Wizualny przewodnik jak poprawić wydajność organizacyjną

Celem każdej organizacji jest efektywne osiągnięcie najwyższego poziomu wydajności. Jeśli posiadasz niezbędne narzędzia i techniki do identyfikacji problemów z wydajnością, izolowania przyczyn źródłowych, usprawniania procesów i zapewniania właściwych interwencji w zakresie wydajności pracowników, można to zrobić w sposób efektywny i tani.

To właśnie jest celem tego wpisu, w którym staramy się przedstawić kilka technik wizualnych, które mogą być wykorzystane do poprawy wydajności organizacji.

Narzędzia do rozwiązywania problemów

Rozwiązywanie problemów w środowisku korporacyjnym zajmuje więcej czasu niż w jakiejkolwiek innej sytuacji. Od znalezienia problemu do wdrożenia rozwiązania i monitorowania wyników może być potrzebne systematyczne podejście. Poniższe techniki wizualne pomogą Ci uprościć ten proces zwijania.

Diagramy zależności

Co to jest

Diagram zależności wizualizuje związki przyczynowo-skutkowe, które istnieją w obrębie zbioru zagadnień. Jeśli próbujesz dowiedzieć się, jaki związek przyczynowy stoi za problemem, to narzędzie może Ci pomóc.

Jak to zrobić

Krok 1: Pierwszym krokiem jest identyfikacja problemu, który spowalnia postęp organizacji, procesów itp. Problem powinien znajdować się w górnej części diagramu; aby go podkreślić, możesz pokazać go w innym kolorze lub w większym rozmiarze.

Krok 2: Przeprowadź burzę mózgów na temat powodów, które Twoim zdaniem mogą być przyczyną problemu, który wcześniej zidentyfikowałeś.

Krok 3: Przeanalizuj przyczyny, które zidentyfikowałeś i ustal związek przyczynowo-skutkowy między nimi. Połącz przyczyny i skutki za pomocą strzałek. Jeśli wpływ przyczyny na skutek jest silniejszy, podkreśl go, przyciemniając strzałkę. A jeśli związek jest słabszy, można go przedstawić linią przerywaną.

Krok 4: Następnie należy przeanalizować, jakie są przyczyny źródłowe. Jeśli dana przyczyna ma wiele strzałek wskazujących na nią, wtedy możesz uznać ją za kluczowy powód Twojego problemu. A jeśli jest element, który ma wiele strzałek wskazujących na niego, to jest to kluczowy wynik. Gdy poznasz te szczegóły, będzie Ci o wiele łatwiej wymyślić rozwiązanie.

Schemat powiązań Szablon
Szablon diagramu zależności (kliknij na szablon, aby edytować online)

Analiza przyczyn źródłowych

Co to jest

Analiza przyczyn źródłowych to kolejne narzędzie, które jest wykorzystywane do identyfikacji pierwotnej przyczyny problemu. Pomaga dotrzeć do sedna problemu i znaleźć trwałe rozwiązania.

Jak to zrobić

Istnieje wiele dostępnych narzędzi do przeprowadzania analizy przyczyn źródłowych, a są to

Metoda 5 whys

Analiza 5 powodów jest dość łatwa do przeprowadzenia. Po zdefiniowaniu problemu, zapytaj swój zespół, dlaczego on występuje. Zachęć ich do podania powodów. Zapytaj dlaczego jeszcze cztery razy, jak kopać głęboko i analizować przyczyny. Możesz użyć szablonu diagramu 5 whys, jak ten poniżej, aby zapisać informacje dla szybkiego odniesienia.

Szablon 5 powodów
Szablon 5 Whys (Kliknij na szablon, aby edytować online)

Diagram rybiej ości (diagram Ishikawy / diagram przyczyn i skutków)

Zapoznaj się z naszym przewodnikiem po diagramach rybiej ości, aby dowiedzieć się wszystkiego, co musisz wiedzieć o tym typie diagramu. Kiedy już będziesz gotowy, możesz użyć szablonu diagramu rybiej ości, takiego jak ten poniżej, aby przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych.

