Como usar o ciclo PDCA para acelerar as sessões de solução de problemas em equipe

O ciclo PDCA é uma ótima ferramenta para ajudar a manter sua equipe na linha; para ajudar a organizar seus pensamentos e ações. Muitas vezes, times tendem a sair do seu curso quando estão nas fases iniciais do trabalho em equipe e sabem pouco ou nada sobre melhoria da qualidade. É aqui que o Ciclo PDCA pode ajudar.

O ciclo PDCA parece fácil de entender, mas ele possui muitas camadas. Neste post, vamos cobrir cada passo do plano, verificar o ciclo de ação e fornecer ferramentas que você pode usar para acelerar o ciclo.

Vamos descobrir como você pode usar essa poderosa técnica para melhorar as sessões de solução de problemas da sua equipe.

O que é PDCA?

A melhor maneira de descrever o ciclo é através de um gráfico. O ciclo flui no sentido horário através de quatro passos: Planejar, Fazer, Checar e Agir (Plan, Do, Check, Act)  e descreve o processo que uma equipe seguiria ao estudar um processo e elaborar um plano, fazer um teste, verificar o resultado e implementá-lo em escala real.

Ciclo PDCA Ciclo de Demonstração
Ciclo PDCA (Clique no modelo para editá-lo online)

O Ciclo Planejar-Fazer-Checar-Agir é um método de gestão iterativo em quatro etapas. Pode ser usado por equipes para enfrentar problemas e encontrar soluções para eles, e para melhorar os processos de negócios. Muitas organizações usam o modelo PDCA para organizar os seus esforços de melhoria da qualidade.

Uma coisa que você precisa lembrar ao utilizar o ciclo PDCA é que ele é um processo contínuo em oposição a um processo de ponta a ponta, portanto nunca termina; os passos precisam ser repetidos várias vezes para a melhoria contínua.

Uma vez chegado à última etapa da Lei, você precisa voltar ao início e começar tudo de novo. Procurar problemas constantemente, melhorar o sistema de produção e serviço, qualidade e produtividade, a fim de reduzir continuamente os custos.

Como uma parte essencial da filosofia Lean de manufatura, ele é popularmente utilizado como uma estrutura para a melhoria contínua na gestão e fabricação.

O ciclo PDCA foi originalmente desenvolvido em 1930 pelo especialista em qualidade Walter Shewart – por isso também é conhecido como Ciclo Shewart. Foi posteriormente aplicada à gestão pelo Dr. W. Edwards Deming e veio a ser conhecido como o Ciclo de Deming.

Benefícios da Utilização do Ciclo PDCA

  • Um método de resolução de problemas que proporciona uma forma rápida de encontrar uma solução eficaz
  • Assegura uma melhoria contínua e constante
  • Pode ser implementado em empresas de todos os tamanhos e é fácil de adaptar e implementar
  • Cria uma oportunidade para monitorar constantemente a eficácia de um projeto implementado
  • Detecta quaisquer riscos ou problemas a tempo antes que eles levem a quaisquer perdas financeiras
  • Aumenta a conscientização dos funcionários sobre o processo e o papel que eles desempenham nele.

No entanto, também envolve algumas desvantagens. O processo PDCA requer o envolvimento de todos os responsáveis, o que pode ser bastante difícil se eles também estivessem envolvidos em outros projetos. Além disso, envolve várias etapas que vão da análise aos testes, portanto não é uma boa ferramenta para resolver problemas urgentes.

Quando usar o modelo Planejar-Fazer-Checar-Agir

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  • Para realizar uma nova melhoria ou mudar um projeto
  • Ao projetar um novo produto, serviço ou processo
  • Ao planejar, implementar e verificar a conformidade
  • Para rastrear e resolver problemas
  • Para implementar a melhoria contínua
  • Ao avaliar um processo empresarial relacionado com um problema específico que está a ser resolvido

Na maioria das organizações, o modelo é comumente usado para implementar mudanças e melhorar os processos.

Como Utilizar o Ciclo PDCA

O ciclo PDCA tem quatro fases. Nós os listamos abaixo, juntamente com os passos envolvidos.

Planejar – Identifique e Analise o Problema

Esta etapa conclui-se com um plano de ação que pode ser testado. Para isso, você precisa primeiro identificar o problema junto com o processo que precisa ser melhorado.

