Com mais equipes tendo que trabalhar de casa este ano, é importante identificar como agilizar os processos de trabalho agora mais do que nunca.
Especialmente um processo como o brainstorming, uma atividade organizada, detalhada e por vezes até meticulosa. Mesmo feito no local, o brainstorming requer o envolvimento e a atenção total dos participantes.
E quando todos estão trabalhando em casa, isso apresenta ainda mais obstáculos a serem superados.
Já leu o nosso Guia Supremo para trabalhar de casa?
Continue lendo para saber como fazer um brainstorming online eficaz com sua equipe de trabalho remoto em 6 passos.
Passo 1: Identifique os Participantes
Embora seja geralmente eficaz manter o número de participantes entre 8-10 quando você faz um brainstorming online, ter uma equipe diversificada é fundamental para o sucesso de uma sessão de brainstorming.
A partir da finalidade da reunião, os participantes podem variar. Certifique-se de que a equipe que você escolher inclui indivíduos com diferentes habilidades e conhecimentos relevantes ao assunto a ser discutido.
Torne as coisas mais eficazes, incluindo uma mistura de introvertidos e extrovertidos, e participantes criativos e não criativos. Isto dará respostas mais diversificadas.
No mais, tudo o que você tem que fazer para verificar a disponibilidade deles é ir lá e perguntar. Mas quando todos estão trabalhando em diferentes partes do continente/mundo, é importante que você faça um esforço extra para verificar com eles antes de decidir sobre a hora da sessão.
Passo 2: Envie um e-mail de apresentação para a Reunião
O objetivo deste e-mail introdutório é informar a sua equipe do que esperar e permitir que se preparem para a sessão com antecedência.
O e-mail deve incluir detalhes explicando o objetivo da sessão (ou seja, o problema e a solução que você está procurando), qualquer material de apoio, agenda, links para ferramentas ou recursos relevantes, calendário de eventos e o convite por e-mail para a reunião.
Uma vez que o e-mail tenha sido enviado, acompanhe-os (com outro e-mail ou através da sua plataforma de chat) e verifique se receberam o convite. Você também pode fazer com que seja uma oportunidade para lembrá-los de fazer alguma pesquisa em torno do tema para reunir ideias antes do tempo, o que, por sua vez, economizará tempo durante a sessão.
Passo 3: Escolha uma Ferramenta Eficaz para Brainstorm Online
Quer a sua ferramenta de escolha seja uma plataforma de mensagens, videoconferência ou um quadro branco online, certifique-se de que é poderosa o suficiente para atender às necessidades da sua equipe de trabalho remoto.
Slack não é apenas uma plataforma de chat, mas também pode servir como um painel de controle para brainstorming. Selecione um canal específico (ou crie um novo) para a sessão e notifique a todos sobre o tempo e o objetivo, seja através de um convite por e-mail ou no próprio canal. Durante a sessão, todos podem contribuir com suas ideias com novas mensagens. No final da sessão, você terá uma lista completa de ideias que você poderá analisar e priorizar mais tarde.
Esta é uma ótima ferramenta para videoconferência, especialmente com um grande grupo de pessoas. Enquanto, como durante uma sessão de brainstorming presencial, você pode discutir assuntos durante uma chamada com vídeo, você também pode usar a opção de bate-papo para inserir uma mensagem de texto. No entanto, para manter as coisas mais eficazes, é melhor escolher um facilitador que deve assumir a responsabilidade de anotar as ideias dos outros.
Creately é um quadro branco online onde as equipes podem colaborar em tempo real em ideias usando visuais ou diagramas como mapas mentais. Antes da reunião, crie e nomeie um documento e compartilhe o acesso a ele, adicionando seus endereços de e-mail ou simplesmente compartilhando o link do documento em seu canal Slack para dar acesso instantâneo à sua equipe. Você também pode usar o plugin do Creately para Google Drive para criar e gerenciar seus arquivos diretamente do Google Drive. Uma vez iniciada a sessão, todos podem compartilhar suas ideias na tela (as mudanças serão refletidas na visualização do link que você compartilhou no seu canal Slack também).
Passo 4: Estabeleça um limite de tempo e mantenha-se fiel a ele
Uma coisa que fica esquecida durante uma sessão remota de brainstorming é o tempo. No entanto, é importante respeitar a agenda do participante, já que qualquer tempo adicional gasto na reunião cortará o seu tempo pessoal.
Às vezes as equipes distribuídas nem sempre estão no mesmo fuso horário. Embora possa ser logo após o café da manhã para você, levar uma meia hora extra para concluir a reunião pode interromper a hora de almoço de alguém.
Passo 5: Confie em Métodos de Brainstorming Adequados
Embora existam muitas técnicas de brainstorming por aí, nem todas elas podem funcionar durante uma sessão de brainstorming online. Por exemplo, uma técnica como o role storming pode caber melhor se todos estiverem na mesma sala.
E nem todas as técnicas podem ajudar com o tema que você está fazendo um brainstorming. Por exemplo, os mapas mentais funcionam melhor para a geração de ideias, enquanto uma técnica como 5 porquês ou análise de causa e efeito pode ajudar melhor na resolução de um problema ou na descoberta da causa raiz de um problema.
É importante mencionar o método que será usado no início da sessão e esclarecer regras ou diretrizes associadas à técnica também.
Aqui está uma lista de ferramentas úteis para a geração de ideias. Eles estão ligados a recursos que explicam como usá-los.
- Análise dos 5 porquês
- Análise de causa e efeito
- Diagrama de Lotus
- Seis chapéus do pensamento
- Mood Boards
- SCAMPER
- SIPOC
- Idea boards
Passo 6: Conclua o Encontro
Depois de ter recolhido tanta informação quanto desejar, dedique tempo (também deve ser incluído na agenda) para a sua classificação e síntese.
Um diagrama de afinidade pode ajudá-lo a categorizar os dados, priorizá-los e apresentar os resultados à equipe, bem como às partes interessadas.
O guia essencial de como fazer um brainstorm online
A criação de um plano de ação vem a seguir, o que, por si só, exigiria outra reunião. Ou se você tiver programado isso também na agenda, você pode usar um modelo de plano de ação para descobrir rapidamente os itens.
Pronto para a sua próxima reunião de Brainstorming Online?
O brainstorming online é mais eficaz do que o brainstorming em pessoa por algumas boas razões. Reduz os momentos em que os participantes dominantes assumem o controle eclipsando seus pares mais introvertidos. À medida que aumenta o sentimento de anonimato, o brainstorming virtual encoraja estes participantes introvertidos a compartilhar as suas ideias criativas com mais entusiasmo.
Além disso, como nem todos estão na mesma sala, quando você faz um brainstorming online aumenta a diversidade de ideias; a chance de ser influenciado pelas ideias dos outros é mínima e isso vai trazer à tona várias ideias dos participantes.
Tem alguma dica sobre como fazer um brainstorm online para partilhar connosco? Informe-nos nos comentários abaixo.
