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La complexité de votre entreprise s’accroît au fur et à mesure qu’elle se développe. Cependant, il y a plus d’étapes, plus de personnes, et plus de choses impliquées qui ne sont pas toujours organisées de la manière la plus efficace. Repenser le fonctionnement de votre entreprise peut sembler décourageant, mais cela vous permettra de réaliser des gains d’efficacité importants. La documentation des processus est le premier pas dans cette direction ! Ce guide simple de la documentation des processus vous aidera à bien faire les choses. 

Lisez la suite pour découvrir :

• Qu’est-ce que la documentation des processus ?
• Pourquoi le faire : L’importance de la documentation des processus
• Comment documenter un processus
• Conseils et astuces : Meilleures pratiques en matière de documentation des processus
• Ce que vous y gagnez : Avantages de la documentation des processus
• Modèles d’organigramme de processus de démarrage facile

Qu’est-ce que la documentation des processus ?

La documentation des processus fournit une description détaillée de la manière d’exécuter un processus d’entreprise. En effet, il comprend tous les types de documents qui soutiennent un processus, tels que :

• stratégies;
• listes de contrôle;
• tutoriels;
• formulaires;
• captures d’écran;
• liens vers d’autres applications;
• cartes de processus.

Il est utilisé comme un guide pour aider les employés à tous les niveaux, y compris les décideurs et les parties prenantes, à comprendre rapidement les processus de l’entreprise.

Pourquoi le faire ? : L’importance de la documentation des processus

La documentation d’un processus vous aidera à atteindre 5 objectifs clés : 

1) Aide à améliorer les processus. Identifier les goulots d’étranglement et les inefficacités en documentant les processus exacts. Vous verrez rapidement quels sont les processus que vous devez améliorer ou supprimer.

 2) Aide à la formation des employés. Vous pouvez utiliser les documents relatifs aux processus pour aider les nouveaux employés à comprendre leur rôle. De plus, à se familiariser avec les processus dans lesquels ils seront impliqués. Même les employés expérimentés peuvent toujours se référer à ces documents lorsqu’ils veulent s’assurer qu’ils exécutent correctement le processus. 

3) Aide à préserver les connaissances de l’entreprise. Conservez un registre des processus connus uniquement de quelques personnes spécialisées dans leur réalisation. Ainsi, même lorsqu’ils partent, les nouveaux arrivants peuvent reprendre le travail facilement.

4) Aide à atténuer les risques et à maintenir la cohérence opérationnelle. 

5) La documentation détaillée des processus est également un élément essentiel des brevets et des secrets commerciaux.

Qui est impliqué dans la documentation des processus ?

Il existe 3 rôles clés de propriétaire dans la documentation des processus. Dans certains cas, la même personne peut jouer les trois rôles.

Comment documenter les processus ?

L’utilisation d’une méthode étape par étape pour documenter un processus vous aidera à le faire rapidement.

Alors, voici quelques étapes à suivre :

Étape 1 : Identifier et nommer le processus

Déterminez le processus que vous allez documenter en premier. Ensuite, déterminez son objectif (pourquoi et comment le processus sera bénéfique à l’organisation) et fournissez une brève description du processus.

Étape 2 : Définir la portée du processus

Fournissez une brève description de ce qui est inclus dans le processus et de ce qui est hors du champ d’application du processus, ou de ce qui n’y est pas inclus.

Étape 3 : Expliquer les limites du processus

Où commence et où se termine le processus ? Qu’est-ce qui le fait démarrer ? Et comment savez-vous quand c’est fait ? Définissez bien ces limites.

Étape 4 : Identifier les résultats du processus

Établir ce qui sera produit par le processus ou le résultat que le processus atteindra une fois terminé.

Étape 5 : Identifier les intrants du processus

Dressez la liste des ressources nécessaires à la réalisation de chacune des étapes du processus.

Étape 6 : Remue-méninges sur les étapes du processus

Rassemblez toutes les informations sur les étapes du processus, du début à la fin. De cette façon, vous pouvez soit commencer par ce qui déclenche le processus, soit commencer à la fin du processus et remonter les étapes jusqu’au point de départ.

La session de brainstorming doit impliquer les personnes directement responsables des tâches du processus ou une personne ayant une connaissance approfondie de celui-ci; car elles peuvent fournir des données précises.

Étape 7 : Organisez les étapes de manière séquentielle

Prenez la liste d’étapes que vous avez établie et placez-les dans un ordre séquentiel pour créer un flux de processus. De plus, limitez le nombre d’étapes au minimum et si une étape comprend plus d’une tâche, énumérez-les sous l’étape principale.

Étape 8 : Décrire qui est impliqué

Décidez de chaque personne qui sera responsable des tâches du processus. En plus, définissez leurs rôles. N’oubliez pas de mentionner le titre de leur poste plutôt que leur nom.

Soyez également attentif aux personnes qui feront référence au document. Rédigez-le de manière à ce que tout employé ayant des connaissances raisonnables puisse le lire et le comprendre.

Étape 9 : Visualiser le processus

Visualiser le processus pour améliorer la clarté et la lisibilité de votre documentation. 

À l’aide d’un organigramme de processus, visualisez clairement les étapes du processus que vous avez identifiées précédemment.

Étape 10 : Notez en bas les exceptions au déroulement normal du processus

Un processus d’entreprise peut ne pas toujours suivre le même déroulement pour diverses raisons. Alors, mentionnez ces exceptions et les mesures qui seront prises pour y remédier.

Étape 11 : Ajouter des points de contrôle et des mesures

Identifiez les endroits où des risques pourraient survenir dans le processus et ajoutez des points de contrôle pour aider le propriétaire du processus lors de la surveillance du processus. De plus, établissez des mesures pour déterminer l’efficacité du processus et pour aider à l’améliorer.

Étape 12 : Revoir et tester le processus

Réunissez toutes les personnes concernées et examinez l’organigramme des processus que vous avez tracé. Y a-t-il des étapes manquantes ? Tout est en ordre ? Une fois que c’est fait, testez le processus et voyez si vous n’avez rien oublié.

Conseils et astuces : Meilleures pratiques en matière de documentation des processus

• Veillez à ce que le document soit simple et concis. En plus, il doit être techniquement précis, mais aussi facile à suivre.

• Disposez d’un plan approprié pour mettre à jour les documents lorsque le processus change. De plus, veillez à les revoir au moins une fois par an.

• Vous pouvez également désigner un propriétaire de processus qui pourra effectuer des révisions régulières et informer les autres des changements.

• Conservez une documentation distincte pour chaque processus différent afin d’éviter toute confusion.

• Lorsque vous documentez des processus pour la première fois, évitez de couvrir l’ensemble de l’organisation en une seule fois. Commencez par un seul processus au sein d’un département ou un processus majeur commun à toute l’organisation.

• Stockez les documents dans un endroit facilement accessible à toute personne qui les recherche.

• Veillez à ce qu’il soit facile à réviser en cas de besoin et que la nouvelle version puisse être facilement distribuée à toutes les personnes concernées.

