La guía sencilla para el mapeo de procesos

¿Planea una nueva estrategia? ¿Quiere mejorar la satisfacción del cliente? ¿Quiere saber por qué fracasan algunos de sus proyectos? El mapeo de procesos es el primer paso para averiguar el cómo y el porqué de estas preguntas. En esta guía de mapeo de procesos le mostraremos;

¿Qué es un mapa de procesos?

Un mapa de procesos muestra visualmente los pasos de una actividad laboral y las personas que participan en la realización de cada paso. Al trazar un proceso, basta con dibujar un cuadro para cada paso y conectarlos con flechas para mostrar un flujo. Puede utilizar una herramienta en línea para crear fácilmente un mapa de procesos. Un mapa de procesos básico tendría el siguiente aspecto;
Ejemplo de mapa de procesos básico

Símbolos del mapa de procesos

Cada paso de un proceso está representado por una forma en un mapa de procesos. Estas formas también se denominan formas de diagrama de flujo. Existen cerca de 30 formas estándar que se pueden utilizar en el mapeo de procesos. Sin embargo, creemos que para la mayoría de la gente, utilizar un puñado de las formas más comunes será más fácil de entender.

Forma Nombre Utilice
Actividad/ Proceso Actividad/Proceso Representar una etapa/actividad de un proceso
Decisión Decisión Representar una decisión que hay que tomar
Inicio o fin Inicio/ Fin Para representar el inicio y el final de un proceso
Flecha Flecha Para representar la conexión entre dos pasos y la dirección del flujo
Documento Documento Representar datos o información que puedan ser leídos por personas

El conjunto completo de formas de mapa de procesos/flujograma se encuentra al final de esta guía.

Tipos de mapas de procesos

Diagrama de flujo básico

Un diagrama de flujo básico es un mapa simple que visualiza los pasos de un proceso, incluyendo sus entradas y salidas. Cuándo utilizarlo:

  • Para planificar nuevos proyectos
  • Modelar y documentar un proceso
  • Para resolver problemas
  • Para ayudar a los equipos a transmitir mejor sus ideas
  • Para analizar y gestionar los flujos de trabajo

Cómo dibujar: Esta es la guía definitiva de diagramas de flujo que necesita para aprender a dibujarlos.

Mapa de procesos de alto nivel

También se conoce como mapa de cadena de valor o mapa descendente. Muestra las actividades principales de un proceso. No entra en mucho detalle sobre los puntos de decisión, el bucle de retrabajo, los roles involucrados, etc. Cuándo utilizarlo:

  • Diseñar y definir los procesos empresariales
  • Identificar los pasos y detalles clave de un proceso

Cómo dibujar:

  1. Enumerar los pasos más básicos del proceso (no más de 5-6 pasos)
  2. Organizarlos en orden, horizontalmente
  3. Enumere cada subpaso (de nuevo, no más de 5-6 pasos) bajo los pasos principales

Mapa detallado del proceso

Un diagrama de flujo que muestra una versión desglosada de un proceso. Esto significa que todos los detalles de los subprocesos están contenidos en este tipo de mapa. Cuándo utilizarlo:

  • Dar todos los detalles (entradas y salidas) relacionados con una etapa del proceso
  • Documentar los puntos de decisión dentro de un proceso

Cómo dibujar:

  1. Definir los límites del proceso
  2. ¿Qué desencadena el proceso? Utilizar un SIPOC (Proveedores/Suppliers, Entradas/Inputs, Procesos/Process, Salidas/Outputs y Clientes/Customers ) para identificar las entradas del proceso
  3. Identificar lo que ocurre inmediatamente después de cada entrada (preguntar repetidamente “¿qué ocurre después?” hasta llegar a la salida)

Diagrama de flujo multifuncional

Un diagrama de flujo que muestra las relaciones entre los pasos del proceso y las unidades funcionales (equipos/departamentos) responsables de ellos con carriles de natación. También se conoce como diagrama de flujo de despliegue. Cuándo utilizarlo:

  • Para identificar las funciones clave responsables del proceso y cómo se relacionan entre sí.
  • Para resaltar cómo un proceso fluye a través de los límites de la empresa.
  • Para identificar posibles fallos en el  proceso, redundancias, retrasos, retrabajos, inspecciones excesivas, etc.

Cómo dibujar:

  1. Reunir un equipo interfuncional competente y relevante.
  2. Identificar a las partes interesadas.
  3. Enumerar las partes interesadas del proceso (en función de su proximidad al cliente del proceso) empezando por el cliente.
  4. Añadir carriles de nado para separar las columnas entre cada parte interesada.
  5. Añadir los pasos realizados por cada parte interesada en su respectiva línea de nado.
  6. Conectar los pasos con flechas para indicar el flujo.

