La guía SMART para optimizar el proceso de planificación de su proyecto

Su enfoque sistemático de la gestión de proyectos es la sustancia que mantiene unida toda su operación empresarial. Una mala planificación puede suponer la muerte de un proyecto incluso antes de que se ponga en marcha. Según el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI), la gestión de proyectos implica la “aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a una amplia gama de actividades con el fin de cumplir los requisitos de una tarea concreta.” Debido a la inmensa variedad de proyectos complejos y técnicamente desafiantes en el mundo empresarial actual, desarrollar una plantilla de gestión sólida se ha convertido en una habilidad cada vez más crítica. La cruda realidad es que muchas empresas aún no han encontrado un ritmo eficaz que se alinee con sus objetivos empresariales. Para ponerlo en perspectiva, por cada 1.000 millones de dólares invertidos sólo en Estados Unidos, se desperdician 122 millones debido a la falta de rendimiento de los proyectos. Teniendo esto en cuenta, para garantizar el éxito de su proyecto, es fundamental utilizar SMART en la planificación del mismo. Diagrama SMART - SMART en la planificación de proyectos En última instancia, la inclusión de esta estrategia en su enfoque debería servir para responder a las 4 W.

  1. ¿Qué hay que hacer?
  2. ¿Por qué hacemos esto?
  3. ¿Quién participará en el proceso?
  4. ¿De dónde saldrán los recursos necesarios?

Entonces, ¿cómo se pueden utilizar exactamente los objetivos SMART en la gestión de proyectos? Vamos a sumergirnos.

SPECIFIC

Esbozar los objetivos

Lo primero y más importante es conocer los objetivos principales que conducen al panorama general y los más pequeños necesarios para llegar a él. Analice a fondo el alcance de las tareas que tiene entre manos e identifique exactamente lo que quiere lograr y cómo se integra en su misión general. Por ejemplo, digamos que está iniciando una nueva función de chat en vivo en su sitio web. Aunque habrá muchos objetivos menores para garantizar que el nuevo sistema se aplique correctamente, los objetivos generales probablemente sean mejorar la asistencia al usuario y dejar claro que usted es una marca que da prioridad al éxito del cliente. Otros objetivos generales que puedes tener en cuenta a lo largo de cualquier proyecto pueden ser:

  • Terminar el trabajo a tiempo
  • Mantenerse dentro del presupuesto establecido
  • Mejorar la entrega de productos

Para esta parte del proceso, empieza por pensar en grande. El establecimiento de objetivos colosales sienta las bases de todo el proyecto y facilita el seguimiento del mismo. A partir de aquí, hay que detallar lo que hay que hacer exactamente para lograr los objetivos principales. Si quieres una ayuda organizativa, Wunderlist es una herramienta sencilla, pero eficaz, para trazar los grandes objetivos y realizar las tareas de forma sistemática. Puede asignar rápidamente a las personas sus tareas pendientes, y todas las actualizaciones se gestionan y sincronizan en varios dispositivos móviles. Captura de pantalla de Wunderlist

MEDIBLE

Crear una lista de resultados

Establecer un requisito para los entregables es la vida y la sangre de un proyecto. Si se profundiza en el tema, se verá que las prestaciones van mucho más allá de los resultados. Sirven como puntos de referencia sobre cómo se planifican, gestionan y ejecutan las tareas de la A a la Z. En general, hay dos tipos de entregables a tener en cuenta en la gestión de proyectos: Proyecto y proceso. En general, hay dos tipos de entregables que hay que tener en cuenta a lo largo de la gestión del proyecto: Proyecto y proceso. Los resultadosdel proyecto se refieren a los resultados basados en necesidades específicas. Suelen ser artículos tangibles. Por ejemplo, si el proyecto es el diseño de un nuevo sitio web, los entregables incluirían cosas como páginas de aterrizaje o ciertos elementos completados. Los entregablesdel proceso consisten en realizar los detalles del resultado. Esto está relacionado con la forma en que se desarrollan los proyectos. Un ejemplo sería el cumplimiento de los plazos de un proyecto o la calidad general del trabajo realizado. El primer paso sería identificar los resultados del proyecto. ¿Cómo se producirán? ¿Qué elementos tienen prioridad? A continuación vienen los resultados del proceso. ¿Qué determinará si el proyecto se está llevando a cabo de forma eficiente o no? ¿Cuáles son los KPI? Estos productos actúan como el plan de trabajo para todo el proceso. Asegúrese de que cada uno de ellos esté bien definido con una cantidad mínima de zona gris.

