Prosty przewodnik po reorganizacji procesów biznesowych

Reorganizacja procesów biznesowych jest kluczowym elementem w agendzie wielu dużych jak i małych firm w wielu branżach takich jak produkcja, bankowość i wiele więcej. Pozwala to organizacjom spojrzeć na swoje procesy biznesowe z nowej perspektywy, aby zrozumieć, jak je przeprojektować w celu poprawy sposobu ich działania.

W tym przewodniku staramy się uprościć koncepcję reinżynierii procesów biznesowych poprzez wyjaśnienie, czym ona jest i jakie są etapy procesu. Udostępniliśmy również szablony procesów biznesowych, które można od razu wykorzystać do rozpoczęcia własnego projektu BPR.

Co to jest reorganizacja procesów biznesowych

„Business Reengineering jest fundamentalnym przemyśleniem i radykalnym przeprojektowaniem procesów biznesowych w celu osiągnięcia radykalnej poprawy w krytycznych, współczesnych miarach wydajności, takich jak koszty, jakość, obsługa i szybkość”. Michael Hammer i James Champy

Reorganizacja procesów biznesowych jest podejściem stosowanym w celu poprawy wyników organizacji poprzez zwiększenie wydajności i efektywności procesów, które istnieją w całej organizacji. Oprócz przeprojektowania procesów biznesowych, obejmuje ono również przeprojektowanie związanych z nimi systemów i struktur organizacyjnych.

Zwykle takie przyczyny jak nowe możliwości rynkowe, rosnąca konkurencja, słabe wyniki finansowe i malejący udział w rynku powodują potrzebę transformacji procesów biznesowych.

BPR obejmuje analizę i transformację kilku głównych elementów przedsiębiorstwa. Należą do nich,

    null
  • Strategia,
  • Organizacja,
  • Proces,
  • Technologia,
  • Kultura.

BPR obejmuje trzy fazy: fazę analizy, fazę projektowania i fazę wdrożenia. Określa się ją również mianem przeprojektowania procesów biznesowych, zarządzania zmianą procesów biznesowych oraz transformacji biznesowej.

Etapy reinżynierii procesów biznesowych
Trójfazowy model BPR zaproponowany przez Cross Feather i Lynch (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Korzyści z reorganizacji procesów biznesowych

BPR odgrywa istotną rolę w poprawie wyników organizacyjnych w zakresie kosztów, jakości, dostaw, wydajności pracowników, itp. Wpływa również na:

    null
  • Usprawnienie procesów i systemów biznesowych,
  • Firmy łatwo dostosowują się do zmieniających się czasów i redukują koszty operacyjne,
  • Zwiększenie rentowności firmy i utrzymanie przewagi konkurencyjnej,
  • Zwiększenie wydajności pracowników,
  • Zwiększenie zadowolenia klientów poprzez poprawę jakości produktów i usług.

Zasady reorganizacji procesów biznesowych

Poniżej przedstawiamy 7 zasad reorganizacji zaproponowanych przez Michaela Hammera i Jamesa Champy’ego.

    null
  1. Organizuj się wokół wyników, a nie zadań.
  2. Zidentyfikuj wszystkie procesy organizacji i nadaj im priorytety w kolejności pilności przeprojektowania
  3. Zintegrowanie pracy związanej z przetwarzaniem informacji z rzeczywistą pracą, w wyniku której powstaje informacja
  4. Traktuj zasoby rozproszone geograficznie tak, jakby były scentralizowane
  5. Łączenie równoległych działań w przepływie pracy, zamiast tylko integrowania ich wyników
  6. Umieść punkt decyzyjny tam, gdzie wykonywana jest praca i włącz kontrolę do procesu
  7. Przechwytywanie informacji raz i u źródła

Aby poznać te zasady bardziej szczegółowo, zapoznaj się z tym materiałem.

Wdrożenie BPR | Business Process Reengineering

Reorganizacja procesu koncentruje się na przeprojektowaniu procesu jako całości, co obejmuje fundamentalne przemyślenie, w jaki sposób praca organizacyjna powinna być wykonywana w celu osiągnięcia radykalnej poprawy. To właśnie odróżnia BPR od doskonalenia procesów, które koncentruje się jedynie na poprawie funkcjonalnej lub przyrostowej.

