De eenvoudige handleiding voor personeelsplanning met tools en sjablonen

Het is geen geheim dat de sleutel tot de goede werking van een organisatie haar werknemers zijn – wel, de juiste soort bekwame werknemers die hun werk goed doen. En de manier om dat soort werknemers in je organisatie aan het werk te krijgen, is alleen mogelijk door een goede personeelsplanning.

In dit bericht hebben wij het human resource proces voor je vereenvoudigd door je door elk van de stappen te leiden. Maak gebruik van de meegeleverde sjablonen om je planningsproces nog meer te stroomlijnen.

Wat is Human Resource Planning

Personeelsplanning is het proces waarbij organisaties het huidige personeelsbestand evalueren, de toekomstige behoeften of noden voorspellen, de leemten identificeren en een plan opstellen om deze op te vullen.

Personeelsplanning, ook bekend als workforce planning en manpower planning, helpt je ervoor te zorgen dat je het juiste aantal mensen met relevante vaardigheden op het juiste moment in de juiste functie hebt.

Belang van personeelsplanning

Personeelsplanning speelt een belangrijke rol om ervoor te zorgen dat de nodige vaardigheden ter beschikking van de organisatie worden gesteld wanneer dat nodig is om haar strategische doelstellingen te verwezenlijken. Daarnaast zijn er nog een aantal belangrijke redenen waarom personeelsplanning van cruciaal belang is voor een organisatie.

    null
  • Het helpt ervoor te zorgen dat de bestaande mankracht optimaal wordt gebruikt
  • Het ondersteunt de verwezenlijking van de strategische doelstellingen van de organisatie door ervoor te zorgen dat het juiste soort mensen wordt aangeworven om tijdig aan de vraag naar arbeidskrachten te voldoen
  • Het verschaft informatie die nodig is om andere HR-functies uit te voeren, zoals werving, selectie, promotie, opleiding en ontwikkeling, enz. en bepaalt HR-beleid
  • Het helpt de organisatie zich aan te passen aan de veranderingen in de omgeving als gevolg van concurrentie, technologie, overheidsbeleid, enz. die kunnen resulteren in een behoefte aan nieuwe werknemers, nieuwe vaardigheden, enz.
  • Het helpt bij het identificeren van de arbeidsbehoeften die nodig zijn om uitbreidings- en diversificatieplannen met succes uit te voeren
  • Het helpt ook te anticiperen op tekorten of overschotten aan mankracht en de nodige stappen te ondernemen om de situatie aan te pakken
  • Het helpt bij de ontwikkeling van loopbaanplannen voor individuele werknemers en bij het bepalen van de opleiding en ontwikkeling die zij nodig hebben

4 stappen in het human resources planningsproces

Er zijn 4 grote stappen in het human resource planningsproces.

Stap 1: Het huidige aanbod van menselijke hulpbronnen in kaart brengen

Het planningsproces begint met een analyse van het huidige arbeidspotentieel. Identificeer de sterke en zwakke punten van je organisatie met betrekking tot het aantal werknemers, hun vaardigheden, ervaringen, kwalificaties, functies, prestatieniveaus, leeftijd, voordelen, salarisniveaus, gesproken talen, werkervaring, enz.

Er zijn verschillende manieren om deze stap te zetten.

  • Verwijs naar de vroegere prestatiebeoordelingen
  • Verzamel gegevens uit je personeelsinformatiesysteem
  • Praat met de afdelingshoofden om een idee te krijgen van de werknemers die onder hen werken
  • Vraag het de werknemers zelf met een vragenlijst
  • Laat werknemers een zelfevaluatie van zichzelf maken met een SWOT-analyse

Zodra je een overvloed aan informatie over de huidige werknemers hebt verzameld, breng je die over naar een vaardigheids-inventarisatierapport. Hieronder volgt een visueel model voor een inventaris van vaardigheden dat gemakkelijker te raadplegen en te begrijpen is.

Vaardigheden Inventarisatie Sjabloon
Vaardigheden Inventarisatie Sjabloon (Klik op het sjabloon om deze online te bewerken)

Stap 2: Voorspelling van de toekomstige vraag naar human resources

Voor deze stap moet je eerst inzicht hebben in de toekomstige doelstellingen van de organisatie, aangezien die van grote invloed zullen zijn op de toekomstige vraag naar human resources.

Voordat je de toekomstige behoeften bepaalt, moet je ook rekening houden met factoren zoals personeelsverloop, markt- of industrietrends, technologische vooruitgang die zal helpen processen te automatiseren, pensioneringen, promoties, ontslagen, enz.

Stap 3: Analyseer de kloof tussen vraag en aanbod van arbeid

Nu je duidelijk hebt gemaakt welke vaardigheden in je inventaris beschikbaar zijn en welke je in de toekomst nodig zult hebben, kun je duidelijk zien welke lacunes er zijn.

Kan het huidige aanbod van werknemers in de organisatie helpen om aan de toekomstige behoeften te voldoen?

Moet je opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s aanbieden om de huidige werknemers bij te scholen zodat zij aan de bedrijfsdoelstellingen kunnen voldoen?

Is dit niet voldoende, dan zul je nieuwe werknemers met relevante vaardigheden moeten aanwerven om te voldoen aan de vraag naar arbeidskrachten in de toekomst.

Het is belangrijk dat je het evenwicht bewaart tussen vraag en aanbod bij de human resource planning.

Stap 4: Ontwikkeling en uitvoering van het plan om de lacunes op te vullen

Dan komt het ontwikkelen van een actieplan.

Als er een personeelstekort is, kun je je inspanningen besteden aan het aanwerven van nieuwe werknemers, het opleiden van bestaande werknemers, outsourcing of interdepartementale overplaatsingen.

