O guia fácil para planejamento de recursos humanos com ferramentas e modelos

Não é segredo que a chave para a continuação do bom funcionamento de uma organização são os seus funcionários – bem, o tipo certo de funcionário habilidoso que faz bem o seu trabalho. E a forma de conseguir que esse tipo de funcionário trabalhe na sua organização só pode ser possível através de um planejamento de recursos humanos adequado.

Neste post, simplificamos o processo de recursos humanos para você, guiando-o através de cada uma de suas etapas. Utilize os modelos fornecidos para organizar ainda mais o seu processo de planejamento.

O que é o Planejamento de Recursos Humanos

Planejamento de recursos humanos é o processo pelo qual as organizações avaliam o setor de RH, prevêem necessidades atuais ou futuras, identificam lacunas e elaboram um plano para preenchê-las.

Basicamente, o planejamento de recursos humanos, também conhecido como planejamento da força de trabalho e planejamento de mão-de-obra, ajuda a garantir que você tenha o número certo de pessoas com habilidades relevantes no tipo de cargo adequado e no momento certo.

Importância do planejamento de recursos humanos

O planejamento de recursos humanos desempenha um papel importante para garantir que as habilidades necessárias sejam disponibilizadas à organização sempre que necessário para atingir seus objetivos estratégicos. Além disso, há várias razões mais importantes pelas quais o planejamento de recursos humanos é crucial para uma organização.

  • Ajuda a garantir que a mão-de-obra existente está sendo utilizada de forma otimizada
  • Apoia o cumprimento das metas e objetivos estratégicos da organização, assegurando que sejam contratadas as pessoas certas para atender a demanda de mão-de-obra em tempo hábil
  • Fornece informações necessárias para executar outras funções do RH, como recrutamento, seleção, promoção, treinamento e desenvolvimento, etc. e define as Políticas de RH
  • Ajuda a organização a adaptar-se às mudanças no ambiente causadas pela concorrência, tecnologia, políticas governamentais, etc. que podem resultar na necessidade de novos funcionários, novas habilidades, etc.
  • Ajuda a identificar as necessidades de mão-de-obra necessárias para implementar com sucesso planos de expansão e diversificação
  • Também ajuda a antecipar deficiências ou excedentes de mão-de-obra e a tomar as medidas necessárias para lidar com a situação
  • Ajuda a desenvolver planos de carreira para cada funcionário e a determinar o treinamento e desenvolvimento que eles precisam

4 Passos do Processo de Planejamento de Recursos Humanos

Há 4 passos principais envolvidos no processo de planejamento de recursos humanos.

Passo 1: Identifique os processos atuais de recursos humanos

O processo de planejamento começa com a análise da mão-de-obra disponível atualmente. Identifique os pontos fortes e fracos de sua organização com relação ao número de funcionários, suas habilidades, experiências, qualificações, cargos, níveis de desempenho, idade, benefícios, níveis salariais, idiomas falados, emprego anterior, etc.

Há várias maneiras de dar esse passo.

  • Consulte as avaliações de desempenho anteriores
  • Reúna dados do seu sistema de informação de recursos humanos
  • Fale com os chefes de departamento para ter uma idéia sobre os funcionários que trabalham sob eles
  • Pergunte aos próprios funcionários com um questionário
  • Peça para que os funcionários façam uma autoavaliação com uma análise SWOT

Depois de ter recolhido uma abundância de informações sobre os funcionários atuais, transfira-as para um relatório de inventário de competências. Há um modelo visual para um inventário de habilidades fácil de consultar e entender abaixo.

Modelo de Inventário de Competências
Modelo de Inventário de Habilidades (Clique no modelo para editá-lo online)

Passo 2: Previsão de futuras necessidades de recursos humanos

Este passo exige que você compreenda primeiro os objetivos futuros da organização, pois eles terão um impacto significativo sobre as futuras demandas de recursos humanos.

Antes de determinar as necessidades futuras, você também precisa considerar fatores como taxas de rotatividade de funcionários, tendências do mercado ou da indústria, avanços tecnológicos que ajudarão a automatizar processos, aposentadorias, promoções, demissões, etc.

Passo 3: Analise a lacuna entre a oferta e a procura de mão-de-obra

Agora que você esclareceu quais habilidades estão disponíveis no seu inventário e quais você precisará para o futuro, você pode ver claramente as lacunas que existem.

O atual fornecimento de funcionários da organização pode ajudar a cumprir futuros requisitos?

Você terá que oferecer programas de treinamento e desenvolvimento para requalificar os funcionários atuais para atender aos objetivos da empresa?

Se isso não for suficiente, então você terá que recrutar novos funcionários com um conjunto de habilidades relevantes para atender à demanda de mão-de-obra no futuro.

É importante que você mantenha o equilíbrio entre a demanda e a oferta no planejamento de recursos humanos.

Passo 4: Desenvolva e implemente um plano para preencher as lacunas

Depois disso, vem o desenvolvimento de um plano de ação.

Se houver um déficit de funcionários, você pode gastar seus esforços na contratação de novos funcionários, treinamento de funcionários existentes, terceirização ou transferências interdepartamentais.

