O guia fácil para mapeamento de processos

Está planejando uma nova estratégia? Quer melhorar a satisfação do cliente? Quer saber porque alguns dos seus projetos não estão certo? O mapeamento do processo é o primeiro passo para descobrir como e porquê das questões acima. Neste guia de mapeamento de processos nós mostraremos a você;

O que é um Mapa de Processo?

Um mapa do processo mostra visualmente os passos de uma atividade de trabalho e as pessoas que estão envolvidas na realização de cada passo. Ao mapear um processo você simplesmente desenha uma caixa para cada etapa e as conecta com setas para mostrar um fluxo. Você pode usar uma ferramenta online para criar facilmente um Mapa de Processo. Um mapa de processo básico seria parecido com este;
Exemplo de um mapa de processo básico

Símbolos do Mapa de Processo

Cada etapa de um processo é representada por uma forma em um mapa de processo. Estas formas também são chamadas formas de fluxograma. Existem quase 30 formas padrão que você pode usar no mapeamento de processos. No entanto, pensamos que para a maioria das pessoas, usar algumas das formas mais comuns será mais fácil de entender.

Forma Nome Use
Atividade/ Processo Atividade/Processo Para representar uma etapa/ atividade de um processo
Decisão Decisão Para representar uma decisão que tem de ser tomada
Início ou Fim Início/fim Para representar o início e o fim de um processo
Flecha Flecha Para representar a conexão entre dois passos e a direção do fluxo
Documento Documento Para representar dados ou informações que possam ser lidos pelas pessoas

O conjunto completo de formas de mapa/fluxograma de processo estão na parte inferior deste guia.

Tipos de Mapas de Processo

A seguir está uma lista de diferentes tipos de mapas de processo, juntamente com uma breve descrição e quando você pode usar cada um deles. Escolha o tipo de mapa de processo mais adequado ao seu objetivo.

Fluxograma Básico

Um fluxograma básico é um mapa simples que visualiza as etapas de um processo, incluindo suas entradas e saídas. Quando usar:

  • para planejar novos projetos
  • para modelar e documentar um processo
  • para resolver problemas
  • para ajudar as equipes a comunicarem melhor as ideias
  • para analisar e gerir os fluxos de trabalho

Como desenhar: Aqui está o guia final de fluxograma que você precisa para aprender a desenhá-los.

Mapa de processo de alto nível

Isto também é conhecido como um mapa da cadeia de valor ou um mapa de cima para baixo. Mostra as atividades centrais de um processo. Não entra em muitos detalhes sobre pontos de decisão, ciclos de trabalho, papéis envolvidos, etc. Quando usar:

  • para desenhar e definir processos de negócio
  • para identificar as etapas-chave e os detalhes chave de um process

Como desenhar:

  1. liste as etapas mais básicas do processo (não mais de 5-6 etapas)
  2. organize-as em ordem, horizontalmente
  3. liste cada subcategoria (novamente, não mais do que 5-6) sob os passos principai

Mapa detalhado do processo

Um fluxograma que mostra uma versão expandida de um processo. Isto significa que todos os detalhes dos subprocessos estão contidos neste tipo de mapa. Quando usar:

  • para dar todos os detalhes (entradas e saídas) relacionados a uma etapa do processo
  • para documentar os pontos de decisão dentro de um processo

Como desenhar:

  1. defina limites de processo
  2. o que desencadeia o processo? Utilize um SIPOC para identificar as entradas do processo
  3. identifique o que acontece imediatamente após cada entrada (pergunte repetidamente “o que acontece a seguir?” até chegar à saída

Fluxograma multifuncional

Um fluxograma que mostra as relações entre as etapas do processo e as unidades funcionais (equipes/departamentos) responsáveis por elas com as faixas de natação. Também é conhecido como um fluxograma de implantação. Quando usar:

  • para identificar os papéis-chave responsáveis pelo processo e como se relacionam uns com os outros
  • para destacar como um processo flui através dos limites da empresa
  • para identificar potenciais falhas no processo, redundâncias, atrasos, repetições de trabalho, inspeção excessiva, etc

Como desenhar:

  1. Reúna uma equipe competente, relevante e multifuncional
  2. Identifique as partes interessadas
  3. liste as partes interessadas no processo (com base no quão próximas estão do cliente do processo) começando com o cliente do processo
  4. adicione faixas para separar as colunas entre cada parte interessada
  5. adicione etapas realizadas por cada parte interessada na sua respectiva faixa 
  6. ligue os passos com setas para indicar o flux

