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Le changement est difficile. En particulier dans le contexte d’une organisation, le changement peut interrompre le statu quo et entraîner un conflit. Mais le changement est nécessaire. Et pour réussir à mettre en œuvre le changement, vous devez vous appuyer sur un cadre approprié.

C’est là que le modèle de changement en 8 étapes de Kotter entre en jeu. Il explique comment mettre en œuvre de manière systématique et efficace le changement dans une organisation.

Ce billet explique en détail le modèle de changement en 8 étapes de Kotter, ce qui simplifie le processus d’application à votre organisation.

Qu’est-ce que le modèle de changement en 8 étapes de Kotter ?

Le modèle de changement en 8 étapes de John Kotter est un cadre populaire pour la mise en œuvre réussie du changement organisationnel, et est utilisé dans de nombreux secteurs. Elle a été introduite dans son livre “Leading Change”, basé sur des années de recherche qui ont révélé qu’il n’y a que 30% de chances de réussir la mise en œuvre d’un changement organisationnel.

Le changement peut prendre la forme de nouvelles technologies, de fusions et d’acquisitions, de nouvelles stratégies, de transformations culturelles, etc.

Un peu à propos de Kotter

John P. Kotter, professeur à la Harvard Business School, est connu dans le monde entier comme l’autorité en matière de leadership et de changement.

Son livre à succès “Leading Change”, qui traite des erreurs que les organisations commettent souvent lors de la mise en œuvre du changement et d’un processus en huit étapes pour réussir le changement, est largement considéré par les managers comme la bible du changement dans le monde entier.

Quelles sont les 8 étapes du modèle de changement de Kotter ?

La mise en œuvre du changement n’est pas toujours facile. Les obstacles peuvent prendre diverses formes : le manque de travail d’équipe ou de leadership, les cultures de travail rigides, les attitudes arrogantes, la peur humaine générale, etc. peuvent perturber tout projet de mise en œuvre du changement.

Kotter met en évidence 8 étapes que les organisations devraient suivre pour surmonter de tels défis et mettre en œuvre avec succès des changements à grande échelle. En suivant ces étapes, l’organisation sera non seulement préparée, mais elle s’engagera aussi à adopter les changements.

Créer un sentiment d’urgence

Le processus doit commencer par l’établissement d’un sentiment d’urgence parmi les responsables et les employés. Toutes les personnes concernées doivent ressentir le besoin de changement ou le fait que le changement est essentiel à la croissance de l’organisation. Sans leur soutien, il sera difficile de maintenir l’élan de l’initiative de changement et de réaliser une transformation durable.

L’objectif de cette étape doit être de préparer les employés au changement à venir et de les motiver à offrir leur contribution.

Pour que cette étape réussisse, environ 75 % de la direction de l’organisation doit soutenir l’initiative de changement. Afin de créer un environnement où chacun est conscient du problème existant

• Identifier les menaces et les opportunités existantes qui affectent l’organisation. Ici, vous pouvez utiliser une analyse SWOT avec l’équipe. Sur cette base, vous pouvez ensuite élaborer des scénarios futurs décrivant ce qui pourrait se produire

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• Discutez ouvertement avec les employés de ce qui se passe et des raisons pour lesquelles le changement est nécessaire à ce moment-là
• Créer un forum pour parler des problèmes, des menaces et des solutions possibles
• Demandez aux parties prenantes et aux experts du secteur de vous soutenir dans votre prise de position

Mettre en place une coalition d’orientation

Cette étape est consacrée à la constitution d’une équipe compétente, dotée des compétences, des qualifications, de la réputation, des relations et du pouvoir suffisant pour diriger les efforts de changement et influencer les parties prenantes.

La taille de l’équipe variera en fonction de la nature du changement proposé. Cependant, une équipe efficace doit comprendre les personnes suivantes,

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• Le sponsor : il s’agit généralement d’un cadre supérieur qui sera responsable de l’initiative de changement. Ses responsabilités consistent notamment à fournir un soutien au niveau de la direction et les ressources nécessaires pour mener à bien l’initiative de changement.
• L’équipe de direction : les membres de cette équipe sont sélectionnés par le sponsor. Il est composé d’individus (leaders) disposant d’une autorité suffisante dans le domaine pour prendre des décisions et rassembler les ressources et le soutien nécessaires au projet. L’équipe sera chargée de développer la vision et les stratégies, de fournir les ressources, de supprimer les obstacles, de guider l’organisation pendant le processus, de résoudre les conflits et de communiquer avec les parties prenantes.
• L’équipe d’orientation constituée : elle comprend des personnes hautement crédibles et respectées qui représentent les groupes d’intérêt de l’organisation qui ont un intérêt dans le changement. Leur rôle est de communiquer la vision et de guider l’organisation tout au long du processus.
• Les équipes de changement : il s’agit de groupes de gestionnaires et de superviseurs dont la responsabilité est de s’assurer que les tâches sont menées à bien dans les délais impartis. Ils joueront également un rôle dans la conception et le déploiement du programme de changement.

Une fois l’équipe constituée, concentrez-vous sur la fixation d’objectifs clairs et le développement d’un environnement de confiance et d’engagement. Une équipe efficace doit :

• Avoir une compréhension commune de la nécessité du changement
• Avoir une compréhension commune de la mission et de la raison d’être de l’équipe, ainsi que des buts et objectifs qu’elle tente d’atteindre
• Avoir une idée claire des rôles et des responsabilités de chacun ainsi que des mesures de performance
• Comprendre les risques et les défis associés à l’initiative de changement et les facteurs de réussite
• Disposer de processus clairs pour mesurer le succès, prendre des décisions, suivre les problèmes et résoudre les conflits
• Disposer de canaux de communication clairs

Développer une vision et des stratégies

L’objectif de cette étape est de créer une vision sensée pour orienter l’initiative et de développer des stratégies efficaces pour aider l’équipe à la réaliser. Il aide à créer une image de ce à quoi ressemble l’avenir de l’organisation une fois le changement mis en œuvre.

La bonne vision permet de réussir le changement en inspirant et en guidant les actions et les décisions de l’équipe. Il doit également définir des objectifs clairs et réalistes pour permettre de mesurer facilement le succès et susciter l’intérêt des parties prenantes de l’entreprise.

Définir une vision claire et attrayante,

• L’aligner sur les valeurs centrales de l’organisation et de l’initiative de changement
• Accepter les idées des employés lors de l’élaboration de la vision
• Assurez-vous qu’il peut être communiqué facilement et qu’il est facile à comprendre par tous
• Incorporez des données telles que des prévisions, des données d’études de marché, des tendances commerciales, etc.
• Veillez à ce qu’il soit suffisamment simple pour être expliqué en cinq minutes ou moins

Communiquer la vision du changement

Dans cette étape, l’accent est mis sur la communication efficace de la vision et des stratégies de manière à encourager le reste de l’organisation à accepter et à soutenir l’initiative de changement.

L’objectif est de gagner le cœur et l’esprit des employés, de les amener à faire des sacrifices pour soutenir le changement, de leur faire croire que le changement est possible et que les avantages qui en découlent sont bénéfiques pour l’organisation et pour eux-mêmes.

