O Guia Fácil para a Reengenharia de Processos de Negócios

 A reengenharia dos processos empresariais é um elemento crucial na agenda de muitas grandes e pequenas empresas em muitos setores, sendo os setores de manufatura e bancário/financeiro os líderes no quesito. Permite às organizações verem os seus processos de negócio de uma nova perspectiva para entenderem como redesenhá-los e melhorarem a sua forma de trabalhar.

Neste guia, o nosso objetivo é simplificar o conceito de reengenharia dos processos de negócio, explicando o que é e quais as etapas do processo. Também fornecemos modelos de processos empresariais que você pode usar imediatamente para dar início ao seu próprio projeto BPR.

O que é a Reengenharia os Processos de Negócios

“A reengenharia dos processos de negócios é o repensar fundamental e o redesenho radical dos processos empresariais para alcançar melhorias dramáticas em medidas críticas e contemporâneas de desempenho, tais como custo, qualidade, serviço e velocidade”Michael Hammer e James Champy

A reengenharia de processos de negócio é uma abordagem utilizada para melhorar o desempenho organizacional, aumentando a eficiência e eficácia dos processos que existem em toda a organização. Além do redesenho dos processos de negócio, envolve também o redesenho dos sistemas e estruturas organizacionais associados.

Normalmente, razões como novas oportunidades de mercado, aumento da concorrência, mau desempenho financeiro e diminuição da quota de mercado desencadeiam a necessidade de uma transformação do processo empresarial.

A RPN envolve a análise e transformação de vários componentes principais de um negócio. Estes incluem,

  • Estratégia
  • Organização
  • Processo
  • Tecnologia
  • Cultura

A RPN inclui três fases: fase de análise, fase de projeto e fase de implementação. Também é referido como redesenho de processos empresariais, gestão de mudança de processos empresariais e transformação de negócios.

Etapas de Reengenharia de Processos de Negócios
Modelo de RPN trifásico proposto por Cross Feather e Lynch (Clique no modelo para editá-lo online)

Benefícios da Reengenharia de Processos de Negócios

A RPN desempenha um papel importante na melhoria do desempenho organizacional em termos de custo, qualidade, entrega, produtividade dos funcionários, etc. E também ajuda a

  • Agilizar os processos e sistemas de negócios
  • As empresas a adaptarem-se facilmente aos tempos de mudança e reduzirem as despesas operacionais
  • Melhorar a rentabilidade da empresa e sustentar a vantagem competitiva
  • Aumentar a produtividade dos funcionários
  • Aumentar a satisfação do cliente através da melhoria da qualidade dos produtos e serviços

Princípios da Reengenharia de Processos de Negócios

Aqui estão os 7 princípios da reengenharia propostos por Michael Hammer e James Champy

  1. Organize-se em torno de resultados, não de tarefas.
  2. Identifique todos os processos da organização e priorize-os em ordem de urgência de redesenho
  3. Integre o trabalho de processamento de informação no trabalho real que produz a informação
  4. Trate recursos dispersos geograficamente como se estivessem centralizados
  5. Ligue atividades paralelas no fluxo de trabalho em vez de apenas integrar os seus resultados
  6. Coloque o ponto de decisão onde o trabalho é realizado, e construa o controle no processo
  7. Capture a informação uma vez e na fonte

Para saber mais detalhes sobre estes princípios, consulte este recurso.

Implementação de RPN | Etapas da Reengenharia de Processos de Negócios

A reengenharia de um processo centra-se no redesenho de um processo como um todo, o que inclui repensar fundamentalmente a forma como o trabalho organizacional deve ser feito a fim de alcançar uma melhoria drástica. É isso que diferencia a RPN da melhoria de processos que se concentra apenas na melhoria funcional ou incremental.

A reengenharia pode não ser apropriada em todas as situações, especialmente se os seus processos precisarem apenas de otimização e se a sua organização não estiver à procura de uma mudança dramática. Nesse caso, você pode optar por uma técnica de melhoria de processo.

Passo 1: Defina a visão e os objetivos do negócio

É aqui que a gerência sênior precisa identificar a situação do negócio; expectativas dos clientes, concorrência, oportunidades, etc.

Isso facilitará a compreensão da necessidade de mudança e criará uma visão clara de onde a empresa precisa estar no futuro. Em seguida, clarifique os objetivos, tanto em termos qualitativos como quantitativos.

Passo 2: Monte uma equipe competente

A equipe que você selecionar precisa ser multifuncional porque a experiência e as percepções de todos os níveis da organização são necessárias para minimizar as chances de fracasso.

Deve ser responsabilidade da alta gerência ter uma visão clara das atividades que precisam ser realizadas e fornecer direção estratégica. Você também precisa ter um gerente operacional que conheça os meandros dos processos. É igualmente importante ter os engenheiros certos com diferentes conhecimentos de várias áreas para completar a equipe.

Nesta fase, é importante ter os objetivos e as estratégias corretamente delineados. Você também pode realizar pesquisas e atividades de avaliação da empresa para identificar as necessidades dos clientes e analisar a concorrência.

Nesta etapa, também é necessário comunicar o caso empresarial para a mudança e os objetivos do projeto ao resto dos colaboradores. Isto também os encorajará a dar o seu feedback e os ajudará a se prepararem para o que está por vir.

