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A sua abordagem sistemática ao gerenciamento de projetos é a substância que mantém toda a sua operação comercial unida. Um mau planejamento pode significar a morte de um projeto antes mesmo dele começar. Segundo o Project Management Institute (PMI), a gestão de projetos envolve a “aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas em uma ampla gama de atividades, a fim de satisfazer os requisitos de uma determinada tarefa”. Devido à imensa gama de projetos complexos e tecnicamente desafiantes no mundo empresarial atual, o desenvolvimento de um forte modelo de gestão tornou-se uma competência cada vez mais crítica. A dura verdade é que muitas empresas ainda não encontraram um ritmo eficaz que se alinhe com seus objetivos comerciais. Para colocar isso em perspectiva, para cada 1 bilhão de dólares investidos somente nos Estados Unidos, 122 milhões de dólares são desperdiçados devido à falta de desempenho do projeto. Com isto em mente, a fim de garantir o sucesso do seu projeto, é crucial usar o método SMART no planejamento do projeto. 

Finalmente, incluir esta estratégia em sua abordagem deve funcionar para responder às 4 perguntas:

1. O que precisa de ser feito?
2. Porque estamos fazendo isto?
3. Quem estará envolvido no processo?
4. De onde virão os recursos necessários?

Então, como exatamente você pode usar os objetivos SMART na gestão de projetos? Vamos ver melhor:

ESPECÍFICO

Objetivos Gerais

Antes de mais nada, você precisa conhecer os grandes objetivos que conduzem ao grande quadro e os menores necessários para chegar lá. Analise profundamente o objetivo das tarefas em mãos e identifique exatamente o que você quer realizar e como isso funciona na sua missão geral. Por exemplo, digamos que você está iniciando uma nova função de bate-papo ao vivo no seu site. Embora haja muitas metas menores para garantir que o novo sistema seja devidamente implementado, os objetivos gerais provavelmente seriam melhorar o suporte ao usuário e deixar claro que você é uma marca que prioriza o sucesso do cliente. Alguns outros objetivos globais que você pode considerar ao longo de qualquer projeto podem ser:

• Concluir o trabalho no tempo certo
• Manter-se dentro do orçamento estabelecido
• Melhorar a entrega de produtos

Para esta parte do processo, comece a pensar grande. A definição de objetivos colossais estabelece as bases para todo o projeto e facilita a sua manutenção no bom caminho. A partir daqui, você fica a par do que exatamente precisa ser feito para atingir os principais objetivos. Para uma ajuda organizacional, o Wunderlist é uma ferramenta simples, mas eficaz para delinear objetivos maiores e eliminar tarefas de forma sistemática. Você pode atribuir rapidamente às pessoas as suas tarefas, com todas as atualizações sendo gerenciadas e sincronizadas entre vários dispositivos móveis.

MEASURÁVEL

Crie uma Lista de Entregas

Definir um requisito para os produtos a serem entregues é a vida e o sangue de um projeto. Dê uma olhada mais profunda e você verá que o que é entregue se estende muito além dos resultados. Eles servem como pontos de referência para como as tarefas são planejadas, gerenciadas e executadas de A a Z. Em geral, há dois tipos de produtos a serem considerados ao longo da gestão do projeto: Projeto e Processo. 

Os produtos do projeto referem-se aos resultados com base em necessidades específicas. Estes são tipicamente itens tangíveis. Por exemplo, se o projeto for criar um novo site, os produtos devem incluir coisas como páginas de destino ou certos elementos completados. Os resultados do processo são todos sobre a realização dos detalhes do resultado. Isto está relacionado com a forma como os projetos são executados. Um exemplo seria no que diz respeito ao cumprimento do prazo estabelecido ou à qualidade geral do trabalho concluído. O primeiro passo seria identificar os resultados do projeto. Como serão produzidos? Que itens têm prioridade? A seguir vêm os resultados do processo. O que determinará se o projeto está sendo concluído ou não de forma eficiente? O que são os KPIs? Estes produtos agem como o plano para todo o processo. Certifique-se de que cada um está bem definido com uma quantidade mínima de área de margem.

ALCANÇÁVEL

Determine o desembolso da contribuição

Básico e simples, sem uma equipe qualificada, os seus projetos não têm qualquer chance. No entanto, uma equipe de alto nível está severamente comprometida sem um sistema adequado para o desembolso de tarefas. Afinal de contas, o gerenciamento de projetos é normalmente um esforço de grupo. Dependendo de seus objetivos e tamanho da operação, muito provavelmente haverá uma necessidade de colaboração interdepartamental ao longo de um projeto. Uma vez que as tarefas tenham sido priorizadas, o gerente será responsável pela delegação ao longo de toda a duração do projeto. Por exemplo, digamos que o objetivo principal é melhorar as taxas de conversão no site. O processo provavelmente exigiria informações sobre consultas de suporte ao cliente passadas para o departamento de design para ajudar a eliminar os gargalos. Felizmente, vivemos numa época com recursos fenomenais disponíveis para ajudar a racionalizar este tipo de tarefa e promover uma comunicação aberta. Para uma colaboração eficaz entre departamentos e acompanhamento de dependência, o Workzone é uma ferramenta de gestão de projetos baseada em funções, que se situa entre o simplista Basecamp e o complexo JIRA, o que lhe dá uma visão completa de todos os projetos em curso, com ETAs, funções atribuídas e estados das sub-tarefas num só local.

