10 plus grands défis de gestion de projet et comment les éviter

Si le projet est un navire, la gestion de projet est sa voile. La gestion de projet est ce qui fournit une directive à un projet particulier afin qu’il puisse être dirigé vers le succès. Cependant, il se peut que l’on soit confronté à des défis sans précédent en matière de gestion de projet lors de l’exécution d’un projet.

Creately, en collaboration avec l’équipe de Proofhub et son directeur du marketing, Vartika Kashyap, a organisé une discussion sur Twitter, dans le but de faire la lumière sur les 10 plus grands défis de la gestion de projet et sur la manière de les éviter.

Vous trouverez ci-dessous une liste des défis et les réponses des participants sur la façon de les relever.

Défis

  1. Démanteler les silos et créer un environnement qui encourage une collaboration et une communication efficaces et efficientes dans le cadre des projets
  2. La contribution d’une bonne planification à la réussite du projet
  3. Gérer les problèmes de gestion de projet qui surviennent lorsque l’équipe de projet ne dispose pas des compétences nécessaires pour s’attaquer au problème en question
  4. Importance d’un plan d’urgence dans la gestion de projet
  5. Créer un environnement de responsabilité où l’équipe assume la responsabilité de ses actions et remplit dûment les rôles qui lui sont assignés
  6. Améliorer l’engagement des parties prenantes et s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde
  7. Fixer des objectifs et des critères de réussite clairs pour garantir la réussite du projet
  8. Importance d’obtenir le bon logiciel de gestion de projet
  9. Améliorer la collaboration au sein de l’équipe de projet et instaurer la confiance
  10. Affecter des ressources à un projet

Comment démanteler les silos et construire un environnement qui encourage une collaboration et une communication efficaces et efficientes dans le cadre d’un projet ?

Une équipe de projet ne peut pas fonctionner en silos. La bonne exécution d’un projet dépend de l’efficacité avec laquelle chaque membre de l’équipe collabore à l’accomplissement des tâches. À cette fin, l’équipe de Proofhub a souligné l’importance de mener toutes les communications liées au projet via un portail commun accessible par tous les membres de l’équipe.

“Amenez tout le monde sur le même portail de communication et laissez toutes les équipes nucléaires participer sans restrictions créatives. Chacun, enseignez à l’autre !”

Proofhub

En complément de la déclaration de Proofhub, le directeur de la communication Vartika Kashyap a également déclaré que l’utilisation d’outils de communication et la constitution d’équipes interfonctionnelles peuvent garantir une collaboration efficace et efficiente dans le cadre d’un projet.

“Constituez des équipes interfonctionnelles. Utilisez des outils de communication. Permettre une culture plus ouverte et transparente.”

Vartika Kashyap

Qu’en est-il du travail à distance ? La pandémie a entraîné une augmentation rapide des modes de travail à distance en raison des fermetures et des restrictions de voyage. Creately a posé une question à Kashyap sur les mesures supplémentaires qu’une entreprise doit prendre pour éliminer les silos dans un environnement de travail à distance.

En réponse, Kashyap a souligné l’importance d’une culture de travail transparente.

“Faites de la transparence la nouvelle culture. Considérez la communication comme une voie à double sens. Combattre les pièges de la productivité et de l’engagement par des initiatives culturelles virtuelles.”

Vartika Kashyap

Une étude indique qu’environ 39 % des projets échouent en raison de lacunes dans la planification du projet. Comment la planification contribue-t-elle à la réussite du projet ?

L’ancien président américain Dwight D. Eisenhower a déclaré un jour que “les plans ne sont rien ; la planification est tout” Un plan est indispensable pour mener à bien un projet.

Proofhub a souligné l’importance de disposer d’un plan de projet adéquat.

“La planification du projet s’apparente à la boussole et au gouvernail d’un voilier. Vous pouvez toujours atteindre votre destination sans eux, ça prendra juste 100 ans de plus.”

