Cómo utilizar las lecciones aprendidas de manera eficaz para evitar el fracaso del proyecto

Cada proyecto es una experiencia de aprendizaje. Los fracasos nos alertan para no volver a cometer los mismos errores. Los éxitos nos guían para navegar eficazmente por nuestros proyectos actuales y futuros. Para que la gestión del proyecto tenga éxito, es necesario contar con un proceso adecuado para captar estos fracasos, victorias y áreas de mejora. Esto es lo que hace el método de las lecciones aprendidas del proyecto.

En este post, exploraremos cómo evitar eficazmente los fracasos de los proyectos utilizando las lecciones aprendidas. Las plantillas proporcionadas a lo largo del post son editables en línea. Utilízalas para avanzar en tus tareas.

¿Qué son las lecciones aprendidas del proyecto?

Las lecciones aprendidas son las experiencias clave -tanto positivas como negativas- recogidas a lo largo del ciclo de vida de un proyecto, así como a su conclusión. Al reflexionar sobre este conocimiento y comprensión, puede convertir lo aprendido en acciones necesarias para mejorar los sistemas y procesos actuales y asegurar el éxito de futuros proyectos.

Para algunas organizaciones, las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos son un proceso informal en el que se discuten y documentan las experiencias del proyecto durante la fase de cierre. Otras organizaciones llevan a cabo una sesión de lecciones aprendidas al final de cada fase de un proyecto. Los gestores de proyectos, los miembros del equipo del proyecto y los jefes de equipo pueden participar en la sesión de lecciones aprendidas para revisar los informes y tomar decisiones sobre cómo convertir los conocimientos adquiridos en acciones.

Las sesiones de lecciones aprendidas pueden llevarse a cabo en diferentes fases del proyecto en función de su complejidad; al final de cada fase, al concluir el proyecto, o en tiempo real a medida que éste se desarrolla.

Por qué las lecciones aprendidas deben ser una parte integral de la gestión de proyectos

Tener las lecciones aprendidas documentadas y compartidas por toda la organización ayuda a evitar y reducir las posibilidades de fracaso. También ayuda a crear las mejores prácticas que pueden incorporarse a futuros proyectos.

Las sesiones sobre las lecciones aprendidas también ayudan a generar confianza entre los miembros del equipo; si se les permite compartir su propia perspectiva sobre lo que ha ido bien y mal durante el proyecto, se sentirán más implicados y se les animará a apoyar más el proceso de gestión del proyecto.

En última instancia, las lecciones aprendidas pueden tener un impacto real en los procesos de la empresa y en el funcionamiento de los equipos.

El proceso de las lecciones aprendidas

El proceso de aprendizaje incluye cinco pasos. Su objetivo es recoger las importantes lecciones aprendidas durante el proyecto por los participantes en la reunión, y determinar cómo aplicar con éxito esos conocimientos para lograr mejores resultados en futuros proyectos. Los pasos son,

Proceso de lecciones aprendidas del proyecto
Proceso de lecciones aprendidas (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Paso 1: Identificar las lecciones aprendidas

Empieza por revisar lo que ha ido bien y lo que no ha ido tan bien en el proyecto que acabas de terminar y lo que hay que mejorar. Esto debe hacerse durante la sesión de lecciones aprendidas en la que participan los principales interesados del proyecto.

  • Para preparar la sesión, el animador debe enviar a los participantes una encuesta. Debe incluir preguntas específicas relacionadas con los diferentes aspectos del proyecto (por ejemplo, gestión del proyecto, recursos, comunicación, requisitos, etc.). Igualmente importante es obtener su opinión sobre lo que ha funcionado, lo que no ha funcionado y lo que debería mejorarse. Responder a la encuesta no sólo ayudará a los participantes a prepararse mejor para la sesión, sino que las propias respuestas ayudarán a orientar el debate entre ellos.
  • Resuma los resultados de la encuesta y analícelos junto con otros informes clave durante la sesión para identificar los fracasos y las victorias del proyecto. Al final de la misma se deberían discernir recomendaciones para futuras mejoras del proyecto.

Puede utilizar una tabla similar a la que se muestra a continuación para registrar los comentarios y los puntos clave tratados durante la sesión.

Plantilla de lecciones aprendidas
Plantilla de lecciones aprendidas (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Paso 2: Documentar las lecciones aprendidas

El siguiente paso del proceso es documentar los resultados con un informe detallado. Debe incluir la opinión del participante sobre los puntos fuertes y débiles del proyecto y las recomendaciones de mejora.