Pour le faire efficacement,

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• Communiquez la vision et les stratégies aussi fréquemment que possible en les intégrant dans la prise de décision, la résolution des problèmes et les actions quotidiennes
• Joignez le geste à la parole. Il est important que les cadres supérieurs adoptent le comportement idéal qu’ils attendent du reste des employés
• Encouragez le retour d’information des employés et répondez ouvertement et honnêtement à leurs anxiétés, problèmes, colères et préoccupations
• Utilisez des mots simples pour communiquer le message afin d’éviter la confusion et le doute
• Utilisez tous les canaux de communication de l’organisation pour faire passer le message. Il peut s’agir de plateformes allant des courriels et des bulletins d’information à l’intranet de l’entreprise

Supprimer les obstacles à l’action

Lors de la mise en œuvre d’un changement à l’échelle de l’organisation, les obstacles peuvent être fréquents. Les obstacles peuvent prendre la forme de processus insuffisants, d’une résistance au changement de la part des employés eux-mêmes, de cadres déresponsabilisés, de politiques organisationnelles et de leur structure, etc.

Au cours de cette étape, la coalition d’orientation et la direction générale doivent s’attacher à éliminer les obstacles qui empêchent l’organisation de concrétiser sa vision du changement.

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• Comprendre clairement les obstacles au sein de l’organisation qui bloquent la mise en œuvre du changement. La coalition d’orientation, composée d’employés ayant des compétences différentes, peut aider à cette étape. Et une communication ouverte avec les employés et les parties prenantes peut également aider à identifier les obstacles.
• Assurez-vous que les processus organisationnels, les structures, les politiques, les systèmes de récompense, etc. sont alignés sur la nouvelle vision du changement.
• Reconnaître et récompenser les employés qui travaillent activement à la mise en œuvre du changement
• Donnez aux employés les moyens de faire de leur mieux et de relever les défis avec succès en leur offrant la formation, l’encadrement et le tutorat nécessaires.

Réaliser des gains à court terme

La réalisation d’une véritable transformation complète peut prendre du temps. Le fait de rester si longtemps sans aucune victoire à célébrer peut décourager les employés. Pour maintenir l’élan et encourager les employés à continuer à soutenir l’initiative, il est important de fixer des objectifs à court terme à atteindre et à célébrer dès le début du processus de changement.

Une victoire à court terme est une victoire qui peut être mise en œuvre dans un court laps de temps. Ce gain rapide doit être visible dans toute l’organisation, sans ambiguïté, et lié à l’initiative de changement.

• Identifiez les gains réalisables à court terme ; par exemple, il peut s’agir d’efforts permettant de réduire les coûts, d’améliorer les processus, d’augmenter les bénéfices, etc. Il est important d’examiner attentivement les avantages et les inconvénients de l’objectif que vous choisissez, car le fait d’échouer à un objectif précoce peut décourager l’équipe.
• Décomposez le projet de changement en petites parties avec des objectifs à court terme
• Reconnaissez et récompensez ceux qui sont responsables de ces gains rapides pour encourager les autres employés à faire de même

Tirer parti du changement

Cette étape consiste à soutenir la mise en œuvre du changement en s’assurant que les équipes travaillent avec persévérance à la réalisation de la vision du changement tout en mesurant les progrès accomplis. Il est important de veiller à ce que l’équipe ne crie pas victoire prématurément après quelques victoires rapides.

Pour poursuivre la dynamique du changement,

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• Après chaque victoire, identifiez ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné afin de déterminer ce qui doit être amélioré
• Consolider les gains obtenus grâce aux succès rapides et continuer à travailler à la mise en œuvre de changements plus importants dans toute l’organisation
• Identifier et supprimer les processus inutiles et les interdépendances
• Continuer à communiquer la vision et à offrir des avantages

Faire en sorte que le changement tienne la route

Au cours de cette étape, les responsables du changement s’efforcent de créer une nouvelle culture dans laquelle le changement peut s’imposer. Il s’agit notamment de modifier les normes et valeurs organisationnelles, les processus, les systèmes de récompense et d’autres éléments d’infrastructure pour s’assurer que tout s’aligne sur la nouvelle orientation.

Pour réussir à mettre en œuvre le changement,

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• Discutez de l’importance des nouveaux changements en soulignant les avantages qu’ils apportent
• Identifiez et intégrez les normes et les valeurs qui renforcent le changement
• Incorporez ces nouvelles normes et valeurs lors de la sélection et du recrutement de nouveaux talents, de la promotion des employés, etc.
• Créez de nouveaux programmes de formation et de développement pour aider les employés à développer des aptitudes et des compétences adaptées aux nouveaux changements
• Améliorez ou éliminez les processus organisationnels qui ne s’alignent pas sur la nouvelle culture. De même, éliminez les personnes qui entravent le progrès.

Prêt à mettre en œuvre le changement ?

La mise en œuvre d’un changement à l’échelle d’une organisation n’est ni rapide ni facile. Cela demande de la patience, de la préparation et de la persévérance. Le modèle de changement en 8 étapes de Kotter constitue un bon cadre pour vous aider à rester sur la bonne voie pendant ce long voyage. En suivant ces 8 étapes, vous pouvez assurer la réussite de la mise en œuvre du changement au sein de votre organisation.

Avez-vous quelque chose à ajouter ? Faites-nous part de vos commentaires dans la section ci-dessous. 

Si vous faites partie d’une équipe RH, vous avez sûrement essayé mille et une façons de résoudre les défis et les problèmes RH courants.

Mais il y a toujours un rebondissement.

Alors, les résoudre visuellement pourrait être plus facile.

Voici donc des techniques visuelles simples que vous pouvez utiliser pour relever efficacement les défis courants de la gestion des ressources humaines.

Recrutement

Que ce soit pour compléter le personnel existant ou pour remplacer ceux qui ont quitté l’entreprise, le recrutement des meilleurs talents peut entraîner plusieurs défis en matière de RH. Voici quelques techniques visuelles pour vous aider à les gérer efficacement.

Utiliser les cartes de processus pour améliorer le processus

Votre processus d’embauche prend-il trop de temps, d’argent et de ressources ? Mais ne produisent aucun résultat ? Peut-être qu’il a besoin d’être réorganisé.

Une cartographie complète de l’ensemble du processus peut vous indiquer exactement où vous devez apporter des améliorations.

Conseil : Veillez à ce que l’organigramme du processus de recrutement soit accessible à toutes les personnes concernées, afin qu’elles ne se perdent pas dans les étapes dont elles sont responsables.

Utiliser l’analyse SWOT pour choisir les bonnes personnes

Faites une analyse SWOT de chacun des candidats présélectionnés. Identifiez les forces et les faiblesses qu’ils possèdent, ainsi que les opportunités et les menaces qu’ils représenteraient si vous les embauchiez définitivement. Faites correspondre les données de l’analyse SWOT à vos critères de sélection pour choisir la personne idéale pour le poste.

Voici un modèle d’analyse SWOT gratuit et modifiable pour vous aider à démarrer.

Utiliser l’analyse SWOT pour choisir les bonnes personnes

Faites une analyse SWOT de chacun des candidats présélectionnés. Identifiez les forces et les faiblesses qu’ils possèdent, ainsi que les opportunités et les menaces qu’ils représenteraient si vous les embauchiez définitivement. Faites correspondre les données de l’analyse SWOT à vos critères de sélection pour choisir la personne idéale pour le poste.