• Faites en sorte que les documents soient stockés en ligne dans un emplacement central via un outil de documentation des processus. Ainsi, cela contribuera automatiquement aux deux meilleures pratiques mentionnées ci-dessus.

• Utilisez des exemples appropriés , des graphiques, un codage couleur, des captures d’écran, des plateformes multiples, etc… si cela est nécessaire.

• Assurez-vous que la documentation du processus est conforme aux normes existantes de votre organisation.

• Si vous mettez en évidence le déroulement du processus sous forme verbale, équilibrez-le toujours par des graphiques – un organigramme du processus.

• Ajoutez des swimlanes à vos organigrammes de processus d’entreprise pour distinguer les différents rôles des processus, les échéances, etc.

• Créer un guide de documentation des processus, auquel chacun peut se référer comme modèle standard pour documenter un processus.

• Utilisez le matériel documentaire existant, les enregistrements, les entretiens, les études de cas, les journaux de terrain du personnel du projet. En plus, vous pouvez utiliser les connaissances des employés pour recueillir des informations pour la documentation du processus.

Ce que vous y gagnez : Avantages de la documentation des processus

• Aide à mettre tout le monde sur la même longueur d’onde en fournissant une vue commune des étapes du processus. Car, une vue commune est nécessaire pour la cohérence.

• Lorsqu’il existe une documentation claire sur les processus, il est possible d’apporter des modifications aux processus en temps voulu et de manière simple.

• Aide à identifier les conditions idéales pour une collaboration et des performances efficaces.

• Aide à identifier les goulots d’étranglement et les inefficacités dans les processus (même dans les procédures “bien définies”) qui pourraient autrement passer inaperçus.

• Un processus clairement documenté permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs en éliminant toute confusion et en fournissant des instructions claires.

• Diminue les coûts et les dépenses inutiles de ressources.

• Contribue à améliorer la qualité globale des processus et la qualité du résultat.

• Contribue à accroître la productivité et la satisfaction des employés.

• Puisque la manière dont les processus doivent être exécutés est clairement consignée, il est plus facile d’externaliser le travail.

• La documentation des processus permet également d’automatiser facilement les processus lorsque cela est nécessaire.

Modèles de documentation de processus de démarrage facile

Fondamentalement, la cartographie des processus permet de représenter les informations documentées telles que les étapes du processus; les rôles du processus; les entrées et les sorties dans une image simplifiée. 

Vous trouverez ci-dessous des modèles d’organigramme et de cartographie des processus que vous pouvez rapidement modifier en ligne Ceci contient les informations relatives à vos processus organisationnels. Cliquez sur le modèle pour l’ouvrir dans l’éditeur Creately.

Modèle 1

Modèle 2

Modèle 3

Modèle 4

Commentaires sur le Guide facile de la documentation des processus

Ce guide de documentation des processus couvre tout ce que vous devez savoir pour documenter correctement un processus. Suivez les étapes de documentation de processus que nous avons abordées ci-dessus. Et utilisez les modèles d’organigramme des processus pour garantir un processus de documentation de qualité. Dans notre Communauté, vous pouvez trouver d’autres modèles d’organigrammes de processus. 

Dans notre prochain guide, nous aborderons les techniques d’amélioration des processus qui vous aideront à rationaliser facilement vos processus d’entreprise.

La ressource la plus importante d’une organisation est sans doute son personnel. Le rôle que jouent les personnes, la manière dont elles interagissent par le biais de processus formels et informels et les relations qu’elles établissent sont donc essentielles à la réussite de toute stratégie. En effet, si l’on demandait à votre responsable de décrire votre organisation, il répondrait probablement en dessinant un organigramme, pour en dessiner la structure. Mais comment organiser une structure d’entreprise et pourquoi une organisation a-t-elle besoin d’une structure ? 

C’est important car cela donne une image claire des lignes hiérarchiques et vous aide à comprendre à qui vous devez rendre des comptes. De plus, en ayant des lignes hiérarchiques claires, il vous est plus facile d’avoir un meilleur contrôle sur les ressources. La structure de l’organisation est plutôt l’épine dorsale de la culture d’une organisation, elle peut donc affecter directement le comportement, les performances et la motivation des employés. 

Par conséquent, il est important d’avoir une structure dans votre organisation plutôt que de la laisser gérer sans structure claire. Pour en savoir plus sur le sujet du jour, découvrons en premier lieu les types de structure d’organisation.

Types de structures d’organisation

La mise en place d’une structure organisationnelle efficace peut accroître la productivité, améliorer les coûts d’exploitation et la satisfaction des employés. Cela vous permettra d’identifier les postes au sein d’une organisation, de déterminer qui gère quels départements et de définir les niveaux d’emploi et les rôles individuels au sein de l’organisation. 

Passons en revue quelques-uns des types structurels de base. Cela vous aidera à comprendre comment chaque structure organisationnelle s’intègre dans l’environnement de l’entreprise, ainsi que les forces et les faiblesses de chaque structure.

La structure simple

Il ne s’agit pas du tout d’une structure formelle, mais d’une organisation typique gérée par le contrôle personnel d’un individu. C’est généralement le mode de fonctionnement des très petites entreprises. Il peut y avoir un propriétaire qui assume la plupart des responsabilités de la gestion, peut-être avec un partenaire ou un assistant. 

Cependant, il y a peu de répartition des responsabilités, et probablement peu de définition claire de qui est responsable de quoi s’il y a plus d’une personne impliquée. Le principal problème est que l’organisation ne peut fonctionner efficacement que jusqu’à une certaine taille, au-delà de laquelle elle devient trop lourde et trop longue à gérer pour une seule personne.

La structure fonctionnelle

Cette situation se rencontre généralement dans les entreprises dont la gamme de produits est étroite plutôt que diversifiée. Il permet un meilleur contrôle opérationnel à un niveau supérieur ; et lié à cela, il y a une définition claire des rôles et des tâches. Par exemple, le département marketing ne serait composé que de spécialistes du marketing chargés de commercialiser les produits de l’entreprise. Cette spécialisation entraîne des gains d’efficacité opérationnelle, les employés devenant des spécialistes dans leur propre domaine d’expertise. 

Il convient mieux aux organisations qui produisent des biens et des services standardisés en grande quantité et à faible coût. Le problème le plus typique de cette structure est cependant que la communication au sein de l’entreprise peut être assez rigide; ce qui rend l’organisation lente et inflexible. Par conséquent, les structures fonctionnelles peuvent être considérées comme les plus efficaces pour les organisations opérant dans des environnements plutôt stables. 

La structure multidivisionnelle

La divisionnalisation est considérée comme une solution pour surmonter les problèmes que les structures fonctionnelles rencontrent pour gérer la responsabilité et la diversité des activités. La divisionnalisation permet d’adapter la stratégie produit aux exigences de chaque division distincte et peut améliorer l’appropriation de la stratégie par le personnel de la division. 