Proofhub

La participante Nandini Sehedev a souligné les nombreux avantages d’avoir un plan de projet.

“La planification des projets est essentielle pour prévenir ou minimiser les risques et les taux d’échec. La planification du projet permet de guider les sponsors, les équipes, les parties prenantes ; et le chef de projet navigue à travers les phases délicates du projet.”

Nandini Sehdev

Comment gérer les problèmes de gestion de projet qui surviennent lorsque l’équipe de projet ne dispose pas des compétences nécessaires pour s’attaquer au problème en question ?

Vous pouvez être confronté à des défis ou des problèmes sans précédent lorsque vous travaillez sur un projet. Dans de telles circonstances, vous pouvez être en mesure de les résoudre sans impact notable sur l’avancement du projet, si vous êtes armé des compétences nécessaires pour les aborder. Imaginez un scénario dans lequel vous ne savez pas comment résoudre un problème ? Quelle est la voie à suivre alors ?

Proofhub a souligné qu’une collaboration d’équipe pour visualiser le problème en question permettrait d’obtenir une perspective différente et des résolutions probables.

“Réunissez l’équipe, faites-les parler, écoutez-les et aidez-les à visualiser ce qui ne va pas. La plupart des équipes sont capables de résoudre les problèmes mais sont lentes à les rattraper. Si vous devenez leur guide, ils trouveront le bout du tunnel.”

Proofhub

Les espaces de travail visuels tels que Creately peuvent être efficaces pour retracer vos étapes et réévaluer les processus. Par exemple, vous pouvez utiliser un diagramme de cause à effet pour ( déterminer les causes profondes du problème et utiliser des cartes mentales ( pour trouver des solutions.

Diagramme de cause à effet - défis de la gestion de projet
Diagramme de cause à effet (cliquez sur l’image pour l’éditer en ligne)

Comment combler les lacunes en matière de compétences ? Communiquer ouvertement et créer un environnement où les membres de l’équipe peuvent participer à des expériences d’apprentissage intéressantes.

“Une communication ouverte est essentielle si vous espérez réduire les écarts de compétences avec succès. Vous pouvez également créer des expériences d’apprentissage engageantes et il ne suffit pas de mener des programmes d’apprentissage, mais d’évaluer si vos stratégies sont efficaces ou non.”

Proofhub

Quelle est l’importance d’un plan d’urgence dans la gestion de projet ?

Une voile lisse peut se transformer en tempête à tout moment ; et si vous n’êtes pas armé des prouesses nécessaires pour y résister, toute la mission pourrait s’arrêter. Un plan d’urgence peut vous préparer à affronter avec succès des circonstances inattendues.

“On dit souvent que votre plan A ne devrait jamais avoir besoin d’un plan B. Mais en réalité, vous avez besoin des plans C, D, E et F, juste au cas où. La contingence consiste à se préoccuper aujourd’hui de problèmes qui risquent de vous rendre fou demain.”

Proofhub
Plan d'urgence de l'entreprise - défis de la gestion de projet
Plan d’urgence pour les entreprises (cliquez sur l’image pour l’éditer en ligne)

Comment créer un environnement de responsabilité où l’équipe assume la responsabilité de ses actions et remplit dûment les rôles qui lui sont assignés ?

La première étape pour garantir la responsabilité dans la gestion de projet consiste à identifier clairement les objectifs du projet et à attribuer les responsabilités aux membres de l’équipe en conséquence. Toutefois, il est important de noter qu’il existe une différence entre l’obligation de rendre des comptes et la responsabilité.

Par exemple, un individu qui a été affecté à une tâche spécifique peut être un membre responsable de l’équipe. La responsabilité est partageable. Un membre de l’équipe responsable est le décideur ultime d’une tâche.

M. Kashyap estime que le fait de donner aux gens les compétences et les ressources nécessaires pour faire leur travail leur permettra d’être plus responsables.

