Der visuelle Leitfaden zur Planung eines Projekts

Der visuelle Leitfaden für die Planung eines Projekts Manche Projekte sind einfach zu verwalten, während andere sehr viel Aufwand erfordern. In jedem Fall hilft Ihnen ein angemessener Projektplan, um sicherzustellen, dass das Projekt fehlerfrei abgeschlossen wird. Wenn Sie eine klare Vorstellung davon haben, was alles geschehen muss und wie Sie es innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreichen wollen, können Sie das Risiko eines Projektmisserfolgs minimieren, wenn nicht sogar ganz ausschließen. In diesem Beitrag haben wir eine Liste von Projektplanungstechniken zusammengestellt, die Sie verwenden können, um einen soliden Projektplan zu erstellen und erfolgreich durchzuführen. Wir werden uns mit verschiedenen Bereichen der Projektplanung befassen, z. B. mit dem Planungsprozess, der Ressourcenplanung, dem Wissensmanagement, der Prozessabbildung, der Entscheidungsfindung und dem Risikomanagement.

Planungsprozess

In der ersten Phase der Projektplanung müssen Sie Ziele festlegen, einen Projektplan erstellen und Ihren Finanzbedarf analysieren. Sie können die nachstehenden Projektplanungstechniken verwenden, um diese Aufgaben schnell zu erledigen.

SMART-Ziele

SMART ist ein Kriterium für die Festlegung von Zielen und Vorgaben für Projekte. Laut SMART sollten Ihre Projektziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein.

Criteria

SMART Goal Criteria SMART Goal In unserem Leitfaden The SMART Guide to Streamlining Your Project Planning Process erfahren Sie, wie Sie die SMART-Kriterien bei der Projektplanung richtig anwenden.

Projektstrukturplan

DerProjektstrukturplan (PSP ) ist ein Instrument des Projektmanagements, mit dem die Ergebnisse eines Projekts in einer hierarchischen Struktur dargestellt werden können. Es hilft Projektmanagern, komplexe Projektaktivitäten in einfache und überschaubare Aufgaben zu unterteilen.

Wie man es benutzt

Schritt 1: Der erste Schritt bei der Erstellung eines Projektstrukturplans besteht darin, den Umfang des Projekts zu verstehen. Das bedeutet, dass Sie die Projektziele, die zu erbringenden Leistungen, die Aufgaben, die Fristen usw. festlegen müssen. Schritt 2: Ermitteln Sie die wichtigsten Ergebnisse. Diese Schlüsselergebnisse sind für den Erfolg des Projekts unerlässlich und sollten auf Ebene 2 Ihres Projektstrukturplans erscheinen. Schritt 3: Identifizieren Sie Arbeitspakete oder die Projektleistungen auf der untersten Ebene Ihres Projektstrukturplans. Setzen Sie sich mit Ihrem Projektteam und den Beteiligten zusammen, um den gesamten Arbeitsaufwand zu ermitteln, der für die Erbringung der wichtigsten Leistungen erforderlich ist. Schritt 4: Erstellen Sie ein Projektstrukturplan-Wörterbuch, das die Definition und den Umfang der Elemente (Arbeitspakete) im Diagramm enthält.

Beispiel für einen Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure)

Work Breakdown Structure Beispiel (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Matrix der Aktionsprioritäten

Die Aktionsprioritätenmatrix ist ein Projektplanungsinstrument, mit dem Sie bestimmen können, welche Aktivitäten Sie priorisieren und welche Sie vermeiden sollten, um Ihre Zeit und Ressourcen optimal zu nutzen. Sie hilft, bessere Entscheidungen zu treffen.

Wie man es benutzt

In der Aktionsprioritätenmatrix sollte der Aufwand der Aktivität auf der x-Achse und die Auswirkung der Aktivität auf der y-Achse eingetragen werden. Die Matrix der Aktionsprioritäten bietet 4 Möglichkeiten;

  1. Quick wins/ Urgent – das sind die Aktivitäten, die eine hohe Wirkung haben und mit geringem Aufwand zu erledigen sind. Es ist besser, sich so weit wie möglich auf diese Art von Projekten zu konzentrieren.
  2. Großprojekte/ Nicht dringlich – dies sind Projekte/Aktivitäten, die große Auswirkungen haben und einen hohen Aufwand erfordern. Diese Projekte sollten zwar nicht die Quick Wins überschatten, aber Sie sollten sie gut planen, bevor Sie sie durchführen.
  3. Fill-ins/Delegate – das sind Projekte mit niedriger Priorität, die nur geringe Auswirkungen und einen geringen Aufwand haben. Sie können daran arbeiten, wenn Sie zwischen Quick Wins und größeren Projekten Zeit haben. Oder Sie können sie an ein anderes Team delegieren.
  4. Harte Arbeit/ Aufschieben oder ignorieren – das sind Aufgaben, die zwar wenig Auswirkungen haben, aber einen hohen Aufwand erfordern. Es ist ratsam, sie zu vermeiden, oder, wenn sie nicht vermieden werden können, die Hilfe eines Experten in Anspruch zu nehmen, der sie effizient ausführen kann
Aktionsprioritäten-Matrix