REALÍSTICO

Identifique Fatores de Risco

Não importa quanto planejamento prévio você coloque em um projeto, quase sempre haverá algo inesperado que aparece e desvia tudo do curso. Então, o que faz um bom gerente de projeto nestas situações? Eles mantêm a calma e continuam a andar. Porquê? Porque eles se planejaram para o inesperado! Por exemplo, se você estiver trabalhando com uma nova equipe, um risco comum seria que as pessoas não sejam totalmente cientes dos procedimentos e de certos fatores poderiam deslizar pelas fendas. Outro grande problema poderia ser em relação ao cliente. Talvez você nunca tenha trabalhado com eles antes e não esteja familiarizado com suas dinâmicas ou expectativas. Comece por identificar todas as suas incógnitas. A partir daí, faça uma tempestade de ideias com o máximo de riscos potenciais que puder. Pense no pior cenário possível. Depois desenvolva um protocolo sobre o que fazer caso estas questões voltem a aparecer. Agora, seria impossível planejar todo e qualquer perigo potencial que poderia causar estragos em sua operação. Desenvolver um plano sólido para combater os soluços é o equivalente a usar uma rede de segurança para garantir que os problemas não se transformem em desastres de grandes proporções.

CRONOMETRADO

Defina as linhas de tempo

A criação de prazos inevitavelmente provoca um sentimento de urgência entre os trabalhadores. A coisa mais importante a se fazer aqui é ser realista. O stress de cumprir prazos ridículos pode resultar em trabalhadores insatisfeitos, ou qualidade sacrificada pela velocidade. Realize um estudo aprofundado do projeto e de tudo o que ele implica. Quanto mais detalhado for este processo, mais precisas serão as linhas de tempo/cronogramas. Considere implementar os Gráficos de Gantt nas fases iniciais do seu negócio. Estes diagramas são um dos modelos mais populares e eficazes para transmitir o progresso do projeto e os marcos alcançados. Cada trabalho é representado por uma barra correspondente a um intervalo de datas, pelo qual a duração da tarefa é claramente comunicada. A compreensão dos sistemas e processos de gerenciamento de projetos, bem como das variáveis e riscos envolvidos, é fundamental para a preparação de gráficos de Gantt precisos. O Creately oferece Gráficos de Gantt equipados com esta função para que você possa facilmente configurar prazos de conclusão e associá-los com marcos e dependências.

Também não faz mal deixar o seu pessoal decidir os prazos, desde que as métricas sejam razoáveis. Por exemplo, se você estiver adicionando funcionalidades completas de eCommerce ao website de sua empresa, muito provavelmente haverá uma série de atividades, integrações e opiniões necessárias de vários departamentos – basta olhar para todos os pedaços e peças que compõem o eCommerce. Comece por deixar as equipes de design e desenvolvimento escolherem datas provisórias para a coleta das informações necessárias. Assim que tiverem definidos os prazos, faça o seu melhor para se prender a eles. Certifique-se de que são bem conhecidos e marcados no calendário de todos. Além disso, prepare-se para ser um aplicador. Ser excessivamente indulgente só irá encorajar a procrastinação e o baixo desempenho.

O que você pensa do método SMART no Planejamento de Projetos?

Utilizar o método SMART na gestão de projetos é uma das melhores formas de garantir o sucesso. No entanto, independentemente do quão bem cada tarefa é premeditada, provavelmente serão necessárias algumas tentativas para que a sua equipe atinja os seus objetivos. Lembre-se de dar um feedback crítico. Após a conclusão, nunca faz mal sentar-se e avaliar o que correu bem e o que pode ser melhorado no futuro. Você tem experiência no uso do método SMART no planejamento de projetos? Alguma outra ferramenta que você usa para agilizar seu projeto? Informe-nos na seção de comentários abaixo.

 Autor Bio Raymond Crain é um comerciante digital da E2M, uma agência de marketing de conteúdo sediada em San Diego, Califórnia. Ele é especializado em Marketing de Conteúdo e Redes Sociais.

Se o projeto é um navio, a gestão do projeto é a sua vela. A gestão de projetos é o que fornece uma direção para que o projeto seja orientado para o sucesso. No entanto, pode-se enfrentar desafios sem precedentes no gerenciamento de projetos ao executá-lo.

O Creately em conjunto com a equipe da Proofhub e sua Diretora de Marketing Vartika Kashyap criaram um Chat no Twitter, com a intenção de esclarecer os 10 maiores desafios de gerenciamento de projetos e como evitá-los.

Abaixo está uma lista curada dos desafios e das respostas dos participantes ao serem abordados.

Desafios

1. Desmontar silos e construir um ambiente que encoraje a colaboração e comunicação eficaz e eficiente do projecto
2. A contribuição de um planejamento adequado para o sucesso do projeto
3. Lidar com os desafios de gerenciamento de projetos que surgem quando a equipe do projeto não tem as habilidades necessárias para enfrentar o problema em questão
4. Importância de um plano de contingência na gestão de projectos
5. Criar um ambiente de responsabilização onde a equipa assuma a responsabilidade pelas suas acções e cumpra devidamente as suas funções atribuídas
6. Melhorar o engajamento das partes interessadas e garantir que todos estejam na mesma página
7. Estabelecer objectivos claros e critérios de sucesso para garantir o sucesso do projecto
8. Importância de obter o Software de Gestão de Projectos certo
9. Melhorando a colaboração da equipe do projeto e construindo confiança
10. Atribuição de recursos a um projecto

Como desmontar silos e construir um ambiente que encoraje a colaboração e comunicação eficaz e eficiente dos projetos?