Contrairement à la structure organisationnelle fonctionnelle, celle-ci se concentre sur un degré plus élevé de spécialisation au sein d’une division spécifique; de sorte que les divisions disposent des ressources et de l’autonomie nécessaires pour réagir aux changements dans leur environnement commercial spécifique. 

Par conséquent, chaque division dispose souvent en son sein de toutes les ressources et fonctions nécessaires pour satisfaire les demandes qui lui sont adressées. Dans la pratique, cependant, une structure multidivisionnelle présente des problèmes, comme les conflits entre les départements. De tels problèmes sont fréquents en raison de la concurrence interne et des différences de valeurs et d’attentes. 

Par ailleurs, le fonctionnement et la gestion sont également plus coûteux, car chaque division est considérée comme une entité à part entière et certaines fonctions sont dupliquées. 

Comment organiser la structure d’une entreprise – Partagez vos réflexions et votre approche

Bien qu’il puisse être difficile de déterminer quand votre structure organisationnelle actuelle ne fonctionne pas, surtout si vous n’avez pas une vue d’ensemble de la structure; il faut s’efforcer d’identifier si votre entreprise s’est développée au-delà de sa structure ou de sa conception organisationnelle actuelle. 

Lorsque la structure ne fonctionne pas, cela entraîne des inefficacités et des gaspillages, ainsi que d’éventuels conflits internes. Si vous identifiez ce genre de problèmes, il est peut-être temps de repenser votre structure et de vous orienter vers une meilleure structure d’entreprise. 

Après avoir examiné quelques structures organisationnelles aujourd’hui, restez à l’écoute  pour en savoir plus sur la façon d’organiser une structure d’entreprise. En attendant, n’hésitez pas à nous faire savoir si vous avez des questions ou des suggestions. Nous serons ravis de vous aider.

“En règle générale, un processus moche consommera dix fois plus d’heures que le travail lui-même nécessite.” -Bill Gates

La première étape pour rationaliser vos processus de travail consiste à identifier ce qui les ralentit. Cependant, il existe de nombreuses méthodologies d’amélioration des processus pour identifier les goulets d’étranglement et les inefficacités de vos processus. Ce guide donne un aperçu rapide de chacune des techniques d’amélioration des processus. En effet, nous effectuerons des plongées en profondeur sur chacun d’entre elles dans cette série. 

Nous vous présentons ici les plus efficaces que vous pouvez facilement utiliser. Alors, faites défiler la page pour le découvrir : 

• 5S
• Cartographie de la chaîne de valeur
• Kaizen (PDCA Cycle)
• Lean Coffee Framework

Outils Six Sigma

• DMAIC
• DMADV
• Analyse des causes et des effets
• Analyse du SIPOC
• Cartes de processus / Organigrammes de processus

Autre

• Cartes de processus BPMN

Alors, commençons par l’outil L’ean !

Outils Lean

Les outils Lean sont utilisés pour éliminer les étapes de processus inutiles ou les activités qui n’apportent aucune valeur ajoutée. Ils font partie des méthodologies d’amélioration des processus.

Les 8 types de déchets que vous pourrez éliminer grâce aux outils Lean sont les suivants :

• Défauts
• Overproduction
• Attente
• Talents non utilisés
• Transportation
• Inventaire
• Motion
• Traitement supplémentaire

En éliminant ces étapes inutiles de vos processus, vous pourrez améliorer la qualité de vos produits, réduire les délais et le coût total. 

Alors, voici 3 outils Lean que vous pouvez utiliser pour améliorer vos processus d’entreprise.

Le premier outil : 5S

Un environnement de bureau organisé est essentiel à l’efficacité des processus. Ainsi, grâce à la méthodologie 5S, vous pouvez créer un environnement propre, sûr et productif pour votre équipe. 

Il est généralement utilisé dans tous les types d’industries, de l’industrie manufacturière aux petites entreprises.

Il est utile pour :

• promouvoir la sécurité;
• réduire des coûts;
• accroître l’efficacité des processus/équipes;
• éliminer les déchets des processus de fabrication.

Documentation :

• Photographies (des espaces de travail avant et après la mise en œuvre des 5S);
• Documents ou listes de contrôle des activités de l’équipe;
• Formulaires d’évaluation pour vérifier l’état d’avancement des trois premières étapes;
• Liste de directives pour garder le bureau organisé et propre.

Facilité d’utilisation :

Comme il ne nécessite aucune analyse technique, il peut être utilisé par tout le monde au travail

Comment l’utiliser ?

Voici les étapes à suivre pour la mise en œuvre de 5S:

Le deuxième outil : cartographie de la chaîne de valeur

Une carte de la chaîne de valeur est une représentation graphique du flux de matériaux et d’informations nécessaires pour fournir votre produit ou service à votre client. Il est également l’une des méthodologies d’amélioration des processus. En effet, il est généralement utilisé dans l’industrie manufacturière.

Il est très utile pour :

• Identifier les déchets dans et entre les processus;
• Comprendre le processus de prise de décision et les flux de processus;
• Identifier et prioriser les domaines à améliorer;
• Fixer des objectifs mesurables pour les tâches d’amélioration.

Documentation :

• Carte de l’état actuel montrant comment vous servez vos clients à l’heure actuelle;
• Carte de l’état futur montrant à quoi ressemblera le processus une fois les changements effectués.

Facilité d’utilisation :

Le processus de cartographie peut prendre jusqu’à trois jours, mais avec la bonne équipe, il peut être réalisé plus rapidement.

Comment l’utiliser ?

Consultez ce guide rapide de la cartographie de la chaîne de valeur pour commencer.

Vous avez besoin d’autres modèles gratuits de carte de la chaîne de valeur que vous pouvez modifier ?

La troisième outil : Kaizen

Le kaizen est une technique qui appelle à l’amélioration constante de chaque fonction de votre entreprise. Elle peut être mise en œuvre par le biais du cycle PDCA. 

Il est généralement utilisé dans les départements de gestion; mais aussi les cercles de contrôle de la qualité, les analystes de l’élimination des déchets et les travailleurs ordinaires.

Il est très utile pour :

• l’amélioration des processus, de la qualité des produits/services et de la satisfaction des clients;
• Améliorer la productivité de l’équipe et la satisfaction au travail;
• Promouvoir une meilleure sécurité et une livraison plus rapide.

Documentation :

• Rapports sur la situation actuelle du lieu de travail;
• Enquêtes pour vérifier l’attitude de l’équipe en matière de satisfaction au travail;
• Plan de stratégie Kaizen visant à améliorer la productivité de l’équipe.

Facilité d’utilisation :

Il s’agit d’un processus continu qui requiert la contribution active de toute l’entreprise.

Comment l’utiliser ?

Pour un résultat optimal, suivez les étapes ci-dessous à chaque étape du cycle.

Outils Six Sigma

Six Sigma est tout simplement une façon plus intelligente de gérer une entreprise. Car, il fait partie des méthodologies d’amélioration des processus.  En effet, il s’agit de collecter des données sur les processus pour comprendre ce qui se passe. Ces données sont ensuite analysées et interprétées pour trouver des moyens efficaces d’améliorer le processus.