Voici un modèle d’analyse SWOT gratuit et modifiable pour vous aider à démarrer.

Embarquement et accueil des nouveaux employés

L’augmentation de l’engagement et de la rétention des nouveaux employés dépend de la réussite de votre processus d’accueil. Voici ce que vous pouvez faire pour améliorer cet aspect visuel.

Utilisez des organigrammes pour améliorer le processus d’accueil

• Le processus d’accueil des employés inclut la plupart des services de l’entreprise, du département des ressources humaines à l’équipe chargée de l’aménagement du mobilier. Vous pouvez utiliser un organigramme pour clarifier les étapes réalisées par chaque équipe. Cela permettra d’éviter les confusions et les retards.

Conseil : Joignez-le à l’e-mail de bienvenue du nouveau venu et il peut servir de programme de premier jour de travail qui l’aidera à se préparer.

• Vous pouvez également concevoir un organigramme du processus d’orientation distinct , qui met en évidence tous les événements clés auxquels le nouvel employé participera le premier jour ou la première semaine. Ajoutez des couloirs de natation pour marquer les dates et les heures afin de créer également une ligne de temps.

Utiliser des organigrammes pour clarifier les rôles et les responsabilités

Remettez à vos nouvelles recrues un organigramme complet de l’entreprise ou de leur département. Cela leur permettra de se faire une idée de leur rôle au sein de l’entreprise et les aidera à s’adapter rapidement. Vous pouvez également mettre en évidence les responsabilités sur les tableaux. Et une disposition hiérarchique mettra en évidence la structure hiérarchique.

Voici une liste des types d’organigrammes que vous pouvez utiliser.

Formation/ Développement des talents/ Evaluation des compétences

Pour tirer le meilleur parti de votre personnel, vous devez former et développer leurs compétences. Voici comment procéder à l’aide de techniques visuelles.

Utiliser des organigrammes pour normaliser les processus de formation et élaborer des stratégies

• Après avoir mesuré la capacité actuelle du vivier de talents de votre entreprise, vous pouvez utiliser un organigramme pour créer une stratégie de développement des talents. Utilisez des couloirs de nage pour séparer les différentes étapes, telles que la recherche de candidats, la sélection, le recrutement et la formation.

• Au cours de la période de formation, un nouvel embauché passe par de nombreux programmes de formation, de la formation d’initiation à la formation aux alarmes incendie. Il peut devenir difficile de suivre les étapes de tous ces programmes. Utilisez des organigrammes pour créer des enregistrements officiels. N’oubliez pas de les partager avec tout le monde.

Utiliser les organigrammes pour créer un inventaire des compétences

Un organigramme, contenant des détails tels que le rôle du poste, les responsabilités, les années d’expérience et l’expertise des employés , peut servir d’inventaire des compétences. Cela peut s’avérer utile lorsque vous planifiez une stratégie de développement des talents et que vous avez besoin de savoir quels départements doivent être développés.

Voici un modèle d’organigramme que vous pouvez modifier et compléter avec les détails de votre propre organisation

Utiliser l’analyse SWOT pour évaluer les compétences

Tout comme l’analyse SWOT vous a aidé à choisir la bonne personne pour le poste, vous pouvez l’utiliser à nouveau pour évaluer les compétences de votre personnel actuel. Vous pouvez même demander à votre équipe d’effectuer une analyse SWOT personnelle d’elle-même.

Affectation des ressources

Un projet nécessite de nombreuses ressources, des personnes aux équipements et au matériel.

C’est beaucoup de ressources à allouer.

Lorsqu’il s’agit de répartir les bonnes personnes, vous pouvez faciliter les choses en utilisant un organigramme.

Utiliser les organigrammes pour identifier les bonnes personnes

Lorsque vous planifiez des projets, vous devez allouer des ressources. Un organigramme complet peut vous indiquer qui, dans l’équipe ou le service, est apte à occuper le poste et sur quels projets il/elle travaille actuellement

Conseil : Maintenez un organigramme qui est toujours mis à jour et auquel tous les employés peuvent facilement accéder. Ils peuvent ainsi marquer eux-mêmes leur disponibilité sur le tableau.

Résolution de problèmes

Un bon professionnel des RH doit être capable de résoudre les problèmes. Voici une astuce visuelle que vous pouvez utiliser pour résoudre facilement les problèmes.

Utilisez les diagrammes en arête de poisson pour identifier les causes profondes

Les diagrammes en arête de poisson sont un excellent moyen d’ identifier les causes profondes d’un problème donné. Supposons que vous ayez besoin de savoir pourquoi les niveaux de productivité des employés chutent ; vous pouvez réunir une équipe et utiliser un diagramme en arête de poisson pour capturer les points évoqués lors de la session de brainstorming.

Analysez le diagramme en arête de poisson en profondeur, et vous trouverez facilement la cause profonde de votre problème.

Voici un modèle gratuit de diagramme en arête de poisson pour commencer tout de suite.

Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne

Planification des ressources humaines

Qu’il s’agisse de recrutement, d’intégration ou de formation, la planification des ressources humaines peut s’avérer difficile.

Mais pas si vous..

Utilisez les cartes mentales pour planifier votre travail

Les cartes mentales sont un excellent outil de planification. Utilisez les cartes mentales pour favoriser la libre circulation des idées lors d’une séance de brainstorming et pour structurer visuellement les informations de manière à obtenir un aperçu rapide de ce que vous planifiez.

Quelles méthodes utilisez-vous pour résoudre les problèmes courants en matière de RH ?

L’équipe des RH est confrontée chaque jour à toutes sortes de défis en matière de RH, et la clé pour les résoudre efficacement est la même dans la plupart des cas : une bonne organisation et un accès facile aux données pertinentes.

Les techniques de visualisation dont nous avons parlé plus haut peuvent vous aider à faire ces deux choses, efficacement. Utilisez-les pour rationaliser les tâches courantes et améliorer l’efficacité de votre département RH.

Et n’oubliez pas de nous faire part des autres défis RH auxquels vous avez été confrontés et de la manière dont vous les avez résolus.

L’objectif de toute organisation est d’atteindre efficacement son niveau de performance maximal. Si vous disposez des outils et des techniques nécessaires pour identifier les problèmes de performance; isoler les causes profondes; améliorer les performances organisationnelles et fournir les interventions appropriées en matière de performance des employés, cela peut être fait de manière rentable.

C’est ce que nous visons dans cet article en essayant de vous présenter plusieurs techniques visuelles. Chacune de ces techniques peuvent être utilisées pour améliorer la performance organisationnelle.

Outils de résolution de problèmes

Résoudre des problèmes dans un environnement d’entreprise prend plus de temps que dans toute autre situation.En effet, de la découverte du problème à la mise en œuvre de la solution et au suivi des résultats, vous pouvez avoir besoin d’une approche systématique. Les techniques visuelles suivantes vous aideront à simplifier ce processus d’enroulement.

Diagrammes d’interrelations

Qu’est-ce que c’est ?

Un diagramme d’interrelations est un outil qui permet d’améliorer les performances organisationnelles. En effet, il sert à visualiser les relations de cause à effet qui existent au sein d’un ensemble de questions. Alors, si vous essayez de déterminer la relation de cause à effet derrière un problème, cet outil peut vous aider.

Comment s’y prendre ?