Uma equipe de projeto não pode funcionar em silos. O sucesso da execução de um projeto depende da eficácia gerada quando cada membro da equipe colabora com os outros no cumprimento das tarefas. Para isso, a equipe do Proofhub destacou a importância da realização de todas as comunicações relacionadas ao projeto através de um portal comum acessível por todos da equipe.

“Traga todos no mesmo portal de comunicação e deixe todas as equipes nucleares participarem sem restrições criativas. Cada um, ensina um!”

Proofhub

Elogiando a declaração do Proofhub, a CMO Vartika Kashyap também declarou que o uso de ferramentas de comunicação e a construção de equipes multifuncionais podem assegurar uma colaboração de projeto eficaz e eficiente.

“Construa equipes interfuncionais. Use ferramentas de comunicação. Possibilite uma cultura mais aberta e transparente”

Vartika Kashyap

E o trabalho remoto? A pandemia impulsionou um rápido aumento nos padrões de trabalho remoto devido a bloqueios e restrições de viagem. O Creately fez uma pergunta à Kashyap sobre os passos extras que uma companhia deve tomar ao se livrar de silos em um ambiente de trabalho remoto.

Em resposta, Kashyap enfatizou a importância da cultura de trabalho transparente.

“Faça da transparência a nova cultura. Trate a comunicação como uma via de dois sentidos. Combata travas de produtividade/empenhamento com iniciativas culturais virtuais”

Vartika Kashyap

Um estudo afirma que cerca de 39% dos projetos fracassam devido a falhas no planejamento do projeto. Como o planejamento contribui para o sucesso do projeto?

O ex-presidente americano Dwight D. Eisenhower disse uma vez que “os planos não são nada; o planejamento é tudo” Um plano é vital na realização de um projeto.

O Proofhub enfatizou a importância de se ter um plano de projeto adequado.

“O planejamento do projeto é semelhante à bússola e ao leme de um veleiro. Você ainda pode chegar ao seu destino sem eles, só vai demorar 100 anos a mais”

Proofhub

A participante Nandini Sehedev apontou os inúmeros benefícios de se ter um plano de projeto.

“O planejamento do projeto é vital para prevenir ou minimizar as ocorrências de risco e as taxas de falha. O planejamento do projeto ajuda a orientar patrocinadores, equipes, partes interessadas; e o gerente do projeto a navegar através das fases complicadas do projeto”

Nandini Sehdev

Como lidar com os desafios de gerenciamento de projetos que surgem quando a equipe do projeto não tem as habilidades necessárias para enfrentar o problema em questão?

Você pode enfrentar desafios ou problemas sem precedentes ao trabalhar em um projeto. Em tais circunstâncias, você pode ser capaz de resolvê-los sem um impacto notável no progresso do projeto, se você estiver armado com as habilidades necessárias para enfrentá-los. Imagine um cenário em que você não sabe como resolver um problema? Então qual é o caminho a seguir?

O Proofhub destacou que uma colaboração em equipe para visualizar o problema em questão resultaria em uma perspectiva diferente e prováveis resoluções.

“Reúna a equipe, faça-os falar, ouça-os e ajude-os a visualizar o que está errado. A maioria das equipes são capazes de resolver problemas, mas são lentas em percebê-los. Se você se tornar a luz guia deles, eles encontrarão o fim do túnel.”

Proofhub

Espaços de trabalho visuais, como o Creately, podem ser eficazes para rastrear seus passos e reavaliar os processos. Por exemplo, você pode usar um diagrama de causa e efeito para descobrir as causas raiz do problema e usar mapas mentais para pensar em soluções.

Como fechar as brechas de competências? Comunique-se abertamente e crie um ambiente onde os membros da equipe possam participar de experiências de aprendizagem envolventes.

“A comunicação aberta é essencial se você espera reduzir as brechas de habilidades com sucesso. Você também pode criar experiências de aprendizagem envolventes pois não é suficiente apenas conduzir programas de aprendizagem, mas avaliar se as suas estratégias são eficazes ou não”

Proofhub

Qual a importância de um plano de contingência na gestão de projetos?

Um velejo suave pode transformar-se numa tempestade a qualquer momento; e se não estiver armado com a proeza para resistir a ela, toda a missão pode chegar a um impasse. Um plano de contingência pode prepará-lo para enfrentar com sucesso circunstâncias inesperadas.

“Dizem muitas vezes que o seu Plano A nunca deve precisar de um Plano B. Mas na realidade, você precisa dos Planos C, D, E e F, só por precaução. Contingência é preocupar-se com problemas hoje que carregam o potencial de te deixar louco amanhã”

Proofhub

Como você pode criar um ambiente de atribuições onde a equipe assuma a responsabilidade por suas ações e cumpra devidamente suas funções atribuídas?

O primeiro passo para assegurar a responsabilização na gestão de projetos é identificar claramente os objetivos do projeto e atribuir responsabilidades aos membros da equipe em conformidade. No entanto, é importante notar que existe uma diferença entre atribuição e responsabilidade.

Por exemplo, um indivíduo que tenha sido designado para uma tarefa específica pode ser um membro atribuído da equipe. As atribuições são compartilháveis. Um membro da equipe responsável é o responsável máximo por uma tarefa.

Kashyap acredita que capacitar pessoas com as habilidades e recursos necessários para fazer seu trabalho as capacitará para serem responsáveis.