En faisant cela, vous pourrez :

• Augmenter la satisfaction des clients;
• Réduire le temps de cycle;
• Réduire les défauts.

Examinons quelques outils Six Sigma qui sont largement utilisés pour améliorer les processus dans les entreprises.

Le premier outil : DMAIC

DMAIC est une méthode en 5 étapes (un descendant direct du cycle Plan-Do-Check-Act) qui est utilisée pour améliorer les processus actuels. Alors, si vos produits, services ou processus commerciaux ne répondent pas aux attentes de vos clients ou ne sont pas performants, la méthode DMAIC peut vous aider à comprendre pourquoi et à trouver des solutions à long terme au problème. 

Cette méthode est généralement utilisée dans tous types d’industries, notamment par des équipes travaillant sur des projets.

Il est utile pour :

• Améliorer les processus ou les produits;
• Trouver des solutions aux problèmes dans les processus;
• Réduire les coûts et les délais excessifs.

Documentation :

• Charte du projet;
• Carte du processus avec les entrées et les sorties du processus;
• Données sur la performance du projet;
• Documentation de la nouvelle solution.

Facilité d’utilisation :

Il peut être mis en place en quelques mois ou sur une année.

Comment l’utiliser ?

Voici les étapes que vous devez suivre pour mettre en œuvre la méthode DMAIC.

Le deuxième outil : DMADV

DMADV, également connu sous le nom de Design for Six Sigma (DFSS), est utilisé pour créer de nouveaux processus au niveau de qualité Six Sigma. Par ailleurs, si vos processus existants ne répondent pas aux niveaux de qualité requis, même après avoir été optimisés, il est temps d’effectuer une DMADV pour provoquer un changement évolutif. Ou, en d’autres termes, créer un nouveau et meilleur processus. 

Il est généralement utilisé dans tous les types d’industries, en particulier l’industrie manufacturière

Il est utile pour :

• Développer un nouveau procédé/produit;
• Réduire les erreurs dans une ligne de produits;
• Améliorer la satisfaction des clients;
• Augmenter les bénéfices.

Documentation :

• Informations sur les données historiques relatives aux processus et aux produits;
• Commentaires des clients/examens.

Facilité d’utilisation :

Cette méthodologie peut être déployée sur plusieurs mois, voire plusieurs années.

Comment l’utiliser ?

Suivez les étapes suivantes pour mettre en œuvre DMADV

La troisième outil : analyse des causes et des effets

Il est également connu sous le nom de diagramme en arête de poisson ou de diagramme d’Ishikawa. En effet, il s’agit d’une technique qui peut être utilisée pour présenter visuellement les causes d’un certain problème ou effet. Il fait partie des méthodologies d’amélioration des processus. Car, il est généralement utilisé dans tous les types d’industries.

Il est utile pour :

• Identifier et analyser toutes les causes possibles d’un problème/effet;
• l’animation de séances de remue-méninges pour la résolution de problèmes en équipe.

Documentation :

Documents sur les informations relatives aux questions qui sont analysées.

Facilité d’utilisation :

Peut aider une équipe à identifier et à analyser les causes d’un problème en une seule séance de brainstorming.

Comment l’utiliser ?

Voici le guide ultime des diagrammes en arête de poisson pour vous aider à démarrer.

Obtenez d’autres modèles de diagramme en arête de poisson gratuits que vous pouvez modifier rapidement en ligne.

La quatrième outil : Analyse SIPOC

L’analyse SIPOC est une technique qui permet d’organiser les données sur les personnes et les choses qui sont impliquées dans vos processus d’affaires. C’est l’une des méthodologies d’amélioration des processus importantes. car, il est généralement utilisé dans l’industrie manufacturière.

Il est utile pour :

• Identifier tous les éléments pertinents nécessaires à un projet d’amélioration des processus;
• Définir des projets complexes dont la portée n’est pas correctement définie;
• Comprendre le processus pendant la phase de définition de DMAIC.

Documentation :

Dans l’analyse SIPOC, vous allez répertorier les données dans chacune des catégories suivantes, et vous aurez donc besoin d’informations à leur sujet.

• Fournisseur: les personnes, les services, les organisations, etc. qui vous fournissent les données nécessaires à la réalisation d’un processus.
• Intrants: matières premières, équipements, formulaires ou informations et même personnes nécessaires à la réalisation d’un processus.
• Processus: un graphique des étapes du processus.
• Résultat: une liste de ce que le processus fournit au client interne et externe.
• Client: une liste de clients internes et externes qui recevront vos produits.

Facilité d’utilisation :

Les 5 colonnes sont remplies lors d’une séance de brainstorming. Tant que l’équipe fournit les informations pertinentes, le diagramme peut être complété et analysé rapidement.

Comment l’utiliser ?

Réunissez votre équipe et notez les informations ci-dessus dans un diagramme/ tableau comme celui ci-dessous.

Le cinquième outil : Cartes de processus

Les cartes de processus représentent graphiquement chaque étape d’un processus. Et ils constituent une partie essentielle de la documentation des processus. Il est généralement utilisé dans tous les types d’industries, de la fabrication au marketing.

Il est utile pour :

• Comprendre le fonctionnement des processus;
• Identifier les domaines de processus qui doivent être modifiés.

Documentation :

• Informations disponibles sur le processus qui est cartographié;
• Les descriptions de poste et les responsabilités des personnes impliquées dans le processus.

Facilité d’utilisation :

Pour cartographier un processus, vous avez besoin de la participation de ceux qui sont impliqués. Ensuite, les rassembler en un seul endroit, cartographier le processus et l’analyser peut prendre quelques jours, surtout si le processus est compliqué.

Comment l’utiliser ?

Réunissez votre équipe, faites un brainstorming sur les étapes du processus. Ensuite, identifiez les limites du processus, placez les étapes dans un ordre séquentiel, dessinez la carte du processus et vérifiez que la carte est exacte.

Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligneVous voulez dessiner une carte de processus/un organigramme ? Utilisez le logiciel d’organigramme Creately pour le faire rapidement !

Le sixième outil : Cartes de processus BPMN

Une carte en notation de modélisation des processus d’affaires est le moyen normalisé de créer des modèles visuels de vos processus d’affaires. Il est généralement utilisé dans tous types d’industries, notamment par des analystes commerciaux.

Il est utile pour :

• Décomposer les processus d’entreprise pour faciliter l’analyse;
• Identifier les erreurs dans les processus;
• Concevoir des processus entièrement nouveaux;
• Aider les parties prenantes à comprendre comment l’entreprise est gérée.

Documentation :

Informations sur les entrées, les sorties, etc… du processus d’affaires.

Facilité d’utilisation :

Si vous êtes familiarisé avec les normes BPMN, le dessin du diagramme peut être réalisé en une journée, à condition d’avoir une idée claire de la portée du processus.

