Guia visual para melhorar o desempenho organizacional

O objetivo de cada organização é atingir seu nível máximo de desempenho de forma eficiente. Se você tiver as ferramentas e técnicas necessárias para identificar problemas de desempenho, isolar as causas raiz, melhorar os processos e fornecer as intervenções corretas de desempenho dos funcionários, isso pode ser feito de forma econômica.

É isso que veremos neste post, trouxemos várias técnicas visuais que podem ser usadas para melhorar o desempenho organizacional.

Ferramentas de resolução de problemas

Resolver problemas em um ambiente corporativo leva mais tempo do que em qualquer outra situação. Desde encontrar o problema até implementar a solução e monitorar o resultado, você pode precisar de uma abordagem sistemática. As seguintes técnicas visuais ajudarão a simplificar este processo complicado.

Diagramas de Inter-relação

O que é?

Um diagrama de inter-relação visualiza as relações de causa e efeito que existem dentro de um conjunto de questões. Se você está tentando descobrir a relação causal por trás de um problema, esta ferramenta pode ajudar você.

Como fazer

Passo 1: O primeiro passo é identificar o problema que está dificultando o progresso da sua organização, processos, etc. O problema deve vir na parte superior do diagrama; para realçá-lo você pode destacar em uma cor diferente ou em um tamanho maior.

Passo 2: Faça um brainstorming sobre as razões que você acha que podem estar causando o problema que você identificou anteriormente.

Passo 3: Analise as causas que você identificou e descubra a relação de causa e efeito entre elas. Ligue causas e efeitos com setas. Se a influência da causa sobre o efeito for mais forte, realce-a tornando a seta mais escura. E se a relação for mais fraca, podes descrevê-la com uma linha pontilhada.

Passo 4: O próximo passo é analisar quais são as causas. Se uma causa em particular tem várias setas apontadas a partir dela, então você pode considerá-la como uma razão chave para o seu problema. E se há um item que tem muitas setas apontando para ele, então é um resultado chave. Quando souber esses detalhes, será muito mais fácil encontrar uma solução.

Modelo de diagrama de inter-relação
Modelo de diagrama de inter-relação (Clique no modelo para editar online)

Análise da Causa Raiz

O que é?

A análise da causa raiz é outra ferramenta que é usada para identificar a causa raiz de um problema. Ajuda você a chegar ao fundo de um problema e encontrar soluções permanentes.

Como fazer

Há uma série de ferramentas disponíveis para realizar uma análise de causa raiz e elas são

5 Porquês

A análise dos 5 porquês é bastante fácil de fazer. Uma vez definido o seu problema, pergunte à sua equipe porque ele está ocorrendo. Faça-os dar razões. Pergunte porquê mais quatro vezes enquanto escava a fundo e analisa a causa. Você pode usar um modelo de diagrama de 5 porquês como o abaixo para registrar as informações para referência rápida.

5 Porquê o modelo
5 Whys Template (Clique no template para editar online)

Diagrama de espinha de peixe (diagrama Ishikawa/diagrama de causas e efeitos)

Consulte o nosso Guia para Diagramas de ESpinha de Peixe para saber tudo o que precisa sobre o tipo de diagrama. Quando estiver pronto, você pode usar um modelo de diagrama de espinha de peixe como o abaixo para realizar sua análise da causa raiz.

Modelo de diagrama de ossos do peixe (Clique no modelo para editar online)

Diagramas de afinidade

O que é?

Um diagrama de afinidade é uma técnica de brainstorming usada para organizar um grande número de informações/dados agrupando ideias similares ou relacionadas sobre um tema. E é uma ótima maneira de explorar um problema de forma colaborativa com sua equipe.

Como fazer

Passo 1: Defina o problema para o qual você precisa encontrar uma solução. Se você tiver uma declaração clara do problema (ou seja, como podemos acelerar nossos projetos), seria mais fácil para a sua equipe sugerir ideias.

Passo 2: Faça com que a sua equipe pense e apresente ideias para resolver o problema. Eles podem apresentar as suas próprias ideias ou falar uns com os outros e apresentar ideias como um grupo.

Passo 3: Categorize ou agrupe as suas ideias para uma análise fácil. Você pode usar um diagrama de inter-relação, um diagrama de espinha de peixe ou a análise dos 5 porquês para encontrar mais detalhadamente as causas do problema que você está analisando aqui.

Diagrama de afinidade
Modelo de Diagrama de Afinidade (Clique no modelo para editar online)

Ferramentas para Melhoria de Processos

Quando se trata de redução de custos, melhoria de serviços, aumento de produtividade e melhorias de qualidade, a chave é a melhoria de processos. As seguintes ferramentas visuais que estamos prestes a analisar ajudarão nos seus projetos de melhoria de processos.