Diagram rybiej ości (Kliknij na szablon, aby edytować online)

Diagramy pokrewieństwa

Co to jest

Diagram pokrewieństwa to technika burzy mózgów używana do organizowania dużej liczby informacji/danych poprzez grupowanie podobnych lub powiązanych pomysłów pod jednym tematem. To świetny sposób, aby wspólnie z zespołem zbadać problem.

Jak to zrobić

Krok 1: Zdefiniuj problem, na który musisz znaleźć rozwiązanie. Jeśli masz jasno sprecyzowany problem (np. jak możemy przyspieszyć nasze projekty), łatwiej będzie Twojemu zespołowi podsuwać pomysły.

Krok 2: Zachęć swój zespół do myślenia i wymyślania pomysłów na rozwiązanie problemu. Mogą zaprezentować swoje własne pomysły lub porozmawiać ze sobą i przedstawić pomysły jako grupa.

Krok 3: Podziel na kategorię lub pogrupuj swoje pomysły, aby ułatwić ich analizę. Możesz użyć diagramu zależności, diagramu rybiej ości lub metody 5 whys, aby dalej znaleźć przyczyny źródłowe problemu, który tutaj analizujesz.

Schemat pokrewieństwa
Szablon diagramu pokrewieństwa (Kliknij na szablon, aby edytować online)

Narzędzia doskonalenia procesów

Jeśli chodzi o redukcję kosztów, poprawę jakości usług, zwiększenie produktywności i poprawę jakości, kluczem jest usprawnienie procesów. Poniższe narzędzia wizualne, którym się przyjrzymy, pomogą Państwu w realizacji projektów doskonalenia procesów.

Diagramy żółwi

Co to jest

Diagram zółwia to narzędzie jakościowe, które wizualizuje elementy procesu takie jak: kto jest zaangażowany, wejścia, wyjścia, zasoby itp. Pomaga to zrozumieć proces zarówno z perspektywy menedżera, jak i pracowników.

Jak to zrobić

Oto jak wypełnić poszczególne pola diagramu żółwia

Wejścia – Tutaj należy wymienić wszystkie wejścia lub zasoby, takie jak dokumenty, informacje, materiały, które będą potrzebne do przeprowadzenia procesu.

Wyjścia – Jakie są końcowe rezultaty Twojego procesu? Może to obejmować produkt końcowy, dokumenty i zapisy.

Kto – W tej sekcji należy wymienić właścicieli procesów oraz zasoby ludzkie niezbędne do realizacji procesu.

Co – tu należy wymienić zasoby niebędące ludźmi, potrzebne do realizacji procesu.

Proces – Tutaj dodajesz odniesienia do dokumentów, które mówią ludziom, jak wykonać każdy krok.

Kryteria – Wymień wskaźniki wydajności, które pomogą Ci określić, czy proces zakończył się sukcesem czy porażką.

Szablon diagramu żółwia
Szablon diagramu żółwia (kliknij na szablon, aby edytować online)

Aby zapoznać się z kompleksową listą technik doskonalenia procesów, która obejmuje narzędzia Lean i Six Sigma, zapoznaj się z naszymprostym przewodnikiem po metodologiach doskonalenia procesów

Narzędzia planowania strategicznego

Planowanie strategiczne jest najlepszym sposobem na uzyskanie przewagi konkurencyjnej i poprawę wyników organizacji. Poniższe narzędzia planowania strategicznego wykorzystują podejście wizualne i pomagają w skutecznym kształtowaniu i wdrażaniu strategii.

Planowanie scenariuszowe

Szablon planowania scenariusza
Planowanie scenariuszowe (kliknij na szablon, aby edytować online)

Co to jest

Planowanie scenariuszowe jest narzędziem, które można wykorzystać do tworzenia założeń dotyczących przyszłości i tego, jak zmieni się środowisko organizacyjne. Zasadniczo, dzięki planowaniu scenariuszy, można wyobrazić sobie różne rzeczywistości, z którymi firma może mieć do czynienia w przyszłości. Pomoże Ci to wymyślić odpowiedzi, które pozwolą Ci skutecznie stawić czoła każdej alternatywnej rzeczywistości.

