La guía fácil para la reingeniería de procesos comerciales

La reingeniería de los procesos de negocio es un elemento crucial en la agenda de muchas empresas, tanto grandes como pequeñas y en diversos  sectores, especialmente  la manufactura y la banca/finanzas. Permite a las empresas  ver sus procesos comerciales  desde una nueva perspectiva para entender cómo rediseñarlos para mejorar su funcionamiento.

En esta guía pretendemos simplificar el concepto de reingeniería de procesos de negocio explicando en qué consiste y los pasos del proceso. También hemos proporcionado plantillas de procesos empresariales que puede utilizar de inmediato para poner en marcha su propio proyecto de BPR.

Qué es la reingeniería de procesos empresariales

La reingeniería empresarial es el replanteamiento fundamental y el rediseño radical de los procesos de negocio para conseguir mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, como costos, calidad, servicio y rapidez”Michael Hammer y James Champy

La reingeniería de procesos de negocio es un enfoque utilizado para mejorar el rendimiento de la organización mediante el aumento de la eficiencia y la eficacia de los procesos que existen en toda la organización. Además del rediseño de los procesos empresariales, también implica el rediseño de los sistemas asociados y las estructuras organizativas.

Por lo general, razones como las nuevas oportunidades de mercado, el aumento de la competencia, los malos resultados financieros y la disminución de la cuota de mercado desencadenan la necesidad de una transformación de los procesos empresariales.

La BPR implica el análisis y la transformación de varios componentes importantes de una empresa. Entre ellas se encuentran,

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  • Estrategia
  • Organización
  • Proceso
  • Tecnología
  • Cultura

La BPR incluye tres fases: fase de análisis, fase de diseño y fase de aplicación. También se denomina rediseño de procesos empresariales, gestión del cambio de procesos empresariales y transformación empresarial.

Pasos de la reingeniería de procesos empresariales
Modelo BPR de tres fases propuesto por Cross Feather y Lynch (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Beneficios de la reingeniería de procesos empresariales

La BPR desempeña un papel importante en la mejora del rendimiento de la organización en términos de costes, calidad, entrega, productividad de los empleados, etc. También ayuda a

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  • Crear flujos eficientes en  los procesos y sistemas empresariales
  • Que las empresas se adapten fácilmente a los nuevos tiempos y reduzcan costes operativos. 
  • Mejorar la rentabilidad de la empresa y mantener la ventaja competitiva.
  • Aumentar la productividad de los empleados
  • Aumentar la satisfacción del cliente mejorando la calidad de los productos y servicios

Principios de la reingeniería de procesos empresariales

Estos son los 7 principios de reingeniería propuestos por Michael Hammer y James Champy

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  1. Organícese en torno a los resultados, no a las tareas.
  2. Identificar todos los procesos de la organización y priorizarlos por orden de urgencia de rediseño.
  3. Integrar los procesos del tratamiento  la información directamente en el proceso que genera esa información. .
  4. Tratar los recursos geográficamente dispersos como si estuvieran centralizados
  5. Vincular actividades paralelas en el flujo de trabajo en lugar de limitarse a integrar sus resultados.
  6. Decidir  el lugar donde se realiza el trabajo, e incorporar el control en el proceso.
  7. Capturar la información sólo una vez y desde  la fuente.

Para conocer estos principios con más detalle, consulte este recurso.

Implementación de BPR | Pasos de la Reingeniería de Procesos de Negocio

La reingeniería de un proceso se centra en el rediseño de un proceso en su conjunto, lo que incluye un replanteamiento fundamental de la forma en que debe realizarse el trabajo de la organización para lograr una mejora drástica. Eso es lo que diferencia a la BPR de la mejora de procesos, que sólo se centra en la mejora funcional o incremental.

La reingeniería puede no ser apropiada en todas las situaciones, especialmente si sus procesos sólo requieren optimización y si su organización no está buscando someterse a un cambio dramático. En tal caso, puede optar por una técnica de mejora de procesos.

Paso 1: Establecer la visión y los objetivos empresariales

Aquí es donde la alta dirección tiene que identificar la situación del negocio; las expectativas de los clientes, la competencia, las oportunidades, etc.

Esto facilitará la comprensión de la necesidad de cambio y creará una visión clara de dónde debe estar la empresa en el futuro. A continuación, aclare los objetivos en términos cualitativos y cuantitativos.

Paso 2: Establecer un equipo competente

El equipo que elija debe ser multifuncional, ya que se necesitan conocimientos y percepciones de todos los niveles de la organización para minimizar las posibilidades de fracaso.

Debe ser responsabilidad de la alta dirección tener una visión clara de las actividades que hay que llevar a cabo y proporcionar una dirección estratégica. También es necesario contar con un gerente  operativo que conozca las entrañas  de los procesos. Es igualmente importante contar con los ingenieros adecuados con diferentes conocimientos de varios campos para que el equipo esté completo.

En esta fase, es importante tener bien perfilados los objetivos y las estrategias. También puede realizar encuestas y actividades de evaluación comparativa para identificar las necesidades de los clientes y analizar la competencia.

En este paso, también es necesario comunicar al resto de los empleados el argumento empresarial para el cambio y los objetivos del proyecto. Esto fomentará también sus comentarios y les ayudará a prepararse para lo que está por venir.

Paso 3: Comprender el proceso actual

En este paso, tiene que seleccionar el proceso o procesos que va a rediseñar. Se pueden priorizar aquellos procesos que están rotos, que son interfuncionales, que aportan valor, que tienen cuellos de botella o que tienen un alto impacto en la organización, etc.