Passo 3: Entenda o processo atual

Nesta etapa, você precisa selecionar o(s) processo(s) que será(ão) redesenhado(s). Os processos que estão quebrados, são interfuncionais, que agregam valor, têm gargalos ou têm alto impacto na organização, etc., podem ser priorizados.

Uma vez selecionados, mapeie-os usando fluxogramas ou mapas de processo para analisá-los minuciosamente para identificar as lacunas, ineficiências, bloqueios, etc.

Modelo de fluxo de processos empresariais
Modelo de fluxo de processos de negócios (Clique no modelo para editá-lo online)

Em seguida, defina os indicadores-chave de desempenho certos para os processos, a fim de monitorar se o processo ganhou o efeito desejado, uma vez implementados.

Passo 4: Redesenhe o processo

Tendo em mente a sua visão, redesenhe um novo processo que supere de forma eficaz as ineficiências do processo anterior. Aqui você criará um mapa de estado futuro que destaca as soluções que você identificou para as questões do processo do estado atual.

Fluxo do processo de verificação em background
Fluxo do processo de verificação de background (Clique no modelo para editá-lo online)

Passo 5: Implemente o processo de reengenharia

Uma vez que o processo tenha sido redesenhado, você pode executar um pequeno teste para ver como ele funciona, monitorando com os indicadores-chave de desempenho que você definiu anteriormente. Isso permitirá que você faça os ajustes necessários ao processo antes de implementá-lo em toda a empresa. Se o novo processo funcionar melhor que o atual, você pode implementá-lo em uma escala maior.

Metodologias de RPN

Existem várias metodologias de reengenharia de processos de negócio por aí, e listamos algumas delas abaixo, juntamente com as etapas. Elas destacam mais formas de reengenharia de processos de negócios, além das que discutimos acima.

Metodologia Hammer/Champy

A metodologia introduzida por Hammer e Champy popularizou a reengenharia de processos empresariais. Ela envolve seis passos.

Passo 1: O CEO que inicia o processo de reengenharia deve apresentá-lo aos funcionários, explicando a situação atual da empresa e sua visão de futuro para a empresa.

Passo 2: Identifique os processos empresariais em termos de como interagem dentro da empresa e em relação ao mundo exterior. Aqui os mapas de processo podem ser usados para visualizar os processos.

Passo 3: Selecione os processos que têm potencial para trazer valor à empresa uma vez que sejam remodelados e aqueles que são fáceis de serem remodelados..

Passo 4: Analise o desempenho atual dos processos, ao contrário do que se espera deles no futuro.

Passo 5: Redesenhe o processo de negócio selecionado usando criatividade, pensamento lateral e imaginação.

Passo 6: Implemente os processos redesenhados.

A Metodologia Davenport

Davenport coloca a tecnologia da informação no centro da reengenharia de negócios. O modelo Davenport tem seis passos.

Passo 1: Desenvolva a visão empresarial e os objetivos do processo.

Passo 2: Identifique os processos de negócio que devem passar por uma reengenharia. Davenport aconselha a seleção de não mais de 15 processos de cada vez.

Passo 3: Compreenda o funcionamento e o desempenho dos processos selecionados. E estabelecer avaliações de desempenho para os processos de reengenharia.

Passo 4: Estude como as ferramentas e aplicações de tecnologia da informação podem ser aplicadas aos processos de negócio recém-desenhados.

Passo 5: Desenhe um protótipo funcional do novo processo de negócio. Permita que a equipe estude o protótipo e identifique áreas para melhoria.

Passo 6: Implemente o protótipo testado em toda a organização.

Metodologia Manganelli/ Klein

Manganelli e Klein afirmam focar apenas nos processos de negócio que são cruciais para os objetivos estratégicos da empresa e para as necessidades dos clientes.

Passo 1: Peça a todos os envolvidos que definam metas e se preparem para o projeto de reengenharia de negócios.

Passo 2: Selecione os principais processos de negócios para serem redesenhados.

Passo 3: Estude o desempenho atual dos processos selecionados e determine o desempenho futuro que você deseja alcançar.

Passo 4: Desenvolva o modelo das tecnologias de informação para suportar novos processos. E crie novos ambientes de trabalho para as pessoas.

Passo 5: Implemente os processos redesenhados e os novos ambientes de trabalho dentro da organização.

Metodologia Kodak

Desenvolvida pela organização internacional Kodak, a metodologia Kodak é aplicada em todas as instalações da Kodak em todo o mundo.

Passo 1: Planejar o projeto de reengenharia do processo e definir todas as regras e procedimentos de administração do projeto.

Passo 2: Reúna sua equipe de projeto, escolha gerentes de projeto e crie um modelo de processo abrangente para a organização.

Passo 3: Redesenhe os processos selecionados. Esta etapa deve terminar com um plano de implementação piloto dos processos redesenhados.

Passo 4: Implemente os processos recém-desenhados em toda a organização. Ajuste a infra-estrutura da organização aos requisitos dos novos processos.

Passo 5: O último passo é realizado paralelamente aos outros passos. Aqui a equipe do projeto deve encontrar maneiras de lidar com os obstáculos que podem ocorrer durante o projeto de reengenharia.

Quais são as suas ideias sobre a RPN?

Esperamos que este guia tenha ajudado-o a pegar o jeito da reengenharia de processos de negócios. Tem mais perguntas? Compartilhe-as na seção de comentários abaixo. 

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