Étape 1 : La première étape consiste à identifier le problème qui ralentit la progression de votre organisation, de vos processus, etc. Cependant, le problème doit figurer en haut du diagramme ; pour le mettre en évidence. Ainsi, vous pouvez l’afficher dans une couleur différente ou dans une taille plus grande.

Étape 2 : Faites un brainstorming sur les raisons qui, selon vous, pourraient être à l’origine du problème que vous avez identifié précédemment.

Étape 3 : Analysez les causes que vous avez identifiées et déterminez la relation de cause à effet entre elles. Ensuite, reliez les causes et les effets à l’aide de flèches. Si l’influence de la cause sur l’effet est plus forte, mettez-la en évidence en rendant la flèche plus foncée. Par contre, si la relation est plus faible, vous pouvez la représenter par une ligne en pointillés.

Étape 4 : Il s’agit ensuite d’analyser quelles sont les causes profondes. Si plusieurs flèches pointent vers une cause particulière, vous pouvez considérer qu’il s’agit de la raison principale de votre problème. Néanmoins, si de nombreuses flèches pointent vers un élément, il s’agit d’un résultat clé. En conséquence, une fois que vous connaissez ces détails, il vous sera beaucoup plus facile de trouver une solution.

Analyse des causes profondes

Qu’est-ce que c’est ?

L’analyse des causes profondes est un autre outil utilisé pour identifier la cause profonde d’un problème. Puisse qu’en identifiant la cause du problème vous pouvez facilement améliorer les performances organisationnelles de votre entreprise. Car, il vous aide à aller au fond des choses et à trouver des solutions permanentes.

Comment s’y prendre ?

Il existe un certain nombre d’outils disponibles pour effectuer une analyse des causes profondes, à savoir :

Les 5 Pourquoi ?

L’analyse des 5 pourquoi est assez facile à faire. Une fois que vous avez défini votre problème, demandez à votre équipe pourquoi cela se produit. Ensuite, faites-leur donner des raisons. Demandez pourquoi quatre fois de plus en creusant et en analysant la cause. Toutefois, vous pouvez utiliser un modèle de diagramme des 5 pourquoi, comme celui ci-dessous, pour enregistrer les informations à des fins de référence rapide.

Diagramme en arête de poisson (diagramme Ishikawa/ diagramme des causes et des effets)

Consultez notre Guide ultime des diagrammes en arête de poisson pour apprendre tout ce que vous devez savoir sur ce type de diagramme. Une fois que vous êtes prêt, vous pouvez utiliser un modèle de diagramme en arête de poisson comme celui ci-dessous pour effectuer votre analyse des causes profondes. Car cela peut vous aider à améliorer les performances organisationnelles.

Diagrammes d’affinité

Qu’est-ce que c’est ?

Un diagramme d’affinité est une technique de brainstorming utilisée pour organiser un grand nombre d’informations/données en regroupant des idées similaires ou connexes sous un même thème. En fait, c’est un excellent moyen d’explorer un problème en collaboration avec une équipe.

Comment s’y prendre ?

Étape 1 : Définissez le problème auquel vous devez trouver une solution. Si l’énoncé du problème est clair (par exemple, comment pouvons-nous accélérer nos projets), il sera plus facile pour votre équipe de proposer des idées.

Étape 2 : Amenez votre équipe à réfléchir et à proposer des idées pour résoudre le problème. De cette façon, ils peuvent présenter leurs propres idées ou discuter entre eux et présenter des idées en tant que groupe.

Étape 3 : Classez ou regroupez vos idées pour faciliter l’analyse. Vous pouvez utiliser un diagramme d’interrelations, un diagramme en arête de poisson ou l’analyse des 5 pourquoi pour trouver les causes profondes du problème que vous analysez ici.

Outils d’amélioration des processus

Lorsqu’il s’agit de réduire les coûts, d’améliorer le service, d’accroître la productivité et d’améliorer la qualité, l’amélioration des processus est la clé. Les outils visuels suivants, que nous allons examiner, vous aideront dans vos projets qui vous permettront d’améliorer les performances organisationnelles.

Diagrammes de la tortue

Qu’est-ce que c’est ?

Le diagramme en tortue est un outil de qualité qui permet de visualiser les éléments d’un processus. Parlant de ces éléments nous pouvons citer : 

• les personnes impliquées, 
• les entrées, 
• les sorties, 
• les ressources, etc. 

En effet, il permet de comprendre le processus du point de vue de la direction et de la main-d’œuvre.

Comment s’y prendre ?

Voici comment remplir chaque case du diagramme de la tortue :

Entrée – Ici vous devez mentionner  toutes les entrées ou ressources tels que les documents, les informations, le matériel dont vous aurez besoin pour réaliser le processus.

Résultats – Quels sont les résultats finaux de votre processus ? Cela peut inclure le produit final, les documents et les enregistrements.

Qui est impliqué – Dans cette section, vous devez mentionner les propriétaires du processus, ainsi que les ressources humaines nécessaires pour mener à bien le processus.

Avec quoi – Il s’agit ici d’énumérer les ressources non humaines nécessaires à la réalisation du processus

Processus / Comment est-ce fait ? – C’est ici que vous ajoutez des références à des documents qui indiquent aux gens comment effectuer chaque étape.

Mesures – Mentionnez les indicateurs de performance qui vous aideront à déterminer si le processus est un succès ou un échec.

Pour une liste complète des techniques d’amélioration des processus couvrant les outils Lean et Six Sigma, consultez notreGuide facile des méthodologies d’amélioration des processus

Outils de planification stratégique

La planification stratégique est votre meilleur atout pour obtenir un avantage concurrentiel et de meilleures performances organisationnelles. Les outils de planification stratégique suivants adoptent une approche visuelle. En outre, ils aident à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies de manière efficace.

Scénario de planification

Qu’est-ce que c’est ?

Le  scénario de planification est un outil que vous pouvez utiliser pour formuler des hypothèses sur l’avenir et sur la manière dont votre environnement organisationnel va évoluer en conséquence. Ceci vous permettra d’améliorer les performances organisationnelles.  Fondamentalement, avec la planification de scénarios, vous pouvez imaginer différentes réalités auxquelles votre entreprise peut être confrontée à l’avenir. Alors,cela vous aidera à trouver des réponses pour affronter avec succès chaque réalité alternative.

Comment s’y prendre ?

Pour un guide détaillé sur la façon de réaliser un exercice de planification de scénario, consultez cet article.

Étape 1 : Identifiez les forces motrices de votre entreprise, telles que l’évolution de l’économie, de la technologie, etc. Cependant, soyez attentif aux changements internes qui peuvent avoir un impact sur votre entreprise. Surtout, prenez en considération tous les facteurs, y compris ceux qui, selon vous, pourraient affecter la croissance de votre entreprise, et dressez-en la liste.

Étape 2 :Quelles sont les incertitudes qui ont le plus d’impact sur votre entreprise ? Dans ce cas, choisissez deux incertitudes qui, selon vous, auront l’impact le plus grave sur votre entreprise.

Étape 3 : Formez une matrice avec les 2 incertitudes comme axe et les moteurs de l’entreprise. Grâce à cette matrice, vous pouvez élaborer quatre scénarios plausibles qui vous aideront à prendre des décisions concernant l’avenir de votre entreprise.

