De eenvoudige gids voor het herontwerpen van bedrijfsprocessen

Re-engineering van bedrijfsprocessen is een cruciaal element op de agenda van zowel grote als kleine ondernemingen in vele sectoren, met de verwerkende industrie en het bank- en financiewezen als belangrijkste sectoren. Het stelt organisaties in staat hun bedrijfsprocessen vanuit een nieuw perspectief te bekijken om te begrijpen hoe ze opnieuw kunnen worden ontworpen om de manier waarop ze werken te verbeteren.

In deze gids willen wij het concept van business process reengineering vereenvoudigen door uit te leggen wat het is en wat de processtappen zijn. Wij hebben ook bedrijfsproces-sjablonen verzorgd die je meteen kunt gebruiken om je eigen BPR-project op te starten.

Wat is Business Process Re-engineering

Business Re-engineering is het fundamenteel heroverwegen en radicaal herontwerpen van bedrijfsprocessen om dramatische verbeteringen te bereiken in kritische, hedendaagse prestatiemaatstaven, zoals kosten, kwaliteit, service en snelheid”Michael Hammer en James Champy

Herontwerpen van bedrijfsprocessen is een aanpak die wordt gebruikt om de prestaties van de organisatie te verbeteren door de efficiƫntie en de doeltreffendheid van de bestaande processen in de organisatie te verhogen. Naast het herontwerpen van bedrijfsprocessen gaat het ook om het herontwerpen van de bijbehorende systemen en organisatiestructuren.

Gewoonlijk zijn er redenen zoals nieuwe marktkansen, toenemende concurrentie, slechte financiƫle prestaties en een dalend marktaandeel die een transformatie van de bedrijfsprocessen noodzakelijk maken.

BPR omvat de analyse en transformatie van verschillende belangrijke onderdelen van een bedrijf. Deze omvatten,

    null
  • Strategie
  • Organisatie
  • Proces
  • Technologie
  • Cultuur

BPR omvat drie fasen: analysefase, ontwerpfase, en implementatiefase. Het wordt ook wel herontwerp van bedrijfsprocessen, veranderingsmanagement van bedrijfsprocessen en bedrijfstransformatie genoemd.

Bedrijfsproces Reengineering Stappen
Driefasig BPR-model voorgesteld door Cross Feather en Lynch (Klik op het sjabloon om het online te bewerken)

Voordelen van Business Process Re-engineering

BPR speelt een belangrijke rol bij de verbetering van de prestaties van de organisatie op het gebied van kosten, kwaliteit, levering, productiviteit van de werknemers, enz. Het helpt ook

    null
  • Bedrijfsprocessen en -systemen stroomlijnen
  • Bedrijven passen zich gemakkelijk aan veranderende tijden aan en verlagen hun bedrijfskosten
  • De winstgevendheid van het bedrijf verbeteren en het concurrentievoordeel behouden
  • Verhoog de productiviteit van je werknemers
  • De klanttevredenheid verhogen door de kwaliteit van producten en diensten te verbeteren

Principes van Business Process Re-engineering

Hieronder volgen de 7 principes van re-engineering voorgesteld door Michael Hammer en James Champy

    null
  1. Organiseer rond resultaten, niet rond taken.
  2. Identificeer alle processen van de organisatie en rangschik ze op prioriteit in volgorde van urgentie voor herontwerp
  3. Integreer informatieverwerking in het echte werk dat de informatie produceert
  4. Geografisch verspreide hulpbronnen behandelen alsof zij gecentraliseerd zijn
  5. Parallelle activiteiten in de workflow koppelen in plaats van alleen hun resultaten te integreren
  6. Leg het beslissingspunt daar waar het werk wordt uitgevoerd, en bouw controle in het proces in
  7. Informatie eenmalig en bij de bron vastleggen

Raadpleeg deze bron voor meer informatie over deze beginselen.

BPR Implementatie | Bedrijfsproces Re-engineering Stappen

Re-engineering van een proces is gericht op het herontwerpen van een proces als geheel, waarbij fundamenteel wordt heroverwogen hoe het werk van de organisatie moet worden gedaan om tot een drastische verbetering te komen. Dat is wat BPR onderscheidt van procesverbetering, die alleen gericht is op functionele of incrementele verbetering.