Aktionsprioritätenmatrix (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Struktur der Kostenaufschlüsselung

Der Kostengliederungsplan (auf der Grundlage des Projektstrukturplans) ist eine der Projektplanungstechniken, die dazu dient, die Kosten den verschiedenen Teilen eines Projekts zuzuordnen (den Aktivitäten auf der untersten Ebene des Projektstrukturplans). Sie dient dazu, die tatsächlichen Kosten mit dem Budget zu vergleichen.

Wie man es benutzt

Schritt 1: Achten Sie in Ihrem Projektstrukturplan darauf, dass alle Arbeitspakete eine eigenständige und voneinander abgrenzbare Aufgabe darstellen. Und weisen Sie jedem Arbeitspaket ein Start- und Enddatum zu. Schritt 2: Geben Sie jedem Arbeitspaket, das Sie ermittelt haben, einen bestimmten Budgetbetrag. Vergewissern Sie sich, dass Sie dafür auch einen verantwortlichen Budgetverantwortlichen bestimmt haben. Schritt 3: Prüfen Sie die Kosten und bestimmen Sie, wie viel Sie das Projekt auf jeder Ebene des Projektstrukturplans kosten wird.

Kostengliederungsstruktur

Cost Breakdown Structure (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Meilenstein-Trendanalyse

Die Meilensteintrendanalyse ist eine Projektplanungstechnik zur Verfolgung von Meilensteinen in einem Projekt. Es hilft zu erkennen, ob die Arbeit im Zusammenhang mit einem Projektmeilenstein dem Zeitplan voraus ist oder hinterherhinkt.

Wie man es benutzt

Schritt 1: Schauen Sie in Ihrem Projektplan nach und legen Sie die Meilensteine Ihres Projekts fest. Es ist besser, nicht zu viele Meilensteine zu haben, da dies in der Tabelle der Meilensteintrendanalyse verwirrend aussehen würde. Schritt 2: Im MTA-Diagramm stellt die y-Achse den Zeitrahmen des Projekts und die x-Achse den Zeitrahmen des Berichts dar. Sie können eine bestimmte Linie mit einer bestimmten Farbe oder eine bestimmte Markerform verwenden, um den Meilenstein im Diagramm zu symbolisieren. Fügen Sie die Meilensteine am Ende eines jeden Berichtszeitraums in die Tabelle ein. Schritt 3: Schauen Sie sich das MTA-Diagramm an, um Trends bei Meilensteinen in Ihrem Projekt zu erkennen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die Meilensteintrendanalyse im Detail funktioniert.

Meilenstein-Trendanalyse

Meilensteintrendanalyse (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Ressourcenplanung

Um Projekte effektiver durchführen zu können, müssen Sie Ihre Ressourcen richtig zuweisen. In der Phase der Ressourcenplanung müssen Sie die Arten von Ressourcen, die Sie für die Projektaufgaben benötigen, notieren und die Dauer der einzelnen Aufgaben festlegen.

Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme sind ein Projektplanungswerkzeug und eine Technik, die zur Planung und Überwachung von Aufgaben verwendet wird. Sie können auch verwendet werden, um Kosten und Ausgaben in verschiedenen Phasen eines Projekts zu vermitteln.

Wie man es benutzt

Schritt 1: Zerlegen Sie das Projekt in einzelne Aufgaben und weisen Sie ihnen Zeilen im Gantt-Diagramm zu. Schritt 2: Für jede Aufgabe gibt es eine Zeitleiste, und Sie können sie nach Bedarf farblich kennzeichnen. Die Zeitleiste wird von einer Fortschrittslinie überlagert, mit deren Hilfe Sie markieren können, wie viel Arbeit an der Aufgabe bereits geleistet wurde. Mehr über die Verwendung von Gantt-Diagrammen bei der Planung von Projekten erfahren Sie in unserem Beitrag How to Use Gantt Charts to Plan Projects Like a Boss.

Gantt-Diagramm für einen Projektplan auf hoher Ebene - Projektplanungstechniken

Gantt-Diagramm für einen Projektplan auf höchster Ebene (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Weitere Gantt-Diagramm-Vorlagen

Organigramme

Organigramme sind Projektplanungstechniken, die Sie verwenden können, um das Projektteam, seine Rollen und Verantwortlichkeiten zu visualisieren. Mit ihr können Sie nicht nur die Hierarchie und die Berichtsstruktur hervorheben, sondern sie auch bei der Zuweisung von Aufgaben an Einzelpersonen verwenden.

