Como usar efetivamente as lições aprendidas para evitar o fracasso do projeto

Cada projeto é uma experiência de aprendizagem. As falhas alertam-nos para não voltarmos a cometer os mesmos erros. Os sucessos nos guiam para navegar efetivamente em nossos projetos atuais e futuros. Um processo adequado para capturar essas falhas, ganhos e áreas de melhoria são necessários para o sucesso do gerenciamento do projeto. Isso é o que o método das lições aprendidas do projeto faz.

Neste post, vamos explorar como evitar falhas de projeto efetivamente usando as lições aprendidas. Os modelos fornecidos ao longo do post são editáveis online. Use-os para avançar com as suas tarefas.

O que são as Lições Aprendidas no Projeto?

As lições aprendidas são as experiências-chave – tanto positivas como negativas – recolhidas ao longo do ciclo de vida de um projeto, bem como na sua conclusão. Refletindo sobre esse conhecimento e entendimento, você pode converter o que foi aprendido em ações necessárias para melhorar os sistemas e processos atuais para garantir o sucesso de projetos futuros.

Para algumas organizações, as lições aprendidas na gestão de projetos é um processo informal onde discutem e documentam experiências de projetos durante a fase de encerramento. Outras organizações realizam uma sessão de lições aprendidas no final de cada fase de um projeto. Gerentes de projeto, membros da equipe do projeto, bem como líderes de equipe podem participar da sessão de lições aprendidas para rever os relatórios e tomar as decisões sobre como converter o feedback adquirido em ações.

As lições aprendidas podem ser conduzidas em diferentes fases do projeto com base na sua complexidade; no final de cada fase, na conclusão do projeto, ou em tempo real em que acontecem.

Por que as lições aprendidas devem ser parte integrante da gestão do projeto

Ter as lições aprendidas documentadas e compartilhadas por toda a organização ajuda a evitar e reduzir as chances de fracasso. Também ajuda a criar melhores práticas que podem ser incorporadas em empreendimentos futuros.

A realização de sessões de lições aprendidas também ajuda a construir confiança entre os membros da equipe; permitir que eles compartilhem sua própria perspectiva sobre o que deu certo e errado durante o projeto permitirá que eles se sintam mais envolvidos e os encorajaram a apoiarem mais o processo de gerenciamento do projeto.

Em última análise, as lições aprendidas podem ter um impacto real nos processos da empresa e na forma como as equipes operam.

O processo das lições aprendidas

O processo das lições aprendidas inclui cinco passos. O objetivo é coletar lições importantes aprendidas durante o projeto com os participantes da reunião e determinar como aplicar com sucesso esse conhecimento para alcançar melhores resultados em projetos futuros. Os passos são,

Processo de Lições Aprendidas no Projeto
Processo das Lições Aprendidas (Clique no modelo para editá-lo online)

Passo 1: Identifique as lições aprendidas

Comece por rever o que correu bem e o que não correu tão bem durante o projeto que acabou de completar e o que precisa de ser melhorado. Isto deve ser feito durante a sessão de lições aprendidas com a participação das principais partes interessadas do projeto.

  • Em preparação para a sessão, o facilitador deve enviar uma pesquisa aos participantes. Deve incluir questões específicas relacionadas com os diferentes aspectos do projeto (isto é, gestão do projeto, recursos, comunicação, requisitos, etc.). Igualmente importante é obter seu feedback sobre o que funcionou, o que não funcionou e o que deve ser melhorado nele. Responder ao questionário não só ajudará os participantes a se prepararem melhor para a sessão, mas as próprias respostas ajudarão a orientar a discussão entre eles.
  • Resumir os resultados da pesquisa e analisá-los juntamente com outros relatórios-chave durante a sessão para identificar falhas e vitórias do projeto. As recomendações para futuras melhorias do projeto devem ser discutidas até o final do mesmo.

Você pode usar um gráfico semelhante ao abaixo para registrar o feedback e os pontos-chave discutidos durante a sessão.

Modelo de Lições Aprendidas
Modelo de Lições Aprendidas (Clique no modelo para editá-lo online)

Passo 2: Documente as lições aprendidas

A próxima etapa do processo é documentar os resultados com um relatório detalhado. Deve incluir o feedback do participante sobre os pontos fortes e fracos do projeto e recomendações para a sua melhoria.