Étape 4 : Enfin, vous et votre équipe pouvez discuter de la manière dont vous devez réagir à chacun de ces scénarios.

Analyse SOAR

Qu’est-ce que c’est ?

SOAR est l’abréviation de Strengths, Opportunities, Aspirations, and Results (forces, opportunités, aspirations et résultats). Il s’agit d’un cadre de planification stratégique qui aide une organisation à se concentrer sur ce qu’elle fait bien; sur ce qui doit être amélioré et sur ce qui intéresse le plus les parties prenantes.

Comment s’y prendre

Étape 1 : Lorsque vous choisissez les membres de votre équipe pour la session de brainstorming, assurez-vous qu’ils viennent de différents départements. De plus, vérifier s’ils ont des compétences et des expériences différentes, afin que vous puissiez prendre en compte un éventail de perspectives.

Étape 2 : Créez un questionnaire ou un guide auquel vous pourrez vous référer pour interroger les participants pendant la session.

Étape 3 : Avec l’équipe, essayez de déterminer les conditions positives qui ont contribué au succès de votre entreprise dans le passé. De plus, identifier les aspirations et les résultats souhaités pour un avenir réussi.

Étape 4 : Identifiez les domaines d’opportunité et rédigez des déclarations d’objectifs pour chacun d’entre eux. En outre, déterminez les mesures qui permettront de suivre le succès de l’organisation.

Analyse PESTLE

Qu’est-ce que c’est ?

L’analyse PESTLE permet d’identifier et d’analyser les facteurs externes clés ou les forces macro qui affectent une organisation. En effet, au cours d’une analyse PESTLE, vous devez examiner et identifier les changements dans chacun des domaines suivants :

Facteurs politiques

L’impact du gouvernement ou des politiques gouvernementales sur votre entreprise ou votre industrie.

Facteurs économiques

Comment l’économie et ses performances peuvent-elles avoir un impact sur votre organisation ou votre secteur ? Les détails que vous devrez peut-être examiner sont les taux d’emploi, le coût des matières premières, les taux d’intérêt, etc.

Facteurs sociaux

L’examen des facteurs sociaux vous permet de mieux comprendre les besoins et les désirs de vos clients. Par exemple, les changements d’attitude, les changements culturels, les niveaux d’éducation, etc.

Facteurs juridiques

Vous devez être conscient des territoires légaux dans lesquels vous opérez. Et gardez un œil sur tout changement de législation et sur l’impact qu’il pourrait avoir sur les activités de votre entreprise.

Facteurs juridiques

Vous devez être conscient des territoires légaux dans lesquels vous opérez. Et gardez un œil sur tout changement de législation et sur l’impact qu’il pourrait avoir sur les activités de votre entreprise.

Facteurs environnementaux

Dans cette section, vous devez énumérer comment les changements dans l’environnement tels que le changement climatique, la pollution, etc… pourraient affecter la croissance de votre entreprise.

Pour d’autres outils de planification stratégique du marketing, consultez notreListe ultime des outils de planification de la stratégie marketing.

Outils d’amélioration de la performance des employés

Une organisation ne peut aller de l’avant que si elle s’appuie sur une équipe solide d’employés performants. Alors, voici quelques outils que vous pouvez utiliser pour développer votre équipe et encadrer vos employés afin de les aider à améliorer leur productivité et leurs performances.

Modèle à 9 cases

Qu’est-ce que c’est ?

Le modèle à 9 cases est un excellent outil pour la planification et le développement de la relève. En effet, c’est un outil qui vous permet d’améliorer les performances organisationnelles de votre entreprise. L’idée derrière la matrice est qu’en déterminant comment tous les employés s’intègrent dans la grille, l’entreprise peut comprendre la place de chaque employé et comment il doit être positionné lors des changements organisationnels qui auront lieu à l’avenir.

L’axe X de la grille suit les performances globales actuelles et l’axe Y illustre le potentiel des employés.

Comment l’utiliser

Étape 1 : Commencez par définir les critères et la norme pour chaque boîte. Si vous les avez clarifiés, il est plus facile de catégoriser chaque employé.

Étape 2 : Placez chaque employé dans sa boîte respective. Alors, pour vous aider dans cet exercice, munissez-vous des profils de vos employés.

Étape 3 : Réunissez-vous et planifiez la progression de votre employé à intervalles réguliers. Cela vous aidera à voir comment ils ont évolué et quelles actions vous devez entreprendre pour développer davantage votre équipe.

Modèle GROW

Qu’est-ce que c’est ?

Le Modèle GROW est un outil utile pour structurer les sessions de coaching ou de mentorat de vos employés. En effet, il aide une personne à clarifier ce qu’elle veut atteindre et comment elle va le faire.

Comment l’utiliser

Étape 1 : (Objectif) La première étape consiste à définir l’objectif que vous souhaitez atteindre à la fin de la séance de coaching. Les objectifs peuvent être des cibles, des résultats de performance, etc. Mais, lorsque vous fixez des objectifs, il est important d’adhérer aux critères SMART.

Étape 2 : (Réalité) L’étape suivante consiste à analyser et à se faire une idée de l’état actuel du stagiaire. Ainsi, le coach peut aider son client à faire une auto-évaluation avec une analyse SWOT personnelle, et à identifier ses forces, ses faiblesses ainsi que les menaces et les opportunités. A la fin de cette étape, les obstacles doivent être listés.

Étape 3 : (Options) Quelles sont les solutions disponibles pour surmonter les obstacles que vous avez identifiés précédemment ? Réfléchissez à toutes les possibilités avec le stagiaire.

Étape 4 : (Will) Dans cette étape, l’une des solutions est sélectionnée et un plan d’action est défini. La responsabilité du coach est désormais de motiver son client à suivre le plan jusqu’à ce que l’objectif soit atteint.

Quelles techniques utilisez-vous pour améliorer les performances organisationnelles ?

Dans ce guide, nous avons adopté une approche différente – une approche visuelle – pour améliorer les performances organisationnelles. Nous espérons qu’elle vous aidera à accroître l’efficacité de votre organisation et la productivité de vos employés.

N’oubliez pas de le partager avec vos collègues et faites-nous part de vos impressions sur ce guide dans la section des commentaires ci-dessous.

Dans certains de nos articles précédents, nous avons discuté de ce qui est la modélisation des processus d’affaires et des techniques de modélisation des processus. 

Dans ce dernier article de la série, nous allons parler de l’importance de la modélisation des processus métier.

(1) Aligner les opérations sur la nouvelle stratégie commerciale

La mise en œuvre ou la modification d’une stratégie d’entreprise nécessite généralement des changements au niveau des opérations et des personnes qui effectuent le travail. Et par nature, les gens résistent au changement. Ainsi, les processus, les règles et le personnel impliqués dans l’ancienne stratégie peuvent avoir un impact sur la nouvelle stratégie. 