Wie man es benutzt

Schritt 1: Prüfen Sie, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen, und ordnen Sie diese den Aufgaben zu. Schritt 2: Verstehen der Hierarchie/Berichtsstruktur des Projektteams. Schritt 3: Mit einer Organigrammvorlage wie der unten stehenden können Sie jeder Person einen Platz im Organigramm zuweisen. Sie können dem Organigramm die erforderlichen Informationen wie Rollen und Zuständigkeiten, Verfügbarkeit usw. hinzufügen. Anhand dieser Struktur können Sie jedem Einzelnen entsprechende Aufgaben zuweisen.

Projektmanagement-Organisationsstruktur

Projektmanagement-Organigramm (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Weitere Vorlagen für Organigramme

Wissensmanagement

Bei der Arbeit an Projekten muss das Team auf verschiedene Ressourcen wie Tutorials, Sitzungsprotokolle, Prozessdokumente usw. zurückgreifen, um bestimmte Bereiche ihrer Arbeit zu erledigen. Wenn es einen einzigen Ort – etwa eine Datenbank – gibt, an dem sie alle Informationen abrufen können, würde das viel Zeit sparen.

Wissenskarten/Mind Maps

Mind Maps sind ein Werkzeug, das zur Organisation von Informationen verwendet wird. Projektteams verwenden Mindmaps bei Brainstorming-Sitzungen, um den freien Fluss von Ideen zu erfassen und sie in einer leicht verständlichen Weise zu strukturieren. Sie können auch als Wissenskarten verwendet werden, auf denen die notwendigen Informationen gespeichert sind.

Wie man es benutzt

Schritt 1: Sammeln Sie die Ressourcen, auf die das Team zurückgreifen muss, und kategorisieren Sie sie. Beispiel: Bei einem Website-Bauprojekt können Blogbeiträge, Videos und Infografiken zur Website-Planung als Website-Planungs-Tutorials kategorisiert werden. Schritt 2: Mit Creately können Sie die entsprechenden Links hinzufügen. Klicken Sie einfach auf die Form, rufen Sie die Eigenschaften auf und fügen Sie Ihren Link unter Link zu einer URL oder einem Diagramm hinzu Schritt 3: Wenn Sie das Diagramm in eine Webseite einbetten, veröffentlichen Sie es als interaktives Diagramm mit dem Creately Viewer.

Mind Map der Projektressourcen

Prozess-Mapping

Wenn Sie geklärt haben, wie eine bestimmte Aufgabe Schritt für Schritt auszuführen ist, kann sie jeder – ob er mit dem Prozess vertraut ist oder nicht – mühelos ausführen. An dieser Stelle kommt die Abbildung Ihrer Prozesse ins Spiel.

Prozess-Karten

Prozesslandkarten sind ein Werkzeug, das zur Visualisierung der Schritte einer Arbeitstätigkeit und der dafür verantwortlichen Personen verwendet wird. Was Prozesslandkarten sind, was Prozesslandkartensymbole sind, welche Arten von Prozesslandkarten es gibt und wie man eine Prozesslandkarte zeichnet, erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Prozesslandkarte.

Vorlage für Projektmanagement-Prozesslandkarte

Vorlage für Projektmanagement-Prozesslandkarten (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

PERT-Diagramm

PERT steht für Project Evaluation Review Technique. Es hilft Ihnen, Ihre Prozesse von Anfang bis Ende abzubilden. DasPERT-Diagramm hilft den Teams, Engpässe” in Projekten schnell zu erkennen, die dann sofort angegangen werden können. So lässt sich langfristig viel Zeit sparen, anstatt zu warten, bis Probleme auftauchen. In diesem ausführlichen Leitfaden zu PERT-Diagrammen haben wir beschrieben, wie Sie diese Projektplanungstechnik einsetzen und welche Vorteile Sie dadurch erzielen können.

PERT-Diagramm für die Projektplanung - Projektplanungstechniken

PERT-Diagramm für die Projektplanung (Klicken Sie auf das Diagramm, um es online zu bearbeiten)

Weitere PERT-Diagrammvorlagen

Brainstorming/Entscheidungsfindung

Brainstorming- und Entscheidungsfindungssitzungen nehmen in der Regel viel Zeit während des Projektplanungsprozesses und während des gesamten Projekts in Anspruch. Brainstorming ist zwar notwendig, um kreative Ideen zu entwickeln, aber es ist auch eine unverzichtbare Technik, um Entscheidungen zu treffen und Probleme zu lösen.

