Wat is procesdocumentatie | De eenvoudige handleiding voor procesdocumentatie

Naarmate je bedrijf groeit, groeit ook de complexiteit ervan. Er zijn meer stappen, meer mensen en meer dingen bij betrokken die niet altijd op de meest efficiënte manier worden geregeld. Het klinkt misschien ontmoedigend om de manier waarop je bedrijf werkt te herzien, maar het zal je zeker veel efficiënter maken. Procesdocumentatie is de eerste stap in die richting! Deze eenvoudige gids voor procesdocumentatie zal je helpen het precies goed te doen. Lees verder om erachter te komen;

• Wat is procesdocumentatie?
• Waarom: Het belang van procesdocumentatie
• Hoe documenteer je een proces
• Tips en trucs: Beste praktijken voor procesdocumentatie
• Wat zit er in voor jou: Voordelen van procesdocumentatie
• Eenvoudige Starter Proces Flowchart Sjablonen

Wat is procesdocumentatie?

Procesdocumentatie geeft een gedetailleerde beschrijving van de wijze waarop een bedrijfsproces moet worden uitgevoerd. Het omvat alle soorten documenten die een proces ondersteunen, zoals

• beleid
• checklists
• tutorials
• forms
• screenshots
• links naar andere toepassingen
• Process maps

Het wordt gebruikt als een gids om werknemers op alle niveaus, met inbegrip van beleidsmakers en belanghebbenden, te helpen om bedrijfsprocessen snel te begrijpen.

Waarom zou je het doen? : Het belang van procesdocumentatie

Het documenteren van een proces zal je helpen 5 belangrijke dingen te bereiken: 1) Helpt processen te verbeteren. Identificeer knelpunten en inefficiënties door de exacte processen te documenteren. Je zult snel zien welke processen je moet verbeteren of afschaffen.

2) Helpt bij de opleiding van werknemers. Je kunt procesdocumenten gebruiken om nieuwe werknemers te helpen hun functie te begrijpen en zich vertrouwd te maken met de processen waarbij ze betrokken zullen zijn. Zelfs ervaren werknemers kunnen deze documenten raadplegen wanneer zij er zeker van willen zijn dat zij het proces correct uitvoeren.

3) Helpt de kennis van het bedrijf te bewaren. Houd een lijst bij van processen die alleen bekend zijn bij een paar mensen die erin gespecialiseerd zijn. Op die manier kunnen de nieuwkomers, zelfs wanneer zij vertrekken, het werk gemakkelijk hervatten.

4) Helpt risico’s te beperken en operationele consistentie te handhaven.

5) Gedetailleerde procesdocumentatie is ook een essentieel onderdeel van octrooien en bedrijfsgeheimen.

Wie is betrokken bij procesdocumentatie?

Er zijn 3 belangrijke rollen bij procesdocumentatie. In sommige gevallen kan dezelfde persoon alle drie de rollen vervullen.

Hoe documenteer je processen

Door een stapsgewijze methode te gebruiken om een proces te documenteren, krijg je het snel voor elkaar.

Stap 1: Identificeer en benoem het proces

Bepaal welk proces je eerst gaat documenteren. Bepaal het doel (waarom en hoe het proces de organisatie ten goede zal komen) en geef een korte beschrijving van het proces.

Stap 2: Bepaal de omvang van het proces

Geef een korte beschrijving van wat in het proces is opgenomen en wat buiten het toepassingsgebied van het proces valt, of wat er niet in is opgenomen.

Stap 3: Leg de procesgrenzen uit

Waar begint en eindigt het proces? Wat veroorzaakt het starten? En hoe weet je wanneer het klaar is? Zorg dat deze grenzen goed gedefinieerd zijn.

Stap 4: Identificeer de procesoutputs

Stel vast wat het proces zal opleveren of welk resultaat het proces zal bereiken zodra het is voltooid.

Stap 5: Identificeer de procesinputs

Maak een lijst van de middelen die nodig zijn om elk van de processtappen uit te voeren.

Stap 6: Brainstorm de processtappen

Verzamel alle informatie over de processtappen van begin tot eind. Ofwel begin je met wat het proces op gang brengt, ofwel begin je aan het eind van het proces en volg je de stappen terug naar het beginpunt.

Bij de brainstormsessie moeten degenen worden betrokken die rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de procestaken of iemand met een uitgebreide kennis daarvan, aangezien zij precieze gegevens kunnen verstrekken.

Stap 7: Organiseer de stappen opeenvolgend

Neem de lijst van stappen die je hebt bedacht en zet ze in een opeenvolgende volgorde om een process flow te creëren.

Beperk het aantal stappen tot een minimum en als een stap meer dan één taak omvat, vermeld ze dan onder de hoofdstap.

Stap 8: Beschrijf wie erbij betrokken is

Bepaal per persoon wie verantwoordelijk is voor de procestaken. Bepaal hun rollen. Vergeet niet hun functietitel te noemen in plaats van hun naam.

Houd ook rekening met degenen die naar het document zullen verwijzen. Schrijf het zo dat iedere werknemer met een redelijke kennis het kan lezen en begrijpen.

Stap 9: Visualiseer het proces

Dit is om de duidelijkheid en leesbaarheid van je documentatie te verbeteren. Breng de processtappen die je eerder hebt geïdentificeerd netjes in beeld met behulp van een process flowchart.

