Le guide SMART pour rationaliser votre processus de planification de projet

Votre approche systématique de la gestion de projet est la substance qui maintient l’ensemble des activités de votre entreprise. Une mauvaise planification peut entraîner la mort d’un projet avant même qu’il ne soit lancé. Selon le Project Management Institute (PMI), la gestion de projet implique “l’application de connaissances, de compétences, d’outils et de techniques à un large éventail d’activités afin de répondre aux exigences d’une tâche particulière” En raison de l’immense éventail de projets complexes et techniquement difficiles dans le monde des affaires d’aujourd’hui, le développement d’un modèle de gestion solide est devenu une compétence de plus en plus critique. La dure réalité est que de nombreuses entreprises n’ont pas encore trouvé un rythme efficace qui s’aligne sur leurs objectifs commerciaux. Pour mettre cela en perspective, pour chaque milliard de dollars investi rien qu’aux États-Unis, 122 millions de dollars sont gaspillés en raison de l’insuffisance des performances du projet. Dans cette optique, pour garantir la réussite de votre projet, il est essentiel d’utiliser la méthode SMART dans la planification du projet. En fin de compte, l’inclusion de cette stratégie dans votre approche devrait permettre de répondre aux 4 Ws.

1. Qu’est-ce qui doit être accompli ?
2. Pourquoi faisons-nous cela ?
3. Qui sera impliqué dans le processus ?
4. D’où viendront les ressources nécessaires ?

Alors comment utiliser les objectifs SMART dans la gestion de projet ? Plongeons dans le vif du sujet.

SPECIFIQUE

Objectifs généraux

Avant tout, vous devez connaître les grands objectifs qui mènent au grand tableau et les petits objectifs nécessaires pour y parvenir. Examinez en profondeur l’étendue des tâches à accomplir et identifiez exactement ce que vous voulez accomplir et comment cela s’inscrit dans votre mission globale. Par exemple, disons que vous lancez une nouvelle fonction de chat en direct sur votre site web. Bien qu’il y ait de nombreux objectifs plus modestes pour s’assurer que le nouveau système est correctement mis en œuvre, les objectifs généraux seront probablement d’améliorer l’assistance aux utilisateurs et de montrer clairement que vous êtes une marque qui accorde la priorité au succès de ses clients. D’autres objectifs généraux que vous pourriez envisager pour un projet donné pourraient être les suivants :

• Terminer le travail dans les délais impartis
• Respecter le budget fixé
• Améliorer la livraison des produits

Pour cette partie du processus, commencez par voir grand. La définition d’objectifs colossaux jette les bases de l’ensemble du projet et permet de rester plus facilement sur la bonne voie. À partir de là, vous pouvez déterminer avec précision ce qui doit être fait pour atteindre les principaux objectifs. Pour une aide à l’organisation, Wunderlist est un outil simple, mais efficace, qui permet de définir les grands objectifs et d’accomplir les tâches de manière systématique. Vous pouvez rapidement assigner aux gens leurs tâches à faire, toutes les mises à jour étant gérées et synchronisées sur plusieurs appareils mobiles.

MESURABLE

Créer une liste de produits livrables

La définition d’une exigence pour les produits livrables est la vie et le sang d’un projet. Si vous y regardez de plus près, vous verrez que les livrables vont bien au-delà des simples résultats. Ils servent de points de référence pour la planification, la gestion et l’exécution des tâches de A à Z. En général, il existe deux types de livrables à prendre en considération tout au long de la gestion de projet : Projet et processus. En général, il y a deux types de livrables à prendre en considération tout au long de la gestion de projet : Projet et processus. Les livrables duprojet font référence aux résultats basés sur des besoins spécifiques. Il s’agit généralement d’éléments tangibles. Par exemple, si le projet porte sur la conception d’un nouveau site web, les éléments livrables comprendront des choses comme des pages de renvoi ou certains éléments achevés. Les livrables duprocessus consistent à réaliser les détails du résultat. Ceci est lié à la manière dont les projets se déroulent. Par exemple, il peut s’agir du respect des délais impartis pour un projet ou de la qualité générale du travail accompli. La première étape consiste à identifier les éléments livrables du projet. Comment seront-ils produits ? Quels éléments sont prioritaires ? Viennent ensuite les livrables du processus. Qu’est-ce qui déterminera si le projet est réalisé de manière efficace ou non ? Quels sont les indicateurs clés de performance? Ces produits livrables servent de plan directeur pour l’ensemble du processus. Assurez-vous que chacun d’entre eux est bien défini avec un minimum de zones grises.

