Los 10 mayores desafíos de la gestión de proyectos y cómo evitarlos

Si el proyecto es un barco, la gestión del proyecto es su vela. La gestión de proyectos es lo que proporciona una directriz a un proyecto concreto para que pueda dirigirse hacia el éxito. Sin embargo, uno puede enfrentarse a retos de gestión de proyectos sin precedentes al ejecutar un proyecto.

Creately, junto con el equipo de Proofhub y su directora de marketing, Vartika Kashyap, organizó un chat en Twitter con el objetivo de arrojar luz sobre los 10 mayores retos de la gestión de proyectos y cómo evitarlos

A continuación se presenta una lista de los retos y las respuestas de los participantes para abordarlos.

Desafíos

  1. Desmantelar los silos y construir un entorno que fomente la colaboración y la comunicación eficaz y eficiente en los proyectos
  2. La contribución de una planificación adecuada al éxito del proyecto
  3. Manejar los desafíos de gestión de proyectos que surgen cuando el equipo del proyecto carece de las habilidades necesarias para abordar el problema en cuestión
  4. Importancia de un plan de contingencia en la gestión de proyectos
  5. Crear un entorno de responsabilidad en el que el equipo asuma la responsabilidad de sus acciones y cumpla debidamente las funciones que se le asignen
  6. Mejorar el compromiso de las partes interesadas y garantizar que todo el mundo está en la misma página
  7. Establecer objetivos claros y criterios de éxito para garantizar el éxito del proyecto
  8. La importancia de obtener el software de gestión de proyectos adecuado
  9. Mejorar la colaboración del equipo del proyecto y crear confianza
  10. Asignación de recursos a un proyecto

¿Cómo desmantelar los silos y crear un entorno que fomente la colaboración y la comunicación eficaz y eficiente en los proyectos?

Un equipo de proyecto no puede funcionar en silos. El éxito de la ejecución de un proyecto depende de la eficacia con que cada miembro del equipo colabore con los demás en el cumplimiento de las tareas. Para ello, el equipo de Proofhub destacó la importancia de realizar todas las comunicaciones relacionadas con el proyecto a través de un portal común accesible para todos los miembros del equipo.

“Poner a todos en el mismo portal de comunicación y dejar que todos los equipos nucleares participen sin restricciones creativas. Cada uno, enseñe a otro”

Proofhub

Como complemento a la declaración de Proofhub, el director de marketing Vartika Kashyap también afirmó que el uso de herramientas de comunicación y la creación de equipos multifuncionales pueden garantizar una colaboración eficaz y eficiente en los proyectos.

“Construir equipos interfuncionales. Utilice herramientas de comunicación. Permitir una cultura más abierta y transparente”

Vartika Kashyap

¿Y el trabajo a distancia? La pandemia ha impulsado un rápido aumento de los modelos de trabajo a distancia debido a los cierres y las restricciones de viaje. Creately dirigió una pregunta a Kashyap sobre los pasos adicionales que debe dar una empresa al deshacerse de los silos en un entorno de trabajo remoto.

En su respuesta, Kashyap destacó la importancia de una cultura de trabajo transparente.

“Hacer de la transparencia la nueva cultura. Trate la comunicación como una calle de doble sentido. Combatir los pozos de productividad/compromiso con iniciativas culturales virtuales”

Vartika Kashyap

Un estudio afirma que alrededor del 39% de los proyectos fracasan por deficiencias en la planificación del proyecto. ¿Cómo contribuye la planificación al éxito del proyecto?

El ex presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower afirmó en una ocasión que “Los planes no son nada; la planificación lo es todo” Un plan es vital a la hora de llevar a cabo un proyecto.

Proofhub destacó la importancia de contar con un plan de proyecto adecuado.

“La planificación de proyectos es similar a la brújula y el timón de un barco de vela. Puede que aún llegue a su destino sin ellos, sólo que tardará 100 años más”

Proofhub

La participante Nandini Sehedev señaló las numerosas ventajas de tener un plan de proyecto.

