La guía sencilla del modelo de cambio de 8 pasos de Kotter

El cambio es difícil. Especialmente en el contexto de una organización, el cambio podría interrumpir el status quo y provocar un conflicto. Pero el cambio es necesario. Y para aplicar con éxito el cambio, hay que contar con un marco adecuado.

Aquí es donde entra en juego el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter. Describe cómo implementar sistemática y eficazmente el cambio en una organización.

Este post explica en detalle el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter, simplificando el proceso de aplicación a su organización.

¿Qué es el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter?

El modelo de cambio de 8 pasos de John Kotter es un marco popular para implementar con éxito cambios organizacionales  con éxito y se utiliza en muchas industrias. Se introdujo en su libro “Leading Change”, que se basó en años de investigación que revelaron que sólo hay un 30% de posibilidades de éxito en la implementación del cambio organizacional.

El cambio puede venir en forma de nuevas tecnologías, fusiones y adquisiciones, nuevas estrategias, transformación cultural, etc.

Modelo de cambio de 8 pasos de Kotters
Modelo de cambio en 8 pasos de Kotter (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Un poco sobre Kotter

John P. Kotter, profesor de Harvard Business School, es conocido en todo el mundo como la autoridad en materia de liderazgo y cambio.

Su exitoso libro Leading Change”, que analiza los errores que suelen cometer las organizaciones a la hora de implementar  cambios  y un proceso de ocho pasos para llevarlos a cabo con éxito, es considerado por los directivos como la biblia del cambio en todo el mundo.

¿Cuáles son los 8 pasos del modelo de cambio de Kotter?

Implementar el cambio no siempre es fácil. Los obstáculos pueden presentarse de diversas formas; la falta de trabajo en equipo o de liderazgo, las culturas rígidas en el lugar de trabajo, las actitudes arrogantes, el miedo humano en general, etc., pueden perturbar cualquier proyecto de implantación del cambio.

Kotter destaca 8 pasos que deben seguir las organizaciones para superar estos retos y poner en marcha el cambio a gran escala con éxito. Seguir estos pasos garantizará que al final del proceso, la organización no sólo esté preparada, sino que se comprometa a adoptar los cambios.

Crear un sentido de urgencia

El proceso debe comenzar con el establecimiento de un sentido de urgencia tanto en  los directivos como en los empleados. Todos los implicados deben sentir la necesidad de cambiar o que el cambio es fundamental para el crecimiento de la organización. Sin su apoyo, será difícil mantener el impulso de la iniciativa de cambio y lograr una transformación duradera.

El objetivo de este paso debe ser preparar a los empleados para el cambio que se avecina y motivarlos para que ofrezcan su contribución.

Para que este paso tenga éxito, aproximadamente el 75% de la dirección de la organización debe apoyar la iniciativa de cambio. Para crear un entorno en el que todos sean conscientes del problema existente

  • Identificar las amenazas y oportunidades existentes que afectan a la organización. Aquí puede utilizar un análisis FODA  con el equipo. A partir de ahí, se pueden desarrollar escenarios futuros que describan lo que podría ocurrir.
Plantilla de análisis DAFO para el modelo de cambio de 8 pasos de Kotters
Plantilla de análisis DAFO (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)
  • Discutir abiertamente con los empleados sobre lo que está sucediendo y por qué es necesario el cambio en este momento
  • Crear un foro para hablar de los problemas, las amenazas y las posibles soluciones
  • Pida apoyo a las partes interesadas y a los expertos del sector para que lo  respalden en su postura

Reunir una coalición orientadora

Este paso se dedica a reunir un equipo competente con las aptitudes, las cualificaciones, la reputación, las conexiones y el poder suficiente para proporcionar liderazgo a los esfuerzos de cambio e influir en las partes interesadas.

