Guía visual para mejorar el desempeño organizacional

El objetivo de toda organización es alcanzar su máximo nivel de productividad. Lo anterior es posible si se dispone de las herramientas y técnicas necesarias para identificar los problemas de rendimiento, aislar las causas de fondo, mejorar los procesos y proporcionar las intervenciones adecuadas sobre la productividad  de los empleados.

Eso es lo que pretendemos en este post al tratar de presentarle varias técnicas visuales que pueden utilizarse para mejorar el rendimiento en la organización.

Herramientas para la resolución de problemas

La resolución de problemas en un entorno empresarial requiere más tiempo que en cualquier otra situación. Desde la búsqueda del problema hasta la aplicación de la solución y el seguimiento del resultado, es posible que necesite un enfoque sistemático. Las siguientes técnicas visuales le ayudarán a simplificar este proceso.

Diagramas de interrelación

¿Qué es?

Un diagrama de interrelación visualiza las relaciones de causa y efecto que existen en un conjunto de cuestiones. Si está intentando averiguar la relación causal de un problema, esta herramienta podría ayudarle.

Cómo hacerlo

Paso 1: El primer paso es identificar el problema que está frenando el progreso de su organización, los procesos, etc. El problema debe aparecer en la parte superior del diagrama; para resaltarlo  puede mostrarlo en un color diferente o en un tamaño mayor.

Paso 2: Haga una lluvia de ideas sobre las razones que crea que pueden estar causando el problema que ha identificado antes.

Paso 3: Analice las causas que has identificado y averigua la relación causa-efecto entre ellas. Une las causas y los efectos con flechas. Si la influencia de la causa sobre el efecto es mayor, resáltela haciendo la flecha más oscura. Y si la relación es más débil, puedes representarla con una línea de puntos.

Paso 4: Lo siguiente es analizar cuáles son las causas fundamentales. Si una causa en particular tiene múltiples flechas que apuntan a ella, entonces puede considerar que es una razón clave para su problema. Y si hay un elemento que tiene muchas flechas apuntando hacia él, entonces es un resultado clave. Una vez que conozcas estos detalles, te será mucho más fácil encontrar una solución.

Plantilla de diagrama de interrelación
Plantilla de diagrama de interrelación (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Análisis de la causa raíz

¿Qué es?

El análisis de la causa raíz es otra herramienta que se utiliza para identificar la causa raíz de un problema. Le ayuda a llegar al fondo de un problema y a encontrar soluciones permanentes.

Cómo hacerlo

Hay una serie de herramientas disponibles para realizar un análisis de la causa raíz y son

5 Por qué

El análisis de los 5 porqués es bastante fácil de hacer. Una vez definido el problema, pregunte a su equipo por qué se produce. Haz que den razones. Pregunte por qué cuatro veces más mientras profundiza y analiza la causa. Puede utilizar una plantilla de diagrama de 5 porqués como la que se muestra a continuación para registrar la información y poder consultarla rápidamente.

Plantilla de los 5 porqués
Plantilla de los 5 porqués (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Diagrama de espina de pescado (diagrama de Ishikawa/ diagrama de causas y efectos)

Consulte nuestra Guía definitiva de diagramas de espina de pescado para aprender todo lo que necesita saber sobre este tipo de diagrama. Una vez que esté preparado, puede utilizar una plantilla de diagrama de espina de pescado como la que se muestra a continuación para llevar a cabo su análisis de causa raíz.

Plantilla de diagrama de espina de pescado (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Diagramas de afinidad

¿Qué es?

Un diagrama de afinidad es una técnica de brainstorming utilizada para organizar un gran número de información/datos agrupando ideas similares o relacionadas bajo un mismo tema. Y es una forma estupenda de explorar un problema en colaboración con un equipo.

Cómo hacerlo

Paso 1: Defina el problema para el que necesita encontrar una solución. Si tiene un planteamiento claro del problema (por ejemplo, cómo podemos acelerar nuestros proyectos), será más fácil que su equipo sugiera ideas.

Paso 2: Haz que tu equipo piense y aporte ideas para resolver el problema. Pueden presentar sus propias ideas o hablar entre ellos y presentar ideas en grupo.

Paso 3: Clasifique o agrupe sus ideas para facilitar el análisis. Puede utilizar un diagrama de interrelación, un diagrama de espina de pescado o el análisis de los 5 porqués para seguir encontrando las causas raíz del problema que está analizando aquí.