La modélisation des processus métier facilite cette tâche en :

• aidant les responsables et les cadres à maintenir la cohérence des processus tout en gardant un œil sur la stratégie globale de l’organisation.
• s’assurant que les tâches et activités opérationnelles réalisées par les membres de l’équipe aident réellement l’organisation à mettre en œuvre sa stratégie. Si les processus et les stratégies ne sont pas alignés, cela conduit généralement à un échec de l’exécution. Car même si les tâches opérationnelles sont effectuées correctement, les objectifs organisationnels globaux ne sont pas atteints.
• Mettant en œuvre la réingénierie des processus d’entreprise (BPR) en comprenant les processus existants et en les modifiant pour améliorer les performances. L’analyse des processus d’entreprise permet d’identifier les goulets d’étranglement et les inefficacités des processus et donc de les améliorer.
• Favorisant l’agilité des processus, c’est-à-dire la capacité de modifier et de communiquer rapidement les processus pour tirer parti des nouvelles possibilités commerciales ou relever les défis commerciaux.

(2) Améliorer la communication sur les processus

Les entreprises et les équipes qui réussissent se distinguent notamment par le fait qu’elles ont une idée très claire de ce qu’elles sont censées faire, de la manière dont elles sont censées le faire et du rôle exact de chaque membre de l’équipe. Une communication claire des processus opérationnels est essentielle pour faciliter le bon fonctionnement d’une équipe. La modélisation des processus métier permet de documenter et de communiquer les processus métier des organisations. En termes simple, voici ce qu’il faut retenir :

• La modélisation des processus offre un langage unifié et une méthodologie commune pour communiquer les processus et les informations sur les processus et les règles de décision.
• Il est idéal pour la formation de nouveaux collaborateurs et le transfert rapide de connaissances, car grâce à un processus soigneusement documenté, tout nouveau membre de l’équipe peut être très rapidement formé à ce qu’il doit faire dans toute situation à laquelle il peut être confronté.
• Minimise le danger potentiel de la perte de personnel entraînant la perte de la connaissance des processus d’affaires.
• Il aide les chefs d’entreprise à communiquer leurs idées rapidement et clairement.
• Lance l’initiative de documentation des processus organisationnels.
• Transforme l’expérience de l’équipe en processus documentés.

(3) Augmenter le contrôle et la cohérence

Les organisations et les entreprises qui réussissent sont celles qui veillent à ce que leurs processus et règles de fonctionnement soient bien conçus et appliqués de la même manière à chaque fois. Ce contrôle et cette cohérence des processus sont la clé du succès de toute organisation sérieuse. La modélisation des processus métier rend cela possible en aidant à :

• Formaliser les processus existants qui peuvent ne pas être bien documentés ou qui ont évolué au fil du temps en “connaissances informelles”.
• Exécuter un processus de manière cohérente, car au lieu de compter sur les gens pour se souvenir de faire ce qu’il faut, le processus documenté peut être remis aux utilisateurs.
• Prendre de meilleures décisions en éliminant les approximations, car les utilisateurs ont sous les yeux les règles de gestion documentées.
• Traiter les exceptions plus rapidement et de manière plus efficace.
• Assurer la conformité réglementaire en veillant à ce que les processus documentés respectent les directives de l’entreprise et les réglementations légales.
• Mettre des hommes d’affaires aux commandes.
• Soutenir les initiatives de conformité telles que Six Sigma, ISO 9000.

(4) Améliorer l’efficacité opérationnelle

Dans l’environnement commercial actuel, chaque entreprise et chaque responsable veut s’assurer qu’il obtient les meilleurs résultats possibles avec les ressources dont il dispose. Il n’y a pas de place pour les inefficacités et les gaspillages.

En effet, les étapes de simulation et d’analyse des processus de la modélisation des processus d’entreprise sont des outils essentiels pour les gestionnaires et les analystes afin de s’assurer que leurs processus sont optimisés et fonctionnent correctement.

La simulation de processus permet d’analyser et de comprendre les flux de processus et aide les gestionnaires à savoir s’il est possible d’optimiser et d’améliorer l’efficacité. En dehors de cela, voici ce qu’elle permet :

• Elle permet de repérer les améliorations nécessaires et de réduire la durée du cycle du processus.
• Augmente la productivité des ressources et du personnel existants et permet ainsi à l’équipe de faire plus avec moins de ressource.
• Elle facilite l’expérimentation sans risque et encourage l’échange d’idées d’amélioration des processus.
• La simulation de processus permet de modéliser la conception des processus avant de les mettre en œuvre, ce qui permet de minimiser les perturbations.
• Elle encourage un état d’esprit d’optimisation continue des processus critiques pour améliorer progressivement l’efficacité opérationnelle.
• L’analyse des processus permet une meilleure utilisation des ressources.

(5) Obtenir un avantage concurrentiel

Tous les avantages mentionnés ci-dessus conduisent à un avantage concurrentiel significatif pour une organisation qui a investi du temps et des efforts pour documenter, simuler et améliorer ses processus d’affaires. Les études menées sur de nombreuses entreprises ayant connu un succès fulgurant ont souvent montré qu’elles n’ont pas réussi uniquement grâce à de meilleures idées ou à de meilleurs modèles commerciaux. Mais aussi parce qu’ils ont constamment affiné et amélioré leurs processus grâce à la modélisation des processus d’entreprise. 

En effet, une légère amélioration d’une activité ici et d’une autre là conduit à un meilleur processus global. Et ces petits raffinements aident les organisations à fonctionner efficacement et à prendre l’avantage sur leurs concurrents. Les points ci-dessus soulignent l’importance de la modélisation des processus métier pour une organisation. 

Nous voila a la fin de la série d’articles que nous avons partagés sur la modélisation des processus d’affaires. Nous espérons sincèrement qu’elle contribuera à améliorer vos connaissances sur le BPM et que vous mettrez en pratique les connaissances acquises. De plus, nous disposons des modèles de modélisation des processus conçus par des professionnels qui vous permettront de démarrer rapidement. 

Cliquez ici pour commencer à créer n’importe quel diagramme BPMN complexe. Comme d’habitude, si vous avez des questions, n’hésitez pas à les poser dans la section des commentaires.

Dans l’un de nos articles précédents, nous avons discuté des meilleures pratiques en matière d’organigrammes. Voyons maintenant les types d’organigrammes qui peuvent être utilisés dans différents scénarios. Et vous n’avez pas à vous soucier de les créer aussi. Puisque, notre logiciel d’organigramme prend en charge tous les types mentionnés ci-dessous.

Types de structures organisationnelles

1) Structure hiérarchique

Le modèle hiérarchique est le type d’organigramme le plus populaire. En effet, il existe quelques modèles qui sont dérivés de ce modèle. Car, dans une structure organisationnelle hiérarchique, les employés sont regroupés et chaque employé a un superviseur précis. Par ailleurs, le regroupement se fait sur la base de quelques facteurs, d’où les nombreux modèles qui en découlent. Voici quelques-uns de ces facteurs:

• Fonction – les employés sont regroupés en fonction de la fonction qu’ils assurent. L’image ci-dessous montre un organigramme fonctionnel avec des groupes financiers, techniques, RH et administratifs.
• Géographie – les employés sont regroupés en fonction de leur région. Par exemple, aux États-Unis, les employés peuvent être regroupés en fonction de l’État. Cependant, s’il s’agit d’une entreprise internationale, le regroupement peut se faire par pays.
• Produit – Si une entreprise fabrique plusieurs produits ou offre différents services, elle peut être regroupée en fonction du produit ou du service.

Ces facteurs sont parmi les plus courants, mais il en existe bien d’autres. Alors, vous pouvez trouver des pour la plupart de ces types dans notre communauté de création de diagrammes.