“O seu objetivo deve ser fornecer ao seu povo as competências e os recursos necessários para fazer o seu trabalho, e depois criar um ambiente onde seja fácil para eles assumirem a responsabilidade pelas suas decisões e ações”

Vartika Kashyap

Por outro lado, o Proofhub destacou que a compreensão clara das expectativas do projeto e das consequências das atribuições de cada indivíduo criará um ambiente de responsabilização.

“A responsabilidade é melhor compreendida quando as expectativas são claras, e as consequências são mais claras. Mostre-lhes o jogo todo – o alvo, o dardo, como acertar, e o que acontece quando falham”

Proofhub

O Creately colocou uma questão sobre “o que acontece quando os membros da equipe não cumprem as suas responsabilidades?” Em resposta, o Proofhub opinou que o primeiro passo é falar com o indivíduo e, depois, fornecer feedback sobre como o curso de ação precisa ser mudado.

“O seu primeiro passo é falar com os indivíduos em questão. Em seguida, forneça feedback, para que os indivíduos saibam o que precisam mudar. O que você aprende durante a discussão fornece contexto para as próximas ações que você tomar”

Proofhub

Um cliente que não esteja envolvido pode causar muitos problemas. Como melhorar o engajamento das partes interessadas e garantir que todos estejam na mesma página?

Outro fator determinante para o sucesso do projeto é o envolvimento das partes interessadas. Engajar as partes interessadas é buscar o apoio e o feedback das partes interessadas do projeto para assegurar que seus objetivos sejam alcançados.

Uma boa gestão das partes interessadas inclui uma análise adequada das partes interessadas, utilizando um registo para identificar os seus requisitos. O engajamento das partes interessadas tende a ser maior no início de um projeto e diminui ao longo do progresso. Para evitar isso, é importante manter uma comunicação constante com as partes interessadas através de ferramentas de trabalho em equipe, ferramentas de comunicação à distância, etc.

“Dê aos seus clientes as atualizações minuto a minuto, os relatórios internos, relatórios atempados, e fale com eles num horário fixo. Atraia-os para o envolvimento e nunca precisará virar a página sobre eles. Isto é o que os nossos clientes mais gostam no uso do ProofHub”!

Proofhub

Metas e objetivos mal definidos podem afundar um projeto. Como estabelecer metas claras e critérios de sucesso para garantir o sucesso do projeto?

Você deve sempre estabelecer metas SMART. O próximo passo é a elaboração de um plano de ação claro para atingir esses objetivos, dentro da duração do projeto. Ter um plano de ação deste tipo permitirá compreender claramente quem é responsável pelo o quê, com prazos para cada tarefa.

“Um objetivo claro é algo que o cliente, o gerente e o funcionário – todos podem concordar. O segredo é não deixar que ninguém se antecipe na hora da definição de objetivos”

Proofhub

Sehdev reiterou que o estabelecimento de metas leva à definição de objetivos para alcançar essa meta. Esta será a sua luz orientadora ao longo de todo o projeto.

“Estabelecer uma meta está inclinado em direção ao desenvolvimento de uma proposta e definição de objetivos que ajudem a alcançar a meta. Quando você conhece suas metas, você pode definir os objetivos que são – o como, por que, e o que você precisa fazer para o planejamento do projeto”

Nandini Sehdev

Entretanto, Kashyap sublinhou que a combinação certa de planejamento, controle e monitoramento pode determinar como o projeto pode ser concluído dentro do seu cronograma e orçamento.

“A combinação certa de planejamento, controle e monitoramento pode fazer a diferença na forma como os gerentes de projeto concluem o projeto dentro do prazo, do orçamento e com resultados de alta qualidade”

Vartika Kashyap

Quão importante é ter o Software certo de Gestão de Projectos?

O software de gerenciamento de projetos certo pode aumentar a produtividade e a eficiência das equipes multifuncionais. Torna a comunicação mais rápida, mais fácil e auxilia o processo de tomada de decisão.

Para este fim, o Proofhub salientou que é uma das decisões mais importantes quando se trata de conduzir um projeto.

“De longe, uma das decisões mais importantes. A maioria das equipes percebem tarde demais o quanto podem melhorar com a ferramenta de gestão de projetos certa à sua disposição. 85.000+ dos nossos utilizadores concordariam!”

Proofhub

Quais são os principais fatores a ter em conta quando se compra uma ferramenta de gestão de projetos? Uma análise dos requisitos e objetivos do projeto definidos pela equipe o ajudará a determinar o software de gerenciamento de projeto que melhor funciona para você.

“Conheça seus desafios, para que você possa delinear melhor suas necessidades, entender como as ferramentas podem ajudar e definir os critérios para avaliar as ferramentas”

Proofhub

Como melhorar a colaboração da equipe do projeto e construir confiança?

A comunicação é fundamental para melhorar a colaboração no projeto e construir confiança. É importante criar um ambiente onde os membros da equipe possam compartilhar conhecimentos e trabalhar juntos para superar os desafios.

“Partilhe o conhecimento livremente. Aprenda uns com os outros. Desloque cargas de trabalho de forma flexível para quebrar gargalos inesperados, para ajudar uns aos outros a completarem trabalhos e cumprirem prazos, e para compartilhar recursos”

Vartika Kashyap

OProofhub também destacou que uma melhor comunicação resultará em melhor colaboração, já que todos podem compartilhar suas idéias.

“Colaboração é falar, e animar as pessoas da sua equipe para se expressarem. Os gerentes precisam encorajar novas idéias e deixar que todos se expressem livremente. Haverá melhor colaboração”

Proofhub

Ferramentas como o Creately podem ajudá-lo a colaborar melhor, em tempo real, mesmo que você esteja trabalhando remotamente. Tais ferramentas asseguram uma colaboração transfuncional suave.

