Comment utiliser efficacement les leçons apprises pour éviter l’échec du projet

Chaque projet est une expérience d’apprentissage. Les échecs nous alertent pour ne pas commettre à nouveau les mêmes erreurs. Les réussites nous guident pour naviguer efficacement dans nos projets actuels et futurs. Pour une gestion de projet réussie, il est nécessaire de mettre en place un processus adéquat permettant de saisir ces échecs, ces victoires et les domaines à améliorer. C’est ce que fait la méthode des enseignements tirés du projet.

Dans ce post, nous allons explorer comment éviter les échecs de projet en utilisant efficacement les leçons apprises. Les modèles fournis tout au long du post sont modifiables en ligne. Utilisez-les pour avancer dans vos tâches.

Quels sont les enseignements tirés des projets ?

Les leçons apprises sont les expériences clés – positives et négatives – recueillies tout au long du cycle de vie d’un projet ainsi qu’à sa conclusion. En réfléchissant à ces connaissances et à cette compréhension, vous pouvez convertir ce que vous avez appris en actions nécessaires pour améliorer les systèmes et processus actuels et garantir le succès des projets futurs.

Pour certaines organisations, les enseignements tirés de la gestion de projet sont un processus informel au cours duquel elles discutent et documentent les expériences du projet pendant la phase de clôture. D’autres organisations organisent une session sur les leçons apprises à la fin de chaque phase d’un projet. Les gestionnaires de projet, les membres de l’équipe de projet ainsi que les chefs d’équipe peuvent participer à la session sur les enseignements tirés afin d’examiner les rapports et de prendre des décisions sur la façon de convertir les connaissances acquises en actions.

Les sessions sur les enseignements tirés peuvent être menées à différentes phases du projet en fonction de sa complexité ; à la fin de chaque phase, à la conclusion du projet, ou en temps réel, au fur et à mesure.

Pourquoi les enseignements tirés devraient faire partie intégrante de la gestion de projet

Le fait que les enseignements tirés soient documentés et partagés au sein de l’organisation permet d’éviter et de réduire les risques d’échec. Il permet également de créer des meilleures pratiques qui peuvent être intégrées dans des projets futurs.

L’organisation de sessions sur les enseignements tirés contribue également à instaurer la confiance entre les membres de l’équipe ; en leur permettant de partager leur propre point de vue sur ce qui s’est bien ou mal passé pendant le projet, ils se sentiront plus impliqués et seront plus enclins à soutenir le processus de gestion du projet.

En fin de compte, les leçons apprises peuvent avoir un impact réel sur les processus de l’entreprise et le mode de fonctionnement des équipes.

Le processus des enseignements tirés

Le processus des enseignements tirés comprend cinq étapes. Elles visent à recueillir les leçons importantes apprises au cours du projet par les participants à la réunion, et à déterminer comment appliquer avec succès ces connaissances pour obtenir de meilleurs résultats lors de projets futurs. Les étapes sont les suivantes,

Processus des enseignements tirés du projet
Processus des enseignements tirés (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Étape 1 : Identifier les leçons apprises

Commencez par revoir ce qui s’est bien passé et ce qui s’est moins bien passé au cours du projet que vous venez de terminer et ce qui doit être amélioré. Cela doit être fait pendant la session sur les leçons apprises à laquelle participent les principales parties prenantes du projet.

  • En préparation de la session, l’animateur doit envoyer un questionnaire aux participants. Il doit comprendre des questions spécifiques liées aux différents aspects du projet (c’est-à-dire la gestion du projet, les ressources, la communication, les exigences, etc.) Il est tout aussi important d’obtenir leur avis sur ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et ce qui devrait être amélioré. Répondre à l’enquête aidera non seulement les participants à mieux se préparer à la session, mais les réponses elles-mêmes permettront d’orienter la discussion entre eux.
  • Résumez les résultats de l’enquête et analysez-les avec d’autres rapports clés au cours de la session pour identifier les échecs et les succès du projet. Des recommandations pour les améliorations futures du projet devraient être discernées à la fin de celui-ci.

Vous pouvez utiliser un tableau similaire à celui ci-dessous pour enregistrer les réactions et les points clés discutés pendant la session.

Modèle de leçons apprises
Modèle de leçons apprises (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Étape 2 : Documenter les leçons apprises

L’étape suivante du processus consiste à documenter les résultats à l’aide d’un rapport détaillé. Il doit inclure le retour d’information du participant sur les forces et les faiblesses du projet et des recommandations d’amélioration.