Affinitätsdiagramme

Affinitätsdiagramme werden verwendet, um eine große Menge von Ideen/Daten/Meinungen unter einem bestimmten Thema oder einer bestimmten Kategorie zu gruppieren, basierend auf ihrer Relevanz füreinander. Es kann verwendet werden, um Ideen aus einer Brainstorming-Sitzung in einer logischen Weise zu ordnen.

Wie man es benutzt

Schritt 1: Stellen Sie ein kompetentes Team für die Brainstorming-Sitzung zusammen Schritt 2: Halten Sie alle Ideen/Meinungen fest, die während der Sitzung geäußert wurden Schritt 3: Sortiere die Ideen nach ihren Ähnlichkeiten Schritt 4: Fassen Sie sie zusammen und geben Sie jeder Gruppe einen Namen zur Identifizierung

Vorlage für ein Affinitätsdiagramm

Vorlage für ein Affinitätsdiagramm (Klicken Sie auf das Diagramm, um es online zu bearbeiten)

PICK-Tabelle

Das PICK-Diagramm ist eine weitere Projektplanungstechnik, mit der Sie Ideen nach einem Brainstorming organisieren können. Sie hilft Ihnen, herauszufinden, welche Ideen leicht umzusetzen sind und welche sich besonders lohnen, oder anders gesagt, welche Ideen am nützlichsten sind.

Wie man es benutzt

Gemäß der PICK-Tabelle können Sie Ihre Ideen wie folgt bezeichnen

  • Möglich: Dies sind die Ideen, die leicht umzusetzen sind, sich aber kaum auszahlen
  • Umsetzen: Die Ideen in diesem Abschnitt des Diagramms sind leicht umsetzbar und haben einen hohen Nutzen
  • Herausforderung: hier sind die Ideen schwieriger umzusetzen und der Nutzen ist schwer zu bestimmen
  • Töten: Diese Ideen sind schwieriger umzusetzen und haben einen geringen Nutzen

Wenn Sie Ihre Brainstorming-Ideen in die Matrix eintragen, wird klarer, an welcher Idee Sie zuerst arbeiten sollten und welche Sie vermeiden sollten.

Auswahldiagramm für die Projektplanung

Auswahldiagramm für die Projektplanung (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Entscheidungsbaum

Wenn Ihnen mehrere Handlungsoptionen zur Verfügung stehen, können Sie einen Entscheidungsbaum verwenden, um die verschiedenen Ergebnisse zu analysieren, die sich aus der Wahl dieser Optionen ergeben.

Wie man es benutzt

Schritt 1: Identifizieren und definieren Sie die Entscheidung und setzen Sie sie an den Anfang des Diagramms Schritt 2: Schreiben Sie mögliche Lösungen auf die Linien, die mit der nächsten Ebene der Formen des Entscheidungsbaums verbunden sind. Schritt 3: Trage die Ergebnisse dieser Lösungen in die Formen ein, die mit den Linien verbunden sind. Sie können ein Oval verwenden, um Ergebnisse darzustellen, die sicher sind. Und wenn ein Ergebnis zu einer neuen Entscheidung führt, setzen Sie es auf ein Rechteck. Schritt 4: Versammeln Sie Ihr Team von Entscheidungsträgern und überprüfen Sie die Analyse, um eine endgültige Entscheidung zu treffen.

 Beispiel eines Entscheidungsbaumdiagramms - Projektplanungstechniken

Entscheidungsbaum-Diagrammvorlage (Klicken Sie auf das Diagramm, um es online zu bearbeiten)

Weitere Entscheidungsbaum-Beispiele

Risikomanagement

Risiken sind bei Projekten unvermeidlich, und die beste Möglichkeit, ihre Auswirkungen auf Ihre Ziele zu minimieren, ist, sich im Voraus darauf vorzubereiten. Indem Sie Risiken im Vorfeld erkennen und analysieren, können Sie negative Ergebnisse vermeiden, die das Projektergebnis beeinträchtigen könnten. In unserer ultimativen Liste visueller Risikomanagementtechniken haben wir 11 wirksame Risikomanagementtechniken vorgestellt, die Sie zur Ermittlung, Bewertung und Kontrolle von Risiken einsetzen können.

Erweitern Sie die Liste der Projektplanungstechniken

Hier haben wir nützliche visuelle Techniken behandelt, die Sie als Projektplanungstechniken verwenden können. Sie sind nicht nur einfach zu benutzen, sondern auch effektiv, wenn es um Projektplanung, Entscheidungsfindung, Problemlösung, Wissensmanagement usw. geht. Haben Sie weitere Projektplanungstechniken, die Sie der Liste hinzufügen möchten? Lassen Sie es uns im Kommentarfeld unten wissen.

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