Diagrama de Tartaruga

O que é?

O Diagrama de Tartaruga é uma ferramenta de qualidade que visualiza os elementos de um processo, tais como quem está envolvido, entradas, saídas, recursos, etc. e ajuda a compreender o processo tanto do ponto de vista da gestão como da força de trabalho.

Como fazer

Eis como preencher cada caixa do diagrama de tartaruga

Entradas – Aqui você deve mencionar todas as entradas ou recursos, tais como documentos, informações, material que você precisará para realizar o processo.

Saídas – Quais são os resultados finais do seu processo? Isto pode incluir o produto final, documentos e registos.

Quem está envolvido – Nesta seção, você tem que mencionar os proprietários do processo, e os recursos humanos necessários para completar o processo.

Com que – Aqui você precisa listar os recursos não-humanos necessários para realizar o processo

Processo / Como é feito – Aqui é onde você adiciona referências a documentos que dizem às pessoas como realizar cada passo

Medidas – Mencione os indicadores de desempenho que o ajudarão a determinar se o processo é um sucesso ou um fracasso

Modelo de Diagrama de Tartaruga
Modelo de Diagrama de Tartaruga(Clique no modelo para editar online)

Para uma lista abrangente de técnicas de melhoria de processos que cobrem as ferramentas Lean e Seis Sigma, consulte a nossa Guia Fácil de Metodologias de Melhoria de Processos

Ferramentas de Planejamento Estratégico

O planeamento estratégico é a sua melhor aposta numa vantagem competitiva e num melhor desempenho organizacional. As seguintes ferramentas de planejamento estratégico têm uma abordagem visual, e ajudam a formar e implementar estratégias de forma eficaz.

Planejamento de Cenários

Modelo de Planejamento de Cenários
Modelo de Planejamento de Cenário (Clique no modelo para editar on-line)

O que é?

O planejamento de cenários é uma ferramenta que você pode usar para fazer suposições sobre o futuro e como o seu ambiente organizacional mudará de acordo. Basicamente, com o planejamento de cenários, você pode imaginar diferentes realidades que seu negócio pode estar enfrentando no futuro. Isto irá ajudá-lo a encontrar respostas para enfrentar com sucesso cada realidade alternativa.

Como fazer

Para um guia detalhado sobre como realizar um exercício de planejamento de cenários, consulte este artigo.

Passo 1: Identifique as forças causadoras do seu negócio, tais como as mudanças na economia, na tecnologia, etc. Esteja atento às mudanças internas que podem ter impacto na sua empresa também. Leve em consideração todos os motores, incluindo aqueles que você acha que podem afetar o crescimento da sua empresa, e liste-os abaixo.

Passo 2: Que incertezas têm o maior impacto na sua empresa? Escolha duas incertezas que você acha que terão o impacto mais sério na sua empresa.

Passo 3: Forme uma matriz com as 2 incertezas como eixo e os carregadores do negócio. Com a matriz, você pode criar quatro cenários plausíveis que o ajudarão na tomada de decisões sobre o futuro do seu negócio.

Passo 4: Finalmente, você e sua equipe podem discutir como você deve responder a cada um desses cenários.

Análise SOAR

O que é?

SOAR significa Strengths, Opportunities, Aspirations, and Results (Forças, Oportunidades, Aspirações e Resultados). É uma estrutura de planejamento estratégico que ajuda uma organização a focar no que está fazendo bem, no que deve ser melhorado e no que as partes interessadas estão mais entusiasmadas.

Como fazer

Passo 1: Ao escolher a sua equipe para a sessão de brainstorming, certifique-se de que eles vêm de departamentos diferentes e têm habilidades e experiências diferentes, para que você possa considerar uma gama de perspectivas.

Passo 2: Crie um questionário ou um guia para se referir ao questionar os participantes durante a sessão.

Passo 3: Juntamente com a equipe, tente descobrir as condições positivas que contribuíram para o sucesso de sua empresa no passado. Identifique as aspirações e os resultados desejados para um futuro de sucesso.

Passo 4: Identifique áreas de oportunidade e escreva declarações de objetivos para cada uma delas. Além disso, determine medidas que ajudem a acompanhar o sucesso da organização.

Modelo de Análise SOAR
Modelo de Análise SOAR (Clique no modelo para editar online)

Análise PESTLE

O que é?

