De visuele gids voor het plannen van een project

Sommige projecten zijn gemakkelijk te beheren, terwijl andere veel inspanning vergen. In beide gevallen zal een goed projectplan je helpen ervoor te zorgen dat het vlekkeloos wordt uitgevoerd. Als je een duidelijk beeld hebt van alles wat moet gebeuren en hoe je dat binnen een bepaalde tijdspanne voor elkaar gaat krijgen, kan je de kans op een mislukking van het project tot een minimum beperken – of zelfs helemaal uitsluiten. In dit bericht hebben wij een lijst van project planning technieken samengesteld die je kunt gebruiken om een solide project planning te maken en het met succes uit te voeren. We zullen kijken naar verschillende gebieden van project planning, zoals planningsproces, resource planning, kennismanagement, proces in kaart brengen, besluitvorming en risicomanagement.

Planning

In de eerste fase van de projectplanning moet je doelen stellen, een projectplan uittekenen en je budgettaire behoeften analyseren. Je kan de onderstaande projectplanningstechnieken gebruiken om deze taken snel te voltooien.

SMART-doelstellingen

SMART is een criterium voor het stellen van doelen en doelstellingen voor projecten. Volgens SMART moeten je projectdoelen Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant en Tijdgebonden zijn.

SMART Goal Criteria SMART Goal Bekijk onze SMART Guide om je project planning proces te stroomlijnen om te leren hoe je de SMART-criteria op de juiste manier kunt gebruiken bij project planning.

Work Breakdown Structuur

Work breakdown structure (WBS) is een project planning techniek dat wordt gebruikt om de resultaten die een project zal opleveren in een hiërarchische structuur weer te geven. Het helpt projectmanagers om complexe projectactiviteiten op te splitsen in eenvoudige en beheersbare taken.

Hoe gebruik je het?

Stap 1: De eerste stap bij het maken van een WBS is het begrijpen van de reikwijdte van het project. Dit betekent dat je de projectdoelstellingen, deliverables, taken, deadlines enz. moet identificeren.

Stap 2: Identificeer de belangrijkste te leveren prestaties. Deze key deliverables zijn degenen die essentieel zijn voor het succes van het project en zij zouden op niveau 2 van je work breakdown structure moeten staan.

Stap 3: Identificeer werkpakketten of de project deliverables op het laagste niveau van je WBS. Verzamel je projectteam en betrokkenen om al het werk uit te zoeken dat nodig is om de belangrijkste deliverables te voltooien.

Stap 4: Maak een WBS woordenboek dat de definitie en de reikwijdte bevat van de elementen (werkpakketten) in het schema.

Actie Prioriteit Matrix 

De actie prioriteit matrix is een project planning techniek dat wordt gebruikt om te bepalen welke activiteiten prioriteit moeten krijgen en welke activiteiten moeten worden vermeden om je tijd en middelen zo goed mogelijk te benutten. Het helpt bij het nemen van betere beslissingen.

Hoe gebruik je het?

In de matrix van prioritaire acties moet de inspanning van de activiteit op de x-as en het effect ervan op de y-as worden aangegeven. De matrix van actie-prioriteiten creëert 4 mogelijkheden;

1. Quick wins/dringend – dit zijn de activiteiten die een grote impact hebben en weinig inspanning vergen om te voltooien. Het is beter om je zoveel mogelijk op dit soort projecten te richten.
2. Grote projecten/niet urgent – dit zijn de projecten/activiteiten die een grote impact hebben en een grote inspanning vergen. Hoewel je deze projecten de quick wins niet mag laten overschaduwen, moet je ze wel goed plannen alvorens ze uit te voeren.
3. Fill-ins/ Delegate – dit zijn de projecten met een lage prioriteit die weinig impact hebben en weinig moeite kosten. Je kunt eraan werken wanneer je tijd hebt tussen quick wins en grote projecten. Of je kunt ze delegeren aan een ander team.
4. Moeilijk werk/ Uitstellen of negeren – dit zijn de taken die weinig impact hebben maar veel inspanning vergen. Het is raadzaam om ze niet uit te voeren, of als ze niet kunnen worden vermeden, de hulp in te roepen van een deskundige die het efficiënt kan afwerken.

Structuur van kostenverdeling

Structuur van kostenverdeling (op basis van de WBS) is een van de project planning technieken die wordt gebruikt om kosten toe te wijzen aan verschillende onderdelen van een project (aan de activiteiten in het laagste niveau van je work breakdown structure). Het wordt gebruikt om de werkelijke kosten te vergelijken met de begroting.

Hoe gebruikt u het?

Stap 1: Zorg er in je kostenverdeling structuur voor dat alle werkpakketten een afzonderlijke en definieerbare taak van elkaar vertegenwoordigen. En wijs elk werkpakket een begin- en einddatum toe.

Stap 2: Geef elk werkpakket dat je hebt vastgesteld een specifiek budgetbedrag. Zorg ervoor dat je hiervoor ook een verantwoordelijke budgethouder hebt aangesteld.