Existem algumas técnicas para quebrar o gelo que podem ser usadas para construir confiança?

“Transparência, ofereça confiança à sua equipe, peça comunicação e feedback e responda à comunicação e feedback”

Proofhub

Que fatores devem ser considerados na alocação de recursos para um projeto?

A alocação eficaz de recursos visa atribuir recursos escassos da forma mais apropriada e econômica possível. Esta responsabilidade cabe muitas vezes ao gestor do projeto para assegurar que cada recurso é devidamente atribuído e contabilizado.

Enfatizando ainda mais a escassez de recursos, Kashyap mencionou que a gestão de projetos é sobre alcançar mais em menos.

“A alocação de recursos na gestão de projetos tem tudo a ver com conseguir mais em menos. Analise o objetivo do seu projeto. Identifique os recursos. Tenha um plano de backup para as mudanças do cliente. Divida o projeto em tarefas menores”

Vartika Kashyap

O Proofhub, por outro lado, enfatizou a importância em se ter uma ferramenta de gestão de projetos para torná-la mais eficiente.

“Tenha a disponibilidade de recursos e requisitos de competências para os objetivos de projetos. Tarefas existentes em mãos. Carga do projeto. Embora todas elas sejam necessárias, uma ferramenta inteligente de gerenciamento de projeto pode ajudá-lo a tornar esses pontos menos preocupantes”

Proofhub

Você é obrigado a enfrentar desafios e barreiras imprevisíveis ao gerenciar seu projeto. O importante é que você esteja equipado com as proezas e ferramentas certas para superar tais desafios e completar o projeto com sucesso.

Fluxogramas e gráficos de Gantt são ferramentas eficazes no planejamento de projetos. No entanto, quando se trata da execução de projetos, ambos têm usos e aplicações diferentes. Para um plano complexo com maior duração, um gráfico ou diagrama de Gantt é melhor, e para projetos de curto prazo e menores dimensões, um fluxograma pode fazer o truque por si só. Em alguns casos, os gráficos de Gantt e os fluxogramas são usados em conjunto. Ambos podem ser facilmente elaborados usando as ferramentas de fluxogramas do Creately e ferramentas de Gantt.

Utilização de Fluxogramas para o Planejamento de Projetos

Os fluxogramas podem ser usados para exibir a progressão de cada estágio. Eles mostram efetivamente uma sequência de eventos, com a conclusão de uma etapa levando ao início de outra. A única desvantagem de usar um fluxograma para o planejamento do projeto é que não é possível adicionar um intervalo de tempo para cada etapa. Os fluxogramas de um planejamento de projeto devem mostrar:

1. Um começo claro
2. Etapas claramente rotuladas representadas por caixas retangulares
3. Caixas em forma de diamante para a tomada de decisões/verificações de qualidade
4. Um fim claramente definido

As setas mostram a direção do fluxo. No caso de uma decisão, as setas “sim” e “não” devem indicar claramente como lidar com diferentes resultados possíveis. Utilizando a ferramenta de desenho de fluxogramas do Creately, um fluxograma simples para um pequeno projeto pode ser feito facilmente.

Um pequeno projeto rapidamente descrito usando um fluxograma (Fluxograma de Projeto)

Como pode ser visto no diagrama acima, um fluxograma dá uma bela representação visual de diferentes estágios do projeto, mas perde um dos elementos mais importantes do planejamento do projeto, o tempo. Para que um projeto seja planejado e gerido eficientemente, ele deve ser calendarizado e cada etapa tem de ser realizada dentro de um prazo. Quando se trabalha em projetos menores, aqueles que podem ser concluídos em um ou dois dias, um fluxograma é o suficiente. No entanto, ao trabalhar em projetos maiores, é melhor delinear processos usando um fluxograma antes de usar um diagrama de Gantt para entrar em detalhes.

Utilização de Gráficos de Gantt para o planejamento de projetos

No passado, já publicamos vários posts sobre este tópico, por isso vamos manter esta seção breve. A maior vantagem de utilizar Gráficos de Gantt para o planejamento de projetos é que eles permitem ao gerente determinar uma duração de tempo para cada atividade. Os gráficos de Gantt permitem a exibição efetiva das dependências de tarefas, fluxos de informação e relações entre diferentes atividades. Eles não colocam qualquer ênfase na lógica que controla a tomada de decisões. A ferramenta de desenho de gráficos de Gantt do Creately pode ser usada para fazer projetos simples e complexos. gráficos de projetos simples e complexos.

 Modelo de gráfico de Gantt disponível no Creately (clique no modelo para usá-lo)

Usar Gráficos de Gantt para Planos de Alto Nível

Gráficos de Gantt são perfeitos para planos de alto nível e planejamentos complexos. Suponha que você tenha um projeto complexo para planejar e o projeto se estende por várias semanas. O seu primeiro passo deve ser desenhar um mapa mental e apresentar o maior número possível de tarefas e subtarefas relacionadas ao projeto. Você deve então identificar as tarefas principais e desenhar um fluxograma usando a ferramenta de desenho de fluxograma do Creately. Depois de desenhar um fluxograma, você deve ser capaz de ver claramente todas as tarefas essenciais apresentadas na sua frente. Agora, para criar um diagrama de Gantt, você precisa saber a duração exata que cada tarefa deve ter. Você deve calcular os prazos que tem em mente, alocar recursos de acordo e atribuir cada tarefa essencial com um período de tempo. Liste as tarefas e o seu período de tempo numa tabela:

