Prosty przewodnik jak usprawnić przepływ pracy i zwiększyć produktywność

Nieprawidłowy przepływ pracy jest przyczyną nieudanych projektów, utraty przychodów i braku motywacji pracowników. Bez odpowiedniego przepływu pracy nie da się być produktywnym ani skończyć pracy na czas. Przepływ pracy należy usprawnić, żeby wszystko było zorganizowane i uporządkowane. Jest to ważny krok w kierunku tego, aby Twój zespół wykonywał więcej pracy w krótszym czasie. Wykonaj poniższe kroki, aby uporządkować przepływy pracy i poprawić wydajność zespołu.

Kroki, które należy podjąć, aby usprawnić przepływ pracy

Krok 1: Stwórz swój zespół.

Usprawnienie przepływu pracy to projekt sam w sobie, dlatego też konieczny jest kompetentny zespół, który będzie nadzorował i realizował poszczególne zadania. Zespół jest bardziej istotny, jeśli jest to duża firma z wieloma działami i istnieją procesy organizacyjne, które mogą mieć wpływ na wszystkie z nich. W takim przypadku ważne jest, aby w zespole projektowym znalazł się przedstawiciel każdego działu. Wykorzystaj schemat organizacyjny z wyszczególnieniem stanowisk i działów. Możesz go użyć, aby podkreślić relacje raportowania pomiędzy członkami zespołu podczas projektu.

Więcej szablonów schematów organizacyjnych

Krok 2: Zbierz wszystkie niezbędne dokumenty.

Zbierz wszystkie dokumenty związane z Twoimi procesami. Jeśli już udokumentowałeś swoje procesy organizacyjne, będzie to o wiele łatwiejsze. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zacznij swój projekt usprawniania przepływu pracy od dokumentacji procesu. Oto nasz prosty przewodnik po dokumentowaniu procesów, który z pewnością Ci pomoże. Przeanalizuj dokumenty procesowe, aby zidentyfikować odpowiedzialne strony i sprawdzić, kiedy procesy były ostatnio aktualizowane lub czy nie są już nieaktualne.

Krok 3: Zidentyfikuj wszystkie procesy i przepływ pracy

Z pomocą zespołu wielofunkcyjnego można zidentyfikować wszystkie aktualne procesy w organizacji. Oprócz członków zespołu możesz przeprowadzić wywiady z kierownikami działów, właścicielami procesów i innymi menedżerami najwyższego szczebla, aby zebrać informacje o przepływie pracy i upewnić się, że wyszczególniłeś wszystkie procesy. Możesz stworzyć mapę myśli, aby spisać i skategoryzować lub nadać priorytety procesom i przepływom pracy.

Mapa myśli usprawniająca przepływ pracy

Szablon mapy myśli usprawniającej przepływ pracy (Kliknij obrazek, aby edytować go online)

Krok 4: Oceń istniejące przepływy pracy

Po sporządzeniu listy aktualnych przepływów pracy w organizacji i określeniu ich priorytetów, nadszedł czas na ich ocenę w celu zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy. Jeśli masz już udokumentowane procesy, możesz mieć dostęp do mapy procesów, ale jeśli nie masz, stwórz ją z naszym oprogramowaniem do  tworzenia mapy procesów/diagram przepływu pracy.

Szablon mapy procesów do analizy stanu obecnego

Szablon mapy procesów do analizy obecnego stanu (Kliknij obrazek, aby edytować go online)

Dodatkowo możesz również przepytać pracowników, którzy realizują procesy, aby zebrać informacje o blokerach i wąskich gardłach w przepływie pracy. Uwzględnij warunki innych zasobów (tj. komputerów, maszyn itp.), które są niezbędne do realizacji procesu.

Krok 5: Przeanalizuj wyniki

Teraz kiedy już wiesz, co działa, a co spowalnia proces, czas na znalezienie rozwiązań. Weź każdy obszar, który uważasz za marnotrawstwo i znajdź jego pierwotne przyczyny. Możesz użyć metody 5 whys lub diagramu rybiej ości.

Usprawnij przepływ pracy za pomocą diagramu rybiej ości

Diagram rybiej ości usprawniający przepływ pracy (Kliknij obrazek, aby edytować go online)

Diagram rybiej ości usprawniający przepływ pracy (Kliknij obrazek, aby edytować go online)

Leave a comment

*
*

sześć + 17 =

Powrót do góry