Stap 3: Bestudeer de kosten en bepaal hoeveel het project je zal kosten op elk niveau van de kostenverdeling structuur.

Mijlpaal Trendanalyse

Mijlpaal trendanalyse is een project planning techniek voor het volgen van mijlpalen in een project. Het helpt te bepalen of het werk met betrekking tot een mijlpaal van het project voor of achter op schema ligt.

Hoe gebruikt u het?

Stap 1: Raadpleeg je projectschema en definieer de mijlpalen van je project. Het is beter niet te veel mijlpalen te hebben, anders zou het er verwarrend uitzien op je mijlpaal-trendanalysegrafiek.

Stap 2: In de MTA-grafiek vertegenwoordigt de y-as de tijdschaal van het project, en de x-as de tijdschaal van het rapport. Je kan een specifieke lijn met een specifieke kleur of een specifieke markeringsvorm gebruiken om de mijlpaal in de grafiek te symboliseren. Voeg de mijlpalen aan het eind van elke rapportageperiode toe aan de grafiek.

Stap 3: Raadpleeg de MTA-grafiek om mijlpaaltrends in je project te identificeren. Raadpleeg dit bericht om te leren hoe de mijlpaal trendanalyse in detail werkt.

Hulpmiddelenplanning

Om projecten doeltreffender uit te voeren, moet je je middelen goed toewijzen. In de fase van resourceplanning moet je noteren welke soorten resources je nodig hebt voor de projecttaken en de duur van elke taak bepalen.

Gantt Diagrammen

Gantt-diagrammen zijn een project planning tool en -techniek die wordt gebruikt om taken te plannen en te controleren. Zij kunnen ook worden gebruikt om de kosten en uitgaven in de verschillende fasen van een project weer te geven.

Hoe gebruik je het?

Stap 1: Verdeel het project in afzonderlijke taken en wijs ze rijen toe in het Gantt-diagram.

Stap 2: Elke taak heeft een tijdlijn, en je kunt ze naar wens coderen op kleur. Over de tijdlijn ligt een voortgangslijn en daarmee kan worden aangegeven hoeveel werk aan de taak is besteed. Raadpleeg onze post Hoe Gantt-diagrammen gebruiken om projecten te plannen als een baas om meer te leren over het gebruik van Gantt-diagrammen bij het plannen van projecten.

Meer Gantt Diagram Sjablonen 

Organisatieschema’s

Organisatieschema’s zijn project planning technieken die je kan gebruiken om het projectteam – hun rollen en verantwoordelijkheden – te visualiseren. Je kunt er niet alleen de hiërarchie en de rapportagestructuur mee markeren, maar je kunt er ook daadwerkelijk gebruik van maken bij het toewijzen van taken aan personen.

Hoe gebruik je het?

Stap 1: Onderzoek de voor jouw beschikbare middelen, en verbind ze met de taken.

Stap 2: Begrijp de hiërarchie/rapportagestructuur van het projectteam.

Stap 3: Met behulp van een organigram zoals hieronder, kan je aan elk individu een plaats in het diagram toewijzen. Je kan de nodige informatie, zoals de rollen en verantwoordelijkheden, beschikbaarheid enz. toevoegen aan de organisatie grafiek. Aan de hand daarvan kan je elk individu relevante taken toewijzen.

Meer Organisatie Grafiek Sjablonen

Kennisbeheer

Bij het werken aan projecten moet het team verschillende bronnen raadplegen, zoals handleidingen, notulen van vergaderingen, procesdocumenten, enz. om bepaalde delen van hun werk gedaan te krijgen. Als er één enkele plaats is – zoiets als een database – waar zij toegang hebben tot alle informatie, zou dat veel tijd besparen.

Kenniskaarten/ Mindmaps

Mindmaps zijn een tool dat wordt gebruikt om informatie te ordenen. Projectteams gebruiken mindmaps tijdens brainstormsessies om de vrije stroom van ideeën vast te leggen en ze te structureren op een eenvoudige, begrijpelijke manier. Zij kunnen ook worden gebruikt als kenniskaarten waarin noodzakelijke informatie wordt opgeslagen.

Hoe gebruik je het?

Stap 1: Verzamel de bronnen waarnaar het team moet verwijzen en categoriseer ze. Eg: In een website bouwproject, kunnen blog posts, video’s, infographics over website planning worden gecategoriseerd als Website Planning Tutorials. 

Stap 2: Met Creately kan je de relevante links toevoegen. Klik gewoon op de vorm, ga naar Eigenschappen en voeg je link toe onder Link naar een URL of een Diagram 

Stap 3: Als je het diagram op een webpagina implementeert, publiceer het dan als een interactief diagram met de Creately Viewer.

Mindmap van projectmiddelen

Proces in kaart brengen

Als je duidelijk hebt gemaakt hoe een bepaalde taak stap voor stap moet worden uitgevoerd, kan iedereen – of hij nu met het proces vertrouwd is of niet – het zonder moeite uitvoeren. Dit is waar het in kaart brengen van je processen een rol gaat spelen.

Proceskaarten

Proceskaarten zijn een tool dat wordt gebruikt om de stappen van een werkactiviteit en de mensen die daarvoor verantwoordelijk zijn, te visualiseren. Om te leren wat proceskaarten zijn, symbolen voor proceskaarten, soorten proceskaarten en hoe je een proceskaart tekent, raadpleeg je onze Eenvoudige gids voor proceskaarten.

PERT-diagram

PERT staat voor Project Evaluation Review Technique. Het helpt je processen van begin tot eind in kaart te brengen. Het PERT-diagram helpt teams om snel ‘knelpunten’ in projecten te identificeren, die dan onmiddellijk kunnen worden aangepakt. Dit helpt om op lange termijn veel tijd te besparen, in plaats van te wachten tot er problemen opduiken. In deze gedetailleerde gids voor PERT-diagrammen hebben wij behandeld hoe je deze project planning techniek kunt gebruiken en welke voordelen je kunt behalen door het te gebruiken.

Meer PERT Diagram Sjablonen

Brainstormen/ Besluitvorming

Brainstorm- en besluitvormingsessies nemen vaak veel tijd in beslag tijdens het project planning proces en gedurende het project. Hoewel brainstormen noodzakelijk is om creatieve ideeën te bedenken, is het een onmisbare techniek bij het nemen van beslissingen en het oplossen van problemen.

Affiniteitsdiagrammen

Affiniteitsdiagrammen worden gebruikt om een grote reeks ideeën/gegevens/meningen te groeperen onder een bepaald thema of een bepaalde categorie op basis van hun relevantie voor elkaar. Het kan worden gebruikt om ideeën die tijdens een brainstormsessie zijn gegenereerd, op een logische manier te ordenen.

Hoe gebruik je het?

Stap 1: Stel een geschikt team samen voor de brainstormsessie 

Stap 2: Noteer elk idee of elke mening die tijdens de sessie wordt gedeeld 

Stap 3: Sorteer de ideeën volgens hun overeenkomsten 

Stap 4: Groepeer ze samen, en geef elke groep een naam ter identificatie

PICK Chart

PICK chart is een andere project planning techniek die je kunt gebruiken om ideeën te ordenen na een brainstormsessie. Het helpt je te bepalen welke ideeën gemakkelijk uit te voeren zijn en welke een hoge opbrengst hebben, of met andere woorden welke ideeën het nuttigst zijn.

Hoe gebruikt u het?

Volgens de PICK chart, kan je je ideeën labelen als

• Mogelijk: dit zijn de ideeën die gemakkelijk uit te voeren zijn, maar een lage opbrengst hebben
• Uitvoeren: ideeën in dit deel van het schema zijn gemakkelijk uit te voeren en hebben een hoog rendement
• Uitdaging: hier zijn de ideeën moeilijker uit te voeren en is het resultaat moeilijk te bepalen
• Annuleren: deze ideeën zijn moeilijker uit te voeren en hebben een lage opbrengst

Zodra je je gebrainstormde ideeën op de matrix plaatst, zal het duidelijker worden aan welk idee je het eerst moet werken en welke je beter kunt vermijden.

Beslissingsboom

Wanneer je verschillende actiemogelijkheden voorgeschoteld krijgt, kan je een beslissingsboom gebruiken om de verschillende uitkomsten van de keuze voor die opties te analyseren.

Hoe gebruik je het?

Stap 1: Identificeer en definieer het besluit en plaats het aan het begin van het diagram

Stap 2: Noteer mogelijke oplossingen op de lijnen die verbonden zijn met het volgende vormniveau van de beslissingsboom.

Stap 3: Zet de uitkomst van deze oplossingen op de vormen die met de lijnen verbonden zijn. Je kunt een ovaal gebruiken om uitkomsten weer te geven die zeker zijn. En als een uitkomst tot een nieuwe beslissing leidt, plaats die dan op een rechthoek.

Stap 4: Verzamel je team van beslissers en bekijk de analyse om een definitieve keuze te maken.

Meer Beslissingsboom Voorbeelden

Risicobeheer

Risico’s zijn een onvermijdelijk element in projecten, en de beste manier om de impact ervan op je doelstellingen te minimaliseren, is door je er van tevoren op voor te bereiden. Door risico’s op voorhand te identificeren en te analyseren, kan je negatieve resultaten vermijden die de projectresultaten kunnen beïnvloeden. In onze Ultieme Lijst van Visuele Risicobeheer Technieken hebben wij 11 effectieve risicobeheer technieken behandeld die je kan gebruiken om risico’s te identificeren, te beoordelen en te beheersen.

De lijst van project planning technieken uitbreiden

Hier hebben wij nuttige visuele technieken behandeld die je kan gebruiken als project planning technieken. Zij zijn niet alleen eenvoudig in gebruik, maar ook doeltreffend wanneer het gaat om projectplanning, besluitvorming, probleemoplossing, kennisbeheer enz. Heb je nog meer project planning technieken om aan de lijst toe te voegen? Laat het ons weten in de commentaar sectie hieronder.