De eenvoudige handleiding voor process mapping

Plan je een nieuwe strategie? Wil je de klanttevredenheid verbeteren? Wil je weten waarom sommige van je projecten mislukken? Process mapping is de eerste stap om uit te vinden hoe en waarom op bovenstaande vragen. In deze process mapping gids zullen wij je laten zien;

Wat is een process map?

Een process map toont visueel de stappen van een werkactiviteit en de mensen die bij de uitvoering van elke stap betrokken zijn. Bij het in kaart brengen van een proces teken je gewoon een vakje voor elke stap en verbind je ze met pijlen om een stroom weer te geven. Je kunt een online tool gebruiken om gemakkelijk een process map op te stellen. Een basisprocess map zou er als volgt uitzien:
Voorbeeld van een basisproceskaart

Process map symbolen

Elke stap in een proces wordt in een process map weergegeven door een vorm. Deze vormen worden ook wel flowchart-vormen genoemd. Er zijn bijna 30 standaardvormen die je kunt gebruiken om processen in kaart te brengen. Wij denken echter dat voor de meeste mensen het gebruik van een handvol van de meest voorkomende vormen gemakkelijker te begrijpen zal zijn.

Vorm Naam Gebruik
Activiteit/proces Activiteit/Proces Om een stap/activiteit van een proces weer te geven
Besluit Besluit Om een beslissing voor te stellen die genomen moet worden
Begin of Einde Begin/einde Om het begin en het einde van een proces weer te geven
Pijl Pijl Om de verbinding tussen twee stappen en de stroomrichting weer te geven
Document Document Gegevens of informatie weergeven die door mensen kunnen worden gelezen

De volledige reeks vormen van process maps/flowcharts staat onderaan in deze gids.

Soorten process maps

Hieronder volgt een lijst van verschillende soorten process maps, met een korte beschrijving en wanneer je ze kunt gebruiken. Kies het type process map dat het meest geschikt is voor je doel.

Basis flowchart

Een basis flowchart is een eenvoudige kaart die de stappen van een proces visualiseert, met inbegrip van de inputs en outputs. Wanneer te gebruiken:

  • om nieuwe projecten te plannen
  • om een proces te modelleren en te documenteren
  • om problemen op te lossen
  • om teams te helpen ideeĆ«n beter te communiceren
  • Om workflows te analyseren en te behere

Hoe te tekenen: Hier is de ultieme flowchart gids die je nodig hebt om te leren hoe je ze moet tekenen.

process map op hoog niveau

Dit wordt ook wel een waardeketenkaart of een top-down kaart genoemd. Het toont de kernactiviteiten van een proces. Het gaat niet veel in detail over beslissingspunten, herbewerking, betrokken rollen, enz. Wanneer te gebruiken:

  • bedrijfsprocessen te ontwerpen en te definiĆ«ren
  • om de belangrijkste stappen en details van een proces te identificeren

Hoe te tekenen:

  1. een opsomming van de meest elementaire stappen in het proces (niet meer dan 5-6 stappen)
  2. organiseer ze in volgorde, horizontaal
  3. vermeld elke sub-stap (nogmaals, niet meer dan 5-6 stappen) onder de hoofdstappen

Gedetailleerde process map

Een flowchart dat een drill-down versie van een proces laat zien. Dit betekent dat alle details van de subprocessen in dit type kaart zijn vervat. Wanneer te gebruiken:

  • alle details (inputs en outputs) met betrekking tot een processtap te geven
  • om de beslissingspunten binnen een proces te documenteren

Hoe te tekenen:

  1. procesgrenzen bepalen
  2. wat brengt het proces op gang? Gebruik een SIPOC om procesinputs te identificeren
  3. vaststellen wat er onmiddellijk na elke input gebeurt (herhaaldelijk vragen “wat gebeurt er nu?” totdat je bij de output bent)

Cross-functionele flowchart

Een flowchart dat de relaties weergeeft tussen processtappen en de functionele eenheden (teams/afdelingen) die daarvoor verantwoordelijk zijn, met zwemstroken. Het is ook bekend als een deployment flowchart. Wanneer te gebruiken:

  • de belangrijkste voor het proces verantwoordelijke rollen en hun onderlinge relatie vast te stellen
  • om te laten zien hoe een proces over de bedrijfsgrenzen heen loopt
  • om mogelijke processtoringen, overtolligheden, vertragingen, herbewerking, buitensporige inspecties enz. op te sporen

Hoe te tekenen:

  1. Een competent en relevant cross-functioneel team samenstellen
  2. Belanghebbenden identificeren
  3. Een lijst maken van de belanghebbenden bij het proces (op basis van hoe dicht zij bij de procesklant staan), te beginnen met de procesklant
  4. Zwemstroken toevoegen om de kolommen te scheiden tussen elke belanghebbende
  5. Stappen toevoegen die door elke belanghebbende in zijn respectieve zwemzone worden uitgevoerd
  6. Verbind de stappen met pijlen om de stroom aan te geven

SIPOC

SIPOC toont de belangrijkste elementen van een proces zoals Leveranciers, Inputs, Proces, Outputs en Klanten. 

