Le guide visuel de la planification d’un projet

Certains projets sont faciles à gérer, tandis que d’autres demandent beaucoup d’efforts. Dans un cas comme dans l’autre, un plan de projet adéquat vous permettra de vous assurer que le projet sera mené à bien sans faille. Si vous avez une vision claire de tout ce qui doit être fait et de la manière dont vous allez le faire dans un délai précis, vous pouvez minimiser ; voire éliminer les risques d’échec du projet. Dans cet article, nous avons compilé une liste de techniques de planification de projet que vous pouvez utiliser pour créer un plan de projet solide et l’exécuter avec succès.

Processus de planification

Lors de la première étape de la planification du projet, vous devez fixer des objectifs. De plus, vous devez créer les grandes lignes du plan de projet et analyser vos besoins budgétaires. Vous pouvez utiliser les techniques de planification de projet ci-dessous pour accomplir rapidement ces tâches.

Objectifs SMART

SMART est un critère permettant de fixer des buts et des objectifs pour les projets. Selon SMART, les objectifs de votre projet doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps.

Critères des

Consultez notre Guide SMART pour rationaliser votre processus de planification de projet pour apprendre à utiliser correctement les critères SMART dans la planification de projet.

Structure de répartition du travail

La structure de répartition du travail (SRT ) est un outil de gestion de projet utilisé pour visualiser les résultats d’un projet dans une structure hiérarchique. Il aide les chefs de projet à décomposer les activités complexes du projet en tâches simples et gérables.

Comment l’utiliser

Étape 1: La première étape de la création d’un WBS consiste à comprendre la portée du projet. Cela signifie que vous devez identifier les objectifs du projet, les éléments livrables, les tâches, les échéances, etc. 

Étape 2 : Identifiez les principaux éléments livrables. Ces livrables clés sont ceux qui sont essentiels à la réussite du projet, et ils doivent apparaître au niveau 2 de votre structure de répartition du travail. 

Étape 3 : Identifiez les lots de travaux ou les produits livrables du projet au niveau le plus bas de votre SRT. Ensuite, réunissez votre équipe de projet et les parties prenantes pour déterminer tout le travail nécessaire à la réalisation des principaux éléments livrables. 

Étape 4 : Créez un dictionnaire WBS qui contient la définition et la portée des éléments (lots de travaux) du diagramme.

Exemple de structure de répartition du travail

Exemple de structure de répartition du travail (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Matrice des priorités d’action

La matrice des priorités d’action est un outil de planification de projet qui sert à déterminer les activités à privilégier et celles à éviter afin d’utiliser au mieux votre temps et vos ressources. Il aide à prendre de meilleures décisions.

Comment l’utiliser

Dans la matrice de priorité des actions, l’effort de l’activité doit être marqué sur l’axe des x et son impact sur l’axe des y. La matrice des priorités d’action créé 4 possibilités :

  1. Gains rapides/urgence – il s’agit des activités qui ont un impact élevé et dont la réalisation demande peu d’efforts. Il est préférable de se concentrer sur ce type de projets autant que possible.
  2. Grands projets / Non urgent – il s’agit des projets ou des activités qui ont un impact élevé et qui demandent un effort important. Bien que ces projets ne doivent pas éclipser les gains rapides, vous devez bien les planifier avant de les mettre en œuvre.
  3. Remplir/déléguer – il s’agit des projets de faible priorité qui ont un faible impact et un faible effort. Vous pouvez y travailler lorsque vous avez le temps, entre les projets rapides et les projets majeurs. Ou vous pouvez les déléguer à une autre équipe.
  4. Tâches difficiles/ ajourner ou ignorer – ce sont les tâches qui ont un faible impact, mais qui demandent un effort important. Il est conseillé d’éviter de les effectuer, ou si on ne peut pas les éviter, il faut solliciter l’aide d’un expert qui peut les terminer rapidement et efficacement.