Diagrama de afinidad
Plantilla de diagrama de afinidad (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Herramientas de mejora de procesos

Cuando se trata de reducir costes, mejorar el servicio, aumentar la productividad y mejorar la calidad, la mejora de los procesos es la clave. Las siguientes herramientas visuales que vamos a ver le ayudarán en sus proyectos de mejora de procesos.

Diagramas de tortuga

¿Qué es?

Los diagramas de tortuga son una herramienta de calidad que visualiza los elementos de un proceso, como quiénes participan, las entradas, las salidas, los recursos, etc. Ayuda a comprender el proceso tanto desde el punto de vista de la gestión como del personal.

Cómo hacerlo

A continuación se explica cómo rellenar cada casilla del diagrama de la tortuga

Insumos – Aquí debe mencionar todos los insumos o recursos como documentos, información, material que necesitará para llevar a cabo el proceso.

Resultados – ¿Cuál es el resultado final de su proceso? Esto puede incluir el producto final, los documentos y los registros.

Quién está involucrado – En esta sección hay que mencionar a los responsables del proceso y los recursos humanos necesarios para completarlo.

Con qué – Aquí hay que enumerar los recursos no humanos necesarios para llevar a cabo el proceso

Proceso/ Cómo se hace – Aquí se añaden las referencias a los documentos que indican a las personas cómo llevar a cabo cada paso

Medidas – Mencione los indicadores de rendimiento que le ayudarán a determinar si el proceso es un éxito o un fracaso

Plantilla de diagrama de tortuga
Plantilla de diagrama de tortuga (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Para obtener una lista completa de técnicas de mejora de procesos que abarque las herramientas Lean y Six Sigma, consulte nuestra Guía sencilla de metodologías de mejora de procesos.

Herramientas de planificación estratégica

La planificación estratégica es su mejor apuesta para conseguir una ventaja competitiva y un mejor rendimiento de la organización. Las siguientes herramientas de planificación estratégica tienen un enfoque visual y ayudan a formar y aplicar las estrategias de forma eficaz.

Planificación de escenarios

Plantilla de planificación de escenarios
Plantilla de planificación de escenarios (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

¿Qué es?

La planificación de escenarios es una herramienta que puede utilizar para hacer suposiciones sobre el futuro y cómo cambiará su entorno organizativo en consecuencia. Básicamente, con la planificación de escenarios, puede imaginarse diferentes realidades a las que puede enfrentarse su empresa en el futuro. Esto te ayudará a dar respuestas para afrontar con éxito cada realidad alternativa.

Cómo hacerlo

Para una guía detallada sobre cómo realizar un ejercicio de planificación de escenarios, consulte este artículo.

Paso 1: Identifique las fuerzas motrices de su negocio, como los cambios en la economía, la tecnología, etc. Tenga en cuenta también los cambios internos que pueden afectar a su empresa. Tenga en cuenta todos los impulsores, incluidos los que cree que pueden afectar al crecimiento de su empresa, y anótelos.

Paso 2: ¿Qué incertidumbres afectan más a su empresa? Elija dos incertidumbres que crea que tendrán el impacto más grave en su empresa.

Paso 3: Formar una matriz con las 2 incertidumbres como eje y los impulsores del negocio. Con la matriz, puedes plantear cuatro escenarios plausibles que te ayudarán a tomar decisiones sobre el futuro de tu empresa.

Paso 4: Por último, usted y su equipo pueden discutir cómo deben responder a cada uno de estos escenarios.

Análisis SOAR

¿Qué es?

SOAR son las siglas de Fortalezas, Oportunidades, Aspiraciones y Resultados. Se trata de un marco de planificación estratégica que ayuda a una organización a centrarse en lo que hace bien, lo que debe mejorar y lo que más interesa a las partes interesadas.

Cómo hacerlo

Paso 1: Cuando elijas a tu equipo para la sesión de brainstorming, asegúrate de que proceden de distintos departamentos y tienen diferentes habilidades y experiencia, para que puedas tener en cuenta una serie de perspectivas.

Paso 2: Elabore un cuestionario o una guía que sirva de referencia para interrogar a los participantes durante la sesión.

Paso 3: Junto con el equipo, intente averiguar las condiciones positivas que contribuyeron al éxito de su empresa en el pasado. Identificar las aspiraciones y los resultados deseados para un futuro exitoso.

Paso 4: Identifique las áreas de oportunidad y escriba los objetivos para cada una de ellas. También hay que determinar las medidas que ayudarán a seguir el éxito de la organización.

Plantilla de análisis SOAR
Plantilla de análisis SOAR (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Análisis PESTLE

¿Qué es?