SIPOC

O SIPOC mostra os elementos-chave de um processo como Fornecedores, Entradas, Processo, Saídas e Clientes. Quando usar:

  • para identificar os elementos-chave de um processo antes de fazer um mapa detalhado
  • para definir o escopo de processos complexos
  • pode ser utilizado na fase de Medida da metodologia DMAIC

Como desenhar:

  1. Desenhe uma tabela de 5 colunas para Fornecedores, Entradas, Processo, Saídas e Clientes
  2. Comece com o mapeamento do processo em 5-6 etapas de alto nível
  3. Identifique as saídas
  4. Identifique os clientes
  5. Identifique as entradas do processo
  6. Identifique os fornecedores de cada um dos insumos
  7. Verifique o diagrama SIPOC com o chefe de projeto e outras partes interessadas

Mapa do Fluxo de Valor

Os mapas de fluxo de valor visualizam o fluxo de material e informações necessárias para levar o seu produto até o cliente. Quando usar:

  • para registrar as medições das entradas e saídas das etapas do processo
  • para identificar resíduos dentro e entre processos
  • para documentar, analisar e melhorar o fluxo de informação e material
  • para obter informações sobre a tomada de decisões e o fluxo do processo
  • para identificar onde focar futuros projetos ou subprojetos

Como desenhar: Aqui está um guia abrangente de mapeamento do fluxo de valores para dominar como desenhá-los. Note que os mapas de fluxo de valor têm um conjunto diferente de formas, mas os princípios do mapeamento de processo permanecem os mesmos.

Como Criar um Mapa de Processo| Passos de Mapeamento do Processo

Agora que você sabe o que são símbolos de mapeamento de processos e que tipos de mapas de processos estão lá fora, você está pronto para criar um mapa de processos? Aqui estão os passos que você precisa seguir, Passos do Mapeamento de Processos - Criar Mapas de Processos - Passo a Passo

Passo 1: Identificar o processo que você precisa mapear

Decide por onde queres começar. É com o processo que está a ter um desempenho abaixo do esperado? É com o processo que é importante para a sua nova estratégia? Ou é com o processo que tem um impacto directo na satisfação do cliente? E depois dá-lhe um nome.

Passo 2: Reúna a equipa certa

A contribuição de todos os envolvidos no processo é necessária para garantir que você cubra todos os aspectos do processo ao mapeá-lo. A equipe certa deve incluir aqueles que fazem e gerenciam o processo e fornecem o input.

Passo 3: Reúna todas as informações necessárias

  • Onde o processo começa e termina?
  • Quais são os passos entre estes dois pontos?
  • Quais são as entradas e as saídas do processo?
  • Quem faz o quê? Quando, onde e como?

Passo 4: Organizar os Passos em Ordem Sequencial

Peça à sua equipa para organizar cada passo numa ordem sequencial desde o início até ao fim.

Passo 5: Desenhe o Mapa de Processo da Linha de Base

Desenhe um mapa de processo que mostre o mapa como ele é atualmente. Tenha em mente as melhores práticas de <mapeamento de processos.>

Passo 5: Analisar o Mapa para Encontrar Áreas de Melhoria

Identificar ineficiências e gargalos dentro dos processos. Quais são os passos que devem ser eliminados? Onde você pode fazer melhorias?

Passo 6: Implementar Melhorias e Monitorá-las

Implementar as melhorias em uma escala menor no início. Se eles funcionarem melhor, você pode aplicá-lo em maior escala. Monitore o novo e melhorado processo para ver como ele está funcionando e se ele precisa de mais otimização.

Melhores Práticas de Mapeamento de Processos

  • Antes de identificar as etapas do processo, comece identificando os pontos de início e fim do processo. Isto ajuda na definição de limites
  • Faça os seus mapas de processo o mais fácil e simples possível de serem lidos e compreendidos por qualquer pessoa da sua empresa
  • Mantenha apenas os detalhes necessários no seu mapa. Não menos ou mais do que o necessário para identificar áreas para melhorias
  • Certifique-se de usar os símbolos do mapa do processo correto ao desenhar para evitar confusão
  • Inclua todos os principais interessados ao mapear o processo para evitar perder informações ou etapas importantes
  • Utilize um software de mapeamento de processos de negócio que lhe permite desenhar rapidamente, bem como trabalhar com a sua equipe em tempo real para obter eficiência

Mais práticas de mapeamento de processos?