Matrice des priorités d'action Matrice des actions prioritaires (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Structure de répartition des coûts

La structure de ventilation des coûts (basée sur l’OTP) est l’une des techniques de planification de projet qui sert à affecter les coûts aux différentes parties d’un projet (aux activités du niveau le plus bas de votre structure de ventilation du travail). Il est utilisé pour comparer les coûts réels avec le budget.

Comment l’utiliser

Étape 1 : Dans votre structure de répartition du travail, assurez-vous que tous les lots de travaux représentent une tâche distincte et définissable les uns des autres. Et attribuez à chaque lot de travaux une date de début et de fin. 
Étape 2 : Donnez à chaque paquet de travail que vous avez identifié un montant budgétaire spécifique. Assurez-vous que vous avez également désigné un responsable du budget pour cela. 
Étape 3 : Examinez les coûts et déterminez combien le projet vous coûtera à chaque niveau de la structure de répartition du travail.

Structure de ventilation des coûts Structure de répartition des coûts (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Analyse des tendances des jalons

L’analyse des tendances des jalons est une technique de planification de projet permettant de suivre les jalons d’un projet. Il permet d’identifier si le travail lié à un jalon du projet est en avance ou en retard sur le calendrier.

Comment l’utiliser

Étape 1 : Reportez-vous au calendrier de votre projet et définissez les étapes importantes de votre projet. Il est préférable de ne pas avoir beaucoup de jalons, de peur que cela ne soit confus sur votre tableau d’analyse des tendances des jalons

Étape 2 : Dans le graphique MTA, l’axe des Y représente le calendrier du projet et l’axe des X celui du rapport. Vous pouvez utiliser une ligne spécifique avec une couleur spécifique ou une forme de marqueur spécifique pour symboliser le jalon dans le graphique. Ajoutez les jalons au tableau à la fin de chaque période de rapport.

Étape 3 : Reportez-vous au tableau MTA pour identifier les tendances des jalons dans votre projet. Reportez-vous à ce post pour apprendre en détail comment fonctionne l’analyse des tendances des jalons.

Analyse des tendances d'un jalon

Analyse de tendance de jalon (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Planification des ressources

Afin d’exécuter les projets plus efficacement, vous devez allouer vos ressources correctement. Dans l’étape de planification des ressources, vous devez prendre note des types de ressources dont vous avez besoin pour les tâches du projet et déterminer la durée de chaque tâche.

Diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt est un outil et une technique de planification de projet utilisés pour planifier et contrôler les tâches. Ils peuvent également être utilisés pour transmettre les coûts et les dépenses à différentes étapes d’un projet.

Comment l’utiliser

Étape 1 : Décomposez le projet en tâches individuelles et attribuez-leur des lignes dans le diagramme de Gantt. 

Étape 2 : Chaque tâche est associée à un calendrier, et vous pouvez lui attribuer un code couleur selon vos besoins. Une ligne de progression est superposée à la ligne de temps et permet d’indiquer la quantité de travail effectuée sur la tâche. 

Consultez notre article sur Comment utiliser les diagrammes de Gantt pour planifier des projets comme un patron pour en savoir plus sur l’utilisation des diagrammes de Gantt dans la planification des projets.

Diagramme de Gantt pour un plan de projet de haut niveau - techniques de planification de projet

Diagramme de Gantt pour un plan de projet de haut niveau (cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Autres modèles de diagramme de Gantt

Organigrammes

Les organigrammes sont des techniques de planification de projet que vous pouvez utiliser pour visualiser l’équipe de projet; ses rôles et ses responsabilités. En l’utilisant, vous pouvez non seulement mettre en évidence la hiérarchie et la structure hiérarchique. Mais vous pouvez également l’utiliser pour assigner des tâches aux individus.

Comment l’utiliser

Étape 1 : Examinez les ressources dont vous disposez et associez-les aux tâches. 

