6 häufige HR-Probleme und wie man sie visuell löst

Wenn Sie Teil eines HR-Teams sind, haben Sie sicher schon tausend und eine Möglichkeit ausprobiert, um allgemeine HR-Herausforderungen und HR-Probleme zu lösen.

Aber es gibt eine Neuigkeit .

Es könnte einfacher sein, sie visuell zu lösen.

Nachfolgend finden Sie einfache visuelle Techniken, mit denen Sie gängige Herausforderungen des Personalmanagements effektiv bewältigen können.

Einstellen

Ganz gleich, ob es darum geht, das vorhandene Personal zu ergänzen oder diejenigen zu ersetzen, die das Unternehmen verlassen haben, die Einstellung von Spitzenkräften kann verschiedene Herausforderungen für die Personalabteilung mit sich bringen. Im Folgenden finden Sie einige visuelle Techniken, die Ihnen dabei helfen, effektiv mit ihnen umzugehen.

Prozesskarten zur Verbesserung des Prozesses verwenden

Beansprucht Ihr Einstellungsprozess zu viel Zeit, Geld und Ressourcen? Aber erzielt keine Ergebnisse? Vielleicht muss der Prozess überarbeitet werden.

Eine umfassende Prozesskarte, die den gesamten Prozess abbildet, kann genau aufzeigen, wo Sie Verbesserungen vornehmen müssen.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass das Flussdiagramm des Einstellungsprozesses für alle Beteiligten zugänglich ist, damit sie nicht durcheinander kommen, für welche Schritte sie verantwortlich sind.

Flussdiagrammvorlage für den Einstellungsprozess

Verwenden Sie Flussdiagramme, um den Interviewprozess zu visualisieren

Sie können der E-Mail mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch ein Flussdiagramm hinzufügen, das den Ablauf des Vorstellungsgesprächs visualisiert. Heben Sie auch den Zeitraum hervor, der im Flussdiagramm angegeben werden kann. Dies wird dem Bewerber helfen, sich vorzubereiten.

Hier sind vier Möglichkeiten, wie Manager Flussdiagramme nutzen können, um effizienter zu arbeiten.

Es könnte etwa so aussehen:

Interview-Prozess-Karte

Nutzen Sie die SWOT-Analyse, um die richtigen Mitarbeiter auszuwählen

Erstellen Sie eine SWOT-Analyse für jeden der in die engere Wahl gezogenen Bewerber. Ermitteln Sie, welche Stärken und Schwächen sie haben und welche Chancen und Risiken sie mit sich bringen würden, wenn Sie sie dauerhaft einstellen. Gleichen Sie die Daten der SWOT-Analyse mit Ihren Auswahlkriterien ab, um die ideale Person für die Stelle zu finden.

Hier finden Sie eine kostenlose, editierbare Vorlage für eine SWOT-Analyse, die Ihnen den Einstieg erleichtert.

SWOT-Analyse Vorlage

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Onboarding und Begrüßung neuer Mitarbeiter

Die Steigerung des Engagements und der Bindung neuer Mitarbeiter hängt davon ab, wie erfolgreich Ihr Onboarding-Prozess ist. Nachfolgend erfahren Sie, was Sie tun können, um dies visuell zu verbessern.

Verwendung von Flussdiagrammen zur Verbesserung des Onboarding-Prozesses

  • Der Onboarding-Prozess umfasst die meisten Abteilungen des Unternehmens, von der Personalabteilung bis zum Einrichtungsteam, das die Möbel aufstellt. Sie können ein Flussdiagramm verwenden, um die von jedem Team durchgeführten Schritte zu verdeutlichen. Dadurch werden Verwirrungen und Verzögerungen vermieden.

Tipp: Hängen Sie es an die Willkommens-E-Mail des neuen Mitarbeiters an, und es kann als Programm für den ersten Arbeitstag dienen, das ihm hilft, sich vorzubereiten.

  • Sie können auch ein separates Flussdiagramm für den Orientierungsprozess entwerfen, in dem alle wichtigen Ereignisse, an denen der neue Mitarbeiter am ersten Tag oder in der ersten Woche teilnehmen wird, hervorgehoben werden. Fügen Sie Zeilen zum Eintragen von Datum und Uhrzeit hinzu, um auch eine Zeitleiste zu erstellen.

Hier finden Sie eine Vorlage für ein entsprechendes Flussdiagramm, das Sie dafür verwenden können.

Schwimmspur Flussdiagramm Vorlage

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Verwendung von Organigrammen zur Klärung von Rollen und Zuständigkeiten

Geben Sie Ihren neuen Mitarbeitern ein umfassendes Organigramm des Unternehmens oder ihrer Abteilung. Dies wird ihnen helfen, sich ein Bild von ihrer Rolle zu machen und sich schnell anzupassen. Sie können die Zuständigkeiten auch in den Diagrammen hervorheben. Und die hierarchische Anordnung unterstreicht die Berichtsstruktur.

Hier finden Sie eine Liste der verschiedenen Arten von Organigrammen, die Sie verwenden können.

Ausbildung/Talententwicklung/Fähigkeitsbewertung

Um das Beste aus Ihren Mitarbeitern herauszuholen, müssen Sie ihre Fähigkeiten schulen und weiterentwickeln. Hier erfahren Sie, wie Sie dies mit visuellen Techniken erreichen können.

Verwendung von Flussdiagrammen zur Standardisierung von Schulungsprozessen und Entwicklung von Strategien

  • Nachdem Sie die aktuelle Kapazität des Talentpools in Ihrem Unternehmen ermittelt haben, können Sie mithilfe eines Flussdiagramms eine Talententwicklungsstrategie erstellen. Verwenden Sie sogenannte Schwimmbahnen, um verschiedene Phasen zu trennen, z. B. die Suche nach Bewerbern, die Auswahl, die Einstellung und die Schulung.
  • Während der Ausbildungszeit durchläuft ein neuer Mitarbeiter zahlreiche Schulungsprogramme, von der Einführungsschulung bis zur Feueralarmschulung. Es könnte schwierig werden, den Überblick über die Schritte in all diesen Programmen zu behalten. Verwenden Sie Flussdiagramme, um offizielle Aufzeichnungen darüber zu erstellen. Vergessen Sie nicht, sie mit allen zu teilen.

Organigramme zur Erstellung eines Kompetenzinventars verwenden

Ein Organigramm, das Details wie die Funktion, die Verantwortlichkeiten, die Jahre der Erfahrung und das Fachwissen der Mitarbeiter enthält, kann als Kompetenzinventar dienen. Dies könnte sich als nützlich erweisen, wenn Sie eine Talententwicklungsstrategie planen und wissen müssen, welche Abteilungen entwickelt werden müssen.

Hier ist eine Vorlage für ein Organigramm, das Sie bearbeiten und mit den Details Ihrer eigenen Organisation erweitern können

Organigramm-Vorlage

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Nutzen Sie die SWOT-Analyse zur Bewertung von Fähigkeiten

So wie die SWOT-Analyse Ihnen geholfen hat, die richtige Person für die Stelle auszuwählen, können Sie sie auch nutzen, um die Fähigkeiten Ihrer derzeitigen Mitarbeiter zu bewerten. Sie können Ihr Team sogar dazu bringen, eine persönliche SWOT-Analyse von sich selbst zu erstellen.

Zuteilung von Ressourcen

Für ein Projekt werden viele Ressourcen benötigt, von Menschen bis hin zu Ausrüstung und Material.

Das ist eine Menge an Ressourcen, die bereitgestellt werden müssen.

Wenn es darum geht, die richtigen Mitarbeiter zuzuweisen, können Sie dies mit Hilfe eines Organigramms vereinfachen.

Verwenden Sie Organigramme, um die richtigen Mitarbeiter zu finden

Wenn Sie Projekte planen, müssen Sie Ressourcen zuweisen. Anhand eines umfassenden Organigramms können Sie erkennen, wer im Team/der Abteilung für die Stelle geeignet ist und an welchen Projekten er/sie gerade arbeitet.

Tipp: Führen Sie ein Organigramm, das immer auf dem neuesten Stand ist und auf das alle Mitarbeiter leicht zugreifen können. Auf diese Weise können sie ihre Verfügbarkeit selbst auf der Karte markieren.

Problemlösung

Ein erfolgreicher Personalverantwortlicher sollte gut darin sein, Probleme zu lösen. Hier ist ein visueller Trick, mit dem Sie Probleme leicht lösen können.

Verwendung von Fishbone-Diagrammen zur Identifizierung von Grundursachen

Fishbone-Diagramme sind ein hervorragendes Mittel, um die Ursachen eines bestimmten Problems zu ermitteln. Angenommen, Sie wollen wissen, warum die Produktivität der Mitarbeiter sinkt: Sie können sich mit einem Team zusammensetzen und ein Fischgrätdiagramm verwenden, um die Punkte festzuhalten, die während der Brainstorming-Sitzung aufgeworfen wurden.

Analysieren Sie das Fischgrätdiagramm gründlich, und Sie werden die Ursache Ihres Problems leicht finden.

Hier finden Sie eine kostenlose Vorlage für ein Fischgrätdiagramm, mit der Sie sofort beginnen können.

Fischgräten-Diagramm Vorlage

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Planung der Personalressourcen

Ob es um die Einstellung, das Onboarding oder die Ausbildung geht, die Personalplanung kann eine Herausforderung sein.

Aber nicht, wenn Sie folgendes beachten:

Verwenden Sie Mind Maps zur Planung Ihrer Arbeit

Mind Maps sind ein hervorragendes Planungsinstrument. Verwenden Sie Mind Maps, um den freien Fluss von Ideen während einer Brainstorming-Sitzung zu fördern und Informationen visuell so zu strukturieren, dass Sie einen schnellen Überblick über Ihre Planung erhalten.

Mindmap-Vorlage

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Welche Methoden verwenden Sie, um häufige HR-Herausforderungen zu lösen?

Das HR-Team sieht sich täglich mit allen möglichen Herausforderungen im Personalwesen konfrontiert, und der Schlüssel zu deren effizienter Lösung ist in den meisten Fällen derselbe: die richtige Organisation der relevanten Daten und der einfache Zugang zu ihnen.

Die Visualisierungstechniken, die wir oben besprochen haben, können Ihnen helfen, beides effektiv zu tun. Nutzen Sie sie, um allgemeine Aufgaben zu rationalisieren und die Effizienz Ihrer Personalabteilung zu verbessern.

Und vergessen Sie nicht, uns mitzuteilen, mit welchen anderen allgemeinen HR-Herausforderungen Sie konfrontiert waren und wie Sie sie gelöst haben.

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