C’est le mode d’organisation dominant dans les grandes organisations. Par exemple, les entreprises, les gouvernements et les religions organisées sont des organisations hiérarchisées avec différents niveaux de gestion, de pouvoir ou d’autorité

2) Structure matricielle

Dans une structure organisationnelle matricielle, les rapports hiérarchiques sont établis sous la forme d’une grille ou d’une matrice, plutôt que selon la hiérarchie traditionnelle. Il s’agit d’un type de gestion organisationnelle dans lequel des personnes ayant des compétences similaires sont mises en commun pour des affectations de travail. Ce qui fait qu’il y a plus d’un gestionnaire à qui rendre des comptes (parfois appelés rapports en ligne continue et en ligne pointillée, en référence aux organigrammes traditionnels des entreprises). 

Par exemple, tous les ingénieurs peuvent se trouver dans un département d’ingénierie et rendre compte à un responsable de l’ingénierie. Mais, ces mêmes ingénieurs peuvent être affectés à différents projets et peuvent également rendre compte à ces chefs de projet. Par conséquent, certains ingénieurs peuvent être amenés à travailler avec plusieurs responsables dans le cadre de leur fonction.

3) Structure horizontale/plate

Il s’agit d’un type d’organigramme principalement adopté par les petites entreprises et les startups dans leur phase initiale. Cependant, il est presque impossible d’utiliser ce modèle pour les grandes entreprises qui comptent de nombreux projets et employés. L’élément le plus important de cette structure est l’élimination de nombreux niveaux d’encadrement intermédiaire. Cela permet aux employés de prendre des décisions rapidement et de manière indépendante. 

Ainsi, une main-d’œuvre bien formée peut être plus productive en s’impliquant directement dans le processus décisionnel. Cela fonctionne bien pour les petites entreprises. Car, le travail et les efforts dans une petite entreprise sont relativement transparents. Cela ne signifie pas que les employés n’ont pas de supérieurs et de personnes à qui rendre des comptes. Juste que le pouvoir de décision est partagé et que les employés sont tenus responsables de leurs décisions.

En résumé, pour choisir un organigramme adapté, il est important de comprendre la structure organisationnelle actuelle de votre entreprise.

4) Structure du réseau

La structure organisationnelle en réseau permet de visualiser les relations internes et externes entre les managers et la direction générale. En effet, elles sont non seulement moins hiérarchisées, mais aussi plus décentralisées et plus flexibles que les autres structures. L’idée derrière la structure du réseau est basée sur les réseaux sociaux. De plus, sa structure repose sur une communication ouverte et des partenaires fiables, tant internes qu’externes. 

La structure en réseau est considérée comme plus agile que les autres structures parce qu’elle a peu de pneus, plus de contrôle et un flux de décision inférieur. Ainsi, l’utilisation d’une structure organisationnelle en réseau est parfois un inconvénient en raison de sa complexité. L’exemple ci-dessous d’organigramme de réseau montre la communication rapide entre les entités.

5) Structure divisionnaire

Au sein d’une division, les types d’organigrammes ont leur propre division qui correspond soit aux produits, soit aux zones géographiques. De cette façon, chaque division contient les ressources et les fonctions nécessaires pour soutenir la ligne de produits et la géographie. 

Une autre forme de structure d’organigramme divisionnaire est la structure multi-divisionnaire. C’est aussi connu sous le nom de form M. Il s’agit d’une structure juridique dans laquelle une société mère possède plusieurs filiales, chacune d’entre elles utilisant la marque et le nom de la société mère. 

Le principal avantage de la structure divisionnaire est le flux opérationnel indépendant, qui fait que l’échec d’une entreprise ne menace pas l’existence des autres. Ce n’est pas parfait non plus. La séparation des fonctions spécialisées peut entraîner des inefficacités opérationnelles. Ainsi, l’augmentation des taxes comptables peut être considérée comme un autre inconvénient.

Organigramme de la structure organisationnelle des divisions dessiné avec Creately Création d’un organigramme avec des images à l’aide de Creately

6) Structure organisationnelle de la ligne

La structure organisationnelle hiérarchique est l’un des types de structures organisationnelles les plus simples. Car, son autorité coule de haut en bas. Contrairement à d’autres structures, les services spécialisés et de soutien n’ont pas lieu dans ces organisations. 

La chaîne de commandement et chaque chef de service ont le contrôle de leur service. Cependant, la structure autonome du département peut être considérée comme sa principale caractéristique. Alors, des décisions indépendantes peuvent être prises par les responsables hiérarchiques en raison de sa structure unifiée. Ainsi, le principal avantage d’une structure organisationnelle hiérarchique peut être identifié comme la communication efficace qui apporte la stabilité à l’organisation.

7) Structure organisationnelle basée sur l’équipe

Les structures organisationnelles basées sur l’équipe sont constituées d’équipes qui travaillent à un objectif commun tout en s’occupant de leurs tâches individuelles. Mais, ils sont moins hiérarchisés et disposent de structures flexibles qui renforcent la résolution de problèmes, la prise de décision et le travail en équipe. 

Les structures d’organisation en équipe ont changé la façon de travailler de nombreux secteurs. La mondialisation a permis à des personnes de toutes les industries du monde entier de produire des biens et des services en coopération. En particulier, les entreprises de fabrication doivent collaborer avec les fournisseurs du monde entier tout en maintenant les coûts au minimum et en produisant des produits de haute qualité.

Autres types d’organigrammes

Ceux qui sont présentés ci-dessus sont les types d’organigrammes les plus couramment utilisés ou les types de structures d’organigrammes comme certains les appellent. Néanmoins, il existe bien d’autres modèles qui présentent divers avantages et inconvénients en fonction de la situation et de l’organisation. Vous pouvez facilement expérimenter différents modèles en utilisant notre logiciel d’organigramme. 

Dans un prochain article, nous espérons aborder les avantages et les inconvénients de l’utilisation des organigrammes. Alors, restez à l’écoute pour cet article et j’espère que vous avez apprécié celui-ci. 

Avez-vous des questions ? N’hésitez pas à les poser dans les commentaires ou vous pouvez nous joindre via nos canaux de médias sociaux.

Un organigramme est une représentation graphique des relations entre les départements, les fonctions et les personnes d’une organisation. Il peut également indiquer le flux de données, de responsabilités et de rapports de bas en haut ou de haut en bas. Son utilisation dans le monde entier témoigne de son efficacité. Vous trouverez ci-dessous quelques règles pour dessiner des organigrammes et les meilleures pratiques en matière d’organigramme pour rendre votre organigramme plus significatif et plus utile.

Diviser pour mieux régner

À moins que vous ne soyez une petite entreprise comptant peu d’employés, les organigrammes seront certainement complexes, avec éventuellement de nombreuses interrelations entre les départements ou les fonctions.

Par exemple, une entreprise multinationale peut avoir ses filiales dans différents pays/marchés qui auront une variété de structures organisationnelles (selon la situation du marché et les fonctions de travail) et l’entreprise aura une structure organisationnelle énorme et complexe.

Lorsque votre organigramme devient trop grand et trop complexe comme celui ci-dessus, il peut être divisé en plusieurs organigrammes plus petits. Vous pouvez le diviser par département, projet, site, région, etc.

