Usando gráficos de Gantt e fluxogramas no planejamento do projeto

Fluxogramas e gráficos de Gantt são ferramentas eficazes no planejamento de projetos. No entanto, quando se trata da execução de projetos, ambos têm usos e aplicações diferentes. Para um plano complexo com maior duração, um gráfico ou diagrama de Gantt é melhor, e para projetos de curto prazo e menores dimensões, um fluxograma pode fazer o truque por si só. Em alguns casos, os gráficos de Gantt e os fluxogramas são usados em conjunto. Ambos podem ser facilmente elaborados usando as ferramentas de fluxogramas do Creately e ferramentas de Gantt.

Utilização de Fluxogramas para o Planejamento de Projetos

Os fluxogramas podem ser usados para exibir a progressão de cada estágio. Eles mostram efetivamente uma sequência de eventos, com a conclusão de uma etapa levando ao início de outra. A única desvantagem de usar um fluxograma para o planejamento do projeto é que não é possível adicionar um intervalo de tempo para cada etapa. Os fluxogramas de um planejamento de projeto devem mostrar:

  1. Um começo claro
  2. Etapas claramente rotuladas representadas por caixas retangulares
  3. Caixas em forma de diamante para a tomada de decisões/verificações de qualidade
  4. Um fim claramente definido

As setas mostram a direção do fluxo. No caso de uma decisão, as setas “sim” e “não” devem indicar claramente como lidar com diferentes resultados possíveis. Utilizando a ferramenta de desenho de fluxogramas do Creately, um fluxograma simples para um pequeno projeto pode ser feito facilmente. Processamento de pedidos com diagrama de fluxo de expedição (Fluxograma do projeto)

Um pequeno projeto rapidamente descrito usando um fluxograma (Fluxograma de Projeto)

Como pode ser visto no diagrama acima, um fluxograma dá uma bela representação visual de diferentes estágios do projeto, mas perde um dos elementos mais importantes do planejamento do projeto, o tempo. Para que um projeto seja planejado e gerido eficientemente, ele deve ser calendarizado e cada etapa tem de ser realizada dentro de um prazo. Quando se trabalha em projetos menores, aqueles que podem ser concluídos em um ou dois dias, um fluxograma é o suficiente. No entanto, ao trabalhar em projetos maiores, é melhor delinear processos usando um fluxograma antes de usar um diagrama de Gantt para entrar em detalhes.

Utilização de Gráficos de Gantt para o planejamento de projetos

No passado, já publicamos vários posts sobre este tópico, por isso vamos manter esta seção breve. A maior vantagem de utilizar Gráficos de Gantt para o planejamento de projetos é que eles permitem ao gerente determinar uma duração de tempo para cada atividade. Os gráficos de Gantt permitem a exibição efetiva das dependências de tarefas, fluxos de informação e relações entre diferentes atividades. Eles não colocam qualquer ênfase na lógica que controla a tomada de decisões. A ferramenta de desenho de gráficos de Gantt do Creately pode ser usada para fazer projetos simples e complexos. gráficos de projetos simples e complexos. Um diagrama de Gantt é uma excelente forma de acompanhar o tempo e as tarefas

 Modelo de gráfico de Gantt disponível no Creately (clique no modelo para usá-lo)

Usar Gráficos de Gantt para Planos de Alto Nível

Gráficos de Gantt são perfeitos para planos de alto nível e planejamentos complexos. Suponha que você tenha um projeto complexo para planejar e o projeto se estende por várias semanas. O seu primeiro passo deve ser desenhar um mapa mental e apresentar o maior número possível de tarefas e subtarefas relacionadas ao projeto. Você deve então identificar as tarefas principais e desenhar um fluxograma usando a ferramenta de desenho de fluxograma do Creately. Depois de desenhar um fluxograma, você deve ser capaz de ver claramente todas as tarefas essenciais apresentadas na sua frente. Agora, para criar um diagrama de Gantt, você precisa saber a duração exata que cada tarefa deve ter. Você deve calcular os prazos que tem em mente, alocar recursos de acordo e atribuir cada tarefa essencial com um período de tempo. Liste as tarefas e o seu período de tempo numa tabela:

Task Duração
Tarefa A 3 Semanas
Tarefa B 2 Semanas
Tarefa C 3 Semanas
Tarefa D 4 Semanas

Uma vez determinada a duração das tarefas essenciais, é possível identificar suas relações, ver se elas podem funcionar independentemente e adicionar à tabela:

Task Duração Dependente de
Tarefa A 3 Semanas
Tarefa B 2 Semanas A
Tarefa C 3 Semanas B
Tarefa D 4 Semanas C

Além disso, é possível identificar se as tarefas podem ser realizadas paralelamente umas às outras ou se são sequenciais. No exemplo que usamos até agora, cada tarefa depende da tarefa anterior e não pode ser realizada simultaneamente com outras tarefas. Em um projeto complexo, muito provavelmente haverá uma oportunidade de executar várias tarefas ao mesmo tempo. Você só terá que identificar quais tarefas podem ser executadas independentemente e terá que continuar verificando as novas tarefas que ficarão disponíveis após a conclusão de cada tarefa. Após identificá-las, desenhar um fluxograma, identificar os diferentes tipos de tarefas e sua inter-relação, você pode facilmente construir um diagrama de Gantt para um projeto complexo. Se você está prestes a iniciar um projeto complexo e está procurando desenhar fluxogramas e gráficos de Gantt para facilitar o planejamento e gerenciamento de projetos, experimente o software de diagramas do Creately. Use o fluxograma para ver o quadro geral e depois use o diagrama de Gantt para entrar em detalhes. Comece o mais rápido possível com os nossos modelos de gráficos de Gantt desenhados profissionalmente e para mais informações, fale com o suporte.

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