“La planificación del proyecto es vital para prevenir o minimizar la aparición de riesgos y los índices de fracaso. La planificación del proyecto ayuda a guiar a los patrocinadores, los equipos y las partes interesadas; y el director del proyecto navega a través de las fases complicadas del proyecto”

Nandini Sehdev

¿Cómo manejar los desafíos de la gestión de proyectos que surgen cuando el equipo del proyecto carece de las habilidades necesarias para abordar el problema en cuestión?

Es posible que te enfrentes a retos o problemas sin precedentes cuando trabajes en un proyecto. En tales circunstancias, es posible que pueda resolverlos sin un impacto notable en el progreso del proyecto, si está armado con las habilidades necesarias para abordarlos. ¿Imagina una situación en la que no sabe cómo resolver un problema? ¿Cuál es entonces el camino a seguir?

Proofhub subrayó que una colaboración en equipo para visualizar el problema en cuestión daría lugar a una perspectiva diferente y a probables resoluciones.

“Reúne al equipo, hazlo hablar, escúchalo y ayúdalo a visualizar lo que está mal. La mayoría de los equipos son capaces de resolver problemas, pero tardan en ponerse al día. Si te conviertes en su luz de guía, encontrarán el final del túnel”

Proofhub

Los espacios de trabajo visuales, como Creately, pueden ser eficaces para seguir los pasos y reevaluar los procesos. Por ejemplo, puedes utilizar un diagrama de causa y efecto para (se abre taña averiguar las causas fundamentales del problema y utilizar mapas mentales ( para hacer una lluvia de ideas sobre las soluciones.

Diagrama de causa y efecto - desafíos de la gestión de proyectos
Diagrama de causa y efecto (haga clic en la imagen para editarla en línea)

¿Cómo se pueden reducir las diferencias de competencias? Comunicarse abiertamente y crear un entorno en el que los miembros del equipo puedan participar en experiencias de aprendizaje atractivas.

“La comunicación abierta es esencial si se espera reducir las carencias de competencias con éxito. También se pueden crear experiencias de aprendizaje atractivas y no basta con llevar a cabo programas de aprendizaje, sino que hay que evaluar si las estrategias son eficaces o no.”

Proofhub

¿Qué importancia tiene un plan de contingencia en la gestión de proyectos?

Una vela tranquila puede convertirse en una tormenta en cualquier momento; y si no estás armado con la destreza necesaria para resistirla, toda la misión podría quedar paralizada. Un plan de contingencia puede prepararle para afrontar con éxito circunstancias inesperadas.

“Suelen decir que tu plan A nunca debe necesitar un plan B. Pero en realidad, necesitas el plan C, D, E y F, por si acaso. La contingencia consiste en preocuparse por los problemas de hoy que tienen el potencial de volverte loco mañana”

Proofhub
Plan de contingencia de la empresa: retos de la gestión de proyectos
Plan de Contingencia de la Empresa (haga clic en la imagen para editarla en línea)

¿Cómo se puede crear un entorno de responsabilidad en el que el equipo asuma la responsabilidad de sus acciones y cumpla debidamente las funciones que se le asignen?

El primer paso para garantizar la responsabilidad en la gestión de proyectos es identificar claramente los objetivos del proyecto y asignar las responsabilidades a los miembros del equipo en consecuencia. Sin embargo, es importante tener en cuenta que hay una diferencia entre rendición de cuentas y responsabilidad.

Por ejemplo, un individuo al que se le ha asignado una tarea específica puede ser un miembro responsable del equipo. La responsabilidad es compartida. Un miembro del equipo responsable es el que toma la decisión final de una tarea.

Kashyap cree que dotar a las personas de los conocimientos y recursos necesarios para hacer su trabajo les permitirá ser responsables.

