O Guia SMART para simplificar seu processo de planejamento de projeto

A sua abordagem sistemática ao gerenciamento de projetos é a substância que mantém toda a sua operação comercial unida. Um mau planejamento pode significar a morte de um projeto antes mesmo dele começar. Segundo o Project Management Institute (PMI), a gestão de projetos envolve a “aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas em uma ampla gama de atividades, a fim de satisfazer os requisitos de uma determinada tarefa”. Devido à imensa gama de projetos complexos e tecnicamente desafiantes no mundo empresarial atual, o desenvolvimento de um forte modelo de gestão tornou-se uma competência cada vez mais crítica. A dura verdade é que muitas empresas ainda não encontraram um ritmo eficaz que se alinhe com seus objetivos comerciais. Para colocar isso em perspectiva, para cada 1 bilhão de dólares investidos somente nos Estados Unidos, 122 milhões de dólares são desperdiçados devido à falta de desempenho do projeto. Com isto em mente, a fim de garantir o sucesso do seu projeto, é crucial usar o método SMART no planejamento do projeto. 

Diagrama SMART - SMART no planejamento de projetos

Finalmente, incluir esta estratégia em sua abordagem deve funcionar para responder às 4 perguntas:

  1. O que precisa de ser feito?
  2. Porque estamos fazendo isto?
  3. Quem estará envolvido no processo?
  4. De onde virão os recursos necessários?

Então, como exatamente você pode usar os objetivos SMART na gestão de projetos? Vamos ver melhor:

ESPECÍFICO

Objetivos Gerais

Antes de mais nada, você precisa conhecer os grandes objetivos que conduzem ao grande quadro e os menores necessários para chegar lá. Analise profundamente o objetivo das tarefas em mãos e identifique exatamente o que você quer realizar e como isso funciona na sua missão geral. Por exemplo, digamos que você está iniciando uma nova função de bate-papo ao vivo no seu site. Embora haja muitas metas menores para garantir que o novo sistema seja devidamente implementado, os objetivos gerais provavelmente seriam melhorar o suporte ao usuário e deixar claro que você é uma marca que prioriza o sucesso do cliente. Alguns outros objetivos globais que você pode considerar ao longo de qualquer projeto podem ser:

  • Concluir o trabalho no tempo certo
  • Manter-se dentro do orçamento estabelecido
  • Melhorar a entrega de produtos

Para esta parte do processo, comece a pensar grande. A definição de objetivos colossais estabelece as bases para todo o projeto e facilita a sua manutenção no bom caminho. A partir daqui, você fica a par do que exatamente precisa ser feito para atingir os principais objetivos. Para uma ajuda organizacional, o Wunderlist é uma ferramenta simples, mas eficaz para delinear objetivos maiores e eliminar tarefas de forma sistemática. Você pode atribuir rapidamente às pessoas as suas tarefas, com todas as atualizações sendo gerenciadas e sincronizadas entre vários dispositivos móveis.

Wunderlist Screenshot

MEASURÁVEL

Crie uma Lista de Entregas

Definir um requisito para os produtos a serem entregues é a vida e o sangue de um projeto. Dê uma olhada mais profunda e você verá que o que é entregue se estende muito além dos resultados. Eles servem como pontos de referência para como as tarefas são planejadas, gerenciadas e executadas de A a Z. Em geral, há dois tipos de produtos a serem considerados ao longo da gestão do projeto: Projeto e Processo. 

Os produtos do projeto referem-se aos resultados com base em necessidades específicas. Estes são tipicamente itens tangíveis. Por exemplo, se o projeto for criar um novo site, os produtos devem incluir coisas como páginas de destino ou certos elementos completados. Os resultados do processo são todos sobre a realização dos detalhes do resultado. Isto está relacionado com a forma como os projetos são executados. Um exemplo seria no que diz respeito ao cumprimento do prazo estabelecido ou à qualidade geral do trabalho concluído. O primeiro passo seria identificar os resultados do projeto. Como serão produzidos? Que itens têm prioridade? A seguir vêm os resultados do processo. O que determinará se o projeto está sendo concluído ou não de forma eficiente? O que são os KPIs? Estes produtos agem como o plano para todo o processo. Certifique-se de que cada um está bem definido com uma quantidade mínima de área de margem.

