Os 10 maiores desafios de gerenciamento de projetos e como evitá-los

Se o projeto é um navio, a gestão do projeto é a sua vela. A gestão de projetos é o que fornece uma direção para que o projeto seja orientado para o sucesso. No entanto, pode-se enfrentar desafios sem precedentes no gerenciamento de projetos ao executá-lo.

O Creately em conjunto com a equipe da Proofhub e sua Diretora de Marketing Vartika Kashyap criaram um Chat no Twitter, com a intenção de esclarecer os 10 maiores desafios de gerenciamento de projetos e como evitá-los.

Abaixo está uma lista curada dos desafios e das respostas dos participantes ao serem abordados.

Desafios

  1. Desmontar silos e construir um ambiente que encoraje a colaboração e comunicação eficaz e eficiente do projecto
  2. A contribuição de um planejamento adequado para o sucesso do projeto
  3. Lidar com os desafios de gerenciamento de projetos que surgem quando a equipe do projeto não tem as habilidades necessárias para enfrentar o problema em questão
  4. Importância de um plano de contingência na gestão de projectos
  5. Criar um ambiente de responsabilização onde a equipa assuma a responsabilidade pelas suas acções e cumpra devidamente as suas funções atribuídas
  6. Melhorar o engajamento das partes interessadas e garantir que todos estejam na mesma página
  7. Estabelecer objectivos claros e critérios de sucesso para garantir o sucesso do projecto
  8. Importância de obter o Software de Gestão de Projectos certo
  9. Melhorando a colaboração da equipe do projeto e construindo confiança
  10. Atribuição de recursos a um projecto

Como desmontar silos e construir um ambiente que encoraje a colaboração e comunicação eficaz e eficiente dos projetos?

Uma equipe de projeto não pode funcionar em silos. O sucesso da execução de um projeto depende da eficácia gerada quando cada membro da equipe colabora com os outros no cumprimento das tarefas. Para isso, a equipe do Proofhub destacou a importância da realização de todas as comunicações relacionadas ao projeto através de um portal comum acessível por todos da equipe.

“Traga todos no mesmo portal de comunicação e deixe todas as equipes nucleares participarem sem restrições criativas. Cada um, ensina um!”

Proofhub

Elogiando a declaração do Proofhub, a CMO Vartika Kashyap também declarou que o uso de ferramentas de comunicação e a construção de equipes multifuncionais podem assegurar uma colaboração de projeto eficaz e eficiente.

“Construa equipes interfuncionais. Use ferramentas de comunicação. Possibilite uma cultura mais aberta e transparente”

Vartika Kashyap

E o trabalho remoto? A pandemia impulsionou um rápido aumento nos padrões de trabalho remoto devido a bloqueios e restrições de viagem. O Creately fez uma pergunta à Kashyap sobre os passos extras que uma companhia deve tomar ao se livrar de silos em um ambiente de trabalho remoto.

Em resposta, Kashyap enfatizou a importância da cultura de trabalho transparente.

“Faça da transparência a nova cultura. Trate a comunicação como uma via de dois sentidos. Combata travas de produtividade/empenhamento com iniciativas culturais virtuais”

Vartika Kashyap

Um estudo afirma que cerca de 39% dos projetos fracassam devido a falhas no planejamento do projeto. Como o planejamento contribui para o sucesso do projeto?

O ex-presidente americano Dwight D. Eisenhower disse uma vez que “os planos não são nada; o planejamento é tudo” Um plano é vital na realização de um projeto.

O Proofhub enfatizou a importância de se ter um plano de projeto adequado.

“O planejamento do projeto é semelhante à bússola e ao leme de um veleiro. Você ainda pode chegar ao seu destino sem eles, só vai demorar 100 anos a mais”

Proofhub

A participante Nandini Sehedev apontou os inúmeros benefícios de se ter um plano de projeto.

“O planejamento do projeto é vital para prevenir ou minimizar as ocorrências de risco e as taxas de falha. O planejamento do projeto ajuda a orientar patrocinadores, equipes, partes interessadas; e o gerente do projeto a navegar através das fases complicadas do projeto”

Nandini Sehdev

Como lidar com os desafios de gerenciamento de projetos que surgem quando a equipe do projeto não tem as habilidades necessárias para enfrentar o problema em questão?

Você pode enfrentar desafios ou problemas sem precedentes ao trabalhar em um projeto. Em tais circunstâncias, você pode ser capaz de resolvê-los sem um impacto notável no progresso do projeto, se você estiver armado com as habilidades necessárias para enfrentá-los. Imagine um cenário em que você não sabe como resolver um problema? Então qual é o caminho a seguir?

O Proofhub destacou que uma colaboração em equipe para visualizar o problema em questão resultaria em uma perspectiva diferente e prováveis resoluções.

“Reúna a equipe, faça-os falar, ouça-os e ajude-os a visualizar o que está errado. A maioria das equipes são capazes de resolver problemas, mas são lentas em percebê-los. Se você se tornar a luz guia deles, eles encontrarão o fim do túnel.”