ALCANZABLE

Determinar el desembolso de la contribución

Sencillamente, sin un equipo cualificado, sus proyectos no tienen ninguna posibilidad. Sin embargo, un equipo de primera categoría se ve gravemente afectado si no se dispone de un sistema adecuado para el desembolso de las tareas. Al fin y al cabo, la gestión de proyectos suele ser un esfuerzo de grupo. Dependiendo de sus objetivos y del tamaño de la operación, lo más probable es que sea necesaria la colaboración interdepartamental a lo largo de un proyecto. Una vez que se hayan priorizado las tareas, el gestor se encargará de delegarlas durante toda la duración del proyecto. Por ejemplo, digamos que el objetivo general es mejorar las tasas de conversión en el sitio web. Es probable que el proceso requiera que la información sobre las consultas de los clientes se transmita al departamento de diseño para ayudar a eliminar los cuellos de botella. Por suerte, vivimos en una época con fenomenales recursos disponibles para ayudar a agilizar este tipo de tareas y promover la comunicación abierta. Para una colaboración eficaz entre departamentos y un seguimiento de las dependencias, Workzone es una herramienta de gestión de proyectos basada en funciones, que se sitúa entre el simplista Basecamp y el complejo JIRA, y que le ofrece una visión completa de todos los proyectos en curso, con los plazos de entrega, las funciones asignadas y los estados de las subtareas en un solo lugar. Captura de pantalla de Workzone

REALISTA

Identificar los factores de riesgo

No importa cuánta planificación previa se haga de un proyecto, casi siempre surgirá algún imprevisto que lo desviará todo. Entonces, ¿qué hace un buen gestor de proyectos en estas situaciones? Mantienen la calma y siguen avanzando. ¿Por qué? Porque han previsto lo inesperado Por ejemplo, si se trabaja con un equipo nuevo, un riesgo común sería que las personas no estuvieran completamente familiarizadas con los procedimientos y que ciertos factores pudieran pasar desapercibidos. Otro de los grandes podría ser en relación con el cliente. Tal vez no haya trabajado nunca con ellos y no esté familiarizado con su dinámica o sus expectativas. Empiece por identificar todas sus incógnitas. A partir de ahí, haz una lluvia de ideas de todos los riesgos potenciales que puedas. Juega en el peor de los casos. A continuación, elabore un protocolo sobre qué hacer en caso de que se vuelvan a presentar estos problemas. Ahora bien, sería imposible planificar todos y cada uno de los peligros potenciales que podrían causar estragos en su operación. Desarrollar un plan sólido para contrarrestar los contratiempos equivale a utilizar una red de seguridad para asegurarse de que los problemas no se conviertan en un desastre total.

TEMPORADA

Establecer plazos

La creación de plazos provoca inevitablemente una sensación de urgencia entre los trabajadores. Lo más importante es ser realista. El estrés de cumplir unos plazos ridículos puede provocar el descontento de los trabajadores o que se sacrifique la calidad por la rapidez. Realice un estudio exhaustivo del proyecto y de todo lo que conlleva. Cuanto más detallado sea este proceso, más precisos serán los plazos. Considere la posibilidad de aplicar diagramas de Gantt en las primeras etapas de su empresa. Estos diagramas son una de las plantillas más populares y eficaces para transmitir el progreso del proyecto y los hitos alcanzados. Cada trabajo está representado por una barra que corresponde a un intervalo de fechas, de modo que la duración de la tarea se comunica claramente. La comprensión de los sistemas y procesos de gestión de proyectos, así como de las variables y los riesgos implicados, es fundamental para preparar diagramas de Gantt precisos. Creately ofrece diagramas de Gantt equipados con esta función para que pueda establecer fácilmente los plazos de ejecución y asociarlos con los hitos y las dependencias. Plantilla de diagrama de Gantt para el plan de empresa Tampoco está de más dejar que su personal decida los plazos, siempre que los parámetros estén dentro de lo razonable. Por ejemplo, si está añadiendo una funcionalidad completa de comercio electrónico al sitio web de su empresa, lo más probable es que haya una serie de actividades, integraciones y aportaciones necesarias de varios departamentos; basta con ver todas las piezas que componen el comercio electrónico. Empiece por dejar que los equipos de diseño y desarrollo elijan fechas provisionales para recopilar la información necesaria. Una vez que haya fijado los plazos, haga lo posible por cumplirlos. Asegúrese de que son bien conocidos y están marcados en el calendario de todos. Además, prepárate para ser un ejecutor. Ser demasiado indulgente sólo fomentará la procrastinación y el bajo rendimiento.

¿Qué opina de SMART en la planificación de proyectos?

El uso de SMART en la gestión de proyectos es una de las mejores maneras de garantizar el éxito. Sin embargo, independientemente de lo bien que se haya premeditado cada tarea, es probable que su equipo tarde unos cuantos intentos en dar el do de pecho. Hazte con un punto de vista crítico. Al terminar, nunca está de más sentarse y evaluar lo que ha ido bien y lo que se puede mejorar en el futuro. ¿Tiene experiencia en el uso de objetivos SMART en la planificación de proyectos? ¿Alguna otra herramienta que utilice para agilizar su proyecto? Háganoslo saber en la sección de comentarios más abajo. Biografía del autor Raymond Crain es un comercializador digital en E2M, una agencia de marketing de contenidos con sede en San Diego, California. Está especializado en Marketing de Contenidos y Social Med

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