Por outro lado, se houver um excedente de empregados, você pode ter que considerar despedimentos, esquemas de reforma voluntária, transferências, etc.

Uma vez elaborado um plano, este deve ser integrado com a estratégia global da organização. É importante monitorar o plano e avaliar a sua eficácia ao longo do tempo.

Ferramentas de Planejamento de Recursos Humanos

Você pode usar essas ferramentas ao longo das diferentes etapas do processo de planejamento da força de trabalho. Eles podem ajudá-lo a analisar a capacidade do seu pessoal actual, e determinar as necessidades futuras. Os modelos fornecidos são editáveis online; basta clicar no modelo para editá-lo online.

Análise SWOT

SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) significa forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Ele pode ser usado como uma ferramenta de auto-avaliação por funcionários individuais, ou como uma ferramenta estratégica para avaliar o estado atual da organização.

As forças e as fraquezas são os fatores internos. Por exemplo, um ponto forte da sua organização pode ser a presença de funcionários qualificados, mas um ponto fraco pode ser o número insuficiente de funcionários qualificados.

Oportunidades e ameaças são fatores externos. Por exemplo, a disponibilidade de funcionários qualificados no mercado pode ser uma grande oportunidade se você estiver contratando. Por outro lado, seu competidor pode estar à caça de seus empregados com melhores salários e isso pode representar uma ameaça para você.

A análise SWOT é uma das ferramentas mais populares utilizadas durante uma análise de situação. Algumas outras ferramentas de análise de situação que você pode usar com o planejamento de mão-de-obra são descritas no nosso guia de análise de situação.

Análise SWOT para Planejamento de Recursos Humanos
Modelo de análise SWOT (Clique no modelo para editá-lo online)

Organograma

Um organograma é uma representação visual da hierarquia/estrutura de uma organização. Também destaca as relações de comunicação entre empregados, suas funções e responsabilidades. No planejamento de recursos humanos, ele pode ser usado de várias maneiras,

  • Para registrar informações sobre as funções, responsabilidades, habilidades, experiências, etc. atuais dos funcionários. Você também pode adicionar informações extras, como suas qualificações educacionais e dados demográficos. Isto irá ajudá-lo a identificar rapidamente o pessoal certo para o trabalho.
  • Para criar um roteiro das necessidades de mão-de-obra. Você também pode marcar deficiências e excesso de pessoas no organograma da sua empresa.
Organograma para planejamento de RH
Organograma para planejamento de RH (Clique no modelo para editá-lo on-line)

Matriz RACI

Este é um gráfico que os gestores de projeto utilizam para atribuir funções e responsabilidades às tarefas em um projeto. Ele destaca quem deve ser responsável, encarregado, consultado e informado durante um projeto.

Modelo de Matriz RACI
Modelo de Matriz RACI (Clique no modelo para editá-lo online)

Grade de 9 Caixas

A grade de 9 caixas, também conhecida como matriz de potencial de desempenho, é amplamente utilizada no desenvolvimento e planejamento sucessório dos funcionários. Ele ajuda a avaliar seus funcionários atuais em relação ao seu desempenho agora e ao seu desempenho potencial futuro.

Avaliar seus funcionários com a ajuda da grade de 9 caixas ajuda você a identificar funcionários fortes e aqueles que estão ficando para trás.

9 Modelo de grade de caixa para planejamento de recursos humanos
Grade de 9 Caixas (Clique no template para editá-lo online)

Planejamento de Cenários

Há muitos cenários, como avanços tecnológicos, desastres naturais, mudanças políticas ou econômicas que poderiam alterar drasticamente a direção futura da sua empresa. Normalmente, você não os vê chegando e não se planeja para eles.

Ao incorporar o planejamento de cenários no processo de planejamento estratégico, você pode identificar esses diferentes cenários futuros, discutir como eles afetarão a sua organização e tomar medidas preventivas.

É possível incorporar o planejamento de cenários com o planejamento de recursos humanos, examinando cenários que envolvam mudanças nas necessidades de mão-de-obra futuras.

Consulte o nosso recurso sobre planejamento de cenários para saber mais detalhes sobre esta ferramenta.

Modelo de Matriz de Planejamento de Cenários
Modelo de Matriz de Planejamento de Cenários (Clique no modelo para editá-lo online)

Tabela de Substituição

Este é um diagrama que é semelhante ao organograma. É usado para identificar potenciais candidatos que podem substituir um funcionário que está se aposentando, transferindo, etc. Gráficos individuais de substituição podem ser desenvolvidos para cada posição significativa em uma empresa, juntamente com as potenciais substituições.

Modelo de gráfico de substituição para planejamento de recursos humanos
Modelo de Gráfico de Substituição (Clique no modelo para editá-lo online)

Alguma dica para melhorar o planejamento da mão-de-obra?

Neste post, nós basicamente cobrimos tudo que você precisa saber sobre planejamento de recursos humanos, especialmente se você é um novato. E acreditamos que os modelos fornecidos irão ajudá-lo a dar o pontapé inicial no seu projeto.

Já é especialista em planejamento da força de trabalho? Compartilhe as dicas sobre ferramentas e processos os quais você confia na seção de comentários abaixo.

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