“Votre objectif devrait être de fournir à vos collaborateurs les compétences et les ressources nécessaires pour faire leur travail, puis de créer un environnement dans lequel il leur est facile d’assumer la responsabilité de leurs décisions et de leurs actions.”

Vartika Kashyap

D’autre part, Proofhub a souligné qu’une compréhension claire des attentes du projet et des conséquences des responsabilités de chacun créera un environnement de responsabilité.

“La responsabilité est mieux comprise lorsque les attentes sont claires et que les conséquences le sont aussi. Montrez-leur l’ensemble du jeu – la cible, la fléchette, comment frapper et ce qui se passe quand ils ratent.”

Proofhub

Creately a posé la question suivante : “Que se passe-t-il lorsque les membres de l’équipe ne remplissent pas leurs responsabilités ?” En réponse, Proofhub a indiqué que la première étape consiste à parler à la personne concernée et à lui fournir un retour d’information sur la manière dont la ligne de conduite doit être modifiée.

“Votre première démarche consiste à parler aux personnes concernées. Fournissez ensuite un retour d’information, afin que les individus sachent ce qu’il faut changer. Ce que vous apprenez au cours de votre discussion constitue le contexte des prochaines actions que vous entreprendrez.”

Proofhub

Un client non impliqué peut causer beaucoup de problèmes. Comment améliorer l’engagement des parties prenantes et s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde ?

L’engagement des parties prenantes est un autre facteur déterminant de la réussite d’un projet. L’engagement des parties prenantes consiste à rechercher le soutien et le retour d’information des parties prenantes du projet afin de garantir la réalisation de ses objectifs.

Une bonne gestion des parties prenantes comprend une analyse appropriée des parties prenantes en utilisant un registre des parties prenantes pour identifier leurs besoins. L’engagement des parties prenantes tend à être plus élevé au début d’un projet et à diminuer tout au long de son déroulement. Pour éviter cela, il est important de maintenir une communication constante avec les parties prenantes via des outils de collaboration, des outils de communication à distance, etc.

Modèle de registre des parties prenantes - défis de la gestion de projet
Modèle de registre des parties prenantes (cliquez sur l’image pour l’éditer en ligne)

“Donnez à vos clients des mises à jour minute par minute, des scoops internes, des rapports opportuns, et parlez-leur selon un horaire fixe. Attirez-les vers l’engagement et vous n’aurez jamais besoin de tourner la page sur eux. C’est ce que nos clients aiment le plus dans l’utilisation de ProofHub !”

Proofhub

Des buts et des objectifs mal définis peuvent faire échouer un projet. Comment fixer des objectifs et des critères de réussite clairs pour assurer la réussite du projet ?

Vous devez toujours fixer des objectifs SMART. L’étape suivante consiste à élaborer un plan d’action clair pour atteindre ces objectifs, dans le cadre de la durée du projet. Un tel plan d’action permettra de savoir clairement qui est responsable de quoi, avec des échéances pour chaque tâche.

Modèle de plan d'action - défis de la gestion de projet
Modèle de plan d’action (cliquez sur l’image pour l’éditer en ligne)

“Un objectif clair est quelque chose sur lequel le client, le manager et l’employé peuvent s’entendre. L’essentiel est de ne laisser personne prendre de l’avance dans la fixation des objectifs.”

Proofhub

Sehdev a rappelé que la fixation d’objectifs conduit à la définition d’objectifs pour atteindre ce but. C’est ce qui vous guidera tout au long du projet.

“La fixation d’un but est inclinée vers l’élaboration d’une proposition, puis la définition d’objectifs permettant d’atteindre ce but. Lorsque vous connaissez vos buts, vous pouvez définir les objectifs, c’est-à-dire le comment, le pourquoi et le ce que vous devez faire pour la planification du projet.”

Nandini Sehdev

Par ailleurs, M. Kashyap a souligné que la bonne combinaison de planification, de contrôle et de suivi peut déterminer comment le projet peut être achevé dans les délais et le budget prévus.