“Tu objetivo debe ser proporcionar a tu gente las habilidades y los recursos necesarios para hacer su trabajo, y luego crear un entorno en el que sea fácil para ellos asumir la responsabilidad de sus decisiones y acciones”

Vartika Kashyap

Por otro lado, Proofhub destacó que una comprensión clara de las expectativas del proyecto y de las consecuencias de las responsabilidades de cada uno creará un entorno de responsabilidad.

“La responsabilidad se entiende mejor cuando las expectativas son claras, y las consecuencias son más claras. Enséñales todo el juego: la diana, el dardo, cómo acertar y qué pasa cuando fallan”

Proofhub

Creately planteó una pregunta: “¿Qué sucede cuando los miembros del equipo no cumplen con sus responsabilidades?” En respuesta, Proofhub opinó que el primer paso es hablar con el individuo y, en consecuencia, proporcionarle información sobre cómo debe cambiar el curso de acción.

“El primer paso es hablar con las personas afectadas. A continuación, proporcione información para que las personas sepan lo que hay que cambiar. Lo que se aprende en la discusión proporciona el contexto para las siguientes acciones que se toman”

Proofhub

Un cliente no implicado puede causar muchos problemas. ¿Cómo mejorar el compromiso de las partes interesadas y asegurarse de que todos están en la misma página?

Otro factor clave para el éxito del proyecto es el compromiso de las partes interesadas. La participación de las partes interesadas consiste en buscar el apoyo y la opinión de los interesados en el proyecto para garantizar el cumplimiento de sus objetivos.

Una buena gestión de las partes interesadas incluye un análisis adecuado de las mismas mediante un registro de las mismas para identificar sus requisitos. El compromiso de las partes interesadas tiende a ser mayor al inicio de un proyecto y disminuye a lo largo de su desarrollo. Para evitarlo, es importante mantener una comunicación constante con las partes interesadas a través de herramientas de colaboración, herramientas de comunicación a distancia, etc.

Plantilla de registro de las partes interesadas - retos de la gestión de proyectos
Plantilla de registro de partes interesadas (haga clic en la imagen para editarla en línea)

“Ofrezca a sus clientes actualizaciones minuto a minuto, las primicias, informes puntuales y hable con ellos en un horario fijo. Atraerlos para que se involucren y nunca tendrás que pasar la página de ellos. Esto es lo que más les gusta a nuestros clientes de usar ProofHub”

Proofhub

Unas metas y objetivos mal definidos pueden hundir un proyecto. ¿Cómo establecer objetivos y criterios de éxito claros para garantizar el éxito del proyecto?

Siempre debes establecer objetivos SMART. El siguiente paso es elaborar un plan de acción claro para alcanzar estos objetivos, dentro de la duración del proyecto. Con un plan de acción de este tipo se sabrá claramente quién es responsable de qué, con plazos para cada tarea.

Plantilla de plan de acción - retos de la gestión de proyectos
Plantilla del plan de acción (haga clic en la imagen para editarla en línea)

“Un objetivo claro es algo en lo que el cliente, el directivo y el empleado pueden estar de acuerdo. La clave es no dejar que nadie se adelante en la reunión de fijación de objetivos”

Proofhub

Sehdev reiteró que el establecimiento de metas lleva a la definición de objetivos para alcanzar esa meta. Esta será su luz de guía a lo largo del proyecto.

“El establecimiento de una meta se inclina hacia la elaboración de una propuesta y la posterior definición de objetivos que ayuden a alcanzar la meta. Cuando conoces tus metas, puedes definir los objetivos, es decir, el cómo, el por qué y el qué tienes que hacer para planificar el proyecto”

Nandini Sehdev

Mientras tanto, Kashyap subrayó que la combinación adecuada de planificación, control y seguimiento puede determinar que el proyecto se complete dentro de su plazo y presupuesto.

“La combinación adecuada de planificación, control y seguimiento puede marcar la diferencia en la forma en que los gestores de proyectos completan el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y con resultados de alta calidad.”