Benefícios do mapeamento de processos

Como você já está lendo sobre mapeamento de processos, supomos que você saiba pelo menos alguns benefícios de fazê-lo. No entanto, leia atentamente esta seção, pois ela irá ajudá-lo a convencer os outros!

  • Torna o entendimento e a comunicação do processo muito mais fácil entre as equipes, partes interessadas ou clientes
  • Serve como uma ferramenta útil para testes de cenário e avaliações do tipo “e se?”
  • Pode ser usado como uma ferramenta de marketing para provar aos seus investidores ou clientes industriais que os seus processos de negócio são fiáveis
  • É um requisito de muitos tipos de normas e certificações como a ISO 9000
  • Torna a documentação do processo mais fácil de ler
  • Difunde a consciência dos papéis e responsabilidades dos que estão envolvidos
  • Ajuda a identificar falhas no processo e onde devem ser feitas melhorias
  • Auxilia as equipes a terem ideias para melhorias ou novas mudanças que ajudarão a enfrentar desafios como a retenção de funcionários, diminuição de receitas, etc.
  • Ajuda a reduzir os custos associados ao desenvolvimento de produtos e serviços
  • Melhorar o desempenho da equipe e a satisfação dos funcionários
  • Pode ser usado como material de aprendizagem para treinar novos funcionários
  • Ajuda a medir a eficiência dos processos de trabalho

Modelos de mapas de processo

A seguir estão alguns modelos de mapas de processos que você pode editar online com o editor do Creately.

Modelo 1

Exemplo de mapa de processo 1

Clique no modelo para editá-lo online

Modelo 2
Modelo de mapa de processo 2Modelo 3
Modelo de mapa de processo 3

Quer mais modelos de mapas de processo editáveis gratuitos?

Símbolos do Mapeamento do Processo (Continuação)

Além dos símbolos básicos que discutimos anteriormente, o mapeamento de processos também faz uso dos seguintes símbolos. Símbolos de Processo/Operações

Forma Nome Use
Processo pré-definido Processo / Sub-rotina Pré-definido Para representar um processo que já está pré-definido
Processo alternativo Processo alternativo Para representar uma etapa de processo que é uma alternativa à etapa de processo normal
Atraso Atraso Para representar um atraso ou uma pausa antes que o fluxo do processo continue
Laço Manual Laço Manual Para representar passos automatizados que precisam ser parados manualmente
preparação Preparação Para representar algo que precisa de ser modificado ou ajustado no processo antes de continuar

Ramificação e Controle de Símbolos de Fluxo

Forma Nome Use
Conector Conector On-Page Para representar um ponto de inspeção no fluxo do processo
Conector fora de página Conector Off-page Para representar referências cruzadas e links para o processo a partir de outro processo em outra página
Fundir Fundir Para representar uma etapa que fundirá várias etapas em uma
Extracto Extracto Para representar um processo que se divide em caminhos paralelos
Ou Ou Para representar a lógica “ou”
Adder E Para representar a lógica “e”

Símbolos de Entrada e Saída

Forma Nome Use
Data Dados Para representar as entradas e saídas do processo
Múltiplos documentos Múltiplos documentos Para representar múltiplos documentos
Mostrar Mostrar Para representar dados que são exibidos para serem lidos em uma tela ou display
Entrada Manual Entrada Manual Para representar etapas do processo que serão realizadas manualmente por uma pessoa

Símbolos de Arquivo e Armazenamento de Informações

Forma Nome Use
Dados Armazenados Dados guardados Para representar os dados armazenados
database Base de dados Para representar uma base de dados
Dados Diretos Armazenamento de Acesso Directo Para representar um disco rígido
Armazenamento interno Armazenamento interno Para representar um dispositivo de armazenamento interno

Símbolos de processamento de dados

Forma Nome Use
Collate Collate Para representar uma etapa na qual os dados são organizados de uma forma padrão
Ordenar Ordenar Para representar a ordenação dos itens em uma determinada ordem

Quais são os seus pensamentos sobre o Guia de Mapeamento de Processos?

Os mapas de processo não são apenas uma parte vital da documentação do processo, mas são também uma metodologia popular de melhoria de processos de negócios. Siga o guia para criar mapas eficientes de processos de negócios e compartilhe conosco qualquer preocupação que você possa ter, mesmo que seja outra técnica de mapeamento de processos que você use pessoalmente. Em nosso próximo guia, vamos discutir diagramas que podem ser usados para tornar a gestão de RH mais eficiente.

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