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  1. Selecione, defina e descreva o processo; início, fim, a sequência de etapas entre elas, o que faz, as pessoas envolvidas, o material do equipamento, os recursos que são utilizados, e as condições ambientais.
  2. Identifique os principais intervenientes; clientes internos e externos, fornecedores, proprietários de processos e operadores
  3. Compreenda as expectativas dos clientes; identifique as necessidades específicas tanto dos clientes externos como dos internos. O que eles querem, quando, onde, em que quantidades, etc.
  4. Pesquise; veja os dados históricos disponíveis sobre o processo para entender seu desempenho e identificar outros dados que você precisará para entender o processo adequadamente
  5. Especifique o problema associado ao processo; por exemplo, ele pode ser causado por não atender às expectativas do cliente, tempo de ciclo mais longo, falta de recursos, etc.
  6. Identifique a causa raiz do problema; faça uma tempestade de ideias em torno do problema para encontrar as suas causas primárias
  7. Encontre uma solução: Desenvolva soluções que possam ser aplicadas para melhorar o processo. Priorize as soluções com base na sua eficácia.
  8. Desenvolva o plano de ação: Identifique as etapas a serem realizadas para implementar o plano, os recursos necessários, as pessoas responsáveis e estabelecer um cronograma

Aqui estão algumas ferramentas que você pode usar neste passo,

  • Fluxograma/mapas de processo; fluxogramas podem ser usados para visualizar o processo e fornecer uma rápida visão geral do fluxo de passos do início ao fim. Acrescente as faixas de natação, e você destaque diferentes departamentos ou proprietários envolvidos.
Modelo de Fluxograma de Natação
Modelo de Fluxograma de Faixas de Natação (Clique no modelo para editá-lo online)
  • Diagrama de afinidade; esta ferramenta ajuda a categorizar todos os dados que você coleta de pesquisas, questionários, feedback, conversas, etc. Ao fazer isso, você será capaz de entender quaisquer temas nos dados que possam ser úteis ao encontrar uma solução.
Modelo de Diagrama de Afinidade
Modelo de Diagrama de Afinidade (Clique no modelo para editá-lo online)
  • Diagrama de causa e efeito; esta ferramenta vem a calhar quando você e a sua equipe têm que fazer uma tempestade de ideias em torno do problema para identificar as suas causas primárias.
Diagrama de Causa e Efeito para o ciclo PDCA
Diagrama de Causa e Efeito (Clique no modelo para editá-lo online)
  • Matriz de esforço de impacto: ao priorizar soluções, você pode usar a matriz de esforço de impacto para priorizar soluções com base no efeito que elas têm e no esforço que elas exigiriam.
Matriz de Esforço de Impacto
Matriz de Esforço de Impacto (Clique no modelo para editá-lo online)
  • Plano de Ação: use-o para identificar e comunicar rapidamente as tarefas-chave, o pessoal necessário, os recursos e o prazo para o plano ao resto da equipe
Modelo de Plano de Ação
Modelo de Plano de Ação (Clique no modelo para editá-lo online)

Fazer – Desenvolva Soluções e Implemente o Plano

O plano concebido na primeira etapa é posto à prova nesta fase.

O ensaio deve ser realizado em pequena escala com os clientes, em laboratório ou em um ambiente de produção. Implementar um pequeno projeto-piloto para observar os resultados primeiro ajuda a identificar erros sem ter que suportar um enorme custo de um projeto totalmente falho.

É igualmente importante ter medidas específicas que você pode usar para entender quão eficaz é a solução que você selecionou para eliminar o problema identificado.

Verificar – Avalie os Resultados

Aqui a equipe deve verificar os resultados do plano de teste em andamento. O desempenho do processo melhorou? O grupo de clientes já notou a mudança?

Ao recolher dados do plano de teste, identifique o que funcionou e o que não correu de acordo com o plano.

Analise os dados e meça os resultados para determinar se a solução selecionada pode ser implementada em larga escala. Se a solução não tiver sido tão eficaz como pensou, terá de elaborar um plano para outra solução e repetir os passos “Fazer” e “Verificar” novamente.

Agir – Use o Feedback para Melhorar e Replanejar

Como usar o ciclo PDCA para acelerar as sessões de resolução de problemas da equipe

Nesta etapa, a implementação completa do plano é realizada. Aplique as melhorias descobertas durante o teste ao plano antes de implementá-lo.

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  • Eduque o resto da organização sobre o plano melhorado e sua importância
  • Proporcione a formação necessária aos empregados, de modo a ajudá-los a modificar as suas funções
  • Padronize os procedimentos para garantir que todos usem o mesmo formato ao conduzir um procedimento
  • Implemente um processo para monitorar e controlar a implementação do processo modificado

Aqui você pode refazer o seu fluxograma de estado atual do primeiro passo para mostrar o novo e melhorado processo.

Modelo de fluxograma para o Ciclo de Demonstração
Modelo de fluxograma (Clique no modelo para editá-lo online)

Pronto para planejar, fazer, verificar e agir?

O Ciclo de Deming ou o ciclo PDCA é uma ótima ferramenta para orientar as atividades de melhoria de uma organização. Os passos ilustrados acima são bastante fáceis de seguir, e você irá gerar resultados efetivos se você se ater a eles.

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