Vartika Kashyap

¿Qué importancia tiene conseguir el software de gestión de proyectos adecuado?

El software de gestión de proyectos adecuado puede mejorar la productividad y la eficiencia de los equipos multifuncionales. Hace que la comunicación sea más rápida y fácil y ayuda al proceso de toma de decisiones.

Para ello, Proofhub destacó que es una de las decisiones más importantes a la hora de realizar un proyecto.

“De lejos, una de las decisiones más importantes. La mayoría de los equipos se dan cuenta demasiado tarde de lo mucho que pueden mejorar con la herramienta de gestión de proyectos adecuada a su disposición. Más de 85.000 de nuestros usuarios estarían de acuerdo”

Proofhub

¿Cuáles son los principales factores que hay que tener en cuenta al comprar una herramienta de gestión de proyectos? Un análisis de los requisitos del proyecto y de los objetivos fijados por el equipo le ayudará a determinar el software de gestión de proyectos que más le conviene.

“Conozca sus retos, para poder perfilar mejor sus necesidades, entender cómo pueden ayudar las herramientas y definir los criterios para evaluarlas”

Proofhub

¿Cómo mejorar la colaboración del equipo de proyecto y crear confianza?

La comunicación es fundamental para mejorar la colaboración en los proyectos y generar confianza. Es importante crear un entorno en el que los miembros del equipo puedan compartir conocimientos y trabajar juntos para superar los retos.

“Compartir el conocimiento libremente. Aprender unos de otros. Cambia las cargas de trabajo de forma flexible para acabar con los cuellos de botella inesperados, para ayudarse mutuamente a completar los trabajos y cumplir los plazos, y para compartir los recursos”

Vartika Kashyap

También Proofhub destacó que una mejor comunicación dará lugar a una mejor colaboración, ya que todos pueden compartir sus ideas.

“La colaboración consiste en hablar, y animar a la gente de tu equipo a expresarse. Los directivos deben fomentar las nuevas ideas y dejar que todos se expresen libremente. Se producirá una mejor colaboración”

Proofhub

Herramientas como Creately pueden ayudarte a colaborar mejor, en tiempo real, incluso si trabajas a distancia. Estas herramientas garantizan una colaboración interfuncional sin problemas.

¿Existen algunas técnicas para romper el hielo que puedan utilizarse para generar confianza?

“Transparencia, ofrecer confianza a tu equipo, pedir comunicación y feedback y responder a la comunicación y al feedback”

Proofhub

¿Qué factores hay que tener en cuenta a la hora de asignar recursos a un proyecto?

La asignación eficaz de recursos tiene como objetivo asignar los escasos recursos de la manera más adecuada y económica posible. Esta responsabilidad suele recaer en el director del proyecto para garantizar que cada recurso se asigne y contabilice correctamente.

Haciendo más hincapié en la escasez de recursos, Kashyap mencionó que la gestión de proyectos consiste en conseguir más con menos.

“La asignación de recursos en la gestión de proyectos consiste en conseguir más con menos. Analice el alcance de su proyecto Identifique los recursos Tenga un plan de respaldo para los cambios del cliente Divida el proyecto en tareas más pequeñas”

Vartika Kashyap

Por su parte, Proofhub destacó la importancia de contar con una herramienta de gestión de proyectos para hacer más eficiente la gestión de los mismos.

Sisponibilidad de personal Requisitos de habilidades del proyecto objetivos del proyecto Tareas existentes a mano Carga del proyecto Aunque todo esto es necesario, una herramienta inteligente de gestión de proyectos puede ayudarle a que estos puntos sean menos preocupantes.”

Proofhub

Seguramente se enfrentará a retos y obstáculos imprevistos en la gestión de su proyecto. Lo importante es que esté equipado con la destreza y las herramientas adecuadas para superar esos retos y completar el proyecto con éxito.

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