“La bonne combinaison de planification, de contrôle et de suivi peut faire la différence dans la façon dont les chefs de projet terminent le projet dans les délais, dans le budget et avec des résultats de haute qualité.”

Vartika Kashyap

Quelle est l’importance d’acquérir le bon logiciel de gestion de projet ?

Un bon logiciel de gestion de projet peut améliorer la productivité et l’efficacité des équipes interfonctionnelles. Elle rend la communication plus rapide, plus facile et facilite le processus de prise de décision.

À cet effet, Proofhub a souligné que c’est l’une des décisions les plus importantes lorsqu’il s’agit de mener un projet.

“De loin, l’une des décisions les plus importantes. La plupart des équipes réalisent trop tard à quel point elles peuvent s’améliorer avec le bon outil de gestion de projet à leur disposition. Plus de 85 000 de nos utilisateurs seraient d’accord !”

Proofhub

Quels sont les principaux facteurs à prendre en compte lors de l’achat d’un outil de gestion de projet ? Une analyse des exigences du projet et des objectifs fixés par l’équipe vous aidera à déterminer le logiciel de gestion de projet qui vous convient le mieux.

“Connaître vos défis, afin de mieux définir vos besoins, comprendre comment les outils peuvent vous aider et définir les critères d’évaluation des outils.”

Proofhub

Comment améliorer la collaboration au sein d’une équipe de projet et instaurer la confiance ?

La communication est essentielle pour améliorer la collaboration sur un projet et instaurer la confiance. Il est important de créer un environnement où les membres de l’équipe peuvent partager leurs connaissances et travailler ensemble pour relever les défis.

“Partagez librement vos connaissances. Apprenez les uns des autres. Répartir les charges de travail de manière flexible afin de supprimer les goulets d’étranglement inattendus, de s’entraider pour terminer les tâches et respecter les délais, et de partager les ressources.”

Vartika Kashyap

Proofhub a également souligné qu’une meilleure communication se traduira par une meilleure collaboration puisque chacun est autorisé à partager ses idées.

“La collaboration passe par la parole, et encouragez les membres de votre équipe à s’exprimer. Les managers doivent encourager les nouvelles idées et laisser chacun s’exprimer librement. Une meilleure collaboration s’ensuivra.”

Proofhub

Des outils tels que Creately peuvent vous aider à mieux collaborer, en temps réel, même si vous travaillez à distance. Ces outils garantissent une collaboration interfonctionnelle harmonieuse.

Y a-t-il des techniques pour briser la glace qui peuvent être utilisées pour établir la confiance ?

“Transparence, offrir la confiance à votre équipe, demander la communication et le feedback & répondre à la communication et au feedback”

Proofhub

Quels facteurs doivent être pris en compte lors de l’affectation de ressources à un projet ?

Une allocation efficace des ressources vise à affecter des ressources rares de la manière la plus appropriée et la plus économique possible. Cette responsabilité incombe souvent au chef de projet, qui doit s’assurer que chaque ressource est correctement affectée et comptabilisée.

Soulignant davantage la rareté des ressources, Kashyap a mentionné que la gestion de projet consiste à faire plus avec moins.

“L’allocation des ressources dans la gestion de projet consiste à faire plus avec moins. Analysez la portée de votre projet Identifiez les ressources Prévoyez un plan de secours en cas de changement de client Divisez le projet en tâches plus petites “

Vartika Kashyap

Proofhub, quant à lui, a souligné l’importance de disposer d’un outil de gestion de projet pour rendre la gestion de projet plus efficace.

Source disponible Besoins en compétences du projet objectifs du projet Tâches existantes Charge du projet Bien que tous ces éléments soient nécessaires, un outil de gestion de projet intelligent peut vous aider à rendre ces points moins préoccupants.”

Proofhub

Vous serez certainement confronté à des défis et des obstacles imprévus lors de la gestion de votre projet. L’important est que vous soyez équipé des prouesses et des outils adéquats pour surmonter ces difficultés et mener à bien le projet.

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