Task	Duração
Tarefa A	3 Semanas
Tarefa B	2 Semanas
Tarefa C	3 Semanas
Tarefa D	4 Semanas

Uma vez determinada a duração das tarefas essenciais, é possível identificar suas relações, ver se elas podem funcionar independentemente e adicionar à tabela:

Task	Duração	Dependente de
Tarefa A	3 Semanas
Tarefa B	2 Semanas	A
Tarefa C	3 Semanas	B
Tarefa D	4 Semanas	C

Além disso, é possível identificar se as tarefas podem ser realizadas paralelamente umas às outras ou se são sequenciais. No exemplo que usamos até agora, cada tarefa depende da tarefa anterior e não pode ser realizada simultaneamente com outras tarefas. Em um projeto complexo, muito provavelmente haverá uma oportunidade de executar várias tarefas ao mesmo tempo. Você só terá que identificar quais tarefas podem ser executadas independentemente e terá que continuar verificando as novas tarefas que ficarão disponíveis após a conclusão de cada tarefa. Após identificá-las, desenhar um fluxograma, identificar os diferentes tipos de tarefas e sua inter-relação, você pode facilmente construir um diagrama de Gantt para um projeto complexo. Se você está prestes a iniciar um projeto complexo e está procurando desenhar fluxogramas e gráficos de Gantt para facilitar o planejamento e gerenciamento de projetos, experimente o software de diagramas do Creately. Use o fluxograma para ver o quadro geral e depois use o diagrama de Gantt para entrar em detalhes. Comece o mais rápido possível com os nossos modelos de gráficos de Gantt desenhados profissionalmente e para mais informações, fale com o suporte.

Alguns projetos são fáceis de gerenciar, enquanto outros requerem muito esforço. Em ambos os casos, ter um plano de projeto adequado ajudará você a garantir que ele seja concluído sem falhas. Se você tiver uma visão clara de tudo o que precisa acontecer e de como você vai fazer isso dentro de um período de tempo específico, você pode minimizar – se não eliminar completamente – a chance de fracasso do projeto. Neste post, compilamos uma lista de técnicas de planejamento de projetos que você pode usar para criar um plano de projeto sólido e executá-lo com sucesso. Estaremos analisando diferentes áreas de planejamento de projetos, tais como processo de planejamento, planejamento de recursos, gestão do conhecimento, mapeamento de processos, tomada de decisões e gestão de riscos.

Processo de planejamento

Na primeira etapa de planejamento do projeto, você precisa estabelecer metas, criar um esboço do plano do projeto e analisar suas necessidades orçamentárias. É possível utilizar as técnicas de planejamento de projeto abaixo para concluir rapidamente estas tarefas.

Metas SMART

SMART é um critério para estabelecer metas e objetivos de projetos. De acordo com o SMART, as metas do seu projeto devem ser Específicas, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Temporais.

Critérios de Metas SMART Consulte o nosso Guia SMART para simplificar o seu processo de planejamento de projeto para aprender como usar corretamente os critérios SMART no planejamento de projetos.

Plano da estrutura do projeto

O plano da estrutura do projeto (PEP) é uma ferramenta de gerenciamento de projeto usada para visualizar os resultados que um projeto fornecerá em uma estrutura hierárquica. Ele ajuda os gerentes de projeto a dividir as atividades complexas do projeto em tarefas simples e gerenciáveis.

Como utilizá-lo

Passo 1: O primeiro passo para criar um PEP é compreender o propósito do projeto. Isto significa que você precisa identificar os objetivos do projeto, resultados, tarefas, prazos, etc.

 Passo 2: Identifique os principais resultados. Estes resultados-chave são os essenciais para o sucesso do projeto e devem aparecer no Nível 2 do seu plano de estrutura de trabalho.

 Passo 3: Identifique os pacotes de trabalho ou os resultados do projeto no nível mais baixo do seu PEP. Reúna sua equipe de projeto e as partes interessadas para descobrir todo o trabalho necessário para completar os principais resultados. 

Passo 4: Crie um dicionário PEP que contenha a definição e o objetivo dos elementos (pacotes de trabalho) no gráfico.

Exemplo de PEP (Clique no modelo para editá-lo online)

Matriz de prioridades de ação

A matriz de prioridade de ação é uma ferramenta de planejamento de projeto que é utilizada para determinar quais atividades devem ser priorizadas e quais atividades devem ser evitadas, a fim de aproveitar ao máximo o seu tempo e recursos. Ela ajuda na tomada de melhores decisões.

Como utilizá-lo

Na matriz de prioridade de ação, o esforço da atividade deve ser marcado no eixo x e o impacto da mesma no eixo y. A matriz de prioridade de ação cria 4 possibilidades:

1. Ganhos rápidos/Urgentes – estas são as atividades que têm um impacto elevado e que exigem um esforço reduzido para serem concluídas. É melhor concentrar-se o máximo possível nestes tipos de projetos.
2. Grandes projetos/Não urgentes – estes são os projetos/atividades que têm um grande impacto e exigem um grande esforço. Embora você não deva deixar estes projetos ofuscarem os ganhos rápidos, você deve planejar bem eles antes de executá-los.
3. Preenchimentos/Delegações – estes são os projetos de baixa prioridade que têm um baixo impacto e baixo esforço. Você pode trabalhar neles quando tiver tempo entre os ganhos rápidos e os grandes projetos. Ou pode delegá-los a outra equipe..
4. Tarefas difíceis/ Adiar ou ignorar – estas são as tarefas que têm um baixo impacto mas que requerem um alto esforço. Aconselha-se a evitar executá-las, ou se não puderem ser evitadas, contratar a ajuda de um especialista para poder terminá-las eficientemente.