Wanneer te gebruiken:

  • om de sleutelelementen van een proces te identificeren alvorens een gedetailleerde kaart te maken
  • om de reikwijdte van complexe processen te bepalen
  • kan worden gebruikt in de Measure-fase van de DMAIC-methodologie

Hoe te tekenen:

  1. Teken een tabel met 5 kolommen voor Leveranciers, Inputs, Proces, Outputs, en Klanten
  2. Begin met het in kaart brengen van het proces in 5-6 stappen op hoog niveau
  3. Identificeer de outputs
  4. Identificeer de klanten
  5. Identificeer de inputs van het proces
  6. Identificeer de leveranciers van elk van de inputs
  7. Het SIPOC-diagram verifiƫren met de projectleider en andere belanghebbenden

Value stream map

Value stream maps visualiseren de stroom van materiaal en informatie die nodig is om je product bij de klant te brengen.

Wanneer te gebruiken:

  • om metingen van de in- en output van processtappen vast te leggen
  • om verspilling binnen en tussen processen vast te stellen
  • de informatie- en materiaalstroom te documenteren, te analyseren en te verbeteren
  • om inzicht te krijgen in de besluitvorming en de processtroom
  • om vast te stellen waar toekomstige projecten of deelprojecten op gericht moeten worden

Hoe te tekenen: Hier is een uitgebreidevalue stream mapping gids om te leren hoe je ze tekent. Merk op dat Value stream maps een andere reeks vormen hebben, maar dat de principes van het in kaart brengen van processen dezelfde blijven.

Hoe maak je een proces map| Process Mapping Stappen

Nu je weet wat process mapping symbolen zijn en welke soorten process maps er zijn, ben je klaar om een process map te maken? Hier zijn de stappen die je moet volgen,
Process Mapping Steps - Process Maps maken - Stap voor stap

Stap 1: Identificeer het proces dat je in kaart moet brengen

Beslis waar je wilt beginnen. Ligt het aan het proces dat ondermaats presteert? Is het met het proces dat belangrijk is voor je nieuwe strategie? Of is het met het proces dat direct invloed heeft op de klanttevredenheid? En geef het dan een naam.

Stap 2: Het juiste team samenstellen

De inbreng van iedereen die bij het proces betrokken is, is nodig om ervoor te zorgen dat je bij het in kaart brengen van het proces elk aspect ervan bestrijkt. Het juiste team moet degenen omvatten die het proces doen en beheren en de input leveren.

Stap 3: Verzamel alle nodige informatie

  • Waar begint en eindigt het proces?
  • Wat zijn de stappen tussen deze twee punten?
  • Wat zijn de inputs en de outputs van het proces?
  • Wie doet wat? Wanneer, waar en hoe?

Stap 4: Organiseer de stappen in een opeenvolgende volgorde

Laat je team elke stap in een volgorde zetten, van begin tot eind.

Stap 5: Teken de basislijn process map

Teken een process map die de kaart toont zoals hij nu is. Houd rekening met de <process mapping best practices.>

Stap 5: Analyseer de map om verbeterpunten te vinden

Inefficiƫnties en knelpunten in de processen opsporen. Welke stappen moeten worden geƫlimineerd? Waar kun je verbeteringen aanbrengen?

Stap 6: Verbeteringen doorvoeren en controleren

Voer de verbeteringen eerst op kleinere schaal door. Als ze beter werken, kun je ze op grotere schaal toepassen. Monitor het nieuwe en verbeterde proces om te zien hoe het functioneert en of het verder moet worden geoptimaliseerd.

Beste praktijken voor process maps

  • Alvorens de processtappen vast te stellen, moet worden begonnen met het bepalen van het begin- en eindpunt van het proces. Dit helpt bij het stellen van grenzen
  • Maak je process maps zo gemakkelijk en eenvoudig mogelijk om te lezen en te begrijpen door iedereen in je bedrijf
  • Bewaar alleen de noodzakelijke details op je map. Niet minder of meer dan nodig om vast te stellen op welke gebieden verbeteringen nodig zijn
  • Zorg ervoor dat je bij het tekenen de juiste symbolen van de process map gebruikt om verwarring te voorkomen
  • Betrek alle belangrijke belanghebbenden bij het in kaart brengen van het proces om te voorkomen dat belangrijke informatie of stappen over het hoofd worden gezien
  • Gebruik een business process mapping software waarmee je snel kunt tekenen en samenwerken met je team in real-time voor efficiĆ«ntie

Meer process mapping best practices?

Voordelen van Process mapping

Aangezien je al leest over process mapping, veronderstellen we dat je op zijn minst een paar voordelen kent van het doen ervan. Lees dit gedeelte echter aandachtig, want het zal je helpen anderen te overtuigen!