Stap 10: Noteer uitzonderingen op de normale process flow

Een bedrijfsproces zal om verschillende redenen niet altijd dezelfde flow volgen. Vermeld deze uitzonderingen en welke stappen zullen worden ondernomen om ze aan te pakken.

Stap 11: Controlepunten en metingen toevoegen

Nagaan waar in het proces risico’s kunnen optreden en controlepunten toevoegen om de proceseigenaar te helpen bij de bewaking van het proces.

Stel metingen op om de doeltreffendheid van het proces te bepalen en het te helpen verbeteren.

Stap 12: Herzien en testen van het proces

Verzamel alle betrokkenen en bekijk de flowchart dat je in kaart hebt gebracht. Zijn er ontbrekende stappen? Is alles in orde? Als je klaar bent, test het proces en kijk of je iets gemist hebt.

Tips en trucs: Beste praktijken voor procesdocumentatie

• Houd het document eenvoudig en beknopt. Hoewel het technisch nauwkeurig moet zijn, moet het gemakkelijk te volgen zijn.

• Zorg voor een goed plan om de documenten bij te werken wanneer/als het proces zou veranderen. Zorg ervoor dat je ze ten minste eenmaal per jaar herziet.

• Of wijs een proceseigenaar aan die regelmatig evaluaties kan uitvoeren en anderen op de hoogte kan brengen van de wijzigingen.

• Houd afzonderlijke documentatie bij voor elk verschillend proces om verwarring te voorkomen.

• Wanneer je voor de eerste keer processen documenteert, vermijd dan dat je de hele organisatie in één keer bestrijkt. Ga uit van één enkel proces binnen een afdeling of van een belangrijk proces dat de hele organisatie doorloopt.

• Bewaar de documenten op een plaats die gemakkelijk toegankelijk is voor iedereen die er naar op zoek is.

• Zorg ervoor dat het gemakkelijk kan worden herzien wanneer dat nodig is en dat de nieuwe versie gemakkelijk kan worden verspreid onder alle betrokkenen.

• Documenten online opslaan op een centrale plaats via een procesdocumentatietool. Dit zal automatisch helpen bij de twee bovengenoemde beste praktijken.

• Gebruik waar nodig passende voorbeelden, grafieken, kleurcodering, screenshots, meerdere platforms enz.

• Zorg ervoor dat de procesdocumentatie in overeenstemming is met de bestaande normen van je organisatie.

• Als je de process flow in een verbale vorm belicht, moet je die altijd in evenwicht brengen met grafische voorstellingen – een process flowchart.

• Voeg zwembanen toe aan je stroomdiagrammen van bedrijfsprocessen om verschillende procesrollen, tijdlijnen enz. te onderscheiden.

• Stel een procesdocumentatiegids op, waarnaar iedereen kan verwijzen als standaardsjabloon voor het documenteren van een proces.

• Gebruik maken van bestaand documentatiemateriaal, registers, interviews, casestudies, velddagboeken van projectmedewerkers en de kennis van werknemers om informatie te verzamelen voor procesdocumentatie.

Wat zit er in voor jou: Voordelen van procesdocumentatie

• Help iedereen op één lijn te komen door een gemeenschappelijk overzicht van de processtappen te bieden. Een gemeenschappelijk standpunt is noodzakelijk voor de consistentie.

• Als de processen duidelijk zijn gedocumenteerd, kunnen ze tijdig en op eenvoudige wijze worden gewijzigd.

• Helpt de ideale voorwaarden voor effectieve samenwerking en prestaties vast te stellen.

• Helpt knelpunten en inefficiënties in processen op te sporen (zelfs in die “goed geperfectioneerde” procedures) die anders onopgemerkt zouden kunnen blijven.

• Een duidelijk gedocumenteerd proces bespaart tijd en voorkomt fouten door alle verwarring weg te nemen en duidelijke instructies te geven.

• Vermindert kosten en onnodige besteding van middelen.

• Helpt de algemene kwaliteit van de processen en de kwaliteit van het resultaat te verbeteren.

• Helpt de productiviteit en de tevredenheid van de werknemers te verhogen.

• Aangezien duidelijk is vastgelegd hoe processen moeten worden uitgevoerd, wordt het gemakkelijker om werk uit te besteden.

• Procesdocumentatie helpt ook om processen gemakkelijk te automatiseren wanneer dat nodig is.

Eenvoudige Starter Proces Documentatie Sjablonen

Process mapping helpt om de gedocumenteerde informatie, zoals processtappen, procesrollen, inputs en outputs, weer te geven in een gestroomlijnd beeld. Hieronder vind je proces flowchart sjablonen / proces mapping sjablonen die je snel online kunt bewerken met informatie van je organisatorische processen. Klik op het sjabloon om het te openen in de Creately editor. 

Sjabloon 1

Sjabloon 2

Sjabloon 3

Sjabloon 4

Feedback op de eenvoudige gids voor procesdocumentatie

Deze gids voor procesdocumentatie behandelt alles wat je moet weten om een proces goed te documenteren. Volg de procesdocumentatie stappen die we hierboven hebben besproken, en maak gebruik van de process flowchart-sjablonen om een documentatieproces van hoge kwaliteit te garanderen. 

In onze Community vind je meer flowchart sjablonen. In onze volgende gids bespreken we technieken voor procesverbetering waarmee je je bedrijfsprocessen gemakkelijk kunt stroomlijnen.