La guía visual para planificar un proyecto

Algunos proyectos son fáciles de gestionar, mientras que otros requieren mucho esfuerzo. En cualquiera de los casos, contar con un plan de proyecto adecuado le ayudará a asegurarse de que se completen sin problemas. Si tiene una visión clara de todo lo que tiene que ocurrir y de cómo va a hacerlo en un periodo de tiempo concreto, puede minimizar (o eliminar del todo) la posibilidad de que el proyecto fracase. 

En este post, hemos recopilado una lista de técnicas de planificación de proyectos que puede utilizar para crear un plan de proyecto sólido y ejecutarlo con éxito.Estudiaremos diferentes áreas de la planificación de proyectos, como el proceso de planificación, la planificación de recursos, la gestión del conocimiento, el mapeo de procesos, la toma de decisiones y la gestión de riesgos.

Proceso de planificación

En la primera fase de la planificación del proyecto, hay que fijar los objetivos, crear un esquema del plan del proyecto y analizar las necesidades presupuestarias. Puede utilizar las técnicas de planificación de proyectos que se indican a continuación para completar rápidamente estas tareas.

Objetivos SMART

SMART es un criterio para establecer metas y objetivos para los proyectos. Según SMART, los objetivos de tu proyecto deben ser Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Limitados en el tiempo.

Criterios de

Criterios de los objetivos SMART

Consulte nuestra Guía SMART para agilizar su proceso de planificación de proyectos para aprender a utilizar correctamente.

Estructura de desglose del trabajo

La estructura de desglose del trabajo (EDT ) es una herramienta de gestión de proyectos que se utiliza para visualizar los resultados de un proyecto en una estructura jerárquica. Ayuda a los gestores de proyectos a desglosar las actividades complejas del proyecto en tareas sencillas y manejables.

Cómo utilizarlo

Paso 1: El primer paso para crear una EDT es comprender el alcance del proyecto. Esto significa que hay que identificar los objetivos del proyecto, los resultados, las tareas, los plazos, etc. 

Paso 2: Identifique los resultados clave. Estos entregables clave son esenciales para el éxito del proyecto y deben aparecer en el nivel 2 de su estructura de desglose del trabajo. 

Paso 3: Identifique los paquetes de trabajo o los entregables del proyecto en el nivel más bajo de su EDT. Reúna a su equipo de proyecto y a las partes interesadas para determinar todo el trabajo necesario para completar los resultados clave.

 Paso 4: Cree un diccionario de la EDT que contenga la definición y el alcance de los elementos (paquetes de trabajo) del gráfico.

Ejemplo de estructura de desglose del trabajo Ejemplo de estructura de desglose del trabajo (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Matriz de prioridades de acción

La matriz de prioridades es una herramienta de planificación de proyectos que se utiliza para determinar qué actividades hay que priorizar y qué actividades hay que evitar para aprovechar al máximo el tiempo y los recursos. Ayuda a tomar mejores decisiones.

Cómo utilizarlo

En la matriz de prioridades de acción, el esfuerzo de la actividad debe marcarse en el eje de las abscisas y el impacto de la misma en el eje de las ordenadas. La matriz de prioridades de acción crea 4 posibilidades;

  1. Ganancias rápidas/ Urgentes – son las actividades que tienen un alto impacto y requieren un bajo esfuerzo para completarlas. Es mejor centrarse en este tipo de proyectos en la medida de lo posible.
  2. Proyectos importantes/ No urgentes: son los proyectos/ actividades que tienen un gran impacto y requieren un gran esfuerzo. Aunque no hay que dejar que estos proyectos eclipsen las ganancias rápidas, hay que planificarlos bien antes de ejecutarlos.
  3. Rellenos/Delegados: son los proyectos de baja prioridad que tienen un bajo impacto y un bajo esfuerzo. Puedes trabajar en ellos cuando tengas tiempo entre las victorias rápidas y los proyectos importantes. O puede delegarlos en otro equipo.
  4. Tareas difíciles/ Posponer o ignorar: son las tareas que tienen un bajo impacto pero que requieren un alto esfuerzo. Se aconseja evitar realizarlos, o si no se puede evitar, tomar la ayuda de un experto que pueda terminarlo eficientemente

Matriz de prioridades de acción Matriz de prioridades de acción (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Estructura de desglose de costes

La estructura de desglose de costes (basada en la EDT) es una de las técnicas de planificación de proyectos que se utiliza para asignar costes a las distintas partes de un proyecto (a las actividades del nivel más bajo de su estructura de desglose de trabajo). Sirve para comparar los costes reales con el presupuesto.

Cómo utilizarlo

Paso 1: En su estructura de desglose del trabajo, asegúrese de que todos los paquetes de trabajo representan una tarea discreta y definible entre sí. Y asigne a cada paquete de trabajo una fecha de inicio y de finalización.

 Paso 2: Asigne a cada paquete de trabajo que haya identificado una cantidad presupuestaria específica. Asegúrese de que también ha asignado un responsable del presupuesto para ello. 

Paso 3: Examine los costes y determine cuánto le costará el proyecto en cada nivel de la estructura de desglose del trabajo.