Obtenez d’autres modèles BPMN gratuits que vous pouvez modifier en ligne.

Vous voulez élargir la liste des méthodologies d’amélioration des processus d’affaires ?

Nous avons abordé un certain nombre de méthodologies pratiques d’amélioration des processus d’entreprise que vous pouvez utiliser pour rationaliser votre flux de travail et accroître la productivité de votre équipe. Utilisez-les et partagez avec nous comment ils vous ont aidé à atteindre vos objectifs. 

Quelles autres méthodologies d’amélioration des processus utilisez-vous ? Dans notre prochain guide, nous examinerons plus en détail la cartographie des processus, une technique essentielle d’amélioration des processus d’entreprise qui vous aidera à améliorer l’efficacité et à réduire les coûts.

La réingénierie des processus d’entreprise est un élément crucial de l’agenda de nombreuses entreprises, grandes ou petites, dans de nombreux secteurs; les secteurs les plus importants étant l’industrie manufacturière et la banque/finance. Elle permet aux organisations de considérer leurs processus d’entreprise sous un angle nouveau afin de comprendre comment les remodeler pour améliorer leur fonctionnement.

Dans ce guide, nous cherchons à simplifier le concept de réingénierie des processus d’entreprise en expliquant ce qu’elle est et les étapes du processus. Nous avons également fourni des modèles de processus d’entreprise que vous pouvez utiliser immédiatement pour lancer votre propre projet de BPR.

Qu’est-ce que la réingénierie des processus d’affaires ?

“La réingénierie de l’entreprise consiste à repenser fondamentalement et à redéfinir radicalement les processus d’entreprise afin d’obtenir des améliorations spectaculaires des mesures contemporaines essentielles de la performance, telles que le coût, la qualité, le service et la rapidité” – Michael Hammer et James Champy

La réingénierie des processus d’affaires est une approche utilisée pour améliorer les performances organisationnelles en augmentant l’efficacité et l’efficience des processus existant dans l’organisation. Outre la refonte des processus d’entreprise, elle implique également la refonte des systèmes associés et des structures organisationnelles.

En général, des raisons telles que de nouvelles opportunités de marché, une concurrence accrue, de mauvais résultats financiers et une diminution de la part de marché déclenchent la nécessité d’une transformation des processus d’entreprise.

La BPR implique l’analyse et la transformation de plusieurs composantes majeures d’une entreprise. Il s’agit notamment de ,

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• Stratégie
• Organisation
• Processus
• Technologie
• Culture

La BPR comprend trois phases : la phase d’analyse, la phase de conception et la phase de mise en œuvre. On parle également de refonte des processus d’entreprise, de gestion du changement des processus d’entreprise et de transformation de l’entreprise.

Avantages de la réingénierie des processus d’affaires

La BPR joue un rôle majeur dans l’amélioration des performances organisationnelles en termes de coûts, de qualité, de livraison, de productivité des employés, etc. Il aide également à:

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• Rationaliser les processus et les systèmes d’entreprise
• Les entreprises s’adaptent facilement à l’évolution de la situation et réduisent leurs dépenses de fonctionnement
• Améliorer la rentabilité de l’entreprise et maintenir l’avantage concurrentiel
• Augmenter la productivité des employés
• Augmenter la satisfaction des clients en améliorant la qualité des produits et des services

Principes de la réingénierie des processus d’affaires

Voici les 7 principes de la réingénierie proposés par Michael Hammer et James Champy :

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1. Organisez-vous autour des résultats, et non des tâches.
2. Identifiez tous les processus de l’organisation et les classer par ordre d’urgence de refonte
3. Intégrez le travail de traitement de l’information dans le travail réel qui produit l’information
4. Traitez les ressources géographiquement dispersées comme si elles étaient centralisées
5. Liez les activités parallèles dans le flux de travail au lieu de simplement intégrer leurs résultats
6. Placez le point de décision à l’endroit où le travail est effectué et intégrez le contrôle au processus
7. Saisissez l’information une fois et à la source

Pour en savoir plus sur ces principes, consultez cette ressource.

BPR Implementation | Étapes de la réingénierie des processus d’affaires

La réingénierie d’un processus se concentre sur la reconception d’un processus dans son ensemble, ce qui implique de repenser fondamentalement la manière dont le travail organisationnel devrait être effectué afin d’obtenir une amélioration spectaculaire. C’est ce qui différencie la BPR de l’amélioration des processus qui ne se concentre que sur l’amélioration fonctionnelle ou incrémentale.

La réingénierie n’est peut-être pas appropriée dans toutes les situations, notamment si vos processus ne nécessitent qu’une optimisation et si votre organisation ne cherche pas à subir des changements radicaux. Dans ce cas, vous pouvez opter pour une technique d’amélioration des processus.

Étape 1 : Définir la vision et les objectifs de l’entreprise

C’est ici que la direction générale doit identifier la situation de l’entreprise, les attentes des clients, la concurrence, les opportunités, etc.

Il sera ainsi plus facile de comprendre la nécessité du changement et de créer une vision claire de ce que l’entreprise doit faire à l’avenir. Précisez ensuite les objectifs en termes qualitatifs et quantitatifs.

Étape 2 : Mettre en place une équipe compétente

L’équipe que vous sélectionnez doit être interfonctionnelle car l’expertise et les perceptions de tous les niveaux de l’organisation sont nécessaires pour minimiser les risques d’échec.

Il devrait incomber à la direction générale d’avoir une vision claire des activités à mener et de fournir une orientation stratégique. Vous devez également disposer d’un responsable opérationnel qui connaît les tenants et aboutissants des processus. Il est tout aussi important de disposer des bons ingénieurs ayant des compétences différentes dans divers domaines pour que l’équipe soit complète.

À ce stade, il est important de bien définir les objectifs et les stratégies. Vous pouvez également réaliser des enquêtes et des activités de benchmarking pour identifier les besoins des clients et analyser la concurrence.

Au cours de cette étape, il est également nécessaire de communiquer l’analyse de rentabilité du changement et les objectifs du projet au reste des employés. Cela les encouragera à réagir et les aidera à se préparer à ce qui les attend.

Étape 3 : Comprendre le processus actuel

Dans cette étape, vous devez sélectionner le(s) processus que vous allez remanier. Il est possible d’accorder la priorité aux processus qui ne fonctionnent pas, qui sont transversaux, qui apportent une valeur ajoutée, qui présentent des goulets d’étranglement ou qui ont un impact important sur l’organisation, etc.

Une fois que vous les avez sélectionnés, mettez-les en correspondance à l’aide d’organigrammes ou de cartes de processus afin de les analyser en profondeur pour identifier les lacunes, les inefficacités, les blocages, etc.

Définissez ensuite les bons indicateurs clés de performance (ICP) pour les processus afin de vérifier que le processus a obtenu l’effet désiré une fois que vous l’avez mis en œuvre.

