La guía esencial sobre cómo realizar una lluvia de ideas en línea

Dado que este año hay más equipos que tienen que trabajar desde casa, es importante identificar cómo agilizar los procesos de trabajo, ahora más que nunca.

Especialmente un proceso como el brainstorming, una actividad organizada, detallada y a veces incluso minuciosa. Incluso, si se realiza in situ, el brainstorming requiere el compromiso y la atención plena de los participantes.

Y cuando todo el mundo trabaja desde casa, se presentan más obstáculos que superar.

¿Has leído ya nuestra Guía definitiva para trabajar desde casa?

Sigue leyendo para saber cómo realizar una lluvia de ideas en línea con tu equipo de trabajo a distancia en 6 pasos.

Paso 1: Identificar a los asistentes

Aunque en general es eficaz mantener el número de asistentes entre 8 y 10 cuando se realiza una lluvia de ideas en línea, contar con un equipo diverso es fundamental para que la sesión de lluvia de ideas tenga éxito.

En función del objetivo de la reunión, los asistentes pueden variar. Asegúrate de que el equipo que elijas incluye a personas con diferentes habilidades y conocimientos relevantes para el tema que se va a tratar.

Haz que las cosas sean más eficaces incluyendo una mezcla de personas introvertidas y extrovertidas, y de participantes creativos y no creativos. De este modo, se obtendrán respuestas más diversas.

En el lugar, todo lo que hay que hacer para verificar su disponibilidad es darse la vuelta y preguntar. Pero, cuando todos trabajan en distintas partes del continente o del mundo, es importante que te esfuerces en consultarlos antes de decidir la hora de la sesión.

Paso 2: Enviar un correo electrónico de introducción para la reunión

El propósito de este correo electrónico introductorio es hacer saber a tu equipo lo que puede esperar y permitirle prepararse para la sesión con antelación.

El correo electrónico debe incluir detalles que expliquen el objetivo de la sesión (es decir, el problema y la solución que se busca), cualquier material de apoyo, el orden del día, los enlaces a las herramientas o recursos pertinentes, el calendario del evento y la invitación por correo electrónico a la reunión.

Una vez enviado el correo electrónico, haz un seguimiento (ya sea con otro correo electrónico o a través de su plataforma de chat) y verifica que han recibido la invitación. También puede aprovechar la ocasión para recordarles que deben investigar sobre el tema para recopilar ideas con antelación, lo que a su vez ahorrará tiempo durante la sesión.

Paso 3: Elije una herramienta eficaz para la lluvia de ideas en línea

Ya sea que la herramienta elegida es una plataforma de mensajería, una videoconferencia o una pizarra online, asegúrate de que es lo suficientemente potente como para satisfacer las necesidades de tu equipo de trabajo remoto.

Slack:

Slack no es sólo una plataforma de chat, sino que también puede servir como tablero de control para el brainstorming. Selecciona un canal específico (o crea uno nuevo) para la sesión y notifica a todos la hora y el propósito, ya sea mediante una invitación por correo electrónico o en el propio canal. Durante la sesión, todos pueden aportar sus ideas como nuevos mensajes. Al final de la sesión, tendrás toda una lista de ideas que luego podrás analizar y priorizar.

Reunión de Google Hangouts:

Esta es una gran herramienta para las videoconferencias, especialmente con un grupo grande de personas. Aunque, al igual que en una sesión de brainstorming en persona, puedes discutir asuntos durante una videollamada, también puedes utilizar la opción de chat para introducir un mensaje de texto. Sin embargo, para que las cosas sean más eficaces, es mejor asignar a un facilitador que se encargue de anotar las ideas de los demás.

Creately:

Creately es una pizarra online en la que los equipos pueden colaborar en tiempo real sobre ideas utilizando visuales o diagramas como los mapas mentales. Antes de la reunión, crea y nombra un documento y comparte el acceso a él añadiendo sus direcciones de correo electrónico o simplemente compartiendo el enlace del documento en tu canal de Slack para dar acceso instantáneo a tu equipo. También puedes utilizar el plugin de Creately para Google Drive para crear y gestionar tus archivos directamente desde Google Drive. Una vez iniciada la sesión, todo el mundo puede compartir sus ideas en el lienzo (los cambios se reflejarán en la vista previa del enlace que has compartido en tu canal de Slack también).

Paso 4: Establece un límite de tiempo y cúmplelo

Una cosa que se pasa por alto durante una sesión de brainstorming a distancia es el tiempo. Sin embargo, es importante respetar el horario del participante, ya que cualquier tiempo adicional dedicado a la reunión le restará tiempo personal.

A veces los equipos distribuidos no están siempre en la misma zona horaria. Aunque para ti sea justo después del desayuno, tomarse media hora más para concluir la reunión puede interrumpir su hora de comer.

Paso 5: Apóyese en métodos adecuados de brainstorming

Aunque existen muchas técnicas de brainstorming, no todas pueden funcionar durante una sesión de brainstorming online. Por ejemplo, una técnica como el role storming puede encajar mejor si todos están en la misma sala.

Y tampoco todas las técnicas pueden servir para el tema en torno al cual se hace la lluvia de ideas. Por ejemplo, los mapas mentales funcionan mejor para la generación de ideas, mientras que una técnica como los 5 porqués o el análisis de causa y efecto pueden ayudar mejor a resolver un problema o a encontrar la causa raíz de un asunto.

Plantilla de mapa mental para Brainstorm Online
Plantilla de mapa mental para lluvia de ideas en línea (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Es importante mencionar el método que se utilizará al principio de la sesión y aclarar también las reglas o directrices asociadas a la técnica.

Aquí tienes una lista de herramientas útiles para la generación de ideas. Están vinculados a recursos que explican cómo utilizarlos.

Paso 6: Concluir la reunión

Una vez que hayas reunido toda la información que desees, dedica un tiempo (que también debería estar incluido en la agenda) a clasificar y resumirla.

Un diagrama de afinidad puede ayudarte a clasificar los datos, priorizarlos y presentar los resultados al equipo y a las partes interesadas.

La guía esencial sobre cómo hacer una lluvia de ideas en línea

Plantilla de diagrama de afinidad para Brainstorm Online
Plantilla de diagrama de afinidad (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

La creación de un plan de acción viene a continuación, lo que en sí mismo requeriría otra reunión. O, si también lo has programado en el orden del día, puedes utilizar una plantilla de plan de acción para calcular rápidamente los puntos.

Plantilla de plan de acción para Brainstorm Online
Plan de acción (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

¿Preparado para su próxima reunión de brainstorming en línea?

El brainstorming en línea es más eficaz que el presencial por algunas buenas razones. Reduce los momentos en los que los participantes dominantes toman el control eclipsando a sus compañeros más introvertidos. Al aumentar la sensación de anonimato, el brainstorming virtual anima a estos participantes introvertidos a compartir sus ideas creativas con más ganas.

Además, al no estar todo el mundo en la misma sala, la lluvia de ideas en línea aumenta la diversidad de ideas; como la posibilidad de ser influenciado por las ideas de los demás es mínima, se obtendrán múltiples y variadas ideas de los participantes.

¿Tienes algún consejo para compartir con nosotros sobre cómo realizar con éxito una lluvia de ideas en línea? Háganoslo saber en los comentarios a continuación. 

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