Estructura de desglose de costes Estructura de desglose de costes (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Análisis de metas 

El análisis de la tendencia de los hitos es una técnica de planificación de proyectos para el seguimiento de los hitos de un proyecto. Ayuda a identificar si el trabajo relacionado con un hito del proyecto está adelantado o retrasado.

Cómo utilizarlo

Paso 1: Consulte el calendario de su proyecto y defina los hitos del mismo. Es mejor no tener muchos hitos, no sea que se vea confuso en su gráfico de análisis de tendencias de hitos

Paso 2: En el gráfico MTA, el eje Y representa la escala de tiempo del proyecto, y el eje X representa la escala de tiempo del informe. Puede utilizar una línea específica con un color concreto o una forma de marcador específica para simbolizar el hito en el gráfico. Añada los hitos al gráfico al final de cada período de información. 

Paso 3: Consulte el gráfico MTA para identificar las tendencias de los hitos en su proyecto. Consulte este post para conocer en detalle cómo funciona el análisis de tendencias de hitos.

Análisis de la tendencia de los hitos Análisis de la tendencia de los hitos (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Planificación de recursos

Para ejecutar proyectos con mayor eficacia, hay que asignar los recursos adecuadamente. En la fase de planificación de los recursos, hay que analizar  los tipos de recursos que se necesitan para las tareas del proyecto y determinar la duración de cada tarea.

Diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt son una herramienta y técnica de planificación de proyectos que se utiliza para programar y supervisar las tareas. También pueden utilizarse para visualizar costes y gastos  en las diferentes etapas de un proyecto.

Cómo utilizarlo

Paso 1: Desglosa el proyecto en tareas individuales y asígnales filas en el diagrama de Gantt. 

Paso 2: Cada tarea tiene una línea de tiempo, y puedes colorearlas como necesites. Sobre la línea de tiempo hay una línea de progreso y con ella se marca cuánto trabajo se ha hecho en la tarea. Consulte nuestro post Cómo utilizar los diagramas de Gantt para planificar proyectos como un jefe para aprender más sobre el uso de los diagramas de Gantt en la planificación de proyectos.

Diagrama de Gantt para un plan de proyecto de alto nivel - técnicas de planificación de proyectos Diagrama de Gantt para un plan de proyecto de alto nivel (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Más plantillas de diagramas de Gantt

Organigramas

Los organigramas son técnicas de planificación de proyectos que pueden utilizarse para visualizar el equipo del proyecto, sus funciones y responsabilidades. Con ellos no sólo se puede destacar la jerarquía y la estructura de los informes, sino que también se puede utilizar para asignar tareas a las personas.

Cómo utilizarlo

Paso 1: Examine los recursos que dispone y asócielos a las tareas.

Paso 2: Comprenda la estructura jerárquica/de informes del equipo del proyecto. 

Paso 3: Utilizando una plantilla de organigrama como la siguiente, puede asignar a cada persona un lugar en el organigrama. Puede añadir la información necesaria, como funciones y responsabilidades, la disponibilidad, etc. en el organigrama. En función de ella, puede asignar a cada individuo las tareas pertinentes.

Estructura organizativa de la gestión de proyectos Organigrama de gestión de proyectos (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Más plantillas de organigramas

Gestión de conocimiento

Cuando se trabaja en proyectos, el equipo necesita consultar diferentes recursos como tutoriales, minutas de reuniones, documentos de procesos, etc. para realizar algunas tareas de su trabajo. Si se cuenta con un  único lugar -algo así como una base de datos- donde se pueda acceder a toda la información, se ahorraría mucho tiempo.

Mapas de conocimiento / Mapas mentales

Los mapas mentales son una herramienta que se utiliza para organizar la información. Los equipos de proyecto utilizan los mapas mentales durante las sesiones de brainstorming para captar el flujo libre de ideas y estructurarlas de forma fácil de entender. También pueden utilizarse como mapas de conocimiento que almacenan la información necesaria.

Cómo utilizarlo

Paso 1: Reúna los recursos que el equipo necesita consultar y clasifíquelos. Ej: En un proyecto de construcción de un sitio web, las entradas del blog, los vídeos y las infografías sobre la planificación del sitio web pueden clasificarse como tutoriales de planificación del sitio web.

 Paso 2: Con Creately, puede añadir enlaces necesarios. Simplemente haga clic en una forma, acceda a Propiedades y añada su enlace en Enlace a una URL o a un diagrama 

Paso 3: Si va a incrustar el diagrama en una página web, publíquelo como un diagrama interactivo con el Creately Viewer.

Mapa mental de los recursos del proyecto

Mapeo de procesos

Si has aclarado cómo ejecutar una determinada tarea paso a paso, será fácil para cualquier persona -esté o no familiarizada con el proceso- llevarla a cabo sin esfuerzo. Aquí es donde entra en juego el mapeo de sus procesos.

Mapas de procesos

Los mapas de procesos son una herramienta que se utiliza para visualizar los pasos de una actividad laboral y las personas que son responsables de ella. Para saber qué son los mapas de procesos, los símbolos de los mapas de procesos, los tipos de mapas y cómo dibujar un mapa de procesos, consulte nuestra Guía fácil de mapeo de procesos.