El tamaño del equipo variará en función de la naturaleza del cambio propuesto. Sin embargo, un equipo eficaz debe incluir a los siguientes colaboradores,

  • El patrocinador: suele ser un alto ejecutivo que será responsable de la iniciativa de cambio. Sus responsabilidades incluyen proporcionar apoyo a nivel ejecutivo y los recursos necesarios para llevar a cabo la iniciativa de cambio.
  • El equipo directivo superior: los miembros de este equipo son seleccionados por el patrocinador. Está formado por personas (líderes) con suficiente autoridad en el área para tomar decisiones y reunir los recursos y apoyos pertinentes para el proyecto. El equipo se encargará de desarrollar la visión y las estrategias, proporcionar los recursos, eliminar los obstáculos, guiar a la organización durante el proceso, resolver conflictos y comunicarse con las partes interesadas.
  • Equipo directivo seleccionado: incluye a personas muy creíbles y respetadas que representan a los grupos de la organización que tienen interés en el cambio. Su función es comunicar la visión y guiar a la organización a través del proceso.
  • Equipos de cambio: son los grupos de gestores y supervisores cuya responsabilidad es asegurarse de que las tareas se lleven a cabo con éxito y a tiempo. También participarán en el diseño y el despliegue del programa de cambio.

Una vez reunido el equipo, hay que centrarse en establecer objetivos claros y desarrollar un entorno de confianza y compromiso. Un equipo eficaz debe

  • Tener una comprensión compartida de la necesidad de cambio.
  • Tener un entendimiento común de la misión y el propósito del equipo, así como de las metas y objetivos que se tratan de alcanzar.
  • Tener una idea clara de las funciones y responsabilidades de cada uno, así como de las indicadores de desempeño.o
  • Comprender los riesgos y desafíos asociados a la iniciativa de cambio y los factores de éxito.
  • Tener procesos claros para medir el éxito, la toma de decisiones, el seguimiento de los problemas y la resolución de conflictos.
  • Tener canales de comunicación claros.

Desarrollar la visión y estrategias

El objetivo de este paso es crear una visión sensata para dirigir la iniciativa y desarrollar estrategias eficaces para ayudar al equipo a conseguirlas. Ayuda a crear una imagen de cómo será el futuro de la organización una vez implementado el cambio.

La visión correcta ayuda a lograr el cambio con éxito al inspirar y guiar las acciones y decisiones del equipo. También debe definir unos objetivos claros y realistas que ayuden a medir fácilmente el éxito y atraigan el interés de las partes interesadas de la empresa.

Establecer una visión clara y atractiva,

  • Alinearla con los valores centrales de la organización y la iniciativa de cambio.
  • Aceptar las ideas de los empleados al desarrollar la visión.
  • Asegúrese de que se puede transmitir  fácilmente y que es fácil de entender por todos.
  • Incorpore datos como previsiones, datos de estudios de mercado, tendencias empresariales, etc.
  • Asegúrese de que es lo suficientemente sencilla como para ser explicada en cinco minutos o menos.

Comunicar la visión del cambio

En este paso, la atención se centra en comunicar eficazmente la visión y las estrategias de manera que ayuden a animar al resto de la organización a aceptar y apoyar la iniciativa de cambio.

El objetivo es captar los corazones y las mentes de los empleados; conseguir que hagan sacrificios para apoyar el cambio, conseguir que crean que el cambio es posible y que los beneficios resultantes son para lo mejor de la organización y para ellos mismos.

Para hacerlo con eficacia,

  • Comunicar la visión y las estrategias con la mayor frecuencia posible, incorporándolas a la toma de decisiones, la resolución de problemas y las acciones diarias.
  • Cumplir con lo que se dice. Es importante que la alta dirección demuestre el comportamiento ideal que espera del resto de los empleados.
  • Fomentar las opiniones de los empleados y abordar sus ansiedades, problemas, enfados y preocupaciones de forma abierta y honesta.
  • Utilizar palabras sencillas al comunicar el mensaje para evitar confusiones y dudas.
  • Utiliza todos los canales de comunicación de la organización para darlo a conocer. Esto puede incluir plataformas que varían desde correos electrónicos y boletines de noticias hasta la intranet de la empresa.

Eliminar las barreras 

Cuando se implementa un cambio en toda la organización, los obstáculos pueden aparecer con frecuencia. Las barreras pueden venir en forma de procesos insuficientes, resistencia al cambio por parte de los propios empleados, desempoderamiento de los directivos, políticas organizativas y su estructura, etc.