Anderzijds, als er een overschot aan werknemers is, moet je misschien ontslag overwegen, regelingen voor vrijwillige pensionering, overplaatsingen, enz.

Zodra een plan is opgesteld, moet het worden geïntegreerd in de algemene strategie van de organisatie. En het is belangrijk het plan op te volgen en de doeltreffendheid ervan in de loop van de tijd te evalueren.

Human Resource Planning Tools

Je kunt deze tools gebruiken tijdens de verschillende stappen van het personeelsplanningsproces. Ze kunnen je helpen bij het analyseren van de capaciteiten van je huidige personeel en bij het bepalen van toekomstige behoeften. De meegeleverde sjablonen kunnen online worden bewerkt; klik gewoon op het sjabloon om het online te bewerken.

SWOT-analyse

SWOT staat voor sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen. Het kan worden gebruikt als een instrument voor zelfevaluatie door individuele werknemers, of als een strategisch instrument om de huidige toestand van de organisatie te beoordelen.

Sterke en zwakke punten zijn de factoren die intern zijn. Een sterk punt van je organisatie zou bijvoorbeeld de aanwezigheid van geschoolde werknemers kunnen zijn, maar een zwak punt zou het onvoldoende aantal geschoolde werknemers kunnen zijn.

Kansen en bedreigingen zijn externe factoren. De beschikbaarheid van geschoolde werknemers op de markt kan bijvoorbeeld een grote kans voor je zijn als je personeel aanneemt. Aan de andere kant kan je concurrent die je werknemers met betere salarissen inpikt, een bedreiging voor je vormen.

De SWOT-analyse is een van de meest populaire tools die bij een situatieanalyse worden gebruikt. Enkele andere instrumenten voor situatieanalyse die je kunt gebruiken bij de planning van je personeelsbestand worden beschreven in onze gids voor situatieanalyse.

SWOT-analyse voor Human Resource Planning
SWOT Analyse Sjabloon (Klik op het sjabloon om het online te bewerken)

Organisatieschema

Een organisatieschema is een visuele weergave van de hiërarchie/structuur van een organisatie. Het belicht ook de rapportageverhoudingen tussen werknemers, hun rollen en verantwoordelijkheden. In de personeelsplanning kan het op een aantal manieren worden gebruikt,

    null
  • Vastleggen van informatie over huidige werknemersrollen, verantwoordelijkheden, vaardigheden, ervaringen, enz. Je kunt ook aanvullende informatie toevoegen, zoals hun diploma’s en demografische gegevens. Dit zal je helpen snel het juiste personeel voor de job te vinden.
  • Een draaiboek maken van de personeelsbehoeften. Je kunt arbeidstekorten en -overschotten ook op je organisatieschema aangeven.
Organigram voor HR-planning
Organisatieschema voor HR-planning (Klik op het model om het online te bewerken)

RACI-matrix

Dit is een schema dat projectmanagers gebruiken om rollen en verantwoordelijkheden toe te wijzen aan taken in een project. Het geeft aan wie tijdens een project verantwoordelijk, aansprakelijk, geraadpleegd en geïnformeerd moet worden.

RACI Matrix Sjabloon
RACI Matrix Sjabloon (Klik op het sjabloon om het online te bewerken)

9 Vak Rooster

Het 9-vaks rooster, ook bekend als de prestatie-potentieelmatrix, wordt veel gebruikt bij de ontwikkeling van werknemers en de planning van hun opvolging. Het helpt je bestaande werknemers te evalueren op basis van hun huidige prestaties en hun toekomstige potentiële prestaties.

Door je werknemers te beoordelen met behulp van het 9-vaks rooster kun je sterke werknemers en degenen die achterop raken identificeren.

9 Box Grid Sjabloon voor Human Resource Planning
9-vaks Rooster Sjabloon (Klik op het sjabloon om het online te bewerken)

Scenario Planning

Er zijn veel scenario’s, zoals technologische vooruitgang, natuurrampen, politieke of economische veranderingen, die de toekomstige richting van je bedrijf drastisch kunnen veranderen. Gewoonlijk zie je ze niet aankomen of plan je ze niet.

Door scenarioplanning in je strategisch planningsproces op te nemen, kun je deze verschillende toekomstscenario’s identificeren, bespreken hoe ze je organisatie zullen beïnvloeden en voorzorgsmaatregelen nemen.

Je kunt scenarioplanning integreren in de personeelsplanning door scenario’s te onderzoeken waarin je toekomstige arbeidsbehoeften veranderen.

Raadpleeg onze informatiebron over scenarioplanning voor meer informatie over dit instrument.

Matrix sjabloon voor scenarioplanning
Matrix sjabloon voor scenarioplanning (Klik op het sjabloon om het online te bewerken)

Vervangingstabel

Dit is een diagram dat lijkt op het organisatieschema. Het wordt gebruikt om potentiële kandidaten te identificeren die een werknemer kunnen vervangen die met pensioen gaat, overgeplaatst wordt, enz. Voor elke belangrijke functie in een bedrijf kunnen individuele vervangingsschema’s worden opgesteld, samen met potentiële vervangers.

Vervanging Chart Template voor Human Resource Planning
Vervangingsschema sjabloon (Klik op het sjabloon om het online te bewerken)

Tips voor een betere personeelsplanning?

In dit bericht hebben we eigenlijk alles behandeld wat je moet weten over human resource planning, vooral als je een newbie bent. En wij geloven dat de meegeleverde sjablonen je zullen helpen je project een kickstart te geven.

Ben je al een expert in personeelsplanning? Deel je tips over hulpmiddelen en processen waar je bij zweert in het commentaarveld hieronder.

Laat een reactie achter

*
*

vier × vijf =

Terug naar boven