Action Priority Matrix (Clique no modelo para editar online)[/caption]

Estrutura da decomposição de custos

O plano da estrutura do projeto (baseado no PEP) é uma das técnicas de planejamento de projeto utilizadas para alocar custos a diferentes partes de um projeto (para as atividades no nível mais baixo do plano da estrutura do projeto). É usado para comparar os custos reais com o orçamento.

Como utilizá-lo

Passo 1: No seu plano da estrutura do projeto, certifique-se de que todos os pacotes de trabalho representam uma tarefa discreta e definível uns dos outros. E atribuir a cada pacote de trabalho uma data de início e fim. Passo 2: Dê a cada pacote de trabalho que você identificou um valor específico do orçamento. Certifique-se de que você também atribuiu um proprietário responsável pelo orçamento para isso. Passo 3: Examinar os custos e determinar quanto o projeto custará em cada nível do plano da estrutura do projeto. caption id=”attachment_16325″ align=”aligncenter” width=”1165″] Estrutura da decomposição de custos (Clique no modelo para editar online)[/caption]

Análise de Tendências de Marcos

A análise de tendência de marcos é uma técnica de planejamento de projeto para rastrear marcos em um projeto. Ajuda a identificar se o trabalho relacionado a um marco de um projeto está adiantado ou atrasado.

Como utilizá-lo

Passo 1: Consulte o cronograma do seu projeto e defina as etapas do seu projeto. É melhor que não tenha muitos passos, para não parecer confuso no seu gráfico de análise de tendência de etapas. 

Passo 2: No gráfico ATE, o eixo y representa a escala de tempo do projeto, e o eixo x representa a escala de tempo do relatório. Você pode usar uma linha com uma cor específica ou uma forma específica de marcador para simbolizar a etapa no gráfico. Adicione os passos no gráfico ao final de cada período do relatório. 

Passo 3: Consulte o gráfico ATE para identificar as tendências de etapas no seu projeto. Consulte este post para saber como a análise de tendência de etapas funciona em detalhes.

Análise de Tendência de Etapas (Clique no modelo para editá-lo online)

Planejamento de Recursos

Para executar projetos com mais eficiência, você precisa alocar seus recursos adequadamente. Na etapa de planejamento de recursos, é necessário tomar nota dos tipos de recursos necessários para as tarefas do projeto e determinar a duração de cada tarefa.

Gráficos de Gantt

Os gráficos de Gantt são uma ferramenta e técnica de planejamento de projetos utilizada para programar e monitorar tarefas. Eles também podem ser utilizados para mostrar custos e despesas em diferentes fases de um projeto.

Como utilizá-lo

Passo 1: Divida o projeto em tarefas individuais e distribua-as em linhas no diagrama de Gantt. 

Passo 2: Cada tarefa tem uma linha do tempo, e você pode codificá-las por cores conforme precisar. Sobreponha a linha do tempo em uma linha de progresso e use-a marcando quanto trabalho já foi feito na tarefa. Consulte o nosso post Como Usar Gráficos de Gantt para Planejar Projetos Como um Chefe para saber mais sobre o uso de gráficos de Gantt no planejamento de projetos.

Gráfico de Gantt para Plano de Projeto de Alto Nível (Clique no modelo para editá-lo online) Mais Modelos de Gráficos de Gantt

Gráficos Organizadores

Gráficos Organizadores são técnicas de planejamento de projetos que você pode utilizar para visualizar a equipe do projeto – suas funções e responsabilidades. Com ela é possível não só destacar a hierarquia e a estrutura de relatórios, mas também utilizá-la ao atribuir as tarefas aos indivíduos.

Como utilizá-lo

Passo 1: Examine os recursos disponíveis para você, e associe-os às tarefas.

 Passo 2: Entenda a hierarquia/estrutura de relatórios da equipe do projeto.

Passo 3: Usando um modelo de como o abaixo, você pode atribuir a cada indivíduo um lugar no gráfico organizador. Você pode adicionar as informações necessárias, como as funções e responsabilidades, disponibilidade, etc. nográfico organizador. Ao fazer isso, é possível atribuir cada tarefa relevante individualmente.

Gráfico Organizador de Gerenciamento de Projetos (Clique no modelo para editá-lo online) Mais Modelos de Gráficos Organizadores

Gestão do Conhecimento

Ao trabalhar em projetos, a equipe precisa se referir a diferentes recursos como tutoriais, atas de reuniões, documentos de processo, etc., para realizar algumas áreas de seu trabalho. Se houver um único lugar – algo como uma base de dados – onde eles possam acessar todas as informações, isso economizaria muito tempo.

Mapas de Conhecimento / Mapas Mentais

Os mapas mentais são uma ferramenta que é utilizada para organizar informações. Equipes de projeto usam mapas mentais durante sessões de brainstorming para capturar o fluxo livre de ideias e estruturá-las de uma maneira fácil de entender. Eles também podem ser usados como mapas de conhecimento que armazenam informações necessárias.

Como utilizá-lo

Passo 1: Reúna os recursos que a equipe precisa para referenciá-los e categorizá-los. Ex.: Em um projeto de construção de website, os posts em blogs, os vídeos e os infográficos sobre planejamento de website podem ser categorizados como Tutoriais de Planejamento de Website.