A análise PESTLE ajuda a identificar e analisar os principais fatores externos ou as macro forças que afetam uma organização. Durante uma análise PESTLE, você deve examinar e identificar as mudanças em cada uma das seguintes áreas.

Fatores Políticos

O impacto do governo ou das políticas governamentais tem na sua empresa ou indústria.

Fatores Econômicos

Como a economia e seu desempenho podem impactar sua organização ou sua indústria? Os detalhes que você pode ter que analisar incluem taxas de emprego, custos das matérias-primas, taxas de juros, etc.

Fatores Sociais

O exame dos fatores sociais ajuda-o a compreender melhor as necessidades e desejos dos seus clientes. Por exemplo, mudanças de atitude, mudanças culturais, níveis educacionais, etc.

Fatores Tecnológicos

Como o avanço tecnológico impactaria o crescimento da sua empresa e da indústria?

Fatores Legais

Você precisa estar ciente dos territórios legais em que opera. E fique atento a qualquer mudança na legislação e ao impacto que isso poderia ter nas suas operações comerciais.

Fatores Ambientais

Nesta seção, você precisa listar como as mudanças no meio ambiente, como as mudanças climáticas, poluição, etc. afetariam o crescimento de sua empresa.

Modelo de análise PESTLE
Modelo de análise PESTLE (Clique no modelo para editar online)

Para mais ferramentas de planejamento estratégico de marketing, consulte a nossa Lista final de ferramentas de planejamento estratégico de marketing.

Ferramentas de Melhoria do Desempenho dos Funcionários

Uma organização só pode avançar se for apoiada por uma forte equipe de funcionários que tenham um bom desempenho. Aqui estão algumas ferramentas que você pode usar para desenvolver sua equipe e orientar e treinar seus funcionários para melhorar sua produtividade e desempenho.

Modelo Grade de 9 Caixas

O que é?

O modelo Grade de 9 caixas é uma ótima ferramenta para o planejamento e desenvolvimento da sucessão. A ideia por trás da matriz é que, ao descobrir como todos os funcionários se encaixam na grade, a empresa pode entender onde cada funcionário pertence e como eles devem ser posicionados durante as mudanças organizacionais que ocorrerão no futuro.

O eixo X da grade acompanha o desempenho global atual e o eixo Y ilustra o potencial dos colaboradores.

Modelo de modelo de 9 caixas
Modelo de 9 caixas ( Clique no modelo para editar online)

Como utilizá-lo

Passo 1: Comece por definir os critérios e o padrão para cada caixa. Se você tiver esses esclarecimentos, é mais fácil categorizar cada funcionário

Passo 2: Coloque cada funcionário na sua respectiva caixa. Para ajudá-lo com o exercício, tenha seus perfis de empregados com você.

Passo 3: Reúna-se e planeje a progressão do seu empregado em intervalos regulares. Ajudará você a ver como eles se desenvolveram e que ações você precisa tomar para fazer sua equipe crescer ainda mais.

Modelo GROW

O que é?

O modelo GROW é uma ferramenta útil para estruturar as sessões de coaching ou mentoreamento dos seus funcionários. Ajuda uma pessoa a esclarecer o que ela quer alcançar e como o conseguirá.

Como utilizá-lo

Passo 1: (Meta) O primeiro passo é definir a meta que você quer alcançar no final da sessão de coaching. As metas aqui podem ser objetivos, resultados de desempenho, etc. Ao estabelecer metas, é importante aderir aos critérios SMART.

Passo 2: (Realidade) O próximo passo é analisar e ter uma idéia sobre o estado atual do estagiário. O coach pode ajudar o seu cliente a fazer uma auto-avaliação com uma análise SWOT pessoal, e identificar os seus pontos fortes, fracos, bem como ameaças e oportunidades. No final desta etapa, os obstáculos devem ser listados.

Passo 3: (Opções) Quais são as soluções disponíveis para superar os obstáculos que você identificou anteriormente? Faça um Brainstorming de todas as possibilidades com o estagiário.

Passo 4: (Ação) Nesta etapa, uma das soluções é selecionada e um plano de ações é delineado. A responsabilidade do treinador a partir de agora é motivar o seu cliente a seguir o plano até que o objetivo seja alcançado.

Modelo de crescimento
Modelo Grow (Clique no modelo para editar online)

Quais técnicas você usa para melhorar o desempenho organizacional

Neste guia, adotamos uma abordagem diferente – uma abordagem visual – para melhorar o desempenho organizacional e esperamos que ajude a aumentar a eficácia da sua organização e a produtividade dos funcionários.

Não se esqueça de compartilhar com seus colegas e nos conte suas idéias sobre o guia na seção de comentários abaixo.

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