Manter o seu projeto no caminho certo do início ao fim, evitando o mau uso de recursos, tempo e dinheiro depende de quão bem você gerencia as fases do ciclo de vida do projeto.
Agora, com base no tipo de projeto e seus requisitos, o número de fases do ciclo de vida do gerenciamento do projeto pode mudar; mas neste post vamos discutir todas as cinco fases e os passos que você deve seguir durante cada uma delas.
O que é o Ciclo de Vida do Projeto?
O ciclo de vida do projeto é um processo que os gerentes de projeto seguem ao concluir um projeto. Inclui uma sequência de fases pelas quais um projeto passa desde o seu início até ao seu encerramento.
Quais são as Cinco Fases do Ciclo de Vida do Projeto?
A divisão dos projetos em várias fases facilita a sua gestão e seu controle e o trabalho de melhoria de sua qualidade.
Iniciação do Projeto
A primeira fase de iniciação lançará as bases para as próximas etapas da gestão do projeto. Aqui é onde você definirá o projeto em um nível amplo.
Aqui você vai:
- Avaliar o valor e a viabilidade do projeto, a fim de decidir se deve avançar com ele. Durante o estudo de viabilidade, você irá analisar se pode atender aos requisitos do projeto com os recursos disponíveis e desenvolver um caso de negócios.
- Identificar as partes interessadas do projeto. Aqui você realizará uma análise dos participantes para identificar quem são e quais suas necessidades e priorizá-los com base em sua influência.
- Identificar os resultados do projeto. Você pode usar marcos para quebrar produtos complexos em partes menores, para que seja mais fácil rastrear.
- Definir a finalidade e as necessidades (tais como os recursos, orçamento e tempo necessário) do projeto. Crie um charter de projeto ou documento de iniciação de projeto incluindo esta informação. Deve também enumerar as necessidades do negócio, os objetivos, as partes interessadas e os riscos do projeto.
Recursos Úteis
O Guia Fácil para a Gestão de Partes Interessadas
9 Ferramentas Visuais para Reunir Requisitos para o Seu Software
Planejamento de Projetos
Na fase de planejamento do ciclo de vida do gerenciamento de projetos, você irá elaborar uma estratégia para executar as etapas do projeto ou, em outras palavras, determinar o que precisa ser feito para atingir os objetivos definidos anteriormente.
Aqui você vai:
- Começar a definir claramente os objetivos do projeto e o seu âmbito. Você pode usar os critérios SMART que o orientam na hora de estabelecer metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e oportunas.
- Fazer um layout do que precisa ser feito e criar um plano de estrutura de trabalho que irá ajudá-lo a decompor o projeto em tarefas gerenciáveis com base nos resultados do projeto.
- Criar gráficos de marcos ou gráficos de Gantt onde é possível exibir os principais marcos e roteiros do produto, delineando o cronograma do projeto e os marcos do projeto para a equipe
Modelo de cronograma do projeto
Modelo do roteiro do produto
- Estime e aloque os recursos necessários, reúna uma equipe competente e clarifique as suas funções e responsabilidades.
- Crie um plano de gestão de riscos identificando os riscos potenciais que podem dificultar o progresso do projeto e delineando as medidas a tomar para os mitigar.
- Crie um plano de comunicação especificando sua estratégia de comunicação para as partes interessadas.
- Faça uma análise de custos para ter certeza de que tudo se encaixa no seu orçamento. E estabeleça medidas de desempenho baseadas no seu objetivo, custo e cronograma do projeto para avaliar o progresso e garantir que o projeto permanecerá no caminho certo.
Recursos Úteis;
O Guia Visual para o Planejamento de um Projeto
A Lista Final de Técnicas de Gerenciamento de Risco Visual
O Guia Fácil para Criar um Plano de Comunicação Eficaz
Utilização de gráficos de Gantt e fluxogramas no planejamento de projetos
Execução de Projetos
Nas fases de execução, você implementa o que planejou. O trabalho do gerente de projeto aqui é ficar de olho nos erros e supervisionar a equipe enquanto se certifica de que todos se apegam ao plano original.
- Crie diagramas de fluxo de trabalho ou mapas de processo que descrevam os passos que a equipe/indivíduo precisa dar para completar cada marco e obter os recursos necessários.
- Realize uma reunião de lançamento do projeto, onde você pode percorrer os diagramas de fluxo de trabalho, os gráficos de marcos, as estruturas de decomposição do trabalho, etc., que você criou com sua equipe. Ajude-os a compreenderem o que se espera deles exatamente.
- Comunique as atualizações do projeto às partes interessadas e realize reuniões de status conforme necessário
- Acompanhe o progresso e atualize os cronogramas do projeto e faça alterações nos planos do projeto conforme necessário
Recursos Úteis;
O Guia Fácil de Fluxos de Trabalho | Com Modelos de Fluxo de Trabalho Editáveis
Monitoramento de projetos
Esta fase requer que o gestor do projeto monitore o desempenho do projeto e comunique o status às partes interessadas.
Você pode usar Indicadores de Desempenho-Chave (KPIs), tais como manter um cronograma, manter o orçamento sob controle, entregar com sucesso os resultados do projeto, etc. para medir o progresso.
Se necessário, invente maneiras de otimizar o desempenho e fazer mudanças no plano de gerenciamento do projeto para garantir que ele traga o melhor desempenho possível.
Encerramento do Projeto
Esta fase marca o encerramento do projeto quando o resultado final é entregue. Você pode aproveitar a lição aprendida para otimizar os processos do projeto e os esforços de equipe durante projetos futuros.
Aqui você vai:
- Libertar os recursos que foram utilizados para o projeto e alocá-los, incluindo o que resta do orçamento para projetos futuros.
- Avaliar o sucesso do projeto e compartilhar os relatórios com as partes interessadas. Identificar o que funcionou e o que não funcionou e documentar adequadamente as informações para referência futura.
- Avaliar o desempenho da equipe e informá-los sobre onde precisam melhorar e reconhecê-los pelo seu sucesso.
- Finalizar o contrato formalmente de quaisquer empreiteiros que tenham sido contratados para o projeto.
- Juntamente com a equipe criar um plano para terminar as tarefas que não foram concluídas durante o projeto
O fim do ciclo de vida do projeto pode ser marcado com uma reunião de encerramento ou uma festa para celebrar o sucesso e parabenizar a equipe.
Qual é a Sua Estratégia de Gestão de Projetos?
Todo projeto, grande ou pequeno, simples ou complexo, passa por estas poucas fases. A função do gerente de projeto é ter uma estratégia sólida de gerenciamento do ciclo de vida do projeto para manter tudo no caminho certo.
Qual é a sua estratégia? Compartilhe a sua experiência conosco na seção de comentários abaixo.