Étape 2 : Comprendre la hiérarchie/la structure hiérarchique de l’équipe de projet. 

Étape 3 : En utilisant un modèle d’organigramme comme celui ci-dessous, vous pouvez attribuer à chaque personne une place dans l’organigramme. Vous pouvez ajouter les informations nécessaires, comme les rôles et responsabilités, la disponibilité, etc… sur l’organigramme. En vous y référant, vous pouvez assigner à chaque individu des tâches pertinentes.

Structure organisationnelle de la gestion de projet

Organigramme de gestion de projet (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Plus de modèles d’organigramme

Gestion des connaissances

Lorsqu’elle travaille sur des projets, l’équipe doit se référer à différentes ressources telles que des didacticiels; des comptes rendus de réunion; des documents de processus, etc… pour accomplir certaines parties de son travail. S’il existe un endroit unique, quelque chose comme une base de données où ils peuvent accéder à toutes les informations, cela permettrait de gagner beaucoup de temps.

Cartes de connaissances / Mind Maps

Les cartes mentales sont des outils utilisés pour organiser les informations. Les équipes de projet utilisent des cartes mentales lors des sessions de brainstorming pour capturer le libre flux d’idées et les structurer de manière facile à comprendre. Ils peuvent également être utilisés comme des cartes de connaissances qui stockent les informations nécessaires.

Comment les utiliser ?

Étape 1 : Rassemblez les ressources auxquelles l’équipe doit se référer et classez-les par catégories. Exemple : Dans un projet de construction de site Web, les articles de blog, les vidéos, les infographies sur la planification de site Web peuvent être classés comme des tutoriels de planification de site Web. 

Étape 2 : En utilisant Creately, vous pouvez ajouter les liens pertinents. Il suffit de cliquer sur la forme, d’accéder aux propriétés et d’ajouter votre lien sous : Lien vers une URL ou un diagramme.

Étape 3 : Si vous intégrez le diagramme dans une page Web, publiez-le en tant que diagramme interactif avec Creately Viewer.

Carte Mentale des ressources du projet

Cartographie des processus

Si vous avez expliqué comment exécuter une certaine tâche étape par étape, il sera facile pour quiconque – qu’il soit familier avec le processus ou non – de le mener à bien sans difficulté. C’est là que la cartographie de vos processus entre en jeu.

Cartes de processus

Les cartes de processus sont des outils utilisés pour visualiser les étapes d’une activité professionnelle et les personnes qui en sont responsables. Pour savoir ce que sont les cartes de processus, les symboles des cartes de processus, les types de cartes de processus et comment dessiner une carte de processus, consultez notre Guide facile de la cartographie des processus.

Modèle de carte de processus de gestion de projet

Modèle de carte de processus de gestion de projet (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Graphique PERT

PERT est l’abréviation de Project Evaluation Review Technique. Il permet de cartographier vos processus du début à la fin. Le diagramme PERT aide les équipes à identifier rapidement les “goulets d’étranglement” dans les projets, qui peuvent alors être traités instantanément. Cela permet de gagner beaucoup de temps à long terme, plutôt que d’attendre que les problèmes se présentent. 

Dans ce guide détaillé sur les diagrammes PERT, nous avons vu comment utiliser cette technique de planification de projet et quels avantages vous pouvez en tirer.

Diagramme PERT pour la planification de projet - Techniques de planification de projet

Diagramme PERT pour la planification de projet (Cliquez sur le diagramme pour le modifier en ligne)

Plus de modèles de diagrammes PERT

Brainstorming/ Prise de décision

Les séances de remue-méninges et de prise de décision ont tendance à prendre beaucoup de temps pendant le processus de planification du projet et tout au long de celui-ci. Si le brainstorming est nécessaire pour trouver des idées créatives, c’est une technique indispensable pour prendre des décisions et résoudre des problèmes.

