La guía sencilla para la planificación de recursos humanos con herramientas y plantillas

No es ningún secreto que la clave del buen funcionamiento de una organización son sus empleados, es decir, los empleados competentes que hacen bien su trabajo. Y la forma de conseguir que ese tipo de empleados trabajen en su organización sólo puede ser posible mediante una adecuada planificación de los recursos humanos.

En este post, hemos simplificado el proceso de recursos humanos para usted guiándole a través de cada uno de sus pasos. Utilice las plantillas proporcionadas para agilizar aún más su proceso de planificación.

Qué es la planificación de los recursos humanos

La planificación de los recursos humanos es el proceso mediante el cual las organizaciones evalúan los recursos humanos actuales, prevén las necesidades futuras, identifican las carencias y elaboran un plan para cubrirlas.

Básicamente, la planificación de los recursos humanos, también conocida como planificación de la fuerza de trabajo y planificación de mano de obra, le ayuda a garantizar que tiene el número adecuado de personas con las habilidades pertinentes en el tipo de puesto de trabajo adecuado en el momento adecuado.

Importancia de la planificación de los recursos humanos

La planificación de los recursos humanos desempeña un papel fundamental a la hora de garantizar que la organización disponga de las competencias necesarias siempre que las necesite para alcanzar sus objetivos estratégicos. Además, hay varias razones más importantes por las que la planificación de los recursos humanos es crucial para una organización.

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  • Ayuda a garantizar que la mano de obra existente se utiliza de forma óptima.
  • Apoya el alcance de las metas y objetivos estratégicos de la organización garantizando la contratación del tipo de personal adecuado para satisfacer la demanda de mano de obra en el momento oportuno.
  • Proporciona la información necesaria para llevar a cabo otras funciones de RRHH como el reclutamiento, la selección, la promoción, la formación y el desarrollo, etc. y definir Políticas de RRHH.
  • Ayuda a la organización a adaptarse a los cambios en el entorno provocados por la competencia, la tecnología, las políticas gubernamentales, etc., que pueden dar lugar a la necesidad de nuevos empleados, nuevas habilidades, etc.
  • Ayuda a identificar los requisitos de mano de obra necesarios para aplicar con éxito los planes de expansión y diversificación.
  • También ayuda a prever las deficiencias o los excedentes de mano de obra y a tomar las medidas necesarias para manejar la situación.
  • Ayuda a desarrollar planes de carrera para los empleados individuales y a determinar la formación y el desarrollo que necesitan.

4 pasos en el proceso de planificación de los recursos humanos

El proceso de planificación de los recursos humanos consta de 4 grandes etapas.

Paso 1: Identificar la oferta actual de recursos humanos

El proceso de planificación comienza con el análisis de la actual bolsa de trabajo. Identifique los puntos fuertes y débiles de su organización con respecto al número de empleados, sus habilidades, experiencias, cualificaciones, puestos, niveles de rendimiento, edad, beneficios, niveles salariales, idiomas hablados, empleos anteriores, etc.

Hay varias formas de llevar a cabo este paso.

  • Consultar las revisiones de desmpeño anteriores.
  • Recopilar datos de su sistema de información de recursos humanos
  • Hablar con los jefes de departamento para hacerse una idea de los empleados que trabajan a su cargo.
  • Preguntar a los propios empleados con un cuestionario.
  • Conseguir que los empleados hagan una autoevaluación de sí mismos con un análisis FODA

Una vez que haya recopilado abundante información sobre los empleados actuales, transfiérala a un informe de inventario de habilidades. A continuación se presenta una plantilla visual para un inventario de competencias que es más fácil de consultar y comprender.

Plantilla de inventario de competencias
Plantilla de inventario de habilidades (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Paso 2: Previsión de la futura demanda de recursos humanos

Este paso requiere entender primero los objetivos futuros de la organización, ya que tendrían un impacto significativo en las futuras demandas de recursos humanos.

Antes de determinar las necesidades futuras, también hay que tener en cuenta factores como las tasas de rotación de los empleados, las tendencias del mercado o del sector, los avances tecnológicos que ayudarán a automatizar los procesos, las jubilaciones, los ascensos, los despidos, etc.

Paso 3: Analizar la diferencia entre la oferta y la demanda de trabajo

Ahora que ha aclarado qué habilidades están disponibles en su inventario y cuáles necesitará para el futuro, puede ver claramente las lagunas que existen.

¿Puede la oferta actual de empleados de la organización ayudar a satisfacer las necesidades futuras?

¿Tendrá que ofrecer programas de formación y desarrollo para actualizar a los empleados actuales para que cumplan los objetivos de la empresa?

Si esto no es suficiente, tendrá que contratar a nuevos empleados con los conocimientos necesarios para satisfacer la demanda de mano de obra en el futuro.

Es importante mantener  el equilibrio entre la demanda y la oferta en la planificación de los recursos humanos.

Paso 4: Desarrollar y aplicar el plan para cubrir las carencias

Luego viene el desarrollo de un plan de acción.

