6 problemas comuns do RH e como resolvê-los visualmente

Se você faz parte de uma equipe de RH, você deve ter tentado mil e uma maneiras de resolver desafios e problemas de RH comuns.

Mas aqui está uma reviravolta.

Resolvê-los visualmente poderia ser mais fácil.

A seguir estão técnicas visuais fáceis que você pode usar para lidar efetivamente com os desafios comuns da gestão de recursos humanos.

Contratação

Seja para complementar o pessoal existente ou para substituir aqueles que deixaram a empresa, o recrutamento de talentos de topo pode trazer vários desafios de RH. Aqui estão algumas técnicas visuais para o ajudar a lidar eficazmente com elas.

Use o Process Maps para melhorar o processo

O seu processo de contratação ocupa muito tempo, dinheiro e recursos? Mas não produzir resultados? Talvez precise de uma remodelação.

Um mapa de processo abrangente que mapeia todo o processo pode indicar exatamente onde você precisa fazer melhorias.

Dica: Certifique-se de que o fluxograma do processo de recrutamento possa ser acessado por todos os envolvidos nele, para que eles não fiquem confusos sobre as etapas pelas quais são responsáveis.

Modelo de fluxograma do processo de recrutamento

Use fluxogramas para visualizar o processo de entrevista

Você pode adicionar um fluxograma visualizando o processo de entrevista ao e-mail de convite para entrevista. Destaque também o período de tempo que pode levar no fluxograma. Isto vai ajudar o candidato a vir preparado.

Aqui estão quatro maneiras pelas quais os gestores podem utilizar fluxogramas para serem mais eficientes.

Seria algo parecido com isto,

Mapa do Processo de Entrevista

Use a Análise SWOT para Escolher as Pessoas Certas

Faça uma análise SWOT de cada um dos candidatos pré-seleccionados. Identificar que pontos fortes e fracos eles possuem e que oportunidades e ameaças causariam se você os contratasse permanentemente. Compare os dados da análise SWOT com os seus critérios de seleção para decidir a pessoa ideal para o trabalho.

Aqui está um modelo gratuito de análise SWOT editável para ajudá-lo a começar.

Modelo de análise SWOT Clique no modelo para editá-lo online

Embarque e Acolhimento de Novos Empregados

Aumentar o engajamento e a retenção de novos funcionários depende do sucesso do seu processo de embarque. A seguir, o que você pode fazer para melhorar isso visualmente.

Use fluxogramas para aprimorar o processo de integração

  • O processo de integração dos funcionários inclui a maioria dos departamentos da empresa, desde o departamento de RH até à equipa das instalações que organiza o mobiliário. Você pode usar um fluxograma paraesclarecer os passos realizados por cada equipe. Isto vai ajudar a evitar confusões e atrasos.

Dica: Anexe-o ao e-mail de boas vindas do novo cara e ele pode dobrar como um programa de primeiro dia de trabalho que o ajudará a vir preparado.

  • Ou você pode desenhar um fluxograma de processo de orientação separado destacando todos os eventos chave que o novo contratado estará participando no primeiro dia ou na primeira semana. Adicione pistas de natação para marcar datas e tempo para criar uma linha do tempo também.

Aqui está um modelo de fluxograma de faixa de natação que você pode usar para isso,

Modelo de Fluxograma de Natação Clique no modelo para editá-lo online

Use Gráficos Org para Esclarecer Funções e Responsabilidades

Entregue aos seus novos contratados um organograma completo da empresa ou do seu departamento. Isto vai ajudá-los a ter uma ideia do seu papel dentro deles e ajudá-los a ajustarem-se rapidamente. Você pode destacar as responsabilidades nos gráficos também. E organizá-lo hierarquicamente enfatizará a estrutura do relatório.

Aqui está uma lista de tipos de organograma que você pode usar.

Formação / Desenvolvimento de Talentos / Avaliação de Competências

Para obter o melhor de sua força de trabalho, você precisa treinar e desenvolver suas habilidades. Aqui está como fazer isto usando técnicas visuais.