Jak to zrobić

Szczegółowy przewodnik po tym, jak przeprowadzić ćwiczenie planowania scenariusza, znajduje się w tym artykule.

Krok 1: Zidentyfikuj siły napędowe swojej działalności, takie jak zmiany w gospodarce, technologia itp. Należy pamiętać o zmianach wewnętrznych, które mogą mieć wpływ również na firmę. Weź pod uwagę wszystkie czynniki, w tym te, które Twoim zdaniem mogą wpłynąć na rozwój Twojej firmy, i spisz je na liście.

Krok 2: Jakie niepewności mają największy wpływ na Państwa firmę? Wybierz dwie niewiadome, które Twoim zdaniem będą miały najpoważniejszy wpływ na Twoją firmę.

Krok 3: Utwórz macierz z dwoma niewiadomymi jako osią i czynnikami biznesowymi. Dzięki tej macierzy możesz opracować cztery prawdopodobne scenariusze, które pomogą Ci w podjęciu decyzji dotyczących przyszłości Twojej firmy.

Krok 4: Na koniec, Ty i Twój zespół możecie przedyskutować, jak powinniście zareagować na każdy z tych scenariuszy.

Analiza SOAR

Co to jest

SOAR to skrót od słów: Strengths (mocne strony), Opportunities (możliwości), Aspirations (aspiracje) i Results (wyniki). To ramy planowania strategicznego, które pomagają organizacji skupić się na tym, co robi dobrze, co należy poprawić i czym interesariusze są najbardziej zainteresowani.

Jak to zrobić

Krok 1: Wybierając zespół do sesji burzy mózgów, upewnij się, że pochodzą z różnych działów, mają różne umiejętności i doświadczenie, dzięki czemu będziesz mógł rozważyć różne perspektywy.

Krok 2: Stwórz kwestionariusz lub przewodnik, do którego będziesz się odwoływał podczas zadawania pytań uczestnikom w trakcie sesji.

Krok 3: Wspólnie z zespołem spróbujcie określić pozytywne warunki, które przyczyniły się do sukcesu Waszej firmy w przeszłości. Określenie aspiracji i pożądanych rezultatów dla pomyślnej przyszłości.

Krok 4: Zidentyfikuj obszary możliwości i napisz deklaracje celów dla każdego z nich. Należy również określić mierniki, które pomogą śledzić sukces organizacji.

Szablon analizy SOAR
Szablon analizy SOAR (kliknij na szablon, aby edytować online)

Analiza PESTLE

Co to jest

Analiza PESTLE pomaga zidentyfikować i przeanalizować kluczowe czynniki zewnętrzne lub makro siły, które wpływają na organizację. Podczas analizy PESTLE należy zbadać i zidentyfikować zmiany w każdym z następujących obszarów.

Czynniki polityczne

Wpływ rządu lub polityki rządu na Twoją firmę lub branżę.

Czynniki gospodarcze

Jak gospodarka i jej wyniki mogą wpłynąć na Twoją organizację lub branżę? Szczegóły, na które należy zwrócić uwagę, to wskaźniki zatrudnienia, koszty surowców, stopy procentowe itp.

Czynniki społeczne

Badanie czynników społecznych pomoże Ci lepiej zrozumieć potrzeby i pragnienia Twoich klientów. Na przykład zmiany postaw, zmiany kulturowe, poziom wykształcenia itp.

Czynniki technologiczne

Jak postęp technologiczny wpłynąłby na rozwój Państwa firmy i branży?

Czynniki prawne

Musisz mieć świadomość, na jakim terenie prawnym działasz. Zwracaj też uwagę na wszelkie zmiany w ustawodawstwie i ich wpływ na działalność Twojej firmy.

Czynniki środowiskowe

W tej sekcji należy wymienić, w jaki sposób zmiany w środowisku, takie jak zmiany klimatyczne, zanieczyszczenia itp. wpłyną na rozwój firmy.