Diagrammes d’affinité

Les diagrammes d’affinité sont utilisés pour regrouper un grand nombre d’idées, de données et d’opinions sous un thème ou une catégorie particulière. Ceci se fait en fonction de leur pertinence les uns par rapport aux autres. Il peuvent être utilisés pour organiser les idées générées lors d’une session de brainstorming, de manière logique.

Comment l’utiliser ?

Étape 1 : Réunissez une équipe compétente pour la séance de brainstorming.

Étape 2 : Enregistrez toutes les idées/opinions partagées au cours de la session.

Étape 3 : Triez les idées en fonction de leurs similitudes.

Étape 4: Regroupez-les, et donnez à chaque groupe un nom pour l’identifier.

Modèle de diagramme d'affinité

Modèle de diagramme d’affinité (Cliquez sur le diagramme pour le modifier en ligne)

Graphique PICK

Le tableau PICK est une autre technique de planification de projet que vous pouvez utiliser pour organiser les idées après une séance de brainstorming. Il vous aide à identifier les idées qui sont faciles à mettre en œuvre et celles qui ont un rendement élevé ou, en d’autres termes, celles qui sont les plus utiles.

Comment l’utiliser ?

Selon le tableau PICK, vous pouvez classer vos idées comme suit :

  • Possible : ce sont les idées qui sont faciles à mettre en œuvre mais qui ont un faible rendement;
  • Mise en œuvre : les idées de cette section du tableau sont faciles à mettre en œuvre et ont un rendement élevé;
  • Défi : ici, les idées sont plus difficiles à mettre en œuvre et les retombées sont difficiles à déterminer;
  • Kill : ces idées sont plus difficiles à mettre en œuvre et ont un faible rendement.

Une fois que vous aurez placé vos idées de brainstorming sur la matrice, vous saurez plus clairement sur quelle idée vous devez travailler en premier et laquelle doit être évitée.

Tableau de sélection pour la planification du projet

Tableau de sélection pour la planification du projet (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Arbre de décision

Lorsque plusieurs possibilités d’action vous sont présentées, vous pouvez utiliser un arbre de décision pour analyser les différents résultats du choix de ces options.

Comment l’utiliser ?

Étape 1 : Identifiez et définissez la décision et placez-la au début du diagramme.

Étape 2 : Notez les solutions possibles sur les lignes reliées au niveau suivant des formes de l’arbre de décision. 

Étape 3 : Mettez le résultat de ces solutions sur les formes reliées aux lignes. Vous pouvez utiliser un ovale pour représenter les résultats qui sont certains. Et si un résultat conduit à une nouvelle décision, placez-le sur un rectangle.

Étape 4 : Réunissez votre équipe de décideurs et examinez l’analyse pour faire un choix final.

 Exemple de diagramme en arbre de décision - techniques de planification de projet Modèle de diagramme en arbre décisionnel (cliquez sur le diagramme pour le modifier en ligne)

Autres exemples d’arbres décisionnels

Gestion des risques

Les risques sont des éléments inévitables des projets, et la meilleure façon de minimiser l’impact qu’ils peuvent avoir sur vos objectifs est de s’y préparer à l’avance. En identifiant et en analysant les risques à l’avance, vous pouvez éviter les résultats négatifs qui peuvent affecter les résultats du projet. 

Dans notre liste ultime de techniques visuelles de gestion des risques, nous avons abordé 11 techniques efficaces de gestion des risques que vous pouvez utiliser pour identifier, évaluer et contrôler les risques.

Élargir la liste des techniques de planification de projet

Nous avons abordé ici des techniques visuelles utiles que vous pouvez utiliser comme techniques de planification de projet. Ils sont non seulement faciles à utiliser, mais aussi efficaces lorsqu’il s’agit de planifier des projets, de prendre des décisions, de résoudre des problèmes, de gérer des connaissances, etc. 

Avez-vous d’autres techniques de planification de projet à ajouter à la liste ? Faites-nous part de vos commentaires dans la section ci-dessous.

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