ACHIEVABLE

Déterminer le versement de la contribution

En clair, sans une équipe compétente, vos projets n’ont aucune chance. Toutefois, une équipe de premier ordre est gravement compromise si elle ne dispose pas d’un système adéquat de répartition des tâches. Après tout, la gestion de projet est généralement un effort de groupe. En fonction de vos objectifs et de la taille de votre entreprise, il est fort probable qu’une collaboration interdépartementale soit nécessaire tout au long du projet. Une fois que les tâches ont été classées par ordre de priorité, le gestionnaire sera chargé de déléguer pendant toute la durée du projet. Par exemple, disons que l’objectif global est d’améliorer les taux de conversion sur le site Web. Ce processus nécessiterait probablement que les informations relatives aux demandes d’assistance des clients soient transmises au service de conception afin d’éliminer les goulets d’étranglement. Heureusement, nous vivons à une époque où des ressources phénoménales sont disponibles pour aider à rationaliser ce type de tâches et à promouvoir une communication ouverte. Pour une collaboration interservices efficace et le suivi des dépendances, Workzone est un outil de gestion de projets basé sur des fonctions, se situant entre le simpliste Basecamp et le complexe JIRA, qui vous donne une vue complète de tous les projets en cours, avec les ETA, les rôles assignés et les statuts des sous-tâches en un seul endroit.

REALISTIC

Identifier les facteurs de risque

Quelle que soit l’ampleur de la planification préalable d’un projet, il y aura presque toujours un imprévu qui viendra tout chambouler. Alors, que fait un bon gestionnaire de projet dans ces situations ? Ils restent calmes et continuent à avancer. Pourquoi ? Parce qu’ils ont prévu l’inattendu ! Par exemple, si vous travaillez avec une nouvelle équipe, un risque courant serait que les gens ne soient pas parfaitement au courant des procédures et que certains facteurs puissent passer à travers les mailles du filet. Un autre point important pourrait être la relation avec le client. Peut-être n’avez-vous jamais travaillé avec eux auparavant et ne connaissez-vous pas leur dynamique ou leurs attentes. Commencez par identifier toutes vos inconnues. À partir de là, réfléchissez à autant de risques potentiels que possible. Jouez un scénario catastrophe. Ensuite, élaborez un protocole sur ce qu’il faut faire si ces problèmes se présentent à nouveau. Il serait impossible de prévoir tous les risques potentiels qui pourraient perturber votre activité. L’élaboration d’un plan solide pour contrer les contretemps équivaut à utiliser un filet de sécurité pour s’assurer que les problèmes ne se transforment pas en véritables catastrophes.

TIMED

Fixer des échéances

La fixation de délais suscite inévitablement un sentiment d’urgence chez les travailleurs. La chose la plus importante à faire ici est d’être réaliste. Le stress lié au respect de délais ridicules peut entraîner le mécontentement des travailleurs ou le sacrifice de la qualité au profit de la rapidité. Effectuez une étude approfondie du projet et de tout ce qu’il implique. Plus ce processus est détaillé, plus les délais seront précis. Envisagez de mettre en place des diagrammes de Gantt dès les premières étapes de votre activité. Ces diagrammes sont l’un des modèles les plus populaires et les plus efficaces pour transmettre l’avancement du projet et les jalons atteints. Chaque tâche est représentée par une barre correspondant à une plage de dates, de sorte que la durée de la tâche est clairement communiquée. Une bonne compréhension des systèmes et des processus de gestion de projet, ainsi que des variables et des risques encourus, est essentielle pour préparer des diagrammes de Gantt précis. Creately propose des diagrammes de Gantt dotés de cette fonction afin que vous puissiez facilement définir des délais d’exécution et les associer à des jalons et des dépendances. Il n’y a pas de mal non plus à laisser votre personnel décider des délais, tant que les paramètres restent raisonnables. Par exemple, si vous ajoutez une fonctionnalité de commerce électronique à part entière au site web de votre entreprise, il est fort probable qu’un certain nombre d’activités, d’intégrations et de contributions soient requises de la part de plusieurs départements – il suffit de penser à toutes les pièces qui composent le commerce électronique. Commencez par laisser les équipes de conception et de développement choisir des dates provisoires pour la collecte des informations requises. Une fois les délais fixés, faites de votre mieux pour les respecter. Veillez à ce qu’ils soient connus et marqués sur le calendrier de chacun. Préparez-vous aussi à être un exécutant. Une trop grande indulgence ne fera qu’encourager la procrastination et la sous-performance.

Que pensez-vous de SMART dans la planification de projet ?

L’utilisation de SMART dans la gestion de projet est l’une des meilleures façons de garantir le succès. Cependant, quelle que soit la qualité de la préméditation de chaque tâche, il faudra probablement quelques tentatives pour que votre équipe atteigne sa vitesse de croisière. Mettez un point d’honneur à fournir un retour critique. Une fois le projet terminé, il n’est jamais inutile de s’asseoir et d’évaluer ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré à l’avenir. Avez-vous de l’expérience dans l’utilisation des objectifs SMART dans la planification de projets ? Un autre outil que vous utilisez pour rationaliser votre projet ? Faites-nous part de vos commentaires dans la section ci-dessous. Biographie de l’auteur Raymond Crain est spécialiste du marketing numérique chez E2M, une agence de marketing de contenu basée à San Diego, en Californie. Il est spécialisé dans le marketing de contenu et les médias sociaux