Proofhub

Espaços de trabalho visuais, como o Creately, podem ser eficazes para rastrear seus passos e reavaliar os processos. Por exemplo, você pode usar um diagrama de causa e efeito para descobrir as causas raiz do problema e usar mapas mentais para pensar em soluções.

Diagrama de Causa e Efeito - desafios na gestão de projetos
Diagrama de Causa e Efeito (clique na imagem para editá-la online)

Como fechar as brechas de competências? Comunique-se abertamente e crie um ambiente onde os membros da equipe possam participar de experiências de aprendizagem envolventes.

“A comunicação aberta é essencial se você espera reduzir as brechas de habilidades com sucesso. Você também pode criar experiências de aprendizagem envolventes pois não é suficiente apenas conduzir programas de aprendizagem, mas avaliar se as suas estratégias são eficazes ou não”

Proofhub

Qual a importância de um plano de contingência na gestão de projetos?

Um velejo suave pode transformar-se numa tempestade a qualquer momento; e se não estiver armado com a proeza para resistir a ela, toda a missão pode chegar a um impasse. Um plano de contingência pode prepará-lo para enfrentar com sucesso circunstâncias inesperadas.

“Dizem muitas vezes que o seu Plano A nunca deve precisar de um Plano B. Mas na realidade, você precisa dos Planos C, D, E e F, só por precaução. Contingência é preocupar-se com problemas hoje que carregam o potencial de te deixar louco amanhã”

Proofhub
Plano de Contingência de Negócios - desafios de gerenciamento de projetos
Plano de Contingência de Negócios (clique na imagem para editá-lo online)

Como você pode criar um ambiente de atribuições onde a equipe assuma a responsabilidade por suas ações e cumpra devidamente suas funções atribuídas?

O primeiro passo para assegurar a responsabilização na gestão de projetos é identificar claramente os objetivos do projeto e atribuir responsabilidades aos membros da equipe em conformidade. No entanto, é importante notar que existe uma diferença entre atribuição e responsabilidade.

Por exemplo, um indivíduo que tenha sido designado para uma tarefa específica pode ser um membro atribuído da equipe. As atribuições são compartilháveis. Um membro da equipe responsável é o responsável máximo por uma tarefa.

Kashyap acredita que capacitar pessoas com as habilidades e recursos necessários para fazer seu trabalho as capacitará para serem responsáveis.

“O seu objetivo deve ser fornecer ao seu povo as competências e os recursos necessários para fazer o seu trabalho, e depois criar um ambiente onde seja fácil para eles assumirem a responsabilidade pelas suas decisões e ações”

Vartika Kashyap

Por outro lado, o Proofhub destacou que a compreensão clara das expectativas do projeto e das consequências das atribuições de cada indivíduo criará um ambiente de responsabilização.

“A responsabilidade é melhor compreendida quando as expectativas são claras, e as consequências são mais claras. Mostre-lhes o jogo todo – o alvo, o dardo, como acertar, e o que acontece quando falham”

Proofhub

O Creately colocou uma questão sobre “o que acontece quando os membros da equipe não cumprem as suas responsabilidades?” Em resposta, o Proofhub opinou que o primeiro passo é falar com o indivíduo e, depois, fornecer feedback sobre como o curso de ação precisa ser mudado.

“O seu primeiro passo é falar com os indivíduos em questão. Em seguida, forneça feedback, para que os indivíduos saibam o que precisam mudar. O que você aprende durante a discussão fornece contexto para as próximas ações que você tomar”

Proofhub

Um cliente que não esteja envolvido pode causar muitos problemas. Como melhorar o engajamento das partes interessadas e garantir que todos estejam na mesma página?

Outro fator determinante para o sucesso do projeto é o envolvimento das partes interessadas. Engajar as partes interessadas é buscar o apoio e o feedback das partes interessadas do projeto para assegurar que seus objetivos sejam alcançados.

Uma boa gestão das partes interessadas inclui uma análise adequada das partes interessadas, utilizando um registo para identificar os seus requisitos. O engajamento das partes interessadas tende a ser maior no início de um projeto e diminui ao longo do progresso. Para evitar isso, é importante manter uma comunicação constante com as partes interessadas através de ferramentas de trabalho em equipe, ferramentas de comunicação à distância, etc.

Modelo de Registo de Partes Interessadas - desafios de gestão de projectos
Modelo de Registo de Partes Interessadas (clique na imagem para a editar online)

“Dê aos seus clientes as atualizações minuto a minuto, os relatórios internos, relatórios atempados, e fale com eles num horário fixo. Atraia-os para o envolvimento e nunca precisará virar a página sobre eles. Isto é o que os nossos clientes mais gostam no uso do ProofHub”!

Proofhub

Metas e objetivos mal definidos podem afundar um projeto. Como estabelecer metas claras e critérios de sucesso para garantir o sucesso do projeto?

Você deve sempre estabelecer metas SMART. O próximo passo é a elaboração de um plano de ação claro para atingir esses objetivos, dentro da duração do projeto. Ter um plano de ação deste tipo permitirá compreender claramente quem é responsável pelo o quê, com prazos para cada tarefa.