ALCANÇÁVEL

Determine o desembolso da contribuição

Básico e simples, sem uma equipe qualificada, os seus projetos não têm qualquer chance. No entanto, uma equipe de alto nível está severamente comprometida sem um sistema adequado para o desembolso de tarefas. Afinal de contas, o gerenciamento de projetos é normalmente um esforço de grupo. Dependendo de seus objetivos e tamanho da operação, muito provavelmente haverá uma necessidade de colaboração interdepartamental ao longo de um projeto. Uma vez que as tarefas tenham sido priorizadas, o gerente será responsável pela delegação ao longo de toda a duração do projeto. Por exemplo, digamos que o objetivo principal é melhorar as taxas de conversão no site. O processo provavelmente exigiria informações sobre consultas de suporte ao cliente passadas para o departamento de design para ajudar a eliminar os gargalos. Felizmente, vivemos numa época com recursos fenomenais disponíveis para ajudar a racionalizar este tipo de tarefa e promover uma comunicação aberta. Para uma colaboração eficaz entre departamentos e acompanhamento de dependência, o Workzone é uma ferramenta de gestão de projetos baseada em funções, que se situa entre o simplista Basecamp e o complexo JIRA, o que lhe dá uma visão completa de todos os projetos em curso, com ETAs, funções atribuídas e estados das sub-tarefas num só local.
Imagem de ecrã de Workzone

REALÍSTICO

Identifique Fatores de Risco

Não importa quanto planejamento prévio você coloque em um projeto, quase sempre haverá algo inesperado que aparece e desvia tudo do curso. Então, o que faz um bom gerente de projeto nestas situações? Eles mantêm a calma e continuam a andar. Porquê? Porque eles se planejaram para o inesperado! Por exemplo, se você estiver trabalhando com uma nova equipe, um risco comum seria que as pessoas não sejam totalmente cientes dos procedimentos e de certos fatores poderiam deslizar pelas fendas. Outro grande problema poderia ser em relação ao cliente. Talvez você nunca tenha trabalhado com eles antes e não esteja familiarizado com suas dinâmicas ou expectativas. Comece por identificar todas as suas incógnitas. A partir daí, faça uma tempestade de ideias com o máximo de riscos potenciais que puder. Pense no pior cenário possível. Depois desenvolva um protocolo sobre o que fazer caso estas questões voltem a aparecer. Agora, seria impossível planejar todo e qualquer perigo potencial que poderia causar estragos em sua operação. Desenvolver um plano sólido para combater os soluços é o equivalente a usar uma rede de segurança para garantir que os problemas não se transformem em desastres de grandes proporções.

CRONOMETRADO

Defina as linhas de tempo

A criação de prazos inevitavelmente provoca um sentimento de urgência entre os trabalhadores. A coisa mais importante a se fazer aqui é ser realista. O stress de cumprir prazos ridículos pode resultar em trabalhadores insatisfeitos, ou qualidade sacrificada pela velocidade. Realize um estudo aprofundado do projeto e de tudo o que ele implica. Quanto mais detalhado for este processo, mais precisas serão as linhas de tempo/cronogramas. Considere implementar os Gráficos de Gantt nas fases iniciais do seu negócio. Estes diagramas são um dos modelos mais populares e eficazes para transmitir o progresso do projeto e os marcos alcançados. Cada trabalho é representado por uma barra correspondente a um intervalo de datas, pelo qual a duração da tarefa é claramente comunicada. A compreensão dos sistemas e processos de gerenciamento de projetos, bem como das variáveis e riscos envolvidos, é fundamental para a preparação de gráficos de Gantt precisos. O Creately oferece Gráficos de Gantt equipados com esta função para que você possa facilmente configurar prazos de conclusão e associá-los com marcos e dependências.
Modelo de Gráfico de Gantt para o Plano de Negócios

Também não faz mal deixar o seu pessoal decidir os prazos, desde que as métricas sejam razoáveis. Por exemplo, se você estiver adicionando funcionalidades completas de eCommerce ao website de sua empresa, muito provavelmente haverá uma série de atividades, integrações e opiniões necessárias de vários departamentos – basta olhar para todos os pedaços e peças que compõem o eCommerce. Comece por deixar as equipes de design e desenvolvimento escolherem datas provisórias para a coleta das informações necessárias. Assim que tiverem definidos os prazos, faça o seu melhor para se prender a eles. Certifique-se de que são bem conhecidos e marcados no calendário de todos. Além disso, prepare-se para ser um aplicador. Ser excessivamente indulgente só irá encorajar a procrastinação e o baixo desempenho.

O que você pensa do método SMART no Planejamento de Projetos?

Utilizar o método SMART na gestão de projetos é uma das melhores formas de garantir o sucesso. No entanto, independentemente do quão bem cada tarefa é premeditada, provavelmente serão necessárias algumas tentativas para que a sua equipe atinja os seus objetivos. Lembre-se de dar um feedback crítico. Após a conclusão, nunca faz mal sentar-se e avaliar o que correu bem e o que pode ser melhorado no futuro. Você tem experiência no uso do método SMART no planejamento de projetos? Alguma outra ferramenta que você usa para agilizar seu projeto? Informe-nos na seção de comentários abaixo.

 Autor Bio Raymond Crain é um comerciante digital da E2M, uma agência de marketing de conteúdo sediada em San Diego, Califórnia. Ele é especializado em Marketing de Conteúdo e Redes Sociais.

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