  • Maakt het begrijpen en communiceren van het proces veel eenvoudiger onder teams, belanghebbenden of klanten
  • Dient als een nuttige tool voor het testen van scenario’s en wat-als beoordelingen
  • Kan worden gebruikt als marketinginstrument om aan je investeerders of industriĆ«le klanten te bewijzen dat je bedrijfsprocessen betrouwbaar zijn
  • Is een vereiste van vele soorten normen en certificering, zoals ISO 9000
  • Maakt procesdocumentatie leesbaarder
  • De betrokkenen bewust te maken van hun rol en verantwoordelijkheden
  • Helpt gebreken in het proces aan het licht te brengen en te bepalen waar verbeteringen moeten worden aangebracht
  • Helpt teams bij het brainstormen over ideeĆ«n voor verbetering of nieuwe veranderingen die helpen bij het aanpakken van uitdagingen zoals het behouden van werknemers, dalende inkomsten, enz.
  • Helpt de kosten in verband met de ontwikkeling van producten en diensten te verlagen
  • Teamprestaties en werknemerstevredenheid verbeteren
  • Kan worden gebruikt als leermateriaal om nieuwe werknemers op te leiden
  • Helpt de efficiĆ«ntie van werkprocessen te meten

Process map sjablonen

Hieronder vind je een aantal sjablonen voor process maps die je online kunt bewerken met de Creately editor. 

Sjabloon 1

Proceskaart voorbeeld 1

Klik op het sjabloon om het online te bewerken

Sjabloon 2 Proceskaart sjabloon 2 Sjabloon 3 Proceskaart sjabloon 3 Wilt u meer gratis bewerkbare proceskaart sjablonen?

Process mapping symbolen

Naast de basissymbolen die we eerder hebben besproken, maakt process mapping ook gebruik van de volgende symbolen. Proces-/bewerkingssymbolen

Vorm Naam Gebruik
Voorgedefinieerd proces Voorgedefinieerd proces / subroutine Om een proces weer te geven dat al is voorgedefinieerd
Alternatief proces Alternatief proces Om een processtap weer te geven die een alternatief is voor de normale processtap
Vertraging Vertraging Om een vertraging of een pauze weer te geven voordat de processtroom verdergaat
Handmatige lus Handmatige lus Om geautomatiseerde stappen weer te geven die handmatig moeten worden gestopt
voorbereiding Voorbereiding Om iets voor te stellen dat in het proces moet worden gewijzigd of aangepast voordat het verdergaat

Vertakking en controle van flow symbolen

Vorm Naam Gebruik
Connector On-page aansluiting Om een inspectiepunt in de processtroom weer te geven
Connector buiten pagina Off-page aansluiting Om kruisverwijzingen en links naar het proces vanuit een ander proces op een andere pagina weer te geven
Samenvoegen Samenvoegen Om een stap voor te stellen die verschillende stappen in Ć©Ć©n samenvoegt
Uittreksel Uittreksel Om een proces weer te geven dat verdeeld is in parallelle paden
Or Of Om de “of” logica weer te geven
Adder En Om de “en” logica weer te geven

Input en output symbolen

Vorm Naam Gebruik
Data Gegevens Om inputs en outputs van het proces weer te geven
Meerdere documenten Meerdere documenten Om meerdere documenten weer te geven
Weergave Weergave Om gegevens weer te geven die worden weergegeven om op een scherm of display te worden gelezen
Handmatige invoer Handmatige invoer Om processtappen weer te geven die handmatig door een persoon zullen worden uitgevoerd

Symbolen voor bestands- en informatieopslag

Vorm Naam Gebruik
Opgeslagen gegevens Opgeslagen gegevens Om opgeslagen gegevens weer te geven
database Database Om een database weer te geven
Directe gegevens Opslag met directe toegang Om een harde schijf voor te stellen
Interne opslag Interne opslag Om een intern opslagmedium voor te stellen

Symbolen voor gegevensverwerking

Vorm Naam Gebruik
Sorteren Sorteren Om een stap voor te stellen waarin gegevens op een standaard manier worden georganiseerd
Sorteren Sorteren Om het sorteren van voorwerpen in een bepaalde volgorde weer te geven

Wat zijn je gedachten over de Process Mapping Guide?

Process maps zijn niet alleen een essentieel onderdeel van procesdocumentatie, maar zijn ook een populaire methodologie voor de verbetering van bedrijfsprocessen. Volg de gids om efficiƫnte bedrijfsproces maps te maken en deel met ons je eventuele bezorgdheid, ook al is het een andere techniek om processen in kaart te brengen die je persoonlijk gebruikt. In onze volgende gids zullen we het hebben over diagrammen die kunnen worden gebruikt om HR-beheer efficiƫnter te maken.

Laat een reactie achter

*
*

15 + 10 =

Terug naar boven