Étape 4 : Redéfinir le processus

En gardant votre vision à l’esprit, redéfinissez un nouveau processus qui surmonte efficacement les inefficacités du processus précédent. Ici, vous allez créer une carte de l’état futur qui met en évidence les solutions que vous avez identifiées pour les problèmes du processus de l’état actuel.

Étape 5 : Mettre en œuvre le processus remanié

Une fois le processus remanié, vous pouvez effectuer un petit test pour voir comment il fonctionne en effectuant un suivi avec les indicateurs clés de performance que vous avez définis précédemment. Cela vous permettra d’apporter les ajustements nécessaires au processus avant de le mettre en œuvre à l’échelle de l’entreprise. Si le nouveau processus fonctionne mieux que l’actuel, vous pouvez le mettre en œuvre à plus grande échelle.

Méthodologies BPR

Il existe plusieurs méthodologies de réingénierie des processus d’entreprise. Nous en avons répertorié quelques-unes ci-dessous, ainsi que les étapes à suivre. Ils mettent en évidence d’autres façons de réorganiser les processus d’entreprise, en plus de ce que nous avons évoqué ci-dessus.

Méthodologie marteau/champignon

La méthodologie introduite par Hammer et Champy a popularisé la réingénierie des processus d’entreprise. Elle comporte six étapes :

Étape 1 : Le PDG qui lance le processus de réingénierie doit le présenter aux employés en expliquant la situation actuelle de l’entreprise et sa vision future de l’entreprise.

Étape 2 : Identifier les processus d’affaires en termes d’interaction au sein de l’entreprise et en relation avec le monde extérieur. Ici, les cartes de processus peuvent être utilisées pour visualiser les processus.

Étape 3 : Sélectionnez les processus qui ont le potentiel d’apporter de la valeur à l’entreprise une fois réorganisés et ceux qui sont faciles à réorganiser.

Étape 4 : Analysez les performances actuelles des processus par rapport à ce que l’on attend d’eux à l’avenir.

Étape 5 : Redéfinir le processus d’entreprise sélectionné en faisant appel à la créativité, à la pensée latérale et à l’imagination.

Étape 6 : Mettre en œuvre les processus remaniés.

La méthodologie Davenport

Davenport place les technologies de l’information au cœur de la réingénierie des entreprises. Le modèle Davenport comporte six étapes :

Étape 1 : Développer la vision de l’entreprise et les objectifs des processus.

Étape 2 : Identifiez les processus d’entreprise qui doivent être réorganisés. M. Davenport conseille de ne pas sélectionner plus de 15 processus à la fois.

Étape 3 : Comprendre le fonctionnement et les performances des processus sélectionnés. Et établissez des critères de performance pour les processus réorganisés.

Étape 4 : Étudier comment les outils et les applications des technologies de l’information peuvent être appliqués aux processus commerciaux nouvellement conçus.

Étape 5 : Concevoir un prototype fonctionnel du nouveau processus d’entreprise. Permettez à l’équipe d’étudier le prototype et d’identifier les points à améliorer.

Étape 6 : Mettre en œuvre le prototype testé dans l’ensemble de l’organisation.

Méthodologie Manganelli/ Klein

Manganelli et Klein déclarent qu’il faut se concentrer uniquement sur les processus d’entreprise qui sont essentiels aux objectifs stratégiques de l’entreprise et aux exigences des clients.

Étape 1 : Demandez à toutes les personnes concernées de définir les objectifs et de se préparer au projet de réingénierie des activités.

Étape 2 : Sélectionner les principaux processus d’entreprise à redéfinir

Étape 3 : Étudiez les performances actuelles des processus sélectionnés et déterminez les performances futures que vous souhaitez atteindre.

Étape 4 : Développer la conception des technologies de l’information pour soutenir les nouveaux processus. Et concevoir de nouveaux environnements de travail pour les gens.

Étape 5 : Mettre en œuvre les processus remaniés et les nouveaux environnements de travail au sein de l’organisation.

Méthodologie Kodak

Développée par l’organisation internationale Kodak, la méthodologie Kodak est appliquée dans toutes les installations Kodak du monde entier. Elle est constituée des 5 étapes que voici :

Étape 1 : Planifier le projet de réingénierie des processus et définir toutes les règles et procédures d’administration du projet.

Étape 2 : Réunissez votre équipe de projet, désignez des chefs de projet et concevez un modèle de processus complet pour l’organisation.

Étape 3 : Redéfinir les processus sélectionnés. Cette étape devrait se conclure par un plan de mise en œuvre pilote des processus remaniés.

Étape 4 : Mettre en œuvre les processus nouvellement conçus dans l’ensemble de l’organisation. Adapter l’infrastructure de l’organisation aux exigences des nouveaux processus.

Étape 5 : La dernière étape est réalisée parallèlement aux autres étapes. Ici, l’équipe de projet doit trouver des moyens de faire face aux obstacles qui peuvent survenir au cours du projet de réingénierie.

Quelles sont vos idées sur la BPR ?

Nous espérons que ce guide vous a aidé à vous familiariser avec la réingénierie des processus d’entreprise. Avez-vous d’autres questions ? Partagez-les dans la section des commentaires ci-dessous. 

Les flux de travail non améliorés sont à l’origine de l’échec des projets, de la perte de revenus et de la démotivation des employés. En effet, sans améliorer les flux de travail de façon appropriée, il est impossible d’être productif ou de terminer son travail à temps. C’est pourquoi vous devez rationaliser les flux de travail pour que tout reste organisé et dégagé. 

Il s’agit d’une étape importante pour permettre à votre équipe de réaliser plus de travail en moins de temps. 

Suivez dans ce guide, les étapes pour organiser vos flux de travail et améliorer l’efficacité de votre équipe.

Étapes à suivre pour rationaliser les flux de travail

Pour mieux comprendre comment vous pouvez améliorer les flux de travail et augmenter la productivité, suivez ces 7 étapes ci dessous :

Étape 1 : Créez votre équipe

L’amélioration du flux de travail est un projet en soi. C’est pourquoi une équipe compétente est nécessaire pour suivre et réaliser les différentes tâches. Une équipe est plus pertinente s’il s’agit d’une grande entreprise avec plusieurs départements et que certains processus organisationnels peuvent les affecter tous. 

Dans ce cas, il est important d’avoir un représentant de chaque département dans l’équipe de projet. Utilisez un organigramme énumérant les rôles et les départements. Vous pouvez aussi l’utiliser pour mettre en évidence les relations hiérarchiques entre les membres de l’équipe au cours du projet.

Cliquez pour découvrir Plus de modèles d’organigramme

Étape 2 : Rassemblez tous les documents nécessaires

Rassemblez tous les documents relatifs à vos processus. Si vous avez déjà documenté vos processus organisationnels, ce sera beaucoup plus facile. Par contre, si vous ne l’avez pas encore fait, commencez votre projet d’amélioration du flux de travail par la documentation des processus. 

Voici notre Guide simple de la documentation des processus pour vous aider. Examinez ces documents de processus pour identifier les parties importantes et vérifier la date de la dernière mise à jour des processus ou s’ils ne sont plus viables.