El análisis PESTLE ayuda a identificar y analizar los factores externos clave o las macrofuerzas que afectan a una organización. Durante un análisis PESTLE, debe examinar e identificar los cambios en cada una de las siguientes áreas.

Factores políticos

El impacto del gobierno o de las políticas gubernamentales tiene en su empresa o industria.

Factores económicos

¿Cómo pueden afectar la economía y su desempeño a su organización o a su industria? Entre los detalles que puede tener que investigar están las tasas de empleo, los costes de las materias primas, los tipos de interés, etc.

Factores sociales

El examen de los factores sociales le ayuda a comprender mejor las necesidades y deseos de sus clientes. Por ejemplo, cambios de actitud, cambios culturales, niveles educativos, etc.

Factores tecnológicos

¿Cómo afectaría el avance tecnológico al crecimiento de su empresa y del sector?

Factores legales

Debe conocer los territorios legales en los que opera. Y esté atento a cualquier cambio en la legislación y a cómo afectaría a las operaciones de su empresa.

Factores ambientales

En esta sección, tienes que enumerar cómo los cambios en el medio ambiente, como el cambio climático, la contaminación, etc., afectarían al crecimiento de tu empresa.

Plantilla de análisis PESTLE
Plantilla de análisis PESTLE (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Para obtener más herramientas de planificación estratégica de marketing, consulte nuestra Lista definitiva de herramientas de planificación estratégica de marketing.

Herramientas para mejorar el rendimiento de los empleados

Una organización sólo puede avanzar si está respaldada por un equipo fuerte de empleados que rindan bien. Estas son algunas herramientas que puede utilizar para desarrollar su equipo y orientar y entrenar a sus empleados para ayudarles a mejorar su productividad y rendimiento.

Modelo de 9 cajas

¿Qué es?

El modelo de 9 casillas es una gran herramienta para la planificación y el desarrollo de la sucesión. La idea que subyace a la matriz es que, al averiguar cómo encajan todos los empleados en la cuadrícula, la empresa puede entender a qué lugar pertenece cada uno de ellos y cómo deben posicionarse durante los cambios organizativos que se producirán en el futuro.

El eje X de la cuadrícula registra el rendimiento global actual y el eje Y ilustra el potencial de los empleados.

9 plantilla de modelo de caja
Modelo de 9 cajas ( Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Cómo utilizarlo

Paso 1: Empiece por establecer los criterios y la norma para cada casilla. Si los tienes claros, es más fácil clasificar a cada empleado

Paso 2: Coloque a cada empleado en su casilla correspondiente. Para ayudarte con el ejercicio, ten a mano los perfiles de tus empleados.

Paso 3: Reúnete y planifica la progresión de tu empleado a intervalos regulares. Le ayudará a ver cómo han evolucionado y qué acciones debe emprender para que su equipo siga creciendo.

Modelo GROW

¿Qué es?

El modelo GROW es una herramienta útil para estructurar las sesiones de coaching o mentoring de sus empleados. Ayuda a una persona a aclarar lo que quiere conseguir y cómo lo va a conseguir.

Cómo utilizarlo

Paso 1: (Objetivo) El primer paso es definir el objetivo que se quiere alcanzar al final de la sesión de coaching. Los objetivos pueden ser metas, resultados de rendimiento, etc. A la hora de establecer objetivos, es importante atenerse a los criterios SMART.

Paso 2: (Realidad) El siguiente paso es analizar y hacerse una idea del estado actual del alumno. El coach puede ayudar a su cliente a hacer una autoevaluación con un análisis DAFO personal, y a identificar sus puntos fuertes y débiles, así como las amenazas y oportunidades. Al final de este paso, se deben enumerar los obstáculos.

Paso 3: (Opciones) ¿Cuáles son las soluciones disponibles para superar los obstáculos que has identificado anteriormente? Haga una lluvia de ideas con el aprendiz sobre todas las posibilidades.

Paso 4: (Will) En este paso se selecciona una de las soluciones y se traza un plan de acciones. La responsabilidad del entrenador a partir de ahora es motivar a su cliente para que siga el plan hasta que se cumpla el objetivo.

Plantilla del modelo Grow
Plantilla del modelo de crecimiento ( Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

¿Qué técnicas utiliza para mejorar el rendimiento de la organización?

En esta guía, hemos adoptado un enfoque diferente – visual – para mejorar el rendimiento de la organización y esperamos que le ayude a aumentar la eficacia de su organización y la productividad de sus empleados.

No olvides compartirla con tus colegas y haznos saber tu opinión sobre la guía en la sección de comentarios más abajo.

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