Reorganizacja może nie być odpowiednia we wszystkich sytuacjach, szczególnie jeśli procesy wymagają jedynie optymalizacji i jeśli organizacja nie zamierza przechodzić drastycznych zmian. W takim przypadku można zdecydować się na technikę usprawniania procesów.

Krok 1: Wyznacz wizję i cele biznesowe

W tym miejscu kierownictwo wyższego szczebla musi zidentyfikować sytuację biznesową, oczekiwania klientów, konkurencję, możliwości itp.

Dzięki temu łatwiej będzie zrozumieć potrzebę zmian i stworzyć jasną wizję tego, gdzie firma ma się znaleźć w przyszłości. Następnie sprecyzuj cele zarówno pod względem jakościowym, jak i ilościowym.

Krok 2: Utworzenie kompetentnego zespołu

Zespół, który wybierzesz, musi być wielofunkcyjny, ponieważ wiedza i postrzeganie ze wszystkich poziomów organizacji są niezbędne, aby zminimalizować szanse niepowodzenia.

Obowiązkiem najwyższego kierownictwa powinno być posiadanie jasnej wizji działań, które należy przeprowadzić i zapewnienie strategicznego kierunku. Potrzebny jest również kierownik operacyjny, który zna tajniki procesów. Równie ważne jest, aby mieć odpowiednich inżynierów z różnym doświadczeniem z różnych dziedzin, aby zespół był kompletny.

Na tym etapie ważne jest, aby cele i strategie były odpowiednio nakreślone. Możesz również przeprowadzać ankiety i działania porównawcze, aby zidentyfikować potrzeby klientów i przeanalizować konkurencję.

W tym kroku konieczne jest również zakomunikowanie pozostałym pracownikom biznesowego uzasadnienia zmiany oraz celów projektu. To zachęci ich do wyrażenia opinii i pomoże im przygotować się na to, co ma nadejść.

Krok 3: Zrozumienie obecnego procesu

W tym kroku należy wybrać proces(y), które będą przeprojektowywane. Takie procesy, które są uszkodzone, wielofunkcyjne, przynoszące wartość dodaną, mają wąskie gardła lub mają duży wpływ na organizację, mogą być traktowane priorytetowo.

Gdy już je wybierzesz, zmapuj je za pomocą diagramów przepływu lub map procesów, aby dokładnie je przeanalizować w celu zidentyfikowania luk, nieefektywności, blokerów itp.

Szablon przepływu procesów biznesowych
Szablon przepływu procesów biznesowych (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Następnie zdefiniuj odpowiednie KPI dla procesów, aby monitorować, czy po ich wdrożeniu proces osiągnął pożądany efekt.

Krok 4: Przeprojektowanie procesu

Pamiętając o swojej wizji, przeprojektuj nowy proces, który skutecznie przezwycięży nieefektywność poprzedniego procesu. Tutaj stworzysz mapę stanu przyszłego, która podkreśli rozwiązania, jakie zidentyfikowałeś dla problemów występujących w procesie stanu obecnego.

Przebieg procesu sprawdzania przeszłości
Przebieg procesu weryfikacji przeszłości (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Krok 5: Wdrożenie przeprojektowanego procesu

Po przeprojektowaniu procesu możesz przeprowadzić mały test, aby sprawdzić, jak działa, monitorując go, za pomocą zdefiniowanych wcześniej KPI. Pozwoli Ci to na wprowadzenie niezbędnych poprawek do procesu przed wdrożeniem go w całej firmie. Jeśli nowy proces działa lepiej niż dotychczasowy, można go wdrożyć na większą skalę.

Metodyka BPR

Istnieje kilka metod reorganizacji procesów biznesowych, a my wymieniliśmy niektóre z nich poniżej, wraz z krokami, które należy podjąć. Podkreślają one więcej sposobów reorganizacji procesów biznesowych oprócz tych, które omówiliśmy powyżej.

Metodyka Hammera/Champy’ego

Metodyka wprowadzona przez Hammera i Champy’ego spopularyzowała reorganizacje procesów biznesowych. Obejmuje ona sześć etapów.