SIPOC

El SIPOC muestra los elementos clave de un proceso, como los proveedores, las entradas, el proceso, las salidas y los clientes. Cuándo utilizarlo:

  • Para identificar los elementos clave de un proceso antes de hacer un mapa detallado.
  • Para definir el alcance de los procesos complejos.
  • Puede utilizarse en la fase de medición de la metodología DMAIC.

Cómo dibujar:

  1. Dibuje una tabla de 5 columnas para Proveedores, Entradas, Proceso, Salidas y Clientes
  2. Comience con el mapeo del proceso a grandes rasgos en 5-6 pasos.
  3. Identificar los resultados
  4. Identificar a los clientes
  5. Identificar las entradas del proceso
  6. Identificar los proveedores de cada uno de los insumos
  7. Verificar el diagrama SIPOC con el jefe del proyecto y otros interesados

Mapa del flujo de valor

Los mapas de flujo de valor visualizan el flujo de material e información que se necesita para llevar su producto al cliente. Cuándo utilizarlo:

  • Para registrar las mediciones de las entradas y salidas de las etapas del proceso.
  • Para identificar los residuos dentro de los procesos y entre ellos.
  • Para documentar, analizar y mejorar el flujo de información y material.
  • Para conocer la toma de decisiones y el flujo del proceso.
  • Para identificar dónde centrar los futuros proyectos o subproyectos

Cómo dibujar: He aquí una completa guía de mapeo del flujo de valor para dominar cómo dibujarlos. Tenga en cuenta que los mapas de flujo de valor tienen un conjunto diferente de formas, pero los principios del mapeo de procesos siguen siendo los mismos.

Cómo crear un mapa de procesos| Pasos del mapa de procesos

Ahora que sabe qué son los símbolos de los mapas de procesos y qué tipos de mapas de procesos existen, ¿está preparado para crear un mapa de procesos? Estos son los pasos que debe seguir,
Pasos del mapeo de procesos - Crear mapas de procesos - Paso a

Paso 1: Identifique el proceso que necesita mapear

Decida por dónde quiere empezar. ¿Con el proceso ineficiente? ¿Con el proceso que es importante para su nueva estrategia? ¿O con el proceso que influye directamente en la satisfacción del cliente? Despues dele un nombre.

Paso 2: Reunir el equipo adecuado

La aportación de todos los implicados en el proceso es necesaria para asegurarse de que se cubren todos los aspectos del proceso al trazarlo. El equipo adecuado debe incluir a los que hacen y gestionan el proceso y proporcionan la información.

Paso 3: Reunir toda la información necesaria

  • ¿Dónde empieza y termina el proceso?
  • ¿Cuáles son los pasos entre estos dos puntos?
  • ¿Cuáles son las entradas y salidas del proceso?
  • ¿Quién hace qué? ¿Cuándo, dónde y cómo?

Paso 4: Organizar los pasos en un orden secuencial

Haga que su equipo organice cada paso en un orden secuencial desde el principio hasta el final.

Paso 5: Dibujar el mapa de procesos de referencia

Dibuje un mapa de procesos que muestre el mapa tal y como está actualmente. Tenga en cuenta las buenas prácticas de mapeo de procesos.

Paso 5: Analizar el mapa para encontrar áreas de mejora

Identifique  las ineficiencias y los cuellos de botella en los procesos. ¿Cuáles son los pasos que hay que eliminar? ¿Dónde se puede mejorar?

Paso 6: Aplicar las mejoras y supervisarlas

Implementar  las mejoras a menor escala al principio. Si funcionan, puede aplicarlo a mayor escala. Supervise el  nuevo y mejorado proceso para ver cómo funciona y si es necesaria  una mayor optimización.

Mejores prácticas de mapeo de procesos

  • Antes de identificar los pasos del proceso, hay que empezar por identificar los puntos de inicio y fin  del proceso. Esto ayuda a establecer límites.
  • Haga que sus mapas de procesos sean tan fáciles y sencillos que cualquier persona de su empresa pueda leer y entender.
  • Mantenga sólo los detalles necesarios en su mapa. Ni menos ni más de lo necesario para identificar las áreas de mejora.
  • Asegúrese de utilizar los símbolos correctos del mapa de procesos al dibujarlo para evitar confusiones.
  • Incluya a todas las partes interesadas al trazar el proceso para evitar que se pierda información o pasos importantes

¿Más prácticas de mapeo de procesos?