Szablon analizy PESTLE
Szablon analizy PESTLE (kliknij na szablon, aby edytować online)

Więcej narzędzi do planowania strategicznego w marketingu znajdziesz w naszej liście najlepszych narzędzi do planowania strategii marketingowych.

Narzędzia do poprawy wydajności pracowników

Organizacja może iść naprzód tylko wtedy, gdy stoi za nią silny zespół pracowników, którzy osiągają dobre wyniki. Oto kilka narzędzi, które możesz wykorzystać do rozwoju swojego zespołu oraz mentoringu i coachingu swoich pracowników, aby pomóc im zwiększyć ich produktywność i wydajność.

Matryca wydajności i potencjału

Co to jest

9 Box Matrix jest doskonałym narzędziem do planowania sukcesji i rozwoju. Idea matrycy polega na tym, że poprzez określenie, jak wszyscy pracownicy pasują do siatki, firma może zrozumieć, gdzie każdy pracownik należy i jak powinien być pozycjonowany podczas zmian organizacyjnych, które nastąpią w przyszłości.

Oś X siatki śledzi bieżącą ogólną wydajność, a oś Y ilustruje potencjał pracowników.

9 szablon modelu pudełka
Metoda 9 Box Matrix (kliknij na szablon, aby edytować online)

Jak jej używać

Krok 1: Zacznij od ustalenia kryteriów i standardów dla każdego pola. Jeśli masz je wyjaśnione, łatwiej jest skategoryzować każdego pracownika

Krok 2: Umieść każdego pracownika w jego/jej odpowiednim pudełku. Aby pomóc Ci w tym ćwiczeniu, weź ze sobą profile swoich pracowników.

Krok 3: W regularnych odstępach czasu zbieraj się i planuj rozwój swojego pracownika. Pomoże Ci to zobaczyć, jak się rozwinęli i jakie działania musisz podjąć, aby dalej rozwijać swój zespół.

Model GROW

Co to jest

Model GROW jest pomocnym narzędziem do strukturyzacji sesji coachingowych i mentoringowych dla pracowników. Pomaga człowiekowi sprecyzować, co chce osiągnąć i jak ma to zrobić.

Jak go używać

Krok 1: (Cel) Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie celu, który chcesz osiągnąć na koniec sesji coachingowej. Celami mogą tu być cele, wyniki wydajności itp. Przy wyznaczaniu celów ważne jest, aby przestrzegać kryteriów SMART.

Krok 2: (Rzeczywistość) Kolejnym krokiem jest analiza i poznanie aktualnego stanu, w jakim znajduje się uczestnik szkolenia. Coach może pomóc swojemu klientowi w dokonaniu samooceny za pomocą osobistej analizy SWOT i zidentyfikowaniu jego mocnych i słabych stron, a także zagrożeń i szans. Na końcu tego kroku należy wymienić przeszkody.

Krok 3: (Opcje) Jakie są dostępne rozwiązania, aby pokonać przeszkody, które wcześniej zidentyfikowałeś? Przeprowadź z uczestnikiem szkolenia burzę mózgów na temat wszystkich możliwości.

Krok 4: (Will) W tym kroku wybierane jest jedno z rozwiązań i nakreślany jest plan działania. Od tej pory zadaniem trenera jest motywowanie klienta do podążania za planem, aż do osiągnięcia celu.

Szablon modelu wzrostu
Szablon modelu GROW (Kliknij na szablon, aby edytować online)

Jakich technik używasz, aby poprawić wydajność organizacji?

W tym przewodniku przyjęliśmy inne podejście – wizualne – do poprawy wydajności organizacyjnej i mamy nadzieję, że pomoże Ci ono zwiększyć efektywność Twojej organizacji i produktywność pracowników.

Nie zapomnij podzielić się nimi z kolegami i daj nam znać o swoich przemyśleniach na temat naszego przewodnika w sekcji komentarzy poniżej.

Leave a comment

*
*

trzy + dwanaście =

Powrót do góry