Étape 3 : Identifier tous les processus et flux de travail

Avec l’aide de votre équipe interfonctionnelle, vous pouvez identifier tous les processus actuels de votre organisation. Outre les membres de l’équipe, vous pouvez interroger les chefs de service; les responsables de processus et d’autres cadres supérieurs pour recueillir des informations sur les flux de travail et vous assurer que vous avez bien répertorié tous les processus. 

De plus, vous pouvez créer une carte mentale pour répertorier et classer les processus et les flux de travail par catégorie ou par ordre de priorité.

Étape 4 : Évaluer les flux de travail existants

Maintenant que vous avez dressé la liste des flux de travail actuels de votre organisation et que vous les avez classés par ordre de priorité; il est temps de les évaluer pour identifier les points à améliorer. Si vous avez déjà documenté les processus, vous avez peut-être accès à une carte des processus pour commencer. Mais, si ce n’est pas le cas, créer une carte des processus/ diagramme de flux de travail des processus existants.

En outre, vous pouvez également interroger le personnel qui exécute les processus pour recueillir des informations sur les blocages et les goulets d’étranglement dans le flux de travail. Prenez en considération les conditions des autres ressources (c’est-à-dire les ordinateurs, les machines, etc.) qui sont nécessaires pour mener à bien le processus.

Étape 5 : Analyser les résultats

Maintenant que vous savez ce qui fonctionne et ce qui ralentit le processus, il est temps de trouver des solutions. Prenez chaque domaine que vous considérez comme du gaspillage et trouvez-en les causes profondes. Vous pouvez utiliser la méthode Analyse des 5 pourquoi ou un diagramme en arête de poisson pour ce faire.

En identifiant les causes profondes, les solutions vous apparaîtront clairement. De plus, vous pouvez utiliser des outils d’analyse des écarts pour reconnaître les lacunes de vos processus et élaborer des plans d’action pour les combler. 

Par ailleurs, voulez-vous connaître d’autres techniques que vous pouvez utiliser pour améliorer vos processus ? Consultez notre guide des techniques d’amélioration des processus qui compare les outils Lean et Six Sigma pour l’amélioration des processus

Étape 6 : Créer une carte de l’état futur

En marquant les domaines à améliorer et en supprimant les étapes inefficaces de vos processus, vous serez en mesure de créer un processus qui se trouve dans son état idéal. On peut l’appeler la carte de l’état futur. Vous pouvez visualiser les étapes de son processus avec une autre carte de processus. 

Ainsi, tous les membres de l’organisation peuvent s’y référer pour une compréhension rapide. 

Cliquez sur le lien pour obtenir plus de modèles de cartes de processus. 

Une fois la carte prête, examinez-la avec les responsables des processus, les cadres supérieurs et les autres parties prenantes pour vous assurer qu’ils sont exacts et réalisables.

Étape 7 : Appliquer les changements

Maintenant que vous savez où appliquer les changements afin de rationaliser les flux de travail et quels processus vous devez prioriser, il est temps d’appliquer les changements. N’oubliez pas de mettre à jour vos documents de processus avec les versions actualisées et de les partager avec le reste de l’organisation. Les changements soudains que vous pourriez apporter aux processus auraient un impact sur vos employés ainsi que sur vos autres parties prenantes. 

Par conséquent, vous devez donc mettre en place des outils appropriés pour assurer le succès de l’organisation. Consultez notre liste des outils de gestion du changement pour vous adapter à ces améliorations du flux de travail en toute transparence.

Quelles techniques utilisez-vous pour rationaliser les flux de travail ?

Quelle que soit la taille de l’entreprise, un bon processus de rationalisation des flux de travail est nécessaire pour accroître l’efficacité et réduire les coûts. Dans ce guide, nous avons abordé les étapes que vous devez suivre pour rationaliser vos flux de travail afin d’augmenter la productivité de vos employés. 

Quelles autres mesures prenez-vous pour rationaliser les flux de travail dans votre organisation ? Faites-nous part de ces mesures  dans la section des commentaires ci-dessous.

Ce n’est un secret pour personne que la clé du bon fonctionnement d’une organisation réside dans ses employés, c’est-à-dire dans des employés compétents qui font bien leur travail. Et le moyen de faire travailler ce type d’employés dans votre organisation n’est possible que par une planification adéquate des ressources humaines.

Dans ce guide, nous avons simplifié pour vous le processus des ressources humaines en vous guidant à travers chacune de ses étapes. Utilisez les modèles fournis pour rationaliser encore davantage votre processus de planification.

Qu’est-ce que la planification des ressources humaines ?

La planification des ressources humaines est le processus par lequel les organisations évaluent les ressources humaines actuelles, prévoient les exigences ou les besoins futurs, identifient les lacunes et élaborent un plan pour les combler.

Fondamentalement, la planification des ressources humaines, également connue sous le nom de planification des effectifs et de planification de la main-d’œuvre, vous permet de vous assurer que vous disposez du bon nombre de personnes possédant les compétences appropriées pour occuper le bon type de poste au bon moment.

Importance de la planification des ressources humaines

La planification des ressources humaines joue un rôle majeur en veillant à ce que les compétences nécessaires soient mises à la disposition de l’organisation chaque fois que cela est nécessaire pour atteindre ses objectifs stratégiques. En outre, il existe plusieurs autres raisons importantes pour lesquelles la planification des ressources humaines est cruciale pour une organisation :

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• Elle permet de s’assurer que la main-d’œuvre existante est utilisée de manière optimale
• Elle contribue à la réalisation des buts et objectifs stratégiques de l’organisation en garantissant l’embauche du bon type de personnes pour répondre à la demande de main-d’œuvre en temps voulu
• Elle fournit les informations nécessaires à la réalisation d’autres fonctions RH telles que le recrutement, la sélection, la promotion, la formation et le développement, etc. et définit les Politiques RH
• Elle aide l’organisation à s’adapter aux changements de l’environnement causés par la concurrence, la technologie, les politiques gouvernementales, etc. qui peuvent entraîner un besoin de nouveaux employés, de nouvelles compétences, etc.
• Elle permet d’identifier les besoins en main-d’œuvre nécessaires à la mise en œuvre réussie des plans d’expansion et de diversification
• Elle permet également d’anticiper les déficits ou les excédents de main-d’œuvre et de prendre les mesures nécessaires pour gérer la situation
• Elle aide à élaborer des plans de carrière pour chaque employé et à déterminer la formation et le développement dont ils ont besoin

Les 4 étapes du processus de planification des ressources humaines

Le processus de planification des ressources humaines comporte quatre grandes étapes.

Étape 1 : Identifier l’offre actuelle de ressources humaines

Le processus de planification commence par l’analyse du bassin d’emploi actuel. Identifiez les forces et les faiblesses de votre organisation en ce qui concerne le nombre d’employés, leurs compétences, expériences, qualifications, postes, niveaux de performance, âge, avantages sociaux, niveaux de salaire, langues parlées, emplois antérieurs, etc.

