Da in diesem Jahr mehr Teams von zu Hause aus arbeiten müssen, ist es wichtiger denn je, herauszufinden, wie Arbeitsabläufe rationalisiert werden können.
Insbesondere bei einem Prozess wie dem Brainstorming, einer organisierten, detaillierten und manchmal sogar mühsamen Tätigkeit. Selbst wenn es vor Ort durchgeführt wird, erfordert das Brainstorming das volle Engagement und die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer.
Und wenn alle von zu Hause aus arbeiten, sind noch mehr Hürden zu überwinden.
Haben Sie schon unseren ultimativen Leitfaden für die Arbeit von zu Hause aus gelesen?
Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie in 6 Schritten ein effektives Online-Brainstorming mit Ihrem Team durchführen können, das per Fernzugriff funktioniert.
Schritt 1: Identifizieren Sie die Teilnehmer
Obwohl es im Allgemeinen sinnvoll ist, die Anzahl der Teilnehmer beim Online-Brainstorming auf 8 bis 10 zu beschränken, ist ein vielfältiges Team für eine erfolgreiche Brainstorming-Sitzung entscheidend.
Je nach Zweck des Treffens kann die Teilnehmerzahl variieren. Achten Sie darauf, dass das von Ihnen gewählte Team aus Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Fachkenntnissen besteht, die für das zu behandelnde Thema relevant sind.
Machen Sie das Brainstorming effektiver, indem Sie eine Mischung aus Introvertierten und Extrovertierten sowie kreativen und nicht kreativen Teilnehmern einbeziehen. Dies wird zu vielfältigeren Antworten führen.
Vor Ort brauchen Sie sich nur umzudrehen und zu fragen, ob die Teilnehmer verfügbar sind. Aber wenn jeder in einem anderen Teil des Kontinents/der Welt arbeitet, ist es wichtig, dass Sie sich besonders bemühen, sich mit allen abzusprechen, bevor Sie einen Termin für die Sitzung festlegen.
Schritt 2: Senden Sie eine einleitende E-Mail an die Meeting-Teilnehmer
Mit dieser Einführungs-E-Mail soll Ihr Team wissen, was es zu erwarten hat, und sich auf die Sitzung vorbereiten können.
Die E-Mail sollte Einzelheiten zum Ziel der Sitzung (d. h. das Problem und die Lösung, die Sie anstreben), unterstützendes Material, die Tagesordnung, Links zu relevanten Tools oder Ressourcen, den Terminkalender und die E-Mail-Einladung zur Sitzung enthalten.
Sobald die E-Mail versendet wurde, melden Sie sich bei den Teilnehmern (entweder mit einer weiteren E-Mail oder über Ihre Chat-Plattform) und überprüfen, ob jeder die Einladung erhalten hat. Sie können die Gelegenheit auch nutzen, um die Teilnehmer daran zu erinnern, dass sie sich im Vorfeld mit dem Thema befassen sollten, um Ideen zu sammeln, was wiederum während der Sitzung Zeit spart.
Schritt 3: Wählen Sie ein effektives Tool für das Online-Brainstorming
Unabhängig davon, ob Sie sich für eine Messaging-Plattform, eine Videokonferenz oder ein Online-Whiteboard entscheiden, stellen Sie sicher, dass das Tool leistungsfähig genug ist, um die Anforderungen Ihres Teams bei der Fernarbeit zu erfüllen.
Slack ist nicht nur eine Chat-Plattform, sondern kann auch als Dashboard für Brainstorming dienen. Wählen Sie einen bestimmten Kanal (oder erstellen Sie einen neuen) für die Sitzung und informieren Sie alle Teilnehmer über den Zeitpunkt und den Zweck der Sitzung, entweder über eine E-Mail-Einladung oder im Kanal selbst. Während der Sitzung kann jeder seine Ideen als neue Nachrichten einbringen. Am Ende der Sitzung werden Sie eine ganze Liste von Ideen haben, die Sie später analysieren und nach Prioritäten ordnen können.
Dies ist ein großartiges Werkzeug für Videokonferenzen, insbesondere mit einer großen Gruppe von Personen. Wie bei einer persönlichen Brainstorming-Sitzung können Sie auch bei einem Videoanruf Dinge besprechen, aber Sie können auch die Chat-Option nutzen, um eine Textnachricht einzugeben. Um die Effektivität zu erhöhen, ist es jedoch besser, einen Moderator zu bestimmen, der die Verantwortung dafür übernimmt, die Ideen der anderen aufzuschreiben.
Creately ist ein Online-Whiteboard, mit dem Teams in Echtzeit an Ideen arbeiten können, indem sie visuelle Darstellungen oder Diagramme wie Mind Maps verwenden. Erstellen und benennen Sie vor der Besprechung ein Dokument und geben Sie den Zugriff darauf frei, indem Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer hinzufügen oder einfach den Link zum Dokument in Ihrem Slack-Kanal teilen, um Ihrem Team sofortigen Zugriff zu gewähren. Sie können auch das Creately Plugin für Google Drive verwenden, um Ihre Dateien direkt in Google Drive zu erstellen und zu verwalten. Sobald die Sitzung beginnt, kann jeder seine Ideen auf der Leinwand teilen (Änderungen werden auch in der Vorschau des Links, den Sie in Ihrem Slack-Kanal geteilt haben, angezeigt).
Schritt 4: Setzen Sie sich ein Zeitlimit und halten Sie es ein
Eine Sache, die bei einem Remote-Brainstorming oft übersehen wird, ist die Zeit. Es ist jedoch wichtig, den Zeitplan des Teilnehmers zu respektieren, da jede zusätzliche Zeit, die für das Treffen aufgewendet wird, seine/ihre persönliche Zeit beeinträchtigt.
Manchmal befinden sich Remote-Teams nicht in der gleichen Zeitzone. Auch wenn Sie gerade erst gefrühstückt haben, kann es sein, dass die Mittagspause anderer Teilnehmer unterbrochen wird, wenn Sie eine halbe Stunde länger brauchen, um die Sitzung zu beenden.
Schritt 5: Setzen Sie auf geeignete Brainstorming-Methoden
Es gibt zwar eine Vielzahl von Brainstorming-Techniken, aber nicht alle sind für ein Online-Brainstorming geeignet. Eine Technik wie das Role Storming eignet sich beispielsweise am besten, wenn sich alle im selben Raum befinden.
Und nicht alle Techniken sind für das Thema, zu dem Sie ein Brainstorming durchführen, hilfreich. Mindmaps eignen sich beispielsweise am besten für die Ideenfindung, während eine Technik wie die “5 Whys” oder die Analyse von Ursache und Wirkung besser geeignet ist, um ein Problem zu lösen oder die Ursache eines Problems zu finden.
Es ist wichtig, die Methode, die verwendet wird, zu Beginn der Sitzung zu erwähnen und auch die mit der Technik verbundenen Regeln oder Richtlinien zu klären.
Hier finden Sie eine Liste mit nützlichen Tools für die Ideenfindung. Sie sind mit Ressourcen verlinkt, die erklären, wie sie zu verwenden sind.
- 5 Gründe für die Analyse
- Ursachen- und Wirkungsanalyse
- Lotus Diagram
- Sechs Denkhüte
- Moodboards
- SCAMPER
- SIPOC
- Idea boards
Schritt 6: Beenden Sie die Sitzung
Nachdem Sie so viele Informationen gesammelt haben, wie Sie möchten, nehmen Sie sich Zeit (die auch in die Tagesordnung aufgenommen werden sollte), um die Informationen zu sichten und zusammenzufassen.
Ein Affinitätsdiagramm kann Ihnen dabei helfen, Daten zu kategorisieren, Prioritäten zu setzen und die Ergebnisse sowohl dem Team als auch den Beteiligten zu präsentieren.
Der unverzichtbare Leitfaden für das Online-Brainstorming
Als Nächstes folgt die Erstellung eines Aktionsplans, was an sich schon eine weitere Sitzung erfordern würde. Wenn Sie auch das in die Tagesordnung aufgenommen haben, können Sie eine Vorlage für einen Aktionsplan verwenden, um die Punkte schnell zu ermitteln.
Sind Sie bereit für Ihr nächstes Online-Brainstorming Meeting?
Online-Brainstorming ist aus einigen guten Gründen effektiver als ein Brainstorming vor Ort. Es reduziert die Momente, in denen dominante Teilnehmer ihre eher introvertierten Kollegen in den Schatten stellen. Da es das Gefühl der Anonymität verstärkt, ermutigt das virtuelle Brainstorming diese introvertierten Teilnehmer, ihre kreativen Ideen eifriger zu teilen.
Da sich nicht alle Teilnehmer im selben Raum befinden, erhöht ein Online-Brainstorming die Vielfalt der Ideen. Da die Wahrscheinlichkeit, von den Ideen der anderen beeinflusst zu werden, minimal ist, werden viele verschiedene Ideen von den Teilnehmern eingebracht.
Haben Sie Tipps für ein erfolgreiches Online-Brainstorming, die Sie mit uns teilen möchten? Teilen Sie uns diese gerne in den Kommentaren unten mit.