Una vez que los haya seleccionado, haga un mapa de ellos utilizando diagramas de flujo o mapas de procesos para analizarlos a fondo e identificar las lagunas, las ineficiencias, los bloqueos, etc.

Plantilla de flujo de procesos empresariales
Plantilla de flujo de procesos empresariales (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

A continuación, defina los KPI adecuados para los procesos con el fin de supervisar que el proceso ha obtenido el efecto deseado una vez que los haya implementado.

Paso 4: Rediseñar el proceso

Teniendo en cuenta su visión, re-diseñe un nuevo proceso que supere eficazmente las ineficiencias del proceso anterior. Aquí creará un mapa del estado futuro que destaque las soluciones que ha identificado para los problemas del proceso del estado actual.

Flujo del proceso de verificación de antecedentes
Flujo del proceso de verificación de antecedentes (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Paso 5: Implementar el proceso de reingeniería

Una vez rediseñado el proceso, puede realizar una pequeña prueba para ver cómo funciona mediante el seguimiento con los KPIs que ha definido anteriormente. Esto le permitirá realizar los ajustes necesarios en el proceso antes de implementarlo en toda la empresa. Si el nuevo proceso funciona mejor que el actual, puede aplicarlo a mayor escala.

Metodologías de BPR

Existen varias metodologías de reingeniería de procesos empresariales, y a continuación hemos enumerado algunas de ellas, junto con los pasos. Destacan más formas de reingeniería de los procesos empresariales además de lo que hemos comentado anteriormente.

Metodología Hammer/Champy

La metodología introducida por Hammer y Champy popularizó la reingeniería de procesos empresariales. Se trata de seis pasos.

Paso 1: El director general que inicie el proceso de reingeniería debe presentarlo a los empleados explicando la situación actual de la empresa y su visión de futuro para la misma.

Paso 2: Identificar los procesos empresariales en términos de cómo interactúan dentro de la empresa y en relación con el mundo exterior. En este caso se pueden utilizar mapas de procesos para visualizarlos.

Paso 3: Seleccione los procesos que tienen el potencial de aportar valor a la empresa una vez rediseñados y los que son fáciles de rediseñar.

Paso 4: Analizar el rendimiento actual de los procesos frente a lo que se espera de ellos en el futuro.

Paso 5: Rediseñar el proceso empresarial seleccionado utilizando la creatividad, el pensamiento lateral y la imaginación.

Paso 6: Aplicar los procesos rediseñados.

La metodología Davenport

Davenport sitúa la tecnología de la información en el centro de la reingeniería empresarial. El modelo de Davenport abarca seis pasos.

Paso 1: Desarrollar la visión empresarial y los objetivos de los procesos.

Paso 2: Identificar los procesos de negocio que deben ser rediseñados. Davenport aconseja no seleccionar más de 15 procesos a la vez.

Paso 3: Comprender el funcionamiento y el rendimiento de los procesos seleccionados. Y establecer puntos de referencia de rendimiento para los procesos rediseñados.

Paso 4: Estudiar cómo pueden aplicarse las herramientas y aplicaciones de las tecnologías de la información a los nuevos procesos empresariales diseñados.

Paso 5: Diseñar un prototipo funcional del nuevo proceso empresarial. Permita que el equipo estudie el prototipo e identifique las áreas de mejora.

Paso 6: Implementar el prototipo probado en toda la organización.

Metodología Manganelli/ Klein

Manganelli y Klein afirman que sólo hay que centrarse en aquellos procesos empresariales que son cruciales para los objetivos estratégicos de la empresa y los requisitos de los clientes.

Paso 1: Pedir a todos los implicados que definan los objetivos y se preparen para el proyecto de reingeniería empresarial.

Paso 2: Seleccionar los procesos empresariales clave para su rediseño

Paso 3: Estudiar el rendimiento actual de los procesos seleccionados y determine el rendimiento futuro que desea alcanzar.

Paso 4: Desarrollar el diseño de la tecnología de la información para apoyar los nuevos procesos. Y diseñar nuevos entornos de trabajo para las personas.

Paso 5: Implementar los procesos rediseñados y los nuevos entornos de trabajo dentro de la organización.

Metodología Kodak

Desarrollada por la organización internacional Kodak, la metodología Kodak se aplica en todas las instalaciones de Kodak en el mundo.

Paso 1: Planificar el proyecto de reingeniería de procesos y definir todas las normas y procedimientos de administración del proyecto.

Paso 2: Reunir a su equipo de proyecto, asignar gestores de proyecto y diseñar un modelo de proceso completo para la organización.

Paso 3: Rediseñar los procesos seleccionados. Este paso debe concluir con un plan de implantación piloto de los procesos rediseñados.

Paso 4: Implementar los nuevos procesos diseñados en toda la organización. Ajustar la infraestructura de la organización a los requisitos de los nuevos procesos.

Paso 5: El último paso se realiza en paralelo a los otros pasos. En este punto, el equipo del proyecto debe encontrar la manera de hacer frente a los obstáculos que puedan surgir durante el proyecto de reingeniería.

¿Cuáles son sus ideas sobre la BPR?

Esperamos que esta guía le haya ayudado a entender la reingeniería de procesos empresariales. ¿Tiene más preguntas? Compártalas  en la sección de comentarios más abajo. 

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