Mantener el rumbo de su proyecto desde el principio hasta el final, evitando el mal uso de recursos, tiempo y dinero, depende de lo bien que gestione las fases del ciclo de vida del proyecto.
Ahora bien, en función del tipo de proyecto y de sus requisitos, el número de fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos puede cambiar; pero en este post hablaremos de las cinco y de los pasos que debe seguir durante cada una de ellas.
¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto?
El ciclo de vida del proyecto es un proceso que los gestores de proyectos siguen al completar un proyecto. Incluye una secuencia de fases por las que pasa un proyecto desde su inicio hasta su cierre.
¿Cuáles son las cinco etapas del ciclo de vida del proyecto?
Desglosar los proyectos en varias etapas facilita su gestión y control, y el trabajo para mejorar su calidad.
Iniciación del proyecto
La primera fase de iniciación sentará las bases para las siguientes etapas de la gestión del proyecto. Aquí es donde se define el proyecto a grandes rasgos.
Aquí lo harás,
- Evaluar el valor y la viabilidad del proyecto para decidir si se sigue adelante con él. Durante el estudio de viabilidad se analizará si se pueden cumplir los requisitos del proyecto con los recursos disponibles y se desarrollará un caso de negocio.
- Identifique a las partes interesadas en el proyecto. Aquí realizarás un análisis de las partes interesadas para identificarlas y sus necesidades y priorizarlas en función de su influencia.
- Identifique los resultados del proyecto. Puede utilizar los hitos para dividir las entregas complejas en partes más pequeñas, de modo que sea más fácil hacer un seguimiento.
- Defina el objetivo y los requisitos (como los recursos, el presupuesto y el tiempo necesario) del proyecto. Cree una carta de proyecto o un documento de inicio de proyecto que incluya esta información. También debe enumerar las necesidades empresariales, los objetivos, las partes interesadas y los riesgos del proyecto.
Recursos útiles
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Planificación de proyectos
En la fase de planificación del ciclo de vida de la gestión de proyectos, elaborará una estrategia para llevar a cabo los pasos del proyecto o, en otras palabras, determinará qué hay que hacer exactamente para alcanzar los objetivos que ha definido anteriormente.
Aquí lo harás,
- Empiece por definir claramente los objetivos del proyecto y su alcance. Puedes utilizar el criterio SMART, que te guía para establecer objetivos que sean específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos.
- Organice lo que hay que hacer y cree una estructura de desglose del trabajo que le ayude a dividir el proyecto en tareas manejables basadas en los resultados del proyecto.
- Creación de diagramas de hitos o diagramas de Gantt en los que se pueden mostrar los hitos clave y las hojas de ruta de los productos que describen el calendario del proyecto y los hitos del proyecto para el equipo
Plantilla de calendario del proyecto
Plantilla de hoja de ruta del producto
- Estimar y asignar los recursos necesarios y reunir un equipo competente y aclarar sus funciones y responsabilidades.
- Cree un plan de gestión de riesgos identificando los posibles riesgos que podrían obstaculizar el progreso del proyecto y esbozando los pasos que debe dar para mitigarlos.
- Cree un plan de comunicación que especifique su estrategia de comunicación con las partes interesadas.
- Haz un análisis de costes para asegurarte de que todo se ajusta a tu presupuesto. Y establezca medidas de rendimiento basadas en el alcance, el coste y el calendario del proyecto para evaluar el progreso y garantizar que el proyecto se mantenga en el buen camino.
Recursos útiles;
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Ejecución del proyecto
En las fases de ejecución se pone en práctica lo que se ha planificado. El trabajo del director del proyecto consiste en vigilar los errores y supervisar al equipo, asegurándose de que todo el mundo se ciñe al plan original.
- Crear diagramas de flujo de trabajo o mapas de procesos que describan los pasos que el equipo o la persona debe dar para completar cada hito y conseguir los recursos necesarios.
- Celebre una reunión de inicio del proyecto en la que pueda repasar los diagramas de flujo de trabajo, los diagramas de hitos, las estructuras de desglose del trabajo, etc. que ha creado con su equipo. Ayúdales a entender qué se espera exactamente de ellos.
- Comunicar las actualizaciones del proyecto a las partes interesadas y celebrar reuniones de estado cuando sea necesario
- Seguir el progreso y actualizar los calendarios de los proyectos y hacer los cambios necesarios en los planes de los proyectos
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Seguimiento del proyecto
Esta fase requiere que el director del proyecto supervise el rendimiento del mismo y comunique su estado a las partes interesadas.
Para medir el progreso, puede utilizar indicadores clave de rendimiento (KPI), como el cumplimiento de los plazos, el control del presupuesto, el éxito de los resultados del proyecto, etc.
Cuando sea necesario, idear formas de optimizar el rendimiento y realizar cambios en el plan de gestión del proyecto para asegurarse de que se obtiene el mejor rendimiento.
Cierre del proyecto
Esta fase marca el cierre del proyecto cuando se entrega el resultado final. Puede aprovechar la lección aprendida para optimizar los procesos del proyecto y los esfuerzos del equipo en futuros proyectos.
Aquí lo harás,
- Liberar los recursos que se utilizaron para el proyecto y asignarlos incluyendo lo que queda del presupuesto para futuros proyectos.
- Evaluar el éxito del proyecto y compartir los informes con las partes interesadas. Identifique lo que ha funcionado y lo que no y documente adecuadamente la información para futuras referencias.
- Evalúe el rendimiento del equipo e infórmeles sobre los aspectos que deben mejorar y reconózcalos por su éxito.
- Rescindir formalmente a los contratistas contratados para el proyecto.
- Junto con el equipo, crear un plan para terminar las tareas que no se completaron durante el proyecto
El final del ciclo de vida del proyecto puede marcarse con una reunión de cierre o una fiesta para celebrar el éxito y felicitar al equipo.
¿Cuál es su estrategia de gestión de proyectos?
Todo proyecto, grande o pequeño, sencillo o complejo, pasa por estas pocas fases. El trabajo del gestor de proyectos consiste en disponer de una sólida estrategia de gestión del ciclo de vida del proyecto para mantener todo en orden.
¿Cuál es su estrategia? Comparta su experiencia con nosotros en la sección de comentarios.