Modelo de plano de acção - desafios de gestão de projectos
Modelo de plano de ação (clique na imagem para editá-la online)

“Um objetivo claro é algo que o cliente, o gerente e o funcionário – todos podem concordar. O segredo é não deixar que ninguém se antecipe na hora da definição de objetivos”

Proofhub

Sehdev reiterou que o estabelecimento de metas leva à definição de objetivos para alcançar essa meta. Esta será a sua luz orientadora ao longo de todo o projeto.

“Estabelecer uma meta está inclinado em direção ao desenvolvimento de uma proposta e definição de objetivos que ajudem a alcançar a meta. Quando você conhece suas metas, você pode definir os objetivos que são – o como, por que, e o que você precisa fazer para o planejamento do projeto”

Nandini Sehdev

Entretanto, Kashyap sublinhou que a combinação certa de planejamento, controle e monitoramento pode determinar como o projeto pode ser concluído dentro do seu cronograma e orçamento.

“A combinação certa de planejamento, controle e monitoramento pode fazer a diferença na forma como os gerentes de projeto concluem o projeto dentro do prazo, do orçamento e com resultados de alta qualidade”

Vartika Kashyap

Quão importante é ter o Software certo de Gestão de Projectos?

O software de gerenciamento de projetos certo pode aumentar a produtividade e a eficiência das equipes multifuncionais. Torna a comunicação mais rápida, mais fácil e auxilia o processo de tomada de decisão.

Para este fim, o Proofhub salientou que é uma das decisões mais importantes quando se trata de conduzir um projeto.

“De longe, uma das decisões mais importantes. A maioria das equipes percebem tarde demais o quanto podem melhorar com a ferramenta de gestão de projetos certa à sua disposição. 85.000+ dos nossos utilizadores concordariam!”

Proofhub

Quais são os principais fatores a ter em conta quando se compra uma ferramenta de gestão de projetos? Uma análise dos requisitos e objetivos do projeto definidos pela equipe o ajudará a determinar o software de gerenciamento de projeto que melhor funciona para você.

“Conheça seus desafios, para que você possa delinear melhor suas necessidades, entender como as ferramentas podem ajudar e definir os critérios para avaliar as ferramentas”

Proofhub

Como melhorar a colaboração da equipe do projeto e construir confiança?

A comunicação é fundamental para melhorar a colaboração no projeto e construir confiança. É importante criar um ambiente onde os membros da equipe possam compartilhar conhecimentos e trabalhar juntos para superar os desafios.

“Partilhe o conhecimento livremente. Aprenda uns com os outros. Desloque cargas de trabalho de forma flexível para quebrar gargalos inesperados, para ajudar uns aos outros a completarem trabalhos e cumprirem prazos, e para compartilhar recursos”

Vartika Kashyap

OProofhub também destacou que uma melhor comunicação resultará em melhor colaboração, já que todos podem compartilhar suas idéias.

“Colaboração é falar, e animar as pessoas da sua equipe para se expressarem. Os gerentes precisam encorajar novas idéias e deixar que todos se expressem livremente. Haverá melhor colaboração”

Proofhub

Ferramentas como o Creately podem ajudá-lo a colaborar melhor, em tempo real, mesmo que você esteja trabalhando remotamente. Tais ferramentas asseguram uma colaboração transfuncional suave.

Existem algumas técnicas para quebrar o gelo que podem ser usadas para construir confiança?

“Transparência, ofereça confiança à sua equipe, peça comunicação e feedback e responda à comunicação e feedback”

Proofhub

Que fatores devem ser considerados na alocação de recursos para um projeto?

A alocação eficaz de recursos visa atribuir recursos escassos da forma mais apropriada e econômica possível. Esta responsabilidade cabe muitas vezes ao gestor do projeto para assegurar que cada recurso é devidamente atribuído e contabilizado.

Enfatizando ainda mais a escassez de recursos, Kashyap mencionou que a gestão de projetos é sobre alcançar mais em menos.

“A alocação de recursos na gestão de projetos tem tudo a ver com conseguir mais em menos. Analise o objetivo do seu projeto. Identifique os recursos. Tenha um plano de backup para as mudanças do cliente. Divida o projeto em tarefas menores”

Vartika Kashyap

O Proofhub, por outro lado, enfatizou a importância em se ter uma ferramenta de gestão de projetos para torná-la mais eficiente.

“Tenha a disponibilidade de recursos e requisitos de competências para os objetivos de projetos. Tarefas existentes em mãos. Carga do projeto. Embora todas elas sejam necessárias, uma ferramenta inteligente de gerenciamento de projeto pode ajudá-lo a tornar esses pontos menos preocupantes”

Proofhub

Você é obrigado a enfrentar desafios e barreiras imprevisíveis ao gerenciar seu projeto. O importante é que você esteja equipado com as proezas e ferramentas certas para superar tais desafios e completar o projeto com sucesso.

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