Beneficios del mapeo de procesos

Como ya está leyendo sobre el mapeo de procesos, suponemos que conoce al menos algunos beneficios de hacerlo. No obstante, lea atentamente esta sección, ya que le ayudará a convencer a los demás

  • Facilita la comprensión y la comunicación del proceso entre equipos, partes interesadas o clientes.
  • Sirve como herramienta útil para las pruebas de escenarios y las evaluaciones “what-if”
  • Puede utilizarse como herramienta de marketing para demostrar a sus inversores o clientes industriales que sus procesos empresariales son fiables.
  • Es un requisito de muchos tipos de normas y certificaciones como la ISO 9000.
  • Hace que la documentación de los procesos sea más fácil de leer.
  • Difundir las funciones y responsabilidades de los implicados.
  • Ayuda a identificar los fallos en el proceso y los aspectos que deben mejorarse
  • Ayuda a los equipos a aportar ideas de mejora o nuevos cambios que ayuden a afrontar retos como la retención de los empleados, la disminución de ingresos, etc.
  • Ayuda a reducir los costes asociados al desarrollo de productos y servicios.
  • Mejorar el rendimiento del equipo y la satisfacción de los empleados.
  • Puede utilizarse como material de aprendizaje para formar a nuevos empleados.
  • Ayuda a medir la eficiencia de los procesos de trabajo.

Plantillas de mapas de procesos

A continuación se presentan algunas plantillas de mapas de procesos que puede editar en línea con el editor de Creately.

Plantilla 1

Ejemplo de mapa de procesos 1

Haga clic en la plantilla para editarla en línea

Plantilla 2 Plantilla de mapa de procesos 2 Plantilla 3 Plantilla de mapa de procesos 3

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Símbolos de mapeo de procesos (continuación)

Además de los símbolos básicos que hemos comentado anteriormente, el mapeo de procesos también hace uso de los siguientes símbolos. Símbolos del proceso/operaciones

Forma Nombre Utilice
Proceso predefinido Proceso predefinido / subrutina Para representar un proceso ya predefinido
Proceso alternativo Proceso alternativo Para representar una etapa del proceso que es una alternativa a la etapa normal del proceso
Retraso Retraso Para representar un retraso o una pausa antes de que el flujo del proceso continúe
Bucle manual Bucle manual Para representar los pasos automatizados que deben detenerse manualmente
preparación Preparación Representar algo que necesita ser modificado o ajustado en el proceso antes de continuar

Ramificación y control de los símbolos de flujo

Forma Nombre Utilice
Conector Conector en la página Para representar un punto de inspección en el flujo del proceso
Conector fuera de página Conector fuera de la página Para representar referencias cruzadas y enlaces al proceso desde otro proceso en otra página
Fusionar Fusionar Para representar un paso que fusionará varios pasos en uno solo
Extracto Extracto Para representar un proceso que se divide en caminos paralelos
O O Para representar la lógica “o
Adder Y Para representar la lógica “y

Símbolos de entrada y salida

Forma Nombre Utilice
Datos Datos Representar las entradas y salidas del proceso
Varios documentos Documentos múltiples Para representar varios documentos
Mostrar Mostrar Representar datos que se muestran para ser leídos en una pantalla o visualizador
Entrada manual Entrada manual Para representar los pasos del proceso que serán realizados manualmente por una persona

Símbolos de almacenamiento de archivos e información

Forma Nombre Utilice
Datos almacenados Datos almacenados Para representar los datos almacenados
base de datos Base de datos Para representar una base de datos
Datos directos Almacenamiento de acceso directo Para representar un disco duro
Almacenamiento interno Almacenamiento interno Para representar un dispositivo de almacenamiento interno

Símbolos de procesamiento de datos

Forma Nombre Utilice
Intercalar Intercalar Representar una etapa en la que los datos se organizan de forma estándar
Sort Ordenar Para representar la clasificación de elementos en un orden determinado

¿Qué opina de la guía de mapeo de procesos?

Los mapas de procesos no sólo son una parte vital de la documentación de procesos, sino que también son una metodología popular de mejora de los procesos empresariales. Siga la guía para crear mapas de procesos empresariales eficientes y comparta con nosotros cualquier inquietud que tenga, incluso si se trata de otra técnica de mapeo de procesos que utilice personalmente. En nuestra próxima guía, hablaremos de los diagramas que pueden utilizarse para hacer más eficiente la gestión de los recursos humanos.

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