Utilizar fluxogramas para padronizar os processos de treinamento e desenvolver estratégias

  • Após medir a capacidade atual do pool de talentos em sua empresa, você pode usar um fluxograma para criar uma estratégia de desenvolvimento de talentos. Utilize as pistas de natação para separar as diferentes etapas, tais como procura de candidatos, selecção, contratação e treino.
  • Durante o período de treinamento, uma nova contratação passaria por muitos programas de treinamento, desde treinamento de indução até treinamento de alarme de incêndio. Pode tornar-se difícil acompanhar os passos em todos estes programas. Use fluxogramas para criar registros oficiais dos mesmos. Não te esqueças de os partilhar com toda a gente.

Usar Gráficos Orgânicos para Criar um Inventário de Competências

Um organograma, contendo detalhes, como a função, responsabilidades, anos de experiência e a experiência dos funcionários, pode funcionar como um inventário de habilidades. Isto pode vir a ser útil quando você está planejando uma estratégia de desenvolvimento de talentos e precisa saber quais departamentos precisam de desenvolvimento.

Aqui está um modelo de organograma que você pode editar e expandir com os detalhes da sua própria organização

Modelo de organograma Clique no modelo para editá-lo online

Use a Análise SWOT para Avaliar Habilidades

Assim como a análise SWOT o ajudou a escolher a pessoa certa para o trabalho, você pode usá-la novamente para avaliar as habilidades do seu pessoal atual. Você pode até mesmo fazer com que sua equipe faça uma análise SWOT pessoal de si mesma.

Atribuição de Recursos

Um projeto precisa de muitos recursos, desde pessoas até equipamentos e materiais.

São muitos recursos para alocar.

Quando se trata de alocar as pessoas certas, você pode tornar as coisas mais suaves usando um organograma.

Use Org Charts para Identificar as Pessoas Certas

Ao planejar projetos, você precisa alocar recursos. Um organograma abrangente pode dizer quem na equipe/ departamento está apto para o trabalho e em quais projetos ele/ela está trabalhando atualmente

Dica: Manter um organograma que seja sempre atualizado e que possa ser facilmente acessado por todos os funcionários. Desta forma, eles próprios podem marcar a sua disponibilidade no gráfico.

Resolução de Problemas

Um profissional de RH de sucesso deve ser ótimo na resolução de problemas. Aqui está um truque visual que você pode usar para resolver problemas facilmente.

Use Diagramas de Espinha de Peixe para Identificar as Causas Raiz

Os diagramas de espinha de peixe são uma ótima maneira de identificar as causas de raiz de um determinado problema. Digamos que você precisa saber porque os níveis de produtividade dos funcionários estão caindo; você pode se reunir em torno de uma equipe e usar um diagrama de espinha de peixe para capturar os pontos jogados durante a sessão de brainstorming.

Analise cuidadosamente o diagrama de espinha de peixe e você encontrará facilmente a causa raiz do seu problema.

Aqui está um modelo gratuito de diagrama de espinha de peixe para começar imediatamente.

Modelo de diagrama de ossos do peixe Clique no modelo para editá-lo online

Planejamento de Recursos Humanos

Seja na contratação, no embarque ou no treinamento, o planejamento de recursos humanos pode ser um desafio.

A não ser que você…

Use mapas mentais para planejar seu trabalho

Os mapas mentais são uma ótima ferramenta de planejamento. Use mapas mentais para fomentar o livre fluxo de ideias durante uma sessão de brainstorming e para estruturar a informação visualmente de tal forma que lhe dê uma rápida visão geral do que você está planejando.

Modelo de mapa mental Clique no modelo para editar online

Que métodos você usa para resolver os desafios comuns do RH

A equipe do RH se depara diariamente com todo tipo de desafios de RH, e a chave para resolvê-los de forma eficiente na maioria dos casos é a mesma; organização adequada e fácil acesso aos dados relevantes.

As técnicas de visualização que discutimos acima podem ajudar você a fazer ambas, efetivamente. Utilize-os para simplificar tarefas comuns e melhorar a eficiência do seu departamento de RH.

E não se esqueça de compartilhar conosco que outros desafios comuns de RH você enfrentou e como os resolveu.

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