Une fois le rapport terminé, partagez-le avec les parties prenantes internes et externes du projet. Si vous pouvez créer un aperçu du rapport détaillé pour la direction, le rapport complet peut être envoyé en pièce jointe pour référence ultérieure.

Étape 3 : Analyser les leçons apprises

Pendant cette phase du processus, analysez et organisez les leçons apprises afin de déterminer comment les appliquer. On décide alors de la formation nécessaire pour les employés et des améliorations à apporter aux processus de gestion de projet.

Dans un deuxième temps, vous pouvez créer un plan d’action décrivant les étapes nécessaires, les parties/services responsables, les ressources et un calendrier.

Modèle de plan d'action pour les leçons tirées d'un projet
Modèle de plan d’action (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Étape 4 : Archiver les leçons apprises

Stockez tous les documents relatifs aux enseignements tirés dans un endroit facilement accessible, comme un lecteur partagé (par exemple Google Drive), afin que l’équipe de projet, les autres équipes de l’organisation et les parties prenantes puissent y avoir facilement accès.

Étape 5 : Récupérer les leçons apprises

Se référer aux documents sur les enseignements tirés pour améliorer les processus actuels du projet. Optimisez la récupération de ces documents en créant des dossiers pour chaque type de projet et en les organisant correctement par date ou par nom de projet. Si l’outil que vous utilisez pour stocker les rapports offre une fonction de recherche par mot clé, il sera beaucoup plus facile pour quiconque de les retrouver.

Comment éviter les échecs de projets grâce aux leçons apprises

Voici quelques étapes que vous pouvez intégrer dans votre processus d’enseignements tirés du projet pour en assurer la réussite.

Organiser fréquemment des sessions sur les enseignements tirés

Beaucoup de choses peuvent aller mal ou bien dans un projet, surtout s’il s’agit d’une initiative complexe de grande envergure. Il serait donc judicieux d’enregistrer les informations clés plus tôt plutôt que d’attendre la fin du projet. Au fil du temps, vous risquez de ne pas retenir les informations essentielles ou, dans le cas d’un échec, de les négliger intentionnellement.

Disposer d’un processus et d’un ensemble d’outils standardisés

De nombreuses organisations ne parviennent pas à saisir les enseignements tirés des projets, faute d’un processus défini.

La mise en place d’une série d’étapes appropriées rend le processus plus nécessaire et peut aider l’équipe à prendre l’habitude d’enregistrer les leçons apprises au cours des projets. De même, le fait de disposer d’un ensemble prédéfini d’outils à utiliser pour recueillir les informations, stocker les rapports et les documents, et les partager au sein de l’organisation, contribuera à rationaliser le processus.

Utiliser les enseignements tirés de la planification des risques

Au cours de l’évaluation des risques d’un nouveau projet, consultez les rapports sur les enseignements tirés des projets pertinents afin d’identifier facilement les risques potentiels. Ensuite, vous pourrez passer à l’élaboration de stratégies d’atténuation.

Disposer d’une équipe qui a tiré les leçons de son expérience

Vous pouvez appliquer la méthode des leçons apprises – ou enregistrer activement les expériences, les idées et les impressions en temps réel – tout au long du projet. Clarifiez la manière dont vous allez appliquer la méthode et sélectionnez une équipe qui participera et jouera un rôle actif.

Une bonne pratique consiste à inclure des membres de différents domaines du projet afin de recueillir des perspectives diverses. Le nombre de membres de l’équipe doit être compris entre 3 et 10.

La tenue d’un tel journal des expériences du projet permettra ainsi d’organiser des sessions de leçons apprises plus efficaces.

Modèle de rapport sur les enseignements tirés
Modèle de rapport sur les enseignements tirés (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Comment utiliseriez-vous les leçons apprises en gestion de projet ?

Nous avons défini ce que sont les leçons apprises dans la gestion de projet, le processus des leçons apprises, et comment appliquer efficacement la méthode pour éviter l’échec du projet ainsi que des modèles utiles dans ce post.

Veillez à ce que la saisie, l’analyse et l’apprentissage des enseignements tirés fassent partie de chaque projet que vous réalisez. Il est tout aussi important de planifier la prochaine série d’étapes pour appliquer efficacement les enseignements tirés. Cet effort continu contribuera à cultiver une culture d’amélioration permanente au sein de votre organisation.

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