Plantilla de mapa de procesos de gestión de proyectos Plantilla de mapa de procesos de gestión de proyectos (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Gráfico PERT

PERT son las siglas de Project Evaluation Review Technique. Ayuda a trazar sus procesos de principio a fin. El gráfico PERT ayuda a los equipos a identificar rápidamente los “cuellos de botella” en los proyectos, que pueden abordarse al instante. Esto ayuda a ahorrar mucho tiempo a largo plazo, en lugar de esperar a que surjan los problemas. En esta guía detallada sobre los gráficos PERT, hemos cubierto cómo utilizar esta técnica de planificación de proyectos y qué beneficios puede obtener al utilizarla.

Gráfico PERT para la planificación de proyectos - Técnicas de planificación de proyectos Diagrama PERT para la planificación de proyectos (Haga clic en el diagrama para editarlo en línea)

Más plantillas de diagramas PERT

Lluvia de ideas/ Toma de decisiones

Las sesiones de brainstorming y de toma de decisiones suelen llevar mucho tiempo durante el proceso de planificación del proyecto y a lo largo del mismo. El brainstorming es necesario para obtener ideas creativas y es una técnica indispensable para tomar decisiones y resolver problemas.

Diagramas de afinidad

Los diagramas de afinidad se utilizan para agrupar un gran conjunto de ideas/datos/opiniones bajo un tema o una categoría concreta en función de su relevancia. Puede utilizarse para ordenar ideas generadas en una sesión de brainstorming de forma lógica.

Cómo utilizarlo

Paso 1: Reúna un equipo competente para la sesión de brainstorming 

Paso 2: Registre todas y cada una de las ideas/opiniones compartidas durante la sesión 

Paso 3: Clasifique las ideas según sus similitudes 

Paso 4: Agrúpelos y dele a cada grupo un nombre para identificarlo

Plantilla de diagrama de afinidad Plantilla de diagrama de afinidad (Haga clic en el diagrama para editarlo en línea)

Gráfico PICK

El gráfico PICK es otra técnica de planificación de proyectos que se puede utilizar para organizar las ideas tras una sesión de brainstorming. Te ayuda a identificar qué ideas son fáciles de poner en práctica y cuáles tienen una alta rentabilidad o, en otras palabras, qué ideas son las más útiles.

Cómo utilizarlo

Según la tabla PICK, puede etiquetar sus ideas como

  • Posible: estas son las ideas que son fáciles de implementar pero que tienen una baja recompensa
  • Poner en práctica: las ideas de esta sección de la tabla son fáciles de poner en práctica y tienen una alta rentabilidad
  • Reto: aquí las ideas son más difíciles de aplicar y la rentabilidad es difícil de determinar
  • Matar: estas ideas son más difíciles de aplicar y tienen poca rentabilidad

Una vez que coloques tus ideas en la matriz, te quedará más claro en qué idea debes trabajar primero y cuál debes evitar.

Tabla de selección para la planificación de proyectos
Cuadro de selección para la planificación de proyectos (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Árbol de decisiones

Cuando se le presentan varios cursos de acción, puede utilizar un árbol de decisiones para analizar los diferentes resultados de la elección de esas opciones.

Cómo utilizarlo

Paso 1: Identificar y definir la decisión y colocarla al principio del diagrama 

Paso 2: Anotar las posibles soluciones en las líneas conectadas al siguiente nivel de formas del árbol de decisión. 

Paso 3: Colocar el resultado de estas soluciones en las formas conectadas a las líneas. Puede utilizar un óvalo para representar resultados que son seguros. Y si un resultado conduce a una nueva decisión, colocarlo en un rectángulo.

 Paso 4: Reúnir a su equipo de responsables de la toma de decisiones y revisar el análisis para hacer una elección final

 Ejemplo de diagrama de árbol de decisiones - técnicas de planificación de proyectos Plantilla de diagrama de árbol de decisiones (haga clic en el diagrama para editarlo en línea)Más ejemplos de árboles de decisiones

Gestión de riesgos

Los riesgos son un elemento inevitable en los proyectos y la mejor manera de minimizar el impacto que puedan tener en sus objetivos es prepararse para ellos de antemano. Si se identifican y analizan los riesgos de antemano, se pueden evitar resultados negativos que puedan afectar a los resultados del proyecto. En nuestra Lista Definitiva de Técnicas de Gestión de Riesgos Visuales hemos cubierto 11 técnicas eficaces de gestión de riesgos que se pueden utilizar para identificar, evaluar y controlar los riesgos.

Ampliar la lista de técnicas de planificación de proyectos

Aquí hemos tratado técnicas visuales útiles que puede utilizar como técnicas de planificación de proyectos. No sólo son fáciles de usar, sino también eficaces a la hora de planificar proyectos, tomar decisiones, resolver problemas, gestionar conocimiento, etc. ¿Tiene más técnicas de planificación de proyectos que añadir a la lista? Háganoslo saber en la sección de comentarios más abajo.

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