Tout ce qui a un sens pour les autres membres de votre organisation. Il est ainsi plus facile pour le spectateur de comprendre les responsabilités ou les attentes de chaque service.

En décomposant l’organigramme en petits tableaux, il devient beaucoup plus facile de suivre les progrès ou la charge de travail des employés. Pour qu’il soit plus facile de répartir le travail entre des travailleurs moins chargés. Il est également très facile de procéder à une analyse comparative d’une situation afin de rationaliser l’allocation des ressources pour répondre aux exigences des différentes situations.

Logiciel d’organigramme

Il existe de nombreux logiciels d’organigramme disponibles en ligne et hors ligne qui facilitent la création de différents types d’organigrammes.

Lorsque de grandes organisations disposent de plusieurs organigrammes couvrant leurs sous-unités, il sera probablement difficile de les étudier ensemble d’un seul coup d’œil.

Avec un tableau couvrant plusieurs pages, il peut également être difficile de déterminer les liens entre chaque entité représentée dans le tableau. Avec Creately comme outil de création de diagrammes d’organigramme, vous pouvez éviter ce problème en utilisant la fonction de liaison des diagrammes. Cela permet aux spectateurs du graphique de voir les connexions entre les graphiques, de naviguer entre les différents graphiques et éventuellement d’accéder aux profils individuels des employés.

Par exemple, regardez l’organigramme ci-dessous. Il montre la hiérarchie supérieure de l’entreprise. Cliquez ensuite sur la case en surbrillance (la case bleue du PDG à droite) et vous accéderez à un autre organigramme qui décompose davantage ce département. Vous pouvez revenir rapidement au graphique d’origine en cliquant sur les boutons fléchés de la barre d’outils inférieure. Allez-y et essayez vous-même.

Faites des regroupements judicieux

Lorsque les organigrammes sont décomposés en sous-organigrammes, il est indispensable de procéder à des regroupements et à des liaisons judicieuses, car le lien entre chaque graphique et le flux doivent être facilement compréhensibles pour le spectateur.

Un regroupement judicieux est effectué en fonction de la manière dont les individus, les emplois, les fonctions ou les activités sont différenciés et agrégés. Le flux d’informations doit également être optimisé au sein de chaque groupe, tout en le différenciant clairement des autres groupes.

Liaison structurelle

Le lien structurel entre les groupes doit être réalisé à l’aide d’un mécanisme d’intégration (par exemple, des rôles de liaison, des groupes inter-unités, des rôles d’intégrateur ou des projets et des lignes en pointillé) afin de faciliter la coordination et le partage d’informations entre les groupes, ce qui permettra à la direction de l’organisation de fournir des conseils et une orientation dans toute l’organisation.

5 types de structures d’organisation

1. Structure organisationnelle fonctionnelle

La structure la plus courante est organisée en fonction des fonctions ou des départements. Par exemple, les finances, le marketing, les ventes, etc. Il convient aux petites organisations ou aux organisations à programme unique qui n’ont pas besoin de gérer une vaste zone géographique.

Les avantages de ce modèle sont les suivants ;

– Développer des compétences approfondies dans une fonction ou un service particulier (la plupart des emplois sont fonctionnels par nature)

– Promouvoir l’innovation fonctionnelle, l’échelle et la réduction des coûts

– Est simple à réaliser et permet à chaque service de comprendre ses responsabilités essentielles et de les rendre responsables

2. Structure organisationnelle géographique

Cette structure est organisée autour de grandes zones géographiques. Il convient aux grandes entreprises ayant de multiples programmes qui diffèrent souvent d’une région à l’autre et où les différences au niveau local sont essentielles à la réussite (par exemple, la réglementation, la collecte de fonds, l’économie).

Les avantages de ce modèle sont les suivants ;

– Met à disposition les ressources nécessaires pour réussir dans une région géographique donnée

– Permet une plus grande personnalisation des programmes ou des services par région

– Permet de se concentrer clairement sur les résultats et d’en rendre compte par zone géographique

– Permet de se concentrer sur les sources de financement géographiques

3. Structure organisationnelle des programmes

Cette structure est organisée autour de grands projets. Il convient aux organisations et fondations multiservices, qui ont des programmes très différents les uns des autres (par exemple, différents clients, économie, etc.) et où les ressources et les compétences nécessaires pour réussir un programme sont également très différentes. Cependant, les facteurs de chaque programme sont similaires dans toutes les zones géographiques.

Les avantages de ce modèle sont les suivants ;

– Favorise une compréhension approfondie d’un domaine particulier du programme et peut promouvoir l’innovation dans le programme

– met à disposition les ressources nécessaires pour réussir au sein d’un programme

– Permet de se concentrer clairement sur les résultats du programme et d’en rendre compte

– Permet de se concentrer sur les sources de financement qui sont souvent orientées vers les programmes

4. Structure organisationnelle du client/marché

Cette structure est organisée autour des clients servis par l’organisation. Il convient aux entreprises qui ont des clients très différents ayant des exigences de service différentes (ce qui se traduit par des programmes différents fournis).

Les avantages de ce modèle sont les suivants ;

– Permet de mettre l’accent sur le client, ce qui permet de développer des programmes adaptés aux besoins de la population et d’obtenir des “résultats”

– Permet de se concentrer clairement sur la responsabilité des résultats par groupe de clients

– Permet de se concentrer clairement sur les clients et/ou les marchés les plus importants

5. Structure organisationnelle matricielle

Il s’agit d’une structure organisée pour gérer plusieurs dimensions, par exemple le programme et la géographie. En raison de la difficulté de gestion, il n’est PAS recommandé d’utiliser ce modèle.

Les avantages de ce modèle sont les suivants ;

– Permet à l’organisation de gérer (au moins théoriquement) plusieurs dimensions organisationnelles simultanément

Organigramme Modèle de structure matricielle (Cliquez sur l’image pour la modifier en ligne)

Certains de ces types peuvent être trouvés dans notre section Exemples d’organigrammes.

Références de la structure : http://www.brighthub.com/office/human-resources/articles/112907.aspx

Une voie hiérarchique claire

Lorsque vous dessinez un organigramme qui indique la hiérarchie organisationnelle, les voies hiérarchiques doivent être clairement mises en évidence afin que le spectateur/employé comprenne bien la structure hiérarchique qu’il doit suivre. Une méthode à utiliser serait d’utiliser un code de couleurs ou des files d’attente visuelles pour indiquer le chemin du rapport. Lorsqu’il s’agit d’organigrammes matriciels, où les rapports hiérarchiques sont établis sous forme de grille ou de matrice plutôt que selon la hiérarchie traditionnelle, il est essentiel d’indiquer clairement la voie hiérarchique pour assurer le succès du fonctionnement de l’organisation.

Vous trouverez ci-dessous un bon exemple d’organigramme non conventionnel d’une organisation plate (basée sur les équipes/fonctions).

Quelles sont vos meilleures pratiques en matière d’organigramme ?

Nous espérons que cet article sur les meilleures pratiques en matière de structure organisationnelle vous a été utile et qu’il vous a aidé à créer des organigrammes beaucoup plus efficaces. Voici quelques-unes des meilleures pratiques en matière d’organigramme que nous suivons à Cinergix. Alors, quels sont les vôtres ? N’hésitez pas à nous le faire savoir dans les commentaires.