Krok 1: CEO, który inicjuje proces reorganizacji, powinien przedstawić go pracownikom, wyjaśniając obecną sytuację firmy oraz swoją wizję przyszłości firmy.

Krok 2: Identyfikować procesy biznesowe pod kątem ich interakcji wewnątrz firmy oraz w odniesieniu do świata zewnętrznego. Tutaj do wizualizacji procesów można wykorzystać mapy procesów.

Krok 3: Wybierz te procesy, które mają potencjał, aby przynieść wartość firmie po ich reorganizacji oraz te, które są łatwe do reorganizacji.

Krok 4: Przeanalizuj obecną wydajność procesów w porównaniu z tym, czego oczekuje się od nich w przyszłości.

Krok 5: Przeprojektowanie wybranego procesu biznesowego z wykorzystaniem kreatywności, myślenia lateralnego i wyobraźni.

Krok 6: Wdrożenie przeprojektowanych procesów.

Metodyka Davenporta

Davenport stawia technologię informacyjną w centrum reorganizacji biznesu. Model Davenporta obejmuje sześć etapów.

Krok 1: Opracowanie wizji biznesowej i celów procesów.

Krok 2: Zidentyfikuj procesy biznesowe, które powinny zostać przeprojektowane. Davenport radzi, aby wybierać nie więcej niż 15 procesów jednocześnie.

Krok 3: Zrozumienie funkcjonowania i wydajności wybranych procesów. Oraz ustalenie wzorców wydajności dla przeprojektowanych procesów.

Krok 4: Zbadanie, w jaki sposób narzędzia i aplikacje technologii informacyjnej mogą być zastosowane w nowo zaprojektowanych procesach biznesowych.

Krok 5: Zaprojektuj działający prototyp nowego procesu biznesowego. Pozwól zespołowi przestudiować prototyp i zidentyfikować obszary wymagające poprawy.

Krok 6: Wdrożenie przetestowanego prototypu w całej organizacji.

Metdoyka Manganelli/ Klein

Manganelli i Klein twierdzą, że należy skupić się tylko na tych procesach biznesowych, które są kluczowe dla strategicznych celów firmy i wymagań klientów.

Krok 1: Poproś wszystkich zaangażowanych o zdefiniowanie celów i przygotowanie się do reorganizacji projektu biznesowego.

Krok 2: Wybierz kluczowe procesy biznesowe do przeprojektowania.

Krok 3: Przeanalizuj obecną wydajność wybranych procesów i określ przyszłą wydajność, którą chcesz osiągnąć.

Krok 4: Opracowanie projektu technologii informacyjnej w celu wsparcia nowych procesów. I zaprojektować nowe środowiska pracy dla ludzi.

Krok 5: Wdrożenie przeprojektowanych procesów i nowych środowisk pracy w organizacji.

Metodyka Kodak

Opracowana przez międzynarodową organizację Kodak, metodyka Kodak jest stosowana we wszystkich zakładach Kodak na całym świecie.

Krok 1: Zaplanuj projekt reorganizacji procesów i zdefiniuj wszystkie zasady i procedury administrowania projektem.

Krok 2: Zbierz zespół projektowy, przydziel kierowników projektu i zaprojektuj kompleksowy model procesowy dla organizacji.

Krok 3: Przeprojektowanie wybranych procesów. Ten etap powinien zakończyć się planem pilotażowego wdrożenia przeprojektowanych procesów.

Krok 4: Wdrożenie nowo zaprojektowanych procesów w całej organizacji. Dostosowanie infrastruktury organizacji do wymagań nowych procesów.

Krok 5: Ostatni krok jest wykonywany równolegle do pozostałych kroków. W tym miejscu zespół projektowy powinien znaleźć sposoby radzenia sobie z przeszkodami, które mogą pojawić się w trakcie reorganizacji projektu.

Jakie są Twoje pomysły na BPR?

Mamy nadzieję, że ten przewodnik pomógł Ci zapoznać się z reorganizacją procesów biznesowych. Masz więcej pytań? Podziel się nimi w sekcji komentarzy poniżej. 

Leave a comment

*
*

szesnaście + 5 =

Powrót do góry