Re-engineering is misschien niet in alle situaties geschikt, vooral als je processen alleen geoptimaliseerd hoeven te worden en als je organisatie niet op zoek is naar ingrijpende veranderingen. In zo’n geval kun je kiezen voor een procesverbeteringstechniek.

Stap 1: De visie en bedrijfsdoelstellingen bepalen

Hier moet het hogere management de bedrijfssituatie in kaart brengen; verwachtingen van de klant, concurrentie, kansen, enz.

Dit zal het gemakkelijker maken de noodzaak van verandering in te zien en een duidelijke visie te creƫren van waar het bedrijf in de toekomst moet staan. Verduidelijk vervolgens de doelstellingen, zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve zin.

Stap 2: Een competent team samenstellen

Het team dat je selecteert moet multifunctioneel zijn, omdat expertise en inzichten uit alle lagen van de organisatie nodig zijn om de kans op mislukking zo klein mogelijk te maken.

Het is de verantwoordelijkheid van het topmanagement om een duidelijke visie te hebben op de activiteiten die moeten worden uitgevoerd en om strategische richting te geven. Je hebt ook een operationeel manager nodig die het reilen en zeilen van de processen kent. Het is even belangrijk om de juiste ingenieurs te hebben met verschillende expertise op verschillende gebieden om het team compleet te maken.

In dit stadium is het belangrijk dat de doelstellingen en strategieĆ«n goed worden uitgestippeld. Je kunt ook enquĆŖtes en benchmarkingactiviteiten uitvoeren om de behoeften van de klant vast te stellen en de concurrentie te analyseren.

In deze stap is het ook nodig om de business case voor verandering en de doelstellingen van het project te communiceren naar de rest van de werknemers. Dit zal ook hun feedback aanmoedigen en hen helpen zich voor te bereiden op wat komen gaat.

Stap 3: Het huidige proces begrijpen

In deze stap moet je het (de) proces(sen) selecteren die je opnieuw gaat ontwerpen. Dergelijke processen kunnen worden geprioriteerd als ze kapot zijn, functieoverschrijdend zijn, waarde toevoegen, knelpunten hebben of een grote impact op de organisatie hebben, enz.

Zodra je ze hebt geselecteerd, breng je ze in kaart met behulp van flowcharts of process maps om ze grondig te analyseren en de hiaten, inefficiƫnties, blokkades, enz. te identificeren.

Bedrijfsproces stroom sjabloon
Bedrijfsprocesstroom-sjabloon (Klik op het sjabloon om het online te bewerken)

Bepaal vervolgens de juiste KPI’s voor de processen om na te gaan of het proces het gewenste effect heeft gesorteerd zodra je het hebt geĆÆmplementeerd.

Stap 4: Herontwerp het proces

Herontwerp, met je visie in het achterhoofd, een nieuw proces dat de inefficiĆ«nties van het vorige proces effectief ondervangt. Hier creĆ«er je een future-state map die de oplossingen aangeeft die je hebt geĆÆdentificeerd voor de problemen van het huidige state-proces.

Proces van achtergrondcontrole
Proces flow voor achtergrondcontrole (Klik op het sjabloon om het online te bewerken)

Stap 5: Het herontworpen proces implementeren

Zodra het proces opnieuw is ontworpen, kun je een kleine test uitvoeren om te zien hoe het werkt door te controleren met de KPI’s die je eerder hebt gedefinieerd. Zo kun je het proces bijsturen voordat het in het hele bedrijf wordt ingevoerd. Als het nieuwe proces beter werkt dan het huidige, kun je het op grotere schaal toepassen.

BPR-methodologieƫn

Er bestaan verschillende methodologieƫn voor business process re-engineering, en wij hebben er hieronder enkele opgesomd, samen met de stappen. Zij belichten meer manieren om bedrijfsprocessen te re-engineeren, naast hetgeen wij hierboven hebben besproken.

Hamer/Champy Methodologie

De door Hammer en Champy geĆÆntroduceerde methodologie populariseerde business process re-engineering. Het bestaat uit zes stappen.