Y en este paso, la coalición rectora y la alta dirección deben centrarse en eliminar los obstáculos que bloquean el camino de la organización para alcanzar la visión del cambio.

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  • Entender claramente las barreras dentro de la organización que bloquean el cambio . La coalición orientadora, formada por empleados con diferentes conocimientos, puede ayudar en este paso. La comunicación abierta con los empleados y las partes interesadas también puede ayudar a identificar las barreras.
  • Asegúrese de que los procesos organizativos, las estructuras, políticas, sistemas de recompensa, etc. estén alineados con la nueva visión del cambio.
  • Reconocer y recompensar a los empleados que trabajan activamente en el  cambio.
  • Capacitar a los empleados para que den lo mejor de sí mismos y afronten los retos con éxito, dándoles la formación, el entrenamiento y la tutoría necesarios.

Lograr victorias a corto plazo

Lograr una transformación real completa puede llevar tiempo. Pasar tanto tiempo sin victorias que celebrar puede desanimar a los empleados. Para mantener el impulso y animar a los empleados a seguir apoyando la iniciativa, es importante tener objetivos a corto plazo que cumplir y celebrar el principio del proceso de cambio.

Una victoria a corto plazo es una mejora organizativa que puede aplicarse en un corto periodo de tiempo. Esta victoria rápida debe ser visible en toda la organización, no debe ser ambigua y debe estar relacionada con la iniciativa de cambio.

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  • Identifique las ganancias viables a corto plazo; por ejemplo, esto podría incluir los esfuerzos que pueden ayudar a reducir los costos, mejorar los procesos, aumentar los beneficios, etc. Es importante considerar a fondo los pros y los contras del objetivo que elija, ya que fallar un objetivo temprano puede desanimar al equipo.
  • Dividir el proyecto de cambio en partes más pequeñas con objetivos a corto plazo.
  • Reconozca y recompense a los responsables de estas victorias rápidas para animar también a otros empleados.

Construir durante  el cambio

Este paso consiste en sostener el l cambio asegurando que los equipos trabajen de forma persistente para lograr la nueva visión, al tiempo que se miden los avances. Es importante asegurarse de que el equipo no declare la victoria prematuramente tras unas cuantas victorias rápidas.

Para continuar con el impulso del cambio,

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  • Después de cada victoria, identifique lo que ha funcionado y lo que ha ido mal para decidir qué debe mejorarse.
  • Consolidar los beneficios de las victorias rápidas y seguir trabajando en la aplicación de un cambio más amplio en toda la organización.
  • Identificar y eliminar los procesos innecesarios y las interdependencias.
  • Seguir comunicando la visión y entregando  beneficios

Hacer que el cambio se mantenga

En este paso, los líderes del cambio trabajan para alimentar una nueva cultura en la que el cambio pueda mantenerse. Esto incluye el cambio de las normas y valores de la organización, los procesos, los sistemas de recompensa y otros elementos de la infraestructura para asegurarse de que todo se alinea con la nueva dirección.

Para aplicar con éxito el cambio es importante

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  • Discutir la importancia de los nuevos cambios señalando los beneficios que aportan.
  • Identificar e incorporar normas y valores que refuercen el cambio
  • Incorporar estas nuevas normas y valores a la hora de seleccionar y contratar nuevos talentos, promocionar a los empleados, etc.
  • Crear nuevos programas de formación y desarrollo para ayudar a los empleados a desarrollar habilidades y competencias relevantes para los nuevos cambios.
  • Mejorar o eliminar los procesos organizativos que no se ajustan a la nueva cultura. Además, elimine a las personas que obstaculizan el progreso.

¿Listo para implementar el cambio?

Implementar el cambio en toda la organización no es rápido ni fácil. Requiere paciencia, preparación y persistencia. Un buen marco para ayudarle a mantenerse en el camino durante este largo viaje es el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter. Siguiendo estos 8 pasos, puede garantizar el éxito de la implantación del cambio en su organización.

¿Tiene algo que añadir? Háganoslo saber en la sección de comentarios más abajo. 

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