Il existe plusieurs façons de procéder à cette étape :

• Se référer aux évaluations des performances passées
• Recueillir les données de votre système d’information sur les ressources humaines
• Parlez aux chefs de service pour vous faire une idée des employés qui travaillent sous leurs ordres
• Demandez aux employés eux-mêmes à l’aide d’un questionnaire
• Faites en sorte que les employés s’auto-évaluent à l’aide d’une analyse SWOT

Une fois que vous avez recueilli une multitude d’informations sur les employés actuels, transférez-les dans un rapport d’inventaire des compétences. Un modèle visuel d’inventaire des compétences, plus facile à consulter et à comprendre, est présenté ci-dessous.

Étape 2 : Prévoir la demande future de ressources humaines

Cette étape exige que vous compreniez d’abord les objectifs futurs de l’organisation, car ils auront un impact important sur les futures demandes de ressources humaines.

Avant de déterminer les besoins futurs, vous devez également tenir compte de facteurs tels que le taux de rotation du personnel, les tendances du marché ou du secteur, les avancées technologiques qui permettront d’automatiser les processus, les départs à la retraite, les promotions, les licenciements, etc.

Étape 3 : Analyser l’écart entre l’offre et la demande de main-d’œuvre

Maintenant que vous avez clarifié les compétences disponibles dans votre inventaire et celles dont vous aurez besoin à l’avenir, vous pouvez clairement voir les lacunes qui existent.

L’offre actuelle d’employés dans l’organisation peut-elle contribuer à répondre aux besoins futurs ?

Devrez-vous offrir des programmes de formation et de développement pour mettre à niveau les employés actuels afin qu’ils atteignent les objectifs de l’entreprise ?

Si cela ne suffit pas, vous devrez alors recruter de nouveaux employés possédant les compétences requises pour répondre à la demande de main-d’œuvre à l’avenir.

Il est important que vous mainteniez l’équilibre entre la demande et l’offre dans la planification des ressources humaines.

Étape 4 : Développer et mettre en œuvre le plan pour combler les lacunes

Vient ensuite l’élaboration d’un plan d’action.

S’il y a un déficit d’employés, vous pouvez consacrer vos efforts à l’embauche de nouveaux employés, à la formation de ceux qui existent déjà, à l’externalisation ou aux transferts interdépartementaux.

En revanche, s’il y a un surplus d’employés, vous devrez peut-être envisager des licenciements, des régimes de retraite volontaire, des transferts, etc.

Une fois le plan conçu, il doit être intégré à la stratégie globale de l’organisation. Et il est important de surveiller le plan et d’évaluer son efficacité au fil du temps.

Outils de planification des ressources humaines

Vous pouvez utiliser ces outils tout au long des différentes étapes du processus de planification des effectifs. Ils peuvent vous aider à analyser les capacités de votre personnel actuel et à déterminer vos besoins futurs. Les modèles fournis sont modifiables en ligne ; il suffit de cliquer sur le modèle pour le modifier en ligne.

Analyse SWOT

SWOT signifie forces, faiblesses, opportunités et menaces. Il peut être utilisé comme un outil d’auto-évaluation par les employés individuels, ou comme un outil stratégique pour évaluer l’état actuel de l’organisation.

Les forces et les faiblesses sont les facteurs qui sont internes. Par exemple, une force de votre organisation pourrait être la présence d’employés qualifiés, mais une faiblesse pourrait être le nombre insuffisant d’employés qualifiés.

Les opportunités et les menaces sont des facteurs externes. Par exemple, la disponibilité d’employés qualifiés sur le marché pourrait être une grande opportunité pour vous si vous recrutez. D’autre part, votre concurrent qui débauche vos employés en leur offrant de meilleurs salaires pourrait constituer une menace pour vous.

L’analyse SWOT est l’un des outils les plus populaires utilisés lors d’une analyse de situation. D’autres outils d’analyse de la situation que vous pouvez utiliser pour la planification de la main-d’œuvre sont décrits dans notre guide de l’analyse de la situation.

Organigramme

Un organigramme est une représentation visuelle de la hiérarchie/structure d’une organisation. Il met également en évidence les rapports hiérarchiques entre les employés, leurs rôles et leurs responsabilités. Dans la planification des ressources humaines, elle peut être utilisée de plusieurs façons :

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• Pour enregistrer des informations sur les rôles, les responsabilités, les compétences, les expériences, etc. des employés actuels. Vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires telles que leurs diplômes et des données démographiques. Cela vous aidera à identifier rapidement le personnel adéquat pour le poste.
• Créer une feuille de route des besoins en personnel. Vous pouvez également marquer les déficiences et les excédents de main-d’œuvre sur l’organigramme de votre entreprise.

Matrice RACI

Il s’agit d’un tableau que les gestionnaires de projet utilisent pour attribuer des rôles et des responsabilités aux tâches d’un projet. Il met en évidence qui doit être responsable, redevable, consulté et informé au cours d’un projet.

Grille de 9 boîtes

La grille à 9 cases, également connue sous le nom de matrice performance-potentiel, est largement utilisée dans le développement des employés et la planification de la succession. Il permet d’évaluer vos employés actuels par rapport à leurs performances actuelles et à leurs performances potentielles futures.

L’évaluation de vos employés à l’aide de la grille à 9 cases vous permet d’identifier les employés forts et ceux qui sont à la traîne.

Scénario de planification

De nombreux scénarios, comme les avancées technologiques, les catastrophes naturelles, les changements politiques ou économiques, peuvent modifier radicalement l’orientation future de votre entreprise. D’ordinaire, vous ne les voyez pas venir et ne les prévoyez pas.

En intégrant la planification de scénarios dans votre processus de planification stratégique, vous pouvez identifier ces différents scénarios futurs, discuter de la manière dont ils affecteront votre organisation et prendre des mesures de précaution.

Vous pouvez intégrer la planification de scénarios à la planification des ressources humaines en examinant des scénarios qui impliquent l’évolution de vos besoins futurs en main-d’œuvre.

Reportez-vous à notre ressource sur le scenario planning pour en savoir plus sur cet outil.

Tableau de remplacement

Il s’agit d’un diagramme similaire à l’organigramme. Elle permet d’identifier les candidats potentiels susceptibles de remplacer un employé qui part à la retraite, qui est muté, etc. Des tableaux de remplacement individuels peuvent être élaborés pour chaque poste important dans une entreprise, ainsi que pour les remplaçants potentiels.

Des conseils pour améliorer la planification de la main-d’œuvre ?

Dans cet article, nous avons couvert l’essentiel de ce que vous devez savoir sur la planification des ressources humaines, surtout si vous êtes un débutant. Et nous pensons que les modèles fournis vous aideront à donner le coup d’envoi de votre projet.

Êtes-vous déjà un expert en planification des effectifs ? Partagez vos conseils sur les outils et les processus que vous suivez dans la section des commentaires ci-dessous.