhando remotamente hoje em dia, ou pelo menos tem alguns membros que o fazem. Para que todos possam participar igualmente no trabalho em equipe e comunicação visual de ideias, você precisa de um espaço de trabalho online que suporte edição síncrona, videoconferência, comentários, rastreamento do mouse em tempo real e visualização de alterações.

Aqui é onde uma ferramenta como o Creately pode ajudar. Ela fornece uma tela online infinita que as equipes possam usar para se comunicar e colaborar em torno de seus planos, projetos, estratégias e ideias. A plataforma oferece capacidades de trabalho em equipe em tempo real que permitem que as equipes trabalhem em conjunto como se estivessem na mesma sala.

Métodos de Colaboração Visual para uma Comunicação Eficaz em Equipe

Agora que você está pronto para pensar, trabalhar e se comunicar visualmente, é hora de considerar por onde começar. Com uma tela infinita, há infinitas possibilidades, mas também confusão sobre por onde começar. Para ajudá-lo a reduzir e gerar os melhores resultados, listamos abaixo alguns métodos junto com os modelos.

Planejamento estratégico

O planejamento estratégico exige que você avalie onde está e onde quer estar e estabeleça a direção do seu negócio de acordo com isso. Sem dúvida, o processo consiste em muita comunicação entre os membros da equipe e as partes interessadas.

Ao trazer tudo e todos para uma tela, você pode evitar muita confusão que geralmente vem com métodos de comunicação e trabalhos em equipe não-visuais, tais como linhas de e-mail, chamadas em conferência sem fim, linhas de chat, etc.

Tela de Planejamento Estratégico para uma Comunicação Eficaz em Equipe
Tela de Planejamento Estratégico (Clique no modelo para editá-lo online)

Mapeamento da viagem do cliente

O mapeamento da jornada do cliente envolve delinear e analisar a jornada do seu cliente enquanto ele interage com a sua marca. Revela ações, emoções, pontos de dor e expectativas dos clientes ao longo de sua jornada.

Você pode efetivamente simplificar a comunicação em torno deste processo, colaborando visualmente com a sua equipe.

Tela de Mapeamento da Viagem do Cliente
Mapa de Viagem do Cliente (Clique no modelo para editá-lo online)

Reuniões Rápidas

As reuniões envolvem muitas discussões, e para fazer algo produtivo de tudo o que é comunicado, você precisa organizar e registrar corretamente as ideias compartilhadas, priorizá-las e criar planos de ação.

Esta tela é criada em torno de componentes básicos em uma reunião, como brainstorming, priorização de ideias, planejamento de ações, etc. Edite ou adicione outros elementos à tela, conforme necessário, para realizar a sua reunião de forma eficaz.

Reunião Modelo de Tela para uma Comunicação Eficaz com a Equipe
Modelo de Reuniões Rápidas (Clique no modelo para editá-lo online)

Consulte o nosso guia para a realização de reuniões eficazes para saber mais.

Como melhorar a comunicação da equipe com elementos visuais

Planejamento de Sprint

O planejamento do Sprint também envolve muitas discussões com o objetivo de definir o que pode ser feito durante o Sprint e como o trabalho escolhido será feito. Reunindo todos estes elementos numa só tela, você pode olhar para eles lado a lado e obter uma rápida visão geral de tudo.

Tela de Planejamento de Sprint para Equipes
Tela de Planejamento de Sprint (Clique no modelo para editá-lo online)

Pronto para Experimentar Elementos Visuais para uma Comunicação Eficaz em Equipe?

Uma imagem vale mais do que mil palavras. Em vez de falar mil palavras para explicar ideias únicas em sua cabeça, você pode convertê-las em algo visual e tangível com um simples diagrama ou esboço, para ajudar os outros a compreendê-las melhor e mais rapidamente.

Você pode simplesmente alcançar uma comunicação eficaz da equipe incorporando uma tela em suas reuniões diárias, onde os participantes podem compartilhar e construir sobre suas idéias de uma forma visual (ou seja, fluxograma, mapa mental, infográfico, etc.) para explicá-las melhor aos outros.

Tem alguma dica para melhorar a comunicação da equipe? Informe-nos na seção de comentários abaixo. 

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