 Passo 2: Usando o Creately, você pode adicionar os links relevantes. Basta clicar na forma, acessar Propriedades e adicionar seu link em Link para uma URL ou um Diagrama

Passo 3: Se você estiver incorporando o diagrama em uma página web, publique-o como um diagrama interativo com o Creately Viewer.

Mapa Mental dos Recursos do Projeto

Mapeamento de Processos

Se você esclareceu como executar uma determinada tarefa passo a passo, seria fácil para qualquer pessoa – familiarizada ou não com o processo – levá-la adiante sem luta. É aqui que entra em jogo o mapeamento dos seus processos.

Mapas de processo

Os mapas de processo são uma ferramenta que é utilizada para visualizar os passos de uma atividade de trabalho e as pessoas que são responsáveis por ela. Para saber o que são mapas de processo, símbolos de mapas de processo, tipos de mapas de processo e como desenhar um mapa de processo, consulte o nosso Guia Fácil de Mapeamento de Processos.

Modelo de Mapa de Processo de Gerenciamento de Projeto (Clique no modelo para editá-lo online)

Gráfico PERT

PERT é uma Técnica de Revisão de Avaliação de Projetos. Ela ajuda a mapear seus processos do início ao fim. O gráfico PERT ajuda as equipes a identificarem rapidamente os ‘gargalos’ nos projetos, que podem então ser instantaneamente resolvidos. Isto ajuda a poupar tempo a longo prazo, em vez de esperar que surjam problemas. Neste guia detalhado dos gráficos PERT, abordamos como utilizar esta técnica de planejamento de projetos e que benefícios pode obter com a sua utilização.

Modelo PERT para Planejamento de Projeto (Clique no diagrama para editar online) Mais Modelos de PERT

Brainstorming/Tomada de Decisão

As sessões de brainstorming e tomada de decisões tendem a levar muito tempo durante o processo de planejamento do projeto e durante todo o projeto. Embora o brainstorming seja necessário para se chegar a ideias criativas, é uma técnica indispensável na tomada de decisões e na resolução de problemas.

Diagramas de afinidade

Os diagramas de afinidade são usados para agrupar um grande conjunto de ideias/dados/ opiniões sob um determinado tema ou categoria, com base na sua relevância uns para os outros. Pode ser usado para organizar ideias geradas a partir de uma sessão de brainstorming, de uma forma lógica.

Como utilizá-lo

Passo 1: Reúna uma equipe competente para a sessão de brainstorming 

Passo 2: Registre cada idéia/opinião compartilhada durante a sessão

Passo 3: Ordene as ideias de acordo com as suas semelhanças

Passo 4: Agrupe-as, e dê a cada grupo um nome para identificação

Gráfico PICK

O Gráfico PICK é outra técnica de planejamento de projetos que você pode usar para organizar ideias após uma sessão de brainstorming. Ele ajuda a identificar quais idéias são fáceis de implementar e quais têm um alto retorno ou, em outras palavras, quais idéias são as mais úteis.

Como utilizá-lo

De acordo com o gráfico PICK, você pode rotular suas idéias como

• Possível: estas são as ideias que são fáceis de implementar mas que têm um baixo retorno
• Implementar: as ideias nesta seção do gráfico são fáceis de implementar e têm um alto retorno
• Desafio: aqui as ideias são mais difíceis de implementar e o retorno é difícil de determinar
• Matar: estas ideias são mais difíceis de implementar e têm um baixo retorno

Uma vez que você coloca as suas ideias em uma matriz, ficará mais claro sobre qual idéia você deve trabalhar primeiro e qual deve ser evitada. Gráfico PICK Planejamento de Projeto (Clique no modelo para editá-lo online)

Árvore de decisão

Quando lhe são apresentados vários cursos de ação, você pode utilizar uma árvore de decisão para analisar os diferentes resultados da escolha dessas opções.

Como utilizá-la

Passo 1: Identifique e defina a decisão e coloque-a no início do diagrama

Passo 2: Escreva possíveis soluções nas linhas ligadas ao próximo nível de formas da árvore de decisão. 

Passo 3: Coloque o resultado dessas soluções nas formas ligadas às linhas. Você pode usar uma oval para representar resultados que são certos. E se um resultado levá-lo a uma nova decisão, coloca-o em um retângulo.

 Passo 4: Reúna a sua equipe de decisores e reveja a análise para fazer uma escolha final

Mais exemplos de árvore de decisão

Gestão de Risco

Os riscos são elementos inevitáveis nos projetos, e a melhor maneira de minimizar o impacto que eles podem ter nos seus objetivos é prepará-los com antecedência. Ao identificar e analisar previamente os riscos, você pode evitar resultados negativos que podem afetar os resultados desejados do projeto. Em nossa Lista Final de Técnicas Visuais de Gerenciamento de Riscos, cobrimos 11 técnicas eficazes de gerenciamento de riscos que você pode usar para identificar, avaliar e controlar os riscos.

Expandir a Lista de Técnicas de Planejamento de Projetos

Aqui cobrimos técnicas visuais úteis que você pode usar como técnicas de planejamento de projetos. São não só fáceis de usar, mas também eficazes quando se trata de planejamento de projetos, tomada de decisões, resolução de problemas, gestão do conhecimento, etc. Você tem mais técnicas de planejamento de projetos para adicionar à lista? Informe-nos na seção de comentários abaixo.