Una vez completado el informe, compártelo con las partes interesadas internas y externas del proyecto. Mientras que puede crear una visión general del informe detallado para la dirección, el informe extenso puede enviarse como archivo adjunto para su posterior consulta.

Paso 3: Analizar las lecciones aprendidas

Durante esta fase del proceso, analice y organice las lecciones aprendidas para determinar cómo aplicarlas. A continuación se decide la formación necesaria para los empleados y las mejoras en los procesos de gestión de proyectos.

Como paso adicional, puede crear un plan de acción en el que se indiquen los pasos necesarios, las partes o departamentos responsables, los recursos y un calendario.

Plantilla del Plan de Acción para las Lecciones del Proyecto
Plantilla del Plan de Acción (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Paso 4: Archivar las lecciones aprendidas

Almacena todos los documentos de las lecciones aprendidas en un lugar de fácil acceso, como una unidad compartida (por ejemplo, Drive), para que el equipo del proyecto, así como otros equipos de la organización y las partes interesadas puedan acceder a ellos fácilmente.

Paso 5: Recuperar las lecciones aprendidas

Consulte los documentos de lecciones aprendidas para mejorar los procesos actuales del proyecto. Optimice la capacidad de recuperación de estos documentos creando carpetas para cada tipo de proyecto y organizándolas adecuadamente por fecha o nombre del proyecto. Si la herramienta que utilizas para almacenar los informes ofreciera la posibilidad de buscar por palabras clave, sería mucho más fácil para cualquiera recuperarlos.

Cómo evitar los fracasos de los proyectos con las lecciones aprendidas

He aquí algunos pasos que puede incorporar al proceso de lecciones aprendidas de su proyecto para garantizar el éxito del mismo.

Realizar sesiones de lecciones aprendidas con frecuencia

Muchas cosas pueden salir mal o bien en un proyecto, sobre todo si se trata de una iniciativa grande y compleja. Por lo tanto, sería conveniente registrar la información clave antes, en lugar de esperar hasta el final del proyecto. A medida que pasa el tiempo, es posible que no retenga la información clave o, en el caso de que no tenga éxito, que la información se pase por alto intencionadamente.

Tener un proceso y un conjunto de herramientas estándar

Muchas organizaciones no logran captar las lecciones aprendidas durante los proyectos porque carecen de un proceso definido.

Una serie de pasos adecuados hace que parezca más necesario y puede ayudar al equipo a caer en la rutina de registrar las lecciones aprendidas durante los proyectos. Del mismo modo, disponer de un conjunto predefinido de herramientas para recopilar la información, almacenar los informes y documentos, y compartirlos con toda la organización, ayudará a agilizar aún más el proceso.

Aprovechar las lecciones aprendidas durante la planificación de riesgos

Durante la evaluación de riesgos de un nuevo proyecto, consulte los informes sobre las lecciones aprendidas en proyectos anteriores para identificar fácilmente los riesgos potenciales. Posteriormente, puede pasar a desarrollar estrategias de mitigación.

Contar con un equipo que haya aprendido la lección

Puede aplicar el método de las lecciones aprendidas -o registrar activamente las experiencias, los conocimientos y las impresiones en tiempo real- a lo largo del proyecto. Aclare cómo va a aplicar el método y seleccione un equipo para que participe y asuma un papel activo.

Una de las mejores prácticas es incluir a miembros de diferentes áreas del proyecto para recoger diversas perspectivas. Mantenga el número de miembros del equipo entre 3 y 10.

El mantenimiento de este cuaderno de experiencias del proyecto ayudará a llevar a cabo sesiones de aprendizaje más eficaces.

Plantilla del Informe de Lecciones Aprendidas
Plantilla del Informe de Lecciones Aprendidas (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

¿Cómo utilizaría las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos?

Hemos definido qué son las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos, el proceso de lecciones aprendidas y cómo aplicar eficazmente el método para evitar el fracaso de los proyectos junto con plantillas útiles en este post.

Asegúrese de que la captación, el análisis y el aprendizaje de las lecciones aprendidas forman parte de cada proyecto que realice. Igualmente importante es planificar la siguiente serie de pasos para aplicar eficazmente las lecciones aprendidas. Este esfuerzo continuo ayudará a cultivar una cultura de mejora continua dentro de su organización.

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