Quando o relatório estiver completo, compartilhe-o com as partes interessadas internas e externas relevantes do projeto. Enquanto você pode criar uma visão geral do relatório detalhado para a liderança, o relatório extenso pode ser enviado como um anexo para referência posterior.

Passo 3: Analise as lições aprendidas

Durante esta fase do processo, analise e organize as lições aprendidas a fim de determinar como aplicá-las. O treinamento necessário para os funcionários e as melhorias nos processos de gerenciamento de projetos são então decididos.

Como passo adicional, você pode criar um plano de ação delineando as etapas necessárias, partes/departamentos responsáveis, recursos e um cronograma.

Modelo de Plano de Ação para Lições de Projeto Leaned
Modelo de Plano de Ação (Clique no modelo para editá-lo online)

Passo 4: Arquive as lições aprendidas

Armazene todos as lições aprendidas em um local de fácil acesso, como em uma unidade compartilhada (ou seja, Google Drive), tornando-as prontamente disponíveis para a equipe do projeto, bem como para outras equipes da organização e partes interessadas.

Passo 5: Recupere as lições aprendidas

Consulte os documentos de lições aprendidas para melhorar os processos atuais do projeto. Otimize a recuperabilidade desses documentos criando pastas para cada tipo de projeto e organizando-os adequadamente por data ou nome do projeto. Se a ferramenta que você usa para armazenar os relatórios oferece capacidade de busca por palavras-chave, seria muito mais fácil para qualquer um recuperá-los.

Como evitar falhas de projeto com as lições aprendidas

Aqui estão alguns passos que você pode incorporar ao seu projeto as lições aprendidas no processo para garantir o seu sucesso.

Conduza sessões de lições aprendidas frequentemente

Muitas coisas podem dar errado ou certo em um projeto, especialmente quando se trata de uma iniciativa de grande complexidade. Por isso, seria bom registrar informações-chave mais cedo em vez de esperar até o final do projeto. À medida que o tempo passa, você pode não conseguir reter as informações-chave ou, no caso de um não sucesso, a informação pode ser intencionalmente examinada.

Tenha um processo padrão e um conjunto de ferramentas

As organizações muitas vezes não conseguem captar as lições aprendidas durante os projetos porque lhes falta um processo definido.

Um conjunto adequado de passos a seguir faz parecer mais necessário e pode ajudar a equipe a cair em uma rotina de registro das lições aprendidas durante os projetos. Da mesma forma, ter um conjunto pré-definido de ferramentas a serem utilizadas para recolher a informação, armazenar os relatórios e documentos, e partilhá-los por toda a organização, ajudará ainda a agilizar mais o processo.

Aproveite as lições aprendidas durante o planejamento de riscos

Durante a avaliação de risco de um novo projeto, consulte os relatórios de lições aprendidas no passado de projetos relevantes para identificar facilmente os riscos potenciais. Posteriormente, você pode passar para o desenvolvimento de estratégias de otimização do processo.

Tenha uma equipa de aprendizagem de lições

Você pode aplicar o método das lições aprendidas – ou registrar ativamente experiências, opiniões e impressões em tempo real – ao longo de todo o projeto. Esclareça como você aplicará o método e selecione uma equipe para participar e assumir um papel ativo.

Uma melhor prática é incluir membros de diferentes áreas do projeto, de modo a coletar perspectivas diversas. Mantenha o número de membros da equipe entre 3 e 10.

A manutenção de um livro de registo de experiências do projeto ajudará, assim, a realizar sessões de lições aprendidas mais eficazes.

Modelo de Relatório de Lições Aprendidas
Modelo de Relatório de Lições Aprendidas (Clique no modelo para editá-lo online)

Como você usaria as lições aprendidas no gerenciamento de projetos?

Definimos o que são lições aprendidas no gerenciamento de projetos, o processo de lições aprendidas e como aplicar efetivamente o método para evitar o fracasso do projeto juntamente com modelos úteis neste post.

Certifique-se de que a captura, análise e aprendizagem das lições aprendidas é parte de cada projeto que você faz. Igualmente importante é planejar o próximo conjunto de passos para aplicar efetivamente as lições aprendidas. Este esforço contínuo ajudará a criar uma cultura de melhoria contínua dentro da sua organização.

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