Stap 1: De CEO die het re-engineering proces initieert zou het moeten introduceren bij de werknemers door de huidige situatie van het bedrijf en zijn/haar toekomstige visie voor het bedrijf uit te leggen.

Stap 2: Identificeer bedrijfsprocessen in termen van hun interactie binnen het bedrijf en in relatie tot de buitenwereld. Hier kunnen proceskaarten worden gebruikt om de processen te visualiseren.

Stap 3: Selecteer de processen die waarde kunnen toevoegen aan het bedrijf zodra ze opnieuw zijn ontworpen en de processen die gemakkelijk opnieuw kunnen worden ontworpen.

Stap 4: Analyseer de huidige prestaties van de processen in vergelijking met wat ervan wordt verwacht in de toekomst.

Stap 5: Herontwerp het geselecteerde bedrijfsproces met behulp van creativiteit, lateraal denken en verbeelding.

Stap 6: Implementeren van de herontworpen processen.

De Davenport Methodologie

Davenport plaatst informatietechnologie in het hart van business re-engineering. Het Davenport model omvat zes stappen.

Stap 1: Ontwikkelen van bedrijfsvisie en procesdoelstellingen.

Stap 2: Identificeer de bedrijfsprocessen die moeten worden geherstructureerd. Davenport raadt aan niet meer dan 15 processen tegelijk te selecteren.

Stap 3: De werking en prestaties van de geselecteerde processen begrijpen. En stel prestatiemaatstaven op voor de herziene processen.

Stap 4: Bestuderen hoe informatietechnologie-instrumenten en -toepassingen kunnen worden toegepast op de nieuw ontworpen bedrijfsprocessen.

Stap 5: Ontwerp een werkend prototype van het nieuwe bedrijfsproces. Laat het team het prototype bestuderen en verbeterpunten aanwijzen.

Stap 6: Implementeer het geteste prototype in de hele organisatie.

Manganelli/ Klein Methodologie

Manganelli en Klein stellen dat men zich alleen moet richten op die bedrijfsprocessen die van cruciaal belang zijn voor de strategische doelstellingen van het bedrijf en de eisen van de klant.

Stap 1: Vraag alle betrokkenen om de doelstellingen te bepalen en zich voor te bereiden op het business re-engineering project.

Stap 2: Selecteer de belangrijkste bedrijfsprocessen voor herontwerp

Stap 3: Bestudeer de huidige prestaties van de geselecteerde processen en bepaal de toekomstige prestaties die je wilt bereiken.

Stap 4: Ontwikkelen van informatietechnologie ontwerp ter ondersteuning van nieuwe processen. En ontwerp nieuwe werkomgevingen voor de mensen.

Stap 5: De herontworpen processen en de nieuwe werkomgevingen binnen de organisatie implementeren.

Kodak Methodologie

De Kodak-methodologie is ontwikkeld door de internationale Kodak-organisatie en wordt toegepast in alle Kodak-faciliteiten wereldwijd.

Stap 1: Plan het project voor procesherontwikkeling en stel alle regels en procedures voor de projectadministratie vast.

Stap 2: Stel je projectteam samen, wijs projectmanagers aan, en ontwerp een uitgebreid procesmodel voor de organisatie.

Stap 3: Herontwerp de geselecteerde processen. Deze stap moet worden afgesloten met een plan voor een proefimplementatie van de herontworpen processen.

Stap 4: Implementeer de nieuw ontworpen processen in de hele organisatie. De infrastructuur van de organisatie aanpassen aan de eisen van de nieuwe processen.

Stap 5: De laatste stap wordt parallel met de andere stappen uitgevoerd. Hier moet het projectteam manieren vinden om met de hindernissen om te gaan die zich tijdens het re-engineering project kunnen voordoen.

Wat zijn je ideeƫn over BPR?

Wij hopen dat deze gids je heeft geholpen bij het onder de knie krijgen van business process re-engineering. Heb je nog meer vragen? Deel het in de commentaar sectie hieronder. 

Laat een reactie achter

*
*

10 + 6 =

Terug naar boven