Si hay un déficit de empleados, puede dedicar sus esfuerzos a la contratación de nuevos empleados, a la formación de los existentes, a la subcontratación o a los traslados interdepartamentales.

Por otro lado, si hay un exceso de empleados, puede que tenga que considerar el despido, los planes de jubilación voluntaria, los traslados, etc.

Una vez concebido el plan, debe integrarse en la estrategia global de la organización. Y es importante supervisar el plan y evaluar su eficacia a lo largo del tiempo.

Herramientas de planificación de recursos humanos

Puede utilizar estas herramientas a lo largo de los diferentes pasos del proceso de planificación de la plantilla. Pueden ayudarle a analizar la capacidad de su personal actual y determinar las necesidades futuras. Las plantillas proporcionadas son editables; basta con hacer clic en la plantilla para editarla en línea.

Análisis FODA

FODA  significa fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Puede utilizarse como herramienta de autoevaluación por parte de empleados individuales o como herramienta estratégica para evaluar el estado actual de la organización.

Las fortalezas y debilidades  son factores internos. Por ejemplo, un punto fuerte de su organización podría ser la presencia de empleados cualificados, pero un punto débil podría ser el número insuficiente de empleados cualificados.

Las oportunidades y amenazas son factores externos. Por ejemplo, la disponibilidad de empleados cualificados en el mercado podría ser una gran oportunidad para usted si está contratando. Por otro lado, el hecho de que su competidor robe a sus empleados con mejores salarios podría suponer una amenaza para usted.

El análisis FODA  es una de las herramientas más utilizadas durante un análisis de situación. En nuestra guía sobre el análisis de la situación se describen otras herramientas de análisis de la situación que se pueden utilizar en la planificación de los recursos humanos.

Análisis DAFO para la planificación de los recursos humanos
Plantilla de análisis DAFO (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Organigrama

Un organigrama es una representación visual de la jerarquía/estructura de una organización. También destaca las relaciones de información entre los empleados, sus funciones y responsabilidades. En la planificación de los recursos humanos, puede utilizarse de varias maneras,

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  • Para registrar información sobre las funciones, responsabilidades, habilidades, experiencias, etc. de los empleados actuales. También puede añadir información adicional, como sus calificaciones educativas y datos demográficos. Esto le ayudará a identificar rápidamente al personal adecuado para el trabajo.
  • Crear una hoja de ruta de las necesidades de personal. También puede marcar las deficiencias y los excedentes laborales en el organigrama de su empresa.
Organigrama para la planificación de los recursos humanos
Organigrama para la planificación de los recursos humanos (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Matriz RACI 

Se trata de un gráfico que los gestores de proyectos utilizan para asignar funciones y responsabilidades a las tareas de un proyecto. Destaca quién debe ser responsable, rendir cuentas, consultar e informar durante un proyecto.

RACI Matrix Template
Plantilla de la matriz RACI (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Tabla 9-Box

La tabla 9-Box, también conocida como matriz de rendimiento-potencial, se utiliza ampliamente en el desarrollo de los empleados y en la planificación de la sucesión. Ayuda a evaluar a sus empleados actuales en relación con su rendimiento actual y su rendimiento potencial futuro.

Clasificar a sus empleados con la ayuda de la cuadrícula de 9 casillas le ayuda a identificar a los empleados fuertes y a los que se están quedando atrás.

9 Plantilla de cuadrícula para la planificación de los recursos humanos
Plantilla de tabla 9-Box (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Planificación de escenarios

Hay muchos escenarios, como los avances tecnológicos, las catástrofes naturales, los cambios políticos o económicos que podrían alterar drásticamente la dirección futura de su empresa. Por lo general, es posible que no los vea venir ni los planifique.

Al incorporar la planificación de escenarios en su proceso de planificación estratégica, puede identificar estos diferentes escenarios futuros, discutir cómo afectarán a su organización y tomar medidas de precaución.

Puede incorporar la planificación de escenarios a la planificación de los recursos humanos examinando escenarios que impliquen el cambio de sus necesidades laborales futuras.

Consulte nuestro recurso sobre planificación de escenarios para conocer esta herramienta con más detalle.

Plantilla de la matriz de planificación de escenarios
Plantilla de la matriz de planificación de escenarios (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Tabla de sustitución

Se trata de un diagrama similar al organigrama. Se utiliza para identificar posibles candidatos que puedan sustituir a un empleado que se jubila, se traslada, etc. Se pueden elaborar gráficos de sustitución individuales para cada puesto importante de una empresa junto con los posibles sustitutos.

Plantilla de gráfico de sustitución para la planificación de los recursos humanos
Plantilla de cuadro de reemplazo (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

¿Algún consejo para mejorar la planificación del personal?

En este post, hemos cubierto básicamente todo lo que necesitas saber sobre la planificación de los recursos humanos, especialmente si eres un novato, y creemos que las plantillas proporcionadas le ayudarán a poner en marcha su proyecto.

¿Ya es un experto en planificación de personal? Comparta los consejos sobre las herramientas y los procesos que utiliza en la sección de comentarios.

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