En algunos de nuestros artículos anteriores discutimos sobre lo que es el modelado de procesos de negocio y sus técnicas . En este último artículo de la serie hablaremos de la importancia del modelado de procesos de negocio.
(1) Alinear las operaciones con la nueva estrategia empresarial
La aplicación o modificación de una estrategia empresarial suele requerir cambios en las operaciones y en las personas que realizan el trabajo. Y por naturaleza la gente se resiste al cambio. Así que los procesos, las normas y el personal implicado en la antigua estrategia pueden tener un impacto en la nueva. El modelado de los procesos de negocio facilita esto :
- Ayudando a los gestores y ejecutivos a mantener la coherencia de los procesos sin perder de vista la estrategia global de la organización.
- Garantizando que las tareas y actividades operativas realizadas por los miembros del equipo ayuden realmente a la organización a aplicar su estrategia. Si los procesos y las estrategias no están alineados, suele producirse un fracaso en la ejecución, ya que aunque las tareas operativas se realicen correctamente, no se consiguen los objetivos generales de la organización.
- Aplicar la reingeniería de procesos empresariales (BPR) mediante la comprensión de los procesos existentes y su modificación para mejorar el rendimiento: el análisis de los procesos empresariales ayuda a identificar los cuellos de botella y las ineficiencias en los procesos y, por tanto, a mejorarlos.
- Permitir la agilidad de los procesos, una capacidad para cambiar y comunicar los procesos rápidamente para aprovechar las nuevas oportunidades de negocio o abordar los retos empresariales.
Los modelos de procesos de negocio ayudan a visualizar los procesos para tomar mejores decisiones
(2) Mejorar la comunicación del proceso
Un aspecto que distingue a las empresas y equipos de éxito es que tienen una idea muy clara de lo que deben hacer, cómo deben hacerlo y cuál es el papel exacto de cada miembro del equipo. La comunicación clara de los procesos operativos es fundamental para facilitar el buen funcionamiento de un equipo.
El modelado de procesos empresariales permite documentar y comunicar los procesos empresariales de las organizaciones:
- El modelado de procesos ofrece un lenguaje y una metodología común y unificada para comunicar los procesos y su información y las reglas para la toma de decisiones.
- Es ideal para la formación de nuevas personas y la rápida transferencia de conocimientos, ya que con un proceso minuciosamente documentado cualquier nuevo miembro del equipo puede ser formado rápidamente sobre lo que tiene que hacer en cualquier situación a la que se enfrente.
- Minimiza el peligro potencial de pérdida de personal que conlleva la pérdida de conocimiento de los procesos empresariales.
- Ayuda a los directivos de las empresas a comunicar sus ideas con rapidez y claridad.
- Pone en marcha la iniciativa de documentación de los procesos organizativos.
- Convierte la experiencia del equipo en procesos documentados.
(3) Aumentar el control y la coherencia
Las organizaciones y empresas que tienen éxito son las que se aseguran de que sus procesos y reglas de negocio están bien diseñados y que se aplican siempre de la misma manera. Este control y consistencia del proceso es la clave del éxito en cualquier organización. El modelado de procesos de negocio lo hace posible al ayudar:
- Formalizar los procesos existentes que pueden no estar bien documentados o que han evolucionado con el tiempo hasta convertirse en “conocimiento informal”.
- Ejecutar un proceso de forma coherente, ya que en lugar de confiar en que las personas se acuerden de hacer lo correcto, el proceso documentado puede entregarse a los usuarios de la empresa.
- Tomar mejores decisiones porque se eliminan las conjeturas haciendo que los usuarios de la empresa puedan tener las reglas de negocio documentadas delante de ellos.
- Gestionar las excepciones más rápido y de mejor manera.
- Completar el cumplimiento de la normativa asegurando que los procesos documentados siguen las directrices de la empresa y la normativa legal.
- Ponger a los empresarios al mando.
- Apoyar las iniciativas de cumplimiento como Six Sigma, ISO 9000.
(4) Mejorar la eficiencia operativa
- En el entorno empresarial actual, todas las empresas y todos los directivos quieren asegurarse de obtener los mejores resultados posibles con los recursos que disponen. No hay lugar para la ineficacia y el despilfarro.
- Los pasos de simulación y análisis de procesos del modelado de procesos empresariales son herramientas fundamentales para que los gestores y analistas se aseguren de que sus procesos están optimizados y se ejecutan con precisión.
- La simulación de procesos permite analizar y comprender los flujos de los procesos y ayuda a los gestores a saber si hay margen para una mayor optimización y eficiencia.
- Ayuda a detectar las mejoras necesarias y a reducir la duración del ciclo del proceso.
- Aumenta la productividad de los recursos y el personal existentes y permite así al equipo hacer más con menos.
- Facilita la experimentación sin riesgos y fomenta el intercambio de ideas para mejorar los procesos.
- La simulación de procesos permite modelar los diseños de los procesos antes de ponerlos en práctica, lo que minimiza las interrupciones.
- Fomenta una mentalidad de optimización continua de los procesos críticos de la empresa para mejorar progresivamente la eficiencia operativa.
- El análisis de los procesos permite una mejor utilización de los recursos.
(5) Obtener una ventaja competitiva
Todos los beneficios mencionados anteriormente suponen una importante ventaja competitiva para una organización que ha invertido tiempo y esfuerzo en documentar, simular y mejorar sus procesos empresariales.
Los estudios de muchas empresas de gran éxito han demostrado a menudo que no sólo han triunfado por tener mejores ideas o mejores modelos de negocio, sino porque perfeccionan y mejoran constantemente sus procesos mediante el modelado de procesos de negocio.
Una ligera mejora en una actividad aquí y otra allá conduce a un proceso global mejor. Y esos pequeños refinamientos ayudan a las organizaciones a funcionar de forma eficiente y les dan ventaja sobre sus competidores.
Los puntos anteriores ponen de manifiesto la importancia del modelado de procesos de negocio para una organización. Y con esto finaliza